Економіка розвитку - Царенко О.М. - § 1. Впровадження чіткої системи автоматизації обліку - основа збереження фінансів

§ 1. Впровадження чіткої системи автоматизації обліку - основа збереження фінансів

Фінансова діяльність, як відомо, нерозривно пов'язана із загальним політичним і економічним станом держави. За останні роки в Україні відбувались процеси стабілізації і розвитку виробництва, що викликає всебічний інтерес. Це якраз та галузь діяльності, де найбільш динамічно і активно йдуть реформи, і насамперед знаходять відображення всі позитивні та негативні явища, що відбуваються в економіці України.

Саме цей період характеризується зростанням в Україні ефективності діяльності підприємств. Період розвитку виробничих відносин об'єктивно обумовив необхідність розробки і впровадження адекватних систем інформатики, що, у свою чергу, викликало стійкий попит на різні види інформаційних технологій і техніки. Разом з цим швидкими темпами формується ринок програмно-технічних комплексів, що автоматизують різні сфери діяльності підприємств. Тому виробничий сектор економіки України сьогодні постав перед необхідністю пристосуватись до використання в повсякденній практиці найбільш сучасних інформаційних технологій.

Ще одним чинником, що обумовив зростання кількості обчислювальної техніки та підвищення загальної якості інформаційного обслуговування, є те, що фінансова діяльність будь-якої структури належить до тієї сфери, де традиційно широко використовуються сучасні інформаційні технології та різні системи автоматизації. Досягнутий досить високий рівень автоматизації діяльності і необхідність його подальшого розвитку і підвищення обумовлені такими чинниками: дана галузь характеризується великими обсягами різноманітних розрахункових операцій; у виробничій та інших сферах діяльності накопичений багаторічний досвід автоматизації різних фінансових операцій; на даний період вже розроблено і впроваджено велику кількість інформаційних і облікових програмних комплексів і систем.

Але просте нарощування обчислювальної потужності не можна розглядати як самоціль. В умовах зростаючої конкуренції особливого значення для виробничої діяльності набуває необхідність проведення глибокого аналізу ринкової ситуації, вибору обґрунтованих управлінських рішень з числа існуючих альтернатив. Крім цього, сьогодні в усіх сферах, а особливо у фінансовій, все активніше реалізуються принципово нові види послуг, такі, як фондові і карткові операції, облік внесків населення, робота з дорогоцінностями, трастові, іпотечні, торгові операції, інвестиційна діяльність, міжнародні платежі і т.д. Сьогодні вже багато організацій надають свої послуги, використовуючи мережу Internet, яка поступово стає частиною сучасних технологій. Однак нові інформаційні та технологічні можливості породжують і абсолютно нові проблеми.

Широке застосування передових інформаційних технологій для автоматизації рутинних обчислювальних процедур, наприклад, в установах України за останні декілька років стало нормою. Впровадження інформаційних технологій послужило потужним прискорювачем для створення в нашій країні цілої індустрії з розробки програмно-технічних комплексів автоматизації виробничих процесів.

Комп'ютеризація супроводжується вдосконаленням технології виробничих процесів та послуг і підвищенням загального рівня керованості цими процесами. Використання сучасних інформаційних технологій дозволяє комплексно вирішувати актуальні проблеми аналізу.

Вдосконалення інформаційної інфраструктури сучасного підприємства об'єктивно відповідає його стратегічним інтересам, істотно поліпшуючи якість інформаційного обслуговування основних бізнес-процесів. При цьому підвищується загальний рівень внутрішнього стратегічного бізнес-планування та рівень надання послуг. Головним напрямом, за яким автоматизація має позитивно впливати на конкурентну позицію, є скорочення внутрішніх витрат і підвищення якості виконання основних внутрішньогосподарських процедур.

Крім автоматизації багатьох рутинних процесів, сучасні інформаційні системи здатні надати значну допомогу у вирішенні ряду аналітичних завдань, що дозволяють не тільки точно і швидко визначати фінансові результати тієї або іншої операції, але й складати достовірні прогнозні оцінки відносно фінансового становища і рівня ліквідності будь-якого підприємства.

