Створення у службі безпеки розвідувального, контррозвідувального (детективного) і охоронного підрозділів є обов'язковою умовою її діяльності. Штабний підрозділ створюють тоді, коли перелічені підрозділи великі (за чисельністю працівників) і складні за кількістю виконуваних функцій. Наявність штабного підрозділу свідчить про високий організаційний рівень служби безпеки. Штаб, поза сумнівом, може внести в роботу служби наукову планомірність, розробляти загальні питання визначати нові напрями роботи, враховувати необхідні зміни і осмислювати та узагальнювати всю діяльність служби.
Організація роботи штабу спрямована на створення необхідних умов для виконання його працівниками службових завдань і передбачає:
o розподіл і закріплення в посадових інструкціях обов'язків, прав та відповідальності працівників;
o визначення розпорядку дня та режиму роботи працівників;
o забезпечення працівників штабу інформаційно-аналітичними матеріалами (плани й графіки роботи, звіти, протоколи нарад та заслуховувань, правові акти, листування, методичні документи, публікації та ін.);
o планування своєї діяльності;
o організація виконання рішень (визначення виконавців, термінів, проведення інструктажів, нарад тощо);
o організація контролю, обліку й оцінювання діяльності;
o визначення взаємодії всередині штабу (форм і процедур взаємодії, порядку обміну інформацією, підведення підсумків спільної роботи тощо);
o забезпечення матеріально-технічними засобами і їх експлуатації (комп'ютерною та іншою оргтехнікою, витратними матеріалами, засобами зв'язку, іншим устаткуванням), своєчасне їх обслуговування і ремонт;
o ефективне матеріальне і моральне стимулювання працівників штабу.
Діяльність штабного підрозділу пов'язана з:
1) виконанням тих функцій, які вважає необхідними начальник служби безпеки;
2) реалізацією функцій управління;
3) наданням начальникові служби безпеки технічної допомоги у підготовці й виконанні управлінських рішень;
4) розробленням стратегії системи управління, пошуком шляхів удосконалення системи і процесу управління;
5) оперативним управлінням підрозділами служби безпеки.
Основна мета діяльності штабного підрозділу - забезпечити ефективне функціонування головних підрозділів (розвідки, контррозвідки й охорони) та служби безпеки загалом. Досягнення цієї мети передбачає: комплексний аналіз у сфері правопорядку; інтеграцію діяльності підрозділів у виконанні загальних завдань, поставлених перед службою безпеки; надання ефективної допомоги підлеглим підрозділам; своєчасне подання на затвердження начальником служби безпеки проектів управлінських рішень.
Зазначених цілей штабний підрозділ досягає, виконуючи такі функції:
o ухвалення і реалізація найбільш кваліфікованих рішень у критичних ситуаціях;
o ресурсне забезпечення діяльності служби безпеки;
o планування діяльності служби безпеки;
o організація контролю виконання заходів;
o комплексна інспекція підпорядкованих підрозділів;
o організація взаємодії і координації між підрозділами;
o забезпечення інформацією працівників підрозділів і керівників підприємства;
o організація зв'язку з громадськістю;
o правове забезпечення діяльності служби безпеки;
o вивчення, узагальнення й поширення позитивного досвіду діяльності підрозділів;
o організаційно-штатне забезпечення служби безпеки;
o організація ефективного використання зв'язку. Розглянемо ці функції детальніше.
Ухвалення і реалізація найбільш кваліфікованих рішень у критичних ситуаціях. Функцію ухвалення загальних рішень розпорядництва стосовно підпорядкованих підрозділів і працівників покладено начальника служби безпеки. Проте він може делегувати свої специфічні функції штабному підрозділу за виняткових обставин на якийсь час і з певним обмеженнями. Зокрема, штаб повинен завчасно підготувати плани реагування на такі критичні ситуації, як напад на об'єкт, що охороняється, захоплення заручників, установлення вибухових пристроїв тощо.
Зрозуміло, що в разі виникнення таких ситуацій організація дій персоналу підприємства і працівників служби безпеки має бути покладена на штаб. При цьому начальник служби безпеки може втрутитися і вплинути на виконання цієї функції, але тільки тоді, коли працівники штабу явно не в змозі виконати свої обов'язки.
Ресурсне забезпечення діяльності служби безпеки. Діяльність служби безпеки можлива за наявності відповідних матеріально-технічних, фінансових, кадрових та інформаційних ресурсів. Визначення їх переліку, порядок придбання та розподілу є обов'язком штабного підрозділу. Невиконання або неналежне виконання цієї функції паралізує діяльність служби безпеки. Зазначимо, що штаб тільки поставляє вказані засоби, а експлуатація їх є компетенцією керівників відповідних підрозділів. На деяких працівників штабу може бути покладений контроль використання таких технічних засобів, яке пов'язане з порушенням законних прав громадян.
Планування діяльності служби безпеки. Специфіка планів штабу служби безпеки полягає в тому, що вони є комплексними, тобто стосуються діяльності служби загалом. Планування доцільне там, де є потреба координувати діяльність принаймні двох підрозділів. Наприклад, підготовка і проведення переговорів з діловим партнером на основі штабного плану здійснюються так: розвідка готує всі інформаційні матеріали про партнера, контррозвідка проводить заходи щодо припинення підслуховування в приміщенні, де відбуватимуться переговори, а охорона запобігає спробам сторонніх проникнути в це приміщення.
Такі заходи називають комплексною операцією. Крім цих операцій, які планують тільки в разі потреби, штаб розробляє поточні плани роботи на місяць, квартал, півріччя, рік. У поточному плані є такі розділи: організаційні заходи; гарантування економічної безпеки; гарантування інформаційної безпеки; гарантування фізичної безпеки; робота з персоналом; ресурсне забезпечення; зв'язок із громадськістю; контроль. Особливістю таких планів є чітка спрямованість на забезпечення функціонування й розвитку служби безпеки в цілому.
Організація контролю за виконанням заходів. У процесі роботи служби безпеки регулярно виникає потреба контролювати як виконання запланованих заходів, так і ефективності роботи підрозділів. Цю роботу організовує начальник штабу в межах своєї компетенції або за вказівкою свого безпосереднього начальника. Зазначимо, що контроль цей є не всеосяжним (через нечисленність працівників штабу), а вибірковим. Об'єктами контролю є ті "больові місця", вивчення яких дасть змогу визначити ефективність діяльності або підрозділу, або служби безпеки загалом. Наприклад, контроль за забезпеченням пропускного режиму слід здійснювати для об'єктивної оцінки ступеня захищеності всього об'єкта, що охороняється. Для підвищення його ефективності слід обов'язково перевіряти фактичне усунення недоліків, виявлених у процесі первинного контролю ("контроль за контролем"). Регулярні перевірки здійснюють із застосуванням досьє контролю на певний об'єкт. Фіксують не тільки недоліки, а й позитивний досвід роботи.
Комплексна інспекція підлеглих підрозділів. Окремі контрольні перевірки не дають змоги оцінити діяльність підпорядкованих підрозділів. Оцінювати їх потрібно тільки за підсумками комплексної інспекції. Обстеженню при цьому підлягає діяльність як всього підрозділу, так і його груп (секторів) і кожного працівника. Системний аналіз допомагає