Економіка розвитку - Царенко О.М. - § 2. Перспективи розвитку інформаційного забезпечення документообігу

Коли будь-яке підприємство стикається з серйозними змінами своєї організаційної структури та збільшенням загального обсягу операцій, часто виходить, що існуючі засоби автоматизації не в змозі справитися з таким кількісним і якісним зростанням, і підприємство постає перед необхідністю вибору нової АС. При цьому виявляється, що скласти єдиний список вимог до неї вже не так просто - різні підрозділи висувають різні, часто суперечливі вимоги. Так, для головного офісу принципово важливими є такі характеристики:

надійне забезпечення одночасної роботи сотень користувачів;

можливість ефективної і зручної обробки десятків тисяч документів за день;

• можливість організації ефективної роботи додаткових офісів (відділень) з єдиною базою даних;

• широка функціональність, можливість гнучкої параметричної настройки, а також адаптації системи під специфіку конкретного банку;

розвинені засоби управлінського аналізу і прогнозу;

можливість простого сполучення з широким колом суміжних інформаційних систем.

Потреби філіальної мережі, у свою чергу, диктують власні умови:

економічність - ніякий банк не в змозі платити за автоматизацію кожної філії стільки ж, скільки за головний офіс;

тиражованість - система повинна мати швидку впроваджуванісгь у стандартній конфігурації;

супроводжуваність - супровід запущеної в експлуатацію системи не повинен вимагати надмірних зусиль і високої кваліфікації персоналу філії;

контрольованість і керованість - уповноважені співробітники головного офісу повинні мати можливість оперативного контролю діяльності будь-якої філії, а також віддаленої зміни настроюваних параметрів.

Оскільки ці набори вимог на перший погляд можуть видатися несумісними, напрошується рішення вибирати системи для різних підрозділів окремо. Багато банків так і поступають, і відразу ж стикаються з безліччю проблем, оскільки, незважаючи на істотні кількісні і якісні відмінності між наборами операцій, що виконуються в головному офісі, додаткових офісах і філіях, між ними існує і досить багато спільного. Так, наприклад, бажано, щоб умови обслуговування клієнтів, методика бухгалтерського обліку, отримання обов'язкової і управлінської звітності, обліку матеріальних цінностей, розрахунку заробітної" плати були єдиними.

Історично розвиток автоматизованих інформаційних систем, орієнтованих на роботу з фінансовою інформацією, йшов у двох основних напрямках. Перший - автоматизація основних облікових функцій. Характерною ілюстрацією тут можуть служити системи типу "Операційний день" для кредитних установ і бухгалтерські системи для підприємств. За принципами і концепцією побудови це досить схожі продукти, які дозволяли вводити проводки і отримувати по них баланс і набір основних бухгалтерських звітів. Другий напрямок - автоматизація окремих ділянок роботи, створення спеціалізованих робочих місць (АРМ). При цьому відповідні системи були жорстко прив'язані до фактичної реалізації окремих завдань і рідко являли собою комплексні рішення щодо автоматизації взаємопов'язаних технологічних операцій.

До якого б напрямку не належали подібні спеціалізовані програмні продукти, вони цілком справлялися з автоматизацією бухгалтерського обліку

(і це було не так уже мало), але не вирішували завдання комплексної автоматизації. Тому, незважаючи на здійснену "комп'ютеризацію", співробітникам комерційних організацій і підприємств доводилося обмінюватися величезною кількістю паперових документів. Часто вони змушені були по декілька разів вводити одну і ту ж інформацію. Крім того, порядок обробки того чи іншого документа не був чітко формалізований, і, відповідно, при виконанні відповідальних фінансових операцій в основі стояв людський чинник.

Так виникла перша вимога: система повинна автоматизувати не тільки бухгалтерський облік, але і документообіг організації.

Автоматизована система документообігу повинна мати такі властивості:

обробляти різноманітні типи документів (фінансові та інші), перелік яких можна змінювати і розширювати;

мати вбудовані засоби визначення не тільки набору типів документів, що обробляються системою, але і реквізитного складу кожного з них. При цьому екранні форми подання будь-якого типу документу мають настроюватися під конкретного користувача або групу користувачів;

забезпечувати формалізацію опису технології обробки документів; стадій обробки, правил переходу від однієї стадії до іншої, виконавця або групу виконавців кожної стадії і т.д.;

забезпечувати настройку облікових операцій, що виконуються на тій або іншій стадії;

автоматично виконувати облікові дії, залучаючи бухгалтерські і фінансові документи, що створюються, до загального документообігу;

вирішувати завдання однозначної ідентифікації користувачів, що виконують в системі ту чи іншу дію; гарантувати незмінність інформації, що вводиться користувачем. Від паперового документообігу, одна з цілей якого - юридичне обґрунтування як можливості, так і факту виконання тієї чи іншої операції, можна відмовитися, лише маючи в системі вбудовані можливості по використанню електронно-цифрового підпису;

мати прозорий для кінцевого користувача інтерфейс з офісними програмами.