Оперативний аналіз діяльності структури передбачає також визначення фінансового становища. Це дозволяє здійснювати раціональне використання ресурсів, мінімізувати втрати, виконувати прогнозну оцінку вигідності різних інвестиційних проектів і т.п. Але слід визнати, що більшість розроблених і впроваджених в цей час систем автоматизації внутрішніх операцій не дозволяють виконувати аналітичні та прогнозні функції. У цих системах переважає орієнтація на автоматизацію обліку. Але здійснений перехід на міжнародні стандарти ведення бухгалтерського обліку, де, крім простих облікових функцій, ідеологічно закладені принципи управлінського обліку, дозволяє сподіватися, що в майбутньому в Україні з'являться інтегровані автоматизовані системи нового покоління, здатні вирішити весь спектр завдань управління.

Динаміка зміни ринкової ситуації примушує постійно відстежувати стан фінансів та своєчасно і адекватно реагувати на їх зміни. При рівні автоматизації процедур аналітичного і управлінського характеру, що склався в даний період, стає все важче правильно орієнтуватися в реальній ринковій ситуації. Це пов'язано передусім з тим, що існуючі засоби автоматизації в більшості випадків по своїй інформаційно-аналітичній суті відстають від останніх вимог сучасної економічної ситуації, викликаних, зокрема, швидким розширенням сфери послуг.

У зв'язку з цим до основних програмних систем, що дозволяють вирішити комплекс завдань з автоматизації найбільш важливих напрямів повсякденної діяльності сучасного підприємства, можна віднести так звану інтегровану автоматизовану систему.

Автоматизована система (АС) в загальному вигляді являє собою особливу форму організаційного управління на базі використання основних наукових і прикладних положень інформаційно-кібернетичного синтезу. Для створення і функціонування АС широко застосовуються основи теорії управління складними динамічними об'єктами і практичні аспекти побудови інформаційних систем для збору, зберігання, переробки, аналізу та передачі інформації про хід реалізації підприємством своїх основних функцій. Спираючись на програмно-апаратні засоби автоматизації процесів інформаційного обміну, на методи математичного моделювання аналітичних, фінансових, господарських та інших процедур, АС дозволяє значною мірою упорядкувати рух інформаційних потоків всередині підприємства, знизити загальну трудомісткість управлінської діяльності, істотно підвищити інформативність, обґрунтованість і своєчасність прийняття управлінських рішень.

Це досягається за рахунок використання в якості прикладного інструментарію для реалізації базових економіко-математичних методів побудови моделі сучасних інформаційних технологій, що дозволяють реально на практиці використати основні ідеологічні принципи математичного моделювання для управління складною інформаційною інфраструктурою виробництва.

У даному контексті під інформаційними технологіями потрібно розуміти сукупність сучасних засобів і методів обробки інформації, що використовуються в повсякденній роботі. На базі цих технологій будуються закінчені інформаційні системи, що дозволяють автоматизувати ту чи іншу операцію або процедуру. Взаємопов'язана сукупність таких технологій і систем складає програмно-апаратну основу автоматизованої системи.

Побудова інтегрованої АС, яка б об'єднувала всі інформаційні процеси і процедури, здатна істотно підвищити загальний рівень керованості. Правильне відображення в рамках такої системи всіх інформаційних і функціональних зв'язків, діючих в установах, дозволить сформувати найбільш повну картину організаційно-технологічного та інформаційно-аналітичного стану підприємств. Це, у свою чергу, матиме безпосередній позитивний вплив на рівень здійснення всіх без винятку управлінських операцій. Тому правильна побудова і використання такої системи не тільки підвищить рівень інформаційного і операційного обслуговування, але й надасть можливість у повному обсязі контролювати всю роботу підприємства на будь-який момент із необхідним ступенем деталізування.

Повномасштабне відображення всього спектра процесів у рамках такої автоматизованої системи дозволить реально наблизити автоматизацію інформаційних процесів до проблем прийняття оптимальних управлінських рішень, поставивши процес управління на наукову основу із застосуванням процедур моделювання і прогнозування різних економічних ситуацій.

