Доповідна записка - це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.
Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, адресовані керівникові вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.
Зміст доповідної записки має бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини, подавши в кінці чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки або передруковують.
Пояснювальна записка - це письмове пояснення на вимогу керівника щодо ситуації, яка склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше - порушення дисципліни, невиконання службових завдань). Інколи пояснювальна записка - це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).
Доповідна і пояснювальна записки близькі за формою, й до них мають входити такі реквізити:
1) посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається записка;
2) назва виду документа;
3) зміст записки;
4) посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис;
5) дата складання.
Якщо ці документи не виходять за межі установи, їх оформлюють на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуються за її межі, - пишуть на бланку і реєструють.
Зразки доповідної та пояснювальної записок:
Кафедра української мови Деканові
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА фізико-математичного
25.09.2007 №34-12/243 факультету
Про збільшення кількості дои- Кравчуку О. И
годин
Мовна культура - один із найважливіших показників культури духовної. Усне й писемне мовлення кожної людини свідчить про рівень її освіченості, інтелігентності.
Щоб грамотно говорити й писати, потрібно передусім постійно вивчати рідну мову, вдосконалювати знання, набуті в середній школі. Писемне мовлення студентів І курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм української мови. Заняття з практичного курсу допомагають повторити й удосконалити знання студентів з орфографії та пунктуації української мови, виробити навички грамотного письма. Значна частина занять з української мови зорієнтована на вдосконалення зв'язного мовлення. На жаль, таких занять лише дві години на тиждень. Просимо деканат розглянути це питання і збільшити кількість тижневих годин на вивчення рідної мови. Адже мова - генетичний код нації, який поєднує минуле із сучасним, програмує майбутнє й забезпечує буття нації у вічності.
Завідувач кафедри (підпис) М. С. Стельмах
Дефектологічний факультет Деканові
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА дефектологічного
2105.2007 МІ 3 факультету
Про порушення навчальної проф. Матвійчуку К. С.
дисципліни
Студенти ¡4-ї групи спеціальності "Сурдопедагогіка і українська мова " 20.05.2007 р. не з 'явилися на заняття з педагогіки тому, що відвідували виставку комп 'ютерів. Виставку організувала науково-виробнича фірма "Інтеграл " і запросила студентів на 11 годину.
Староста 14-ї групи (підпис) В. І. Гнаткевич
17. Зміни приголосних за словотворення
За творення нових слів та їх форм певних фонетичних змін зазнають деякі приголосні. Ці зміни відтворюються і на письмі.
1. Перед суфіксами -ськіий), -ств(о) змінюються приголосні
И. М. М. М, М. Н. М, М. [є]:
а) х, ш, с + -ськ(мм), -ств(о) = -ськ(ми), -ств(о): птах - птаство, товариш - товариський, товариство, Одеса-одеський;
б) г, ж, з + -ськ(ий -ств(о) = -зьк(ий), -зтв(о): Париж - паризький, Ладога - ладозький, боягуз - боягузтво. Кавказ - кавказький;
в) к, ч, ц + -ськ(ий)9 -ств(о) = -цьк(ий), -цтв(о) козак- козацький, викладач - викладацький, молодець-молодецький, молодецтво.
Інші приголосні перед суфіксами -ськ(ий), -ств(о) зазнають змін лише у вимові, а на письмі зберігаються: брат - братський.
Примітка. У деяких прикметниках, утворених від іменників іншомовного походження, приголосні [г], [к], [х], [ш] перед суфіксами oськ(ий), oсте(о) не змінюються: казах - казахський, тюрк - тюркський.
2. За творення іменників із суфіксом -ин(а) змінюються групи приголосних:
а) -цьк- на -чч- козацький - козаччина, донецький-Донеччина (але: галицький - Галичина);
б) -ськ-у -ск-, -сок- на -щ-: полтавський - Полтавщина, пісок
- піщина, віск - вощина.
3. За творення іменників та прикметників із суфіксом -ан-групи приголосних -ск-, -шк- змінюються на -щ-([шч]): віск-вощаний, вощанка, дошка - дощаний.
4. За творення багатьох форм дієслів II дієвідміни групи приголосних -ск-, -ст- змінюються на -щ-([шч])у а -зк- на -жч-: вереск - верещати, простити - прощати, брязк- бряжчати.
5. За творення форми вищого ступеня прикметників та прислівників за допомогою суфікса -ш(ий) приголосні [г], [ж], [з] змінюються на [жч], а приголосний [с] - на [шч] (орфогр. щ): дорогий - дорожчий, дужий - дужчий, високий - вищий (вище), але: легкий-легший (легше). Це стосується також дієслів, утворених від прикметників вищого ступеня: вужчати, дужчати.
6. Приголосні основи [к], [ц] перед суфіксом -н- змінюються на -ч< вік - вічний, вічність, вічно; молоко - молочний; місяць
- місячний; пшениця - пшеничний.
Примітка. Виняток становлять слова: торішній, дворушник, соняшник, рушник, рушниця, сердешний (у значенні "бідолашний"), мірошник.
19. Протокол
20. Резолюція
21. Правопис слів іншомовного походження
22. Розділові знаки у реченнях із звертаннями
23. Звіт
24. Особливості відмінювання іменників ІІ відміни
25. Розділові знаки у реченнях із вставними словами, словосполученнями і вставленими компонентами
26. Оголошення
27. Повідомлення