Тільки за наявності подібних властивостей системи можна перейти від автоматизації облікових операцій до автоматизації бізнес-завдань.

Якщо система вміє обробляти різні види документів, має гнучку настройку і прозорий інтерфейс з іншими системами, то в автоматизований документообіг можна включити навіть документи, створені поза корпоративною мережею. Наприклад, до картки клієнта можуть бути приєднані засновницькі документи і бізнес-план організації, які клієнт надав банку. Крім того, застосування індивідуальної настройки форм і списків кожного робочого місця позначиться на підвищенні ергономічності роботи кінцевого користувача.

А можливість описати технологічні процеси значно знизить кількість інструкцій по виконанню бізнес-операцій і перекладе функцію контролю за належним виконанням бізнес-правил з людини на комп'ютер. Автоматичне формування облікових документів, з одного боку, зменшить залежність від людського чинника, а з іншого - підвищить оперативність, чіткість і якість дій, що виконуються.

У чому принципова різниця між торговою і фінансовою компаніями?

Якщо взяти за основу законодавство, обов'язкову звітність, то межу визначити досить легко. Однак, якщо розглядати ці суб'єкти економіки з точки зору організаційної структури, технологій ведення бізнесу, тобто з позицій, характерних для інформаційних технологій, то провести чітке розмежування сьогодні надто складно.

Напрошується висновок: системи для таких фінансових інститутів повинні бути якщо не однаковими, то схожими за принципами своєї побудови. Іншими словами, це означає, що вимоги до подібних систем повинні бути універсальні стосовно:

облікового ядра (різноманітність планів рахунків, принцип подвійної проводки, переоцінка валютних рахунків, ведення рахунків аналітичного обліку, функції нарахування відсотків і стягнення комісій за обслуговування і т.д., і т.ін.);

системи розмежування доступу;

комплекту основних звітів про виконані операції; -. ^

комплекту звітів для внутрішнього фінансового обліку;

комплекту звітів, що надаються клієнту.

А в чому ж тоді відмінність? Різною буде настройка технології виконання операцій і супутнього бухгалтерського обліку. Різним буде комплект звітів для зовнішніх контролюючих органів, оскільки ці звіти визначаються статусом організації.

Коротше кажучи, принципи побудови системи і набір функціональних можливостей - загальні, настройка системи - індивідуальна.

Звідси походить друга вимога: принципи побудови ядра системи мають бути універсальними.

Цілком логічно, що виконання першої вимоги автоматично призводить до задоволення і другої. Адже побудова системи відповідно до концепції (або моделі) офісної системи закономірно заперечує жорстку орієнтацію продукту на форму організації суб'єкта, що автоматизується. Маючи можливість настроїти документообіг і пов'язаний з ним бухгалтерський облік, ми не станемо замислюватися, для організації якої юридичної форми це виконано. Правила єдині і для банків, і для інвестиційних компаній - відмінності стосуються тільки технології виконання тієї або іншої операції, тобто виключно документообігу, і залежать не від статусу організації, а від внутрішніх правил ведення бізнесу. Аналогічно і по складському обліку - для торгової компанії, для банку і навіть для депозитарій базові принципи обліку ідентичні. Різниця знов-таки в специфічних реквізитах об'єктів обліку і в організації документообігу.

Ще одна тенденція, яка явно визначилася останнім часом, - розширення спектра завдань, які делегуються у віддалені офіси, і подальший розвиток мережі таких офісів.

Які операції з обслуговування клієнтів можуть бути передані у віддалений офіс? Де здійснюється облік виконаних операцій: окремо в кожному віддаленому офісі або централізовано? Якою мірою центральний офіс може делегувати повноваження з прийняття рішень і яким чином здійснюється контроль? Як правило, відповіді на ці питання даються, виходячи з економічної доцільності. Отже, інформаційні системи повинні бути побудовані таким чином, щоб у користувача був вибір між різними варіантами роботи. Більш того, необхідно забезпечити можливість комбінувати різні рішення.

Сформулюємо в кожному конкретному випадку відповідні вимоги до інформаційної системи.

По-перше, робота всієї установи на єдиній базі даних.

Обробка інформації виконується на центральному комп'ютері. У всіх офісах організації встановлені термінали, що взаємодіють з центральним комп'ютером. У віддаленому офісі можуть виконуватися будь-які операції, доступ до яких дозволений конкретному виконавцю, - як операції з обслуговування клієнтів, так і облікові операції. Причому ці функції можуть бути і розділені, і суміщені. Система має максимальну гнучкість. Правда, розплачуватися при цьому доводиться капіталовкладеннями в комунікації.