Особливі вимоги в процесі автоматизації, наприклад, бухгалтерських процедур традиційно висувалися до питань формування різних видів фінансової і статистичної звітності. Однак кожна з АС, яка була розроблена і впроваджена в рамках будь-якого окремо взятого підприємства, хоч і передбачала видачу стандартизованої звітної інформації, але реалізовувала процедуру її збору і підготовки по-своєму.

З введенням міжнародних стандартів бухгалтерського обліку питання складання і надання фінансової звітності стали більш жорстко регламентуватися, що обумовлює необхідність перегляду цілого ряду концептуальних підходів до розв'язання проблем автоматизації багатьох облікових і управлінських процедур всередині організації.

Сьогодні система фінансового і управлінського обліку без широкого використання новітніх інформаційних технологій не може розглядатися як закінчена і ефективна система, що дозволяє здійснювати управління на належному організаційному і технічному рівні. Саме тому автоматизація облікових процедур залишається сьогодні одним з пріоритетних завдань розвитку засобів автоматизації в Україні.

Відомо, що створення і функціонування сучасних автоматизованих систем, так само як і інших складних динамічних систем, ґрунтується на системотехнічних принципах, що відображають найважливіші положення загальнотеоретичної бази, яка включає цілий ряд суміжних наукових дисциплін і напрямів. До них належать кібернетика, загальна теорія систем, теорія інформації, економіко-математичне моделювання, теорія управління і т.д.

У свою чергу, використання сучасних інформаційних технологій в банку як один з основних інструментів підтримки і розвитку бізнесу базується на таких принципах:

комплексний підхід до автоматизації широкого спектра функцій і процедур при повній їх інтеграції, що дає можливість безперешкодного обміну інформацією між різними компонентами системи через деяке загальне інформаційне поле, а також забезпечує взаємозв'язок з іншими внутрішніми інформаційними системами;

модульний принцип побудови, що дозволяє легко конфігурувати та адаптувати систему під конкретну організаційно-технологічну структуру банку;

відкритість використовуваних інформаційних технологій, здатних взаємодіяти з різними зовнішніми системами, забезпечувати вільний вибір програмно-технічної платформи та перенесення її на інші апаратні засоби;

масштабованість системи, що передбачає можливість розширення і ускладнення її функціональних можливостей в міру розвитку і розширення технологічного рівня окремих бізнес-процесів;

можливість організації розрахованого на велику кількість користувачів доступу до даних у реальному часі та реалізація всіх інформаційно-аналітичних і облікових функцій в єдиному інформаційному просторі;

можливість моделювання функцій і бізнес-процесів з реалізацією їх алгоритмічного уявлення;

розвиток і вдосконалення системи моделювання різних нетривіальних процедур і процесів;

наявність обов'язкового програмного інструментарію для генерування звітів довільної форми і змісту;

наявність надійного захисту від несанкціонованого доступу ззовні, а також захист від непрофесійних дій і від негативного впливу непередбачених обставин;

наявність надійної системи резервування і архівування даних в рамках всієї АС.

У зв'язку з цим розробка і впровадження подібної системи стає організаційно і методологічно складним, багатоступінчастим процесом, пов'язаним з необхідністю вже на початкових етапах роботи детального опрацювання всього комплексу підготовчих проектних і впроваджувальних процедур:

• проведення повно мас штабного функціонального і інформаційного обстеження діяльності;

формування вимог до системи та їх комплексний аналіз;

розробка структурно-функціональної моделі;

розробка інформаційно-аналітичної моделі;

детальна структуризация АС, загальносистемне проектування і постановка завдань;

програмування, налагодження, впровадження, експлуатація, супровід АС.

Крім цього, створення або вибір готових автоматизованих систем пов'язані з необхідністю комплексного підходу до планування і проектування всієї інформаційної інфраструктури. У даному контексті під інформаційною інфраструктурою розуміють сукупність і змістовне наповнення окремих складових процесу автоматизації процедур. У даній інфраструктурі крім загальних концептуальних підходів виділяються так звані забезпечувальні і функціональні підсистеми. До забезпечувальних підсистем передусім відносять: загальне інформаційне забезпечення, апаратно-технічне оснащення, системи телекомунікацій і зв'язку, системне і прикладне програмне забезпечення, системи захисту інформації від несанкціонованого доступу.

У свою чергу, функціональні підсистеми реалізують послуги, різні бізнес-процеси і будь-які комплекси завдань, що відображають змістовну або предметну спрямованість діяльності, тобто перелік основних функцій даного конкретного підприємства. Структурно така система являє собою набір окремих програмно-технічних модулів, що виконують цілком конкретні функції з автоматизації тих чи інших процедур, об'єднаних між собою через деяке загальне інформаційне поле. Кожний з окремо взятих модулів цієї системи є самодостатньою підсистемою, яка, здійснюючи інформаційний обмін з іншими програмними модулями, складає цілісну автоматизовану систему.

Створення автоматизованих систем, крім загальних принципів моделювання і побудови складних динамічних систем, вимагає врахування особливостей структури, специфіки і особливостей діяльності в кожному конкретному випадку. Це стосується питання забезпечення взаємодії всіх підрозділів, яке викликає необхідність створення багаторівневих і багатоланкових моделей, що відображають його організаційну структуру зі складними інформаційними зв'язками прямого і зворотного напряму.

Це є ще однією характерною особливістю автоматизованих систем, що відображає різноманіття і складність інформаційного забезпечення діяльності. У загальному випадку автоматизовані системи створюються відповідно до сучасних уявлень про архітектуру додатків, яка передбачає розділення функціональних можливостей на три рівні.

Верхній рівень (front-office) складають програмно-технічні засоби і модулі, що забезпечують швидке і зручне введення інформації, її первинну обробку і будь-яку зовнішню взаємодію з інформаційними, торговими агентствами і т.д.

Середній рівень (back-office) являє собою програмно-технічні засоби і додатки у різних напрямах діяльності і внутрішніх розрахунках (роботу з кредитами, депозитами, цінними паперами, пластиковими картками і т.д.).

Нижній рівень {accounting) - це базові функції фінансового і управлінського обліку або бухгалтерське ядро. Саме тут зосереджені основні модулі, що забезпечують ведення бухгалтерського обліку за новим планом рахунків.

Розділення інформаційної моделі на front-office і back-office ґрунтується не стільки на функціональній специфіці забезпечення основних операцій і процедур прийняття управлінських рішень, скільки на самій природі підприємства як складної динамічної системи, яка з одного боку, фіксує, а з іншого - активно впливає на економічні процеси в державі.

Проектування і створення АС в умовах здійсненого переходу до міжнародних стандартів бухгалтерського обліку при максимальній інтеграції всіх її компонентів має ряд специфічних особливостей, до яких, передусім, належать:

орієнтація АС на роботу з проводками, тобто відхід від суто бухгалтерської побудови системи на основі систем "операційний день банку";

проектування і створення АС як деякого засобу контролю за поточним станом і прогнозування перспективного розвитку фінансової діяльності.

При проектуванні і розробці інтегрованих автоматизованих систем склалися два принципових підходи до реалізації основних банківських функцій.

Перший базується на досить вузькій, обмеженій технологічній основі, яка втілює той чи інший цілком конкретний перелік вимог користувача. Побудова АС на основі технології документообігу, що склалася, приводить до зниження ефективності технологій на догоду ідеї механічного перенесення традиційних методів ведення облікових та інших процедур на нову технічну базу. Такий підхід неминуче завдає значних збитків самій ідеї автоматизації бізнес-процесів і веде до нераціонального використання обчислювальних і людських ресурсів. Без належного рівня опрацювання і моделювання бізнес-процесів відбувається просте нарощування різних завдань, функцій і послуг.

Протилежний підхід ґрунтується на самостійному описі і побудові користувачами за допомогою набору сучасних інформаційних технологій банківських бізнес-процесів і процесів внутрішнього і зовнішнього документообігу. Цей підхід відрізняється значною трудомісткістю, ускладнює процедури настроювання системи, нерідко приводить до вихолощування банківської специфіки. У результаті система як комплекс взаємопов'язаних автоматизованих процедур, покликаних наповнити банківську діяльність новим інформаційним змістом, може втратити свою цінність для кінцевого користувача.