У цьому випадку, щоб мінімізувати трафік між центральним комп'ютером і віддаленими терміналами і тим самим забезпечити прийнятні часові характеристики при роботі користувача з системою, система має бути розроблена у трирівневій архітектурі "клієнт-сервер".

По-друге, повністю автономна робота віддаленого офісу при виконанні всіх дій.

Всі технологічні ланцюжки операцій повністю виконуються у віддаленому офісі. З заданою періодичністю здійснюється передача відомостей в головний офіс і прийом звідти інформації для її подальшої синхронізації і актуалізації.

При такій побудові бізнес-процесів інформаційна система повинна мати вбудовані засоби обміну даними. Причому системних засобів реплікації буде вже недостатньо, оскільки очевидна необхідність на прикладному рівні забезпечувати логіку синхронізації станів об'єктів системи. Частина технологічного ланцюжка виконується у віддаленому офісі, а частина - в центральному.

Як приклад роботи інформаційної системи за такою схемою можна розглянути операцію укладення з новим клієнтом договору на розрахунково-касове обслуговування. Клієнт приходить у віддалений офіс і подає всі необхідні документи для укладення вказаного договору. Ці документи вводяться в систему і передаються в головний офіс. Там документи проходять необхідний контроль, клієнту присвоюється ідентифікаційний номер. Потім естафета знову передається віддаленому офісу, який і завершує виконання операції.

У цьому випадку інформаційна система повинна забезпечувати:

формальне розділення кожної операції на технологічні фази (фактично, це не що інше, як побудова системи на принципах документообігу);

можливість обміну даними між територіально розподіленими виконавцями в рамках однієї технологічної операції.

Стає очевидним, що застосування тієї чи іншої технології взаємодії визначається доцільністю - економічною, технологічною, адміністративною - і ставить перед нами третю вимогу: інформаційна система повинна мати можливість організації розподіленого документообігу і дозволяти застосовувати і поєднувати всі можливі технології віддаленої взаємодії.

Аналогічно до усвідомлення необхідності руху від автоматизації бухобліку до автоматизації документообігу в унітарній фінансовій установі відбувається розуміння того, що автоматизацію міжфілійних розрахунків потрібно поширити і на міжфілійний документообіг, а це передбачає обмін не тільки платіжними документами, але й заявками на конвертацію, видачу кредиту та інше. Філія також може відправляти в головний офіс первинні дані та/або агреговані показники для отримання зведеної звітності, а з головного офісу отримувати значення лімітів на проведення тих чи інших операцій, віз на видачу кредитів і т.ін.

Таким чином, розширюючи межі завдання, пов'язаного з побудовою системи документообігу, можна сформулювати четверту вимогу: інформаційна система має забезпечувати документообіг, що охоплює всі підрозділи корпорації: відділення, філії, віддалені офіси і представництва.

Спочатку системи орієнтувалися на передачу платіжних доручень в установу і відправку виписок по рахунку з банку в офіс клієнта. Але з розвитком цієї технології стрімко розширювалася і номенклатура повідомлень - заявки на конвертацію валюти, на зняття готівки, інформаційні листи та інше. У результаті система обміну фінансовими повідомленнями трансформувалася в комплексну систему.

Крім того, саме поняття "офіс клієнта" стає все більш віртуальним. Все більше клієнтів активно переміщається не тільки по країні, але й по всьому світу, і в якості офісу у них часом виступає переносний комп'ютер. Більш того, комп'ютер може бути не особистим, а вся взаємодія здійснюватися через глобальну мережу. Можна сказати, що в цьому випадку "офіс* - це людина, здатна тим чи іншим способом ідентифікувати себе при вході в інформаційну систему банку.

У результаті отримуємо п'яту вимогу: інформаційна система повинна забезпечити інтеграцію в єдиний інформаційний простір (єдиний документообіг з розподіленою обробкою даних) не тільки всіх підрозділів підприємства, але і всіх клієнтів за повним переліком послуг, що надаються.

Підводячи короткий підсумок вищевикладеному і, зрозуміло, не претендуючи на істину в останній інстанції, насмілюємося стверджувати, що магістральна тенденція розвитку програмних засобів автоматизації фінансових операцій полягає в універсалізації цих засобів. Розробка інформаційних систем все рідше буде орієнтуватися на вузькоспеціалізовану сферу діяльності. Програмне забезпечення майбутнього являтиме собою не банківські або бухгалтерські програми, а корпоративні офісні системи. А якщо до цього додати виражену тенденцію до децентралізації зберігання даних і бізнес-серверів, то правильніше сказати, що системи майбутнього - це корпоративні мережі. І побудовані вони будуть, по-перше, як системи автоматизації документообігу; по-друге, як системи, реалізовані у трирівневій архітектурі "клієнт-сервер", що стирає межі між локальною і глобальною мережею; і, по-третє, як системи, що забезпечують документообіг у глобальному інформаційному просторі з можливістю офлайнової роботи різних ланок цього документообігу.