Адаптація АС до пострадянської практики часто виявляє неготовність персоналу до так званих "західних" методів роботи, що також може негативно позначитися на загальному рівні інформаційного забезпечення банківської діяльності як такої. Впровадження зарубіжної АС часто здатне викликати повномасштабну внутрішню організаційну реформу. Вихід з даної неоднозначної ситуації полягає в розумному поєднанні двох різних концептуальних підходів.

Для значної кількості українських установ і підприємств процес створення сучасної автоматизованої системи зводиться, в основному, до залучення найбільш передових, авангардних комп'ютерних і телекомунікаційних технологій. При цьому недостатньо враховується специфіка конкретних бізнес-процесів, організаційна та інформаційна структура самого банку. Передбачається, що завдання підвищення загального рівня інформаційного забезпечення різних галузей економіки вирішуватиметься виключно за рахунок використання новітніх інформаційних технологій, зрозуміло, з урахуванням моделі всієї інформаційної інфраструктури. Такий підхід до автоматизації вимагає забезпечення мінімально прийнятного рівня відповідності фінансових витрат на засоби автоматизації та отриманих результатів, тобто необхідна окупність витрат.

У сфері автоматизації на сьогоднішній день склалася досить неоднозначна ситуація. На ринку програмних продуктів автоматизації практично відсутні закінчені комплексні рішення, що дозволяють повною мірою відчути переваги, які надаються новою методологією фінансового та управлінського обліку і заснованими на цій методології комплексними АС нового покоління. Більшість працюючих сьогодні систем автоматизації, наприклад у бухгалтерському обліку, штучно адаптовані до роботи в умовах, що змінилися, шляхом простої зміни нумерації рахунків аналітичного обліку і не мають нічого спільного з дійсно інтегрованими комплексними автоматизованими системами. Щонайбільше такі системи дають можливість використати окремі переваги нової системи обліку, не пропонуючи комплексного підходу до управління фінансово-господарською діяльністю.

Сьогодні підприємницькі структури самі не дуже добре уявляють, що їм потрібно завтра, а якщо і уявляють, то не можуть чітко сформулювати і викласти фірмам-розробникам свої вимоги в галузі використання сучасних інформаційних технологій. Насамперед це пов'язано з відсутністю традицій в умовах ринкової економіки і, як наслідок, з відсутністю грамотних постановок завдань. Ринок АС задовольняє нові потреби зі значним зсувом у часі, що обумовлено необхідністю осмислення і формалізації нових проблем, а потім створення нових автоматизованих систем фірмами-розробниками.

Така ситуація склалася з цілком зрозумілих причин. Розробники систем автоматизації часто не мали достатнього запасу часу, ресурсів і досвіду для побудови подібних комплексних систем. Проектування і створення такої системи - надзвичайно складне технічне, технологічне і організаційно методологічне завдання. Його вирішення під силу тільки розробникам, що мають величезний досвід створення і впровадження складних програмних комплексів у будь-якій сфері діяльності. Тому тільки зараз, через певний час з моменту повного переходу України на нові стандарти бухобліку, стало очевидно, що розв'язання проблем автоматизації бізнесу перебуває в розумному поєднанні процесів розробки принципово нових і адаптації елементів існуючих зарубіжних інтегрованих АС, побудованих на основі використання міжнародних правил бухгалтерського обліку.

Яким чином українські підприємці мають намір вирішувати дану проблему? Кожний з них може обрати власний шлях подальшого розвитку засобів автоматизації. За досить короткий проміжок часу вже розроблений і впроваджений цілий ряд складних систем автоматизації. Сьогодні перед Україною стоїть нове складне завдання: створення власних систем автоматизації на основі застосування найбільш передових програмно-технічних комплексів, заснованих на міжнародних стандартах бухгалтерського обліку і принципово нових підходах до організації управління.

Проведена заміна методології складання бухгалтерського обліку потребує сучасних, нетривіальних підходів до автоматизації процедур ведення фінансового і управлінського обліку. Для повномасштабного і ефективного вирішення даного завдання необхідно докорінно переглянути відповідні програмні продукти, на яких базуються сьогодні системи автоматизації в Україні. Життєво необхідні нові технології, які могли б не тільки вести реєстрацію операцій в бухгалтерських книгах, але й розв'язувати цілий комплекс завдань управління будь-якою структурою чи підрозділом.

При проектуванні і впровадженні власних АС характерний так званий програмістський підхід до проблем автоматизації процедур. Такий підхід полягає в простому нарощуванні призначених для користувача завдань, функцій, робочих місць, що дозволяє вирішити локальні проблеми автоматизації окремих процедур, які часто не мають інформаційної взаємодії і взаємозв'язку між собою. Неефективність такого підходу вже розглядалась. Сьогодні на зміну принципу локальної автоматизації повинен прийти системний підхід з комплексними постановками завдань для всіх рівнів ланки управління.

Розробка концептуальної основи в створенні АС, її якість, здатність відображати предметну область найбільш повно є першим й найважливішим етапом у використанні сучасних інформаційних технологій.

На жаль, до сьогодні використання інформаційних технологій є не що інше як набір різних функціонально не пов'язаних підсистем і робочих місць. Ці різнорідні за складністю та змістовною структурою компоненти слабо взаємодіють між собою інформаційно. Організація і підтримка інформаційної взаємодії різних локальних програмно-технічних компонентів є складною проблемою. Така структура багатьох АС - наслідок непродуманого підходу до їх розробки, який переважав раніше. Суть цього підходу полягала в тому, що кожен підприємець у міру виникнення необхідності придбавав або розробляв самостійно програмно-технічні комплекси, що автоматизують різні ділянки їх діяльності. При такому підході багато найважливіших проблем і технологій часто доводилося вирішувати позасистемними, локальними методами і засобами. Неповні з системотехнічного погляду комплекси автоматизації вельми дорогі, складні в експлуатації і розвитку. Крім того, рівень таких АС все більше відстає від рівня розвитку підприємницької сфери, гальмуючи об'єктивні процеси розширення загального переліку послуг, заснованих на використанні передових інформаційних технологій.

Відсутність комплексного підходу до автоматизації, недостатня інтеграція різних модулів штовхає до окремих, локальних рішень, що характеризуються вузькою спеціалізацією. Однак необхідність переходу від окремих рішень в галузі автоматизації до системних, що передбачають використання всього асортименту сучасних методів і засобів інформаційних технологій, об'єктивно назріла. Про це можна судити з комплексного підходу до автоматизації діяльності в передових фірмах, компаніях, підприємствах, що виходять на світові ринки.

Тому оптимальна організація послуг і бізнес-процесів можлива лише в умовах комплексного підходу до автоматизації різноманітних інформаційних процесів з урахуванням перспективи подальшого розвитку, на базі повністю інтегрованих АС. У таких системах весь спектр процедур реалізується в єдиному інформаційному просторі.

Організація інформаційного забезпечення визначається складом об'єктів автоматизації предметної області, що відображається в процесі, функцій, завдань і даних, а також сукупністю інформаційних потреб всіх користувачів автоматизованої системи.

Найголовнішою вимогою, що ставиться сьогодні до автоматизованих систем, є забезпечення користувачів доступом до сховищ даних в реальному режимі часу.

Разом з тим інформаційним підмурком сучасних АС з можливостями аналізу і прогнозу для багатопрофільних підприємств є бази даних зі структурою, що забезпечує надійне зберігання, а також швидкий доступ до різних показників за безліччю об'єктів (документи, рахунки, підрозділи і їх групи). Для цього потрібні багатомірні і мультиформатні структури даних. Поява нових структур і видів даних (гіпертекстові, мультимедійні та інші) вимагає вдосконалення технології управління базами даних і загальним документообігом.

Розвиток теорії та практики створення і використання баз даних призводить до більш широкого поняття - сховище даних. Це може бути централізована база даних, що об'єднує інформацію з різнорідних джерел і систем, надає зібрані дані по додатках кінцевих користувачів.

Єдиний інформаційний простір, створений на основі технологій інформаційних сховищ, служить базою для реалізації різноманітних аналітичних і управлінських процедур. До них можна віднести оцінку кредитних і страхових ризиків, прогноз тенденцій на фінансових ринках та інше.

Перелік функцій, що реалізовуються системою, можна розділити на дві частини: обов'язкові функції і додаткові функції. До перших віднесені ті напрями діяльності, які мають місце в будь-якій комерційній структурі і мають бути присутні в системі, вибір же других залежить від спеціалізації підприємств.

Головним результатом автоматизації є якісне підвищення рівня її керованості. Вирішення цього завдання лежить на шляху розробки повністю інтегрованої системи, що об'єднує всі процеси з використанням моделей і економіко-математичних методів. Дійсно, тільки така система буде адекватно й динамічно відображати всі функціональні та інформаційні зв'язки і дозволить сформувати повну багатоаспектну картину. Крім того, подібна система забезпечить доступ до даних будь-якого рівня і тим самим не тільки надасть всю необхідну інформацію, але і дасть можливість контролювати роботу з бажаною мірою деталізування. Повномасштабне відображення системою бізнес-процесів дозволить значно підвищити надійність і точність функціонування, перейти від інтуїтивного до формалізованого управління.

Відкритість системи передбачає наявність в ній засобів для розвитку і модифікації, шлюзів для прив'язки зовнішніх (написаних не розробником) процедур, генераторів запитів, процедур імпорту/експорту даних. Адже потреба у внесенні змін виникає досить часто. Однак залучення фірми-розробника для здійснення модифікацій не завжди є можливим. Перешкодами можуть бути терміновість внесення змін, фінансові обмеження, комерційна таємниця (якщо мова йде про відображення в системі елементів нової технології), географічна віддаленість від розробника і т.ін. У цих умовах тільки відкритість здатна забезпечити розвиток системи власними силами, а також підтримання відповідності комп'ютерних систем умовам, що змінюються.

Автоматизована система (базовий комплекс) дозволяє організувати швидке і якісне обслуговування з широким спектром послуг.

Наприклад, система управління виконує в установі чи організації такі функції:

надання фінансово-економічної інформації про стан та діяльність установи;

прогнозування та аналіз діяльності;

підготовка статистичної звітності.

кадровий облік;

розрахунок заробітної плати;

облік матеріальних цінностей, фондів тощо;

діловодство та канцелярія.

Аналогічно система забезпечення життєздатності комплексу виконує:

телекомунікаційні функції;

дублювання та резервне копіювання інформації;

поновлення діяльності комплексу в разі збоїв, руйнування баз даних, виходу з ладу обладнання тощо.

Природно, що тут згадано лише деякі компоненти системи. Конкретний перелік компонентів і завдань кожної автоматизованої системи залежить від функцій та конкретних завдань, які виконує установа - користувач цієї системи. Зрозуміло, що для повного набору компонентів і завдань необхідна наявність тематичного класифікатора з певною ієрархією елементів інформації, що зберігається. Такий підхід цілком виправданий при обробці звичайних алфавітно-цифрових даних, але із зростанням частки мультимедіа-інформації виникають істотні труднощі, які з'являються внаслідок того, що відповідність мультимедіа-компонентів об'єктам реального світу може мати безліч варіантів, кожний з яких потрібно аналізувати, що робить завдання пошуку необхідної інформації практично нездійсненним.

Теорія обробки мультимедіа-даних визначає, що методологія індексування таких даних має ґрунтуватися на семіологічному підході, тобто спиратися на концептуальну структуру інформації, що індексується. Ця мета досягається шляхом розміщення елементів мультимедіа-інформації в деяких семіологічних структурах, які встановлюють, яким чином компоненти системи мають бути об'єднані один з одним для отримання змістовних об'єктів. Такий підхід забезпечує автоматичне видобування мультимедіа-даних з початкового матеріалу і запам'ятовування їх розташування в ньому. Це дозволить упорядкувати дані в деяку семіологічну структуру для подальшого орієнтування в інформації.

Все вищевикладене дозволяє зробити висновок, що в доступному для огляду майбутньому при організації систем управління інформацією слід відмовлятися від традиційних реляційних систем управління базами даних і інформаційними ресурсами.

Безсумнівно, що при формуванні інформаційного простору установ частка традиційних документів, які мають чітко виражену алфавітно-цифрову структуру, була і залишиться традиційно домінуючою. Але рівень складності таких документів буде зростати, поступово набуваючи елементів мультимедійних даних. Зростатиме і потік даних класичного мультимедійного характеру.

Тому вже зараз при плануванні переходу на систему управління інформаційним простором як загалом, так і управління документообігом зокрема слід спиратися на нові підходи в організації подібних систем. Це дозволить не тільки набути істотний технологічний досвід на майбутнє, але й позбавить від необхідності надалі створювати локальні системи управління інформацією різних форматів і структур, а потім проектувати системи організації їх інформаційної взаємодії.

Сьогодні будь-яка система управління корпоративними інформаційними ресурсами повинна будуватися на використанні новітніх технологій введення і збереження даних, а також на застосуванні сучасних програмно-технологічних систем доступу до них. У зв'язку з цим найбільш перспективним рішенням було б використання для введення інформації новітніх цифрових пристроїв. До таких пристроїв можна віднести цифрові фото- і відеокамери, універсальні копіювальні апарати, які суміщають у собі крім функцій власне копіювального апарату також функції сканера і друкуючого пристрою. Використання такої апаратури разом з відповідними програмними засобами передбачає суттєві вигоди з точки зору побудови систем управління інформаційним простором будь-якої міри складності.

Цифрова апаратура, здатна задовольнити потреби будь-якого банку, підприємства або установи в надійних засобах поповнення інформаційної бази, існує і може успішно застосовуватися вже сьогодні. Тому основна проблема при проектуванні і створенні подібних систем - це не стільки наявність сучасного високопродуктивного обладнання, скільки ідеологічні принципи організації взаємодії кінцевого користувача з масивами інформації.

На наш погляд, найбільш перспективним вданому контексті може стати застосування як основоположної технології доступу до корпоративних інформаційних ресурсів установи Web і Internet-технології у вигляді корпоративних Intranet-мереж, так званих інтрамереж.

Як відомо, інтрамережа - це приватна комп'ютерна мережа, в яку закладені технології глобальної комп'ютерної мережі Internet. Така мережа дозволяє максимально використати переваги та істотно мінімізувати недоліки звичайних локальних і глобальних корпоративних мереж. Це надає реальну можливість сумістити сучасну мережну архітектуру клієнт-сервер з популярними Internet-технологіями і на базі цього отримати обчислювальне середовище, яке не тільки є простим у реалізації, підтримці, розширенні та використанні, але й сприяє підвищенню продуктивності праці співробітників установ. Крім цього, створення і підтримка інтрамережі обходиться набагато дешевше порівняно з базами даних і мережними службами, які застосовуються сьогодні в абсолютній більшості випадків.

Інтрамережі с надзвичайно гнучким і універсальним засобом, що дозволяє не тільки істотно скоротити витрати часу, але і найбільш раціонально використати обчислювальні та інтелектуальні ресурси установи. Така система, спираючись на сучасні телекомунікаційні засоби і новітні засоби введення і збереження даних, які були згадані вище, здатна організувати в реальному часі процедури одночасного багаторазового доступу до даних, обміну і спільного використання інформації. Користувачі такої мережі отримують у своє розпорядження не тільки швидкий, зручний і стандартизований спосіб доступу до структурованої алфавітно-цифрової і мультимедійної інформації, стає реальністю організація оперативного обміну відео- і аудіоінформацією, проведення відеоконференцій і т.д.

Об'єднання в єдину інформаційну систему новітніх методів формування первинних інформаційних ресурсів на основі використання цифрової техніки, сучасних методів доступу до мультимедійних даних на основі застосування принципово нових способів і алгоритмів їх обробки на основі Internet і Web-технологій є на сьогодні найбільш перспективним напрямом розвитку інформаційних технологій.

На сучасному етапі розвитку суспільства основним капіталом будь-якої організації або установи є їх інтелектуальна і інформаційна власність. Створення і використання інформаційних систем управління корпоративними інформаційними ресурсами дозволить не тільки підтримувати рівень інформаційного забезпечення на належному рівні, але і розвивати його на абсолютно нових принципах. Цінність таких систем не лише у вдосконаленні засобів зв'язку, методів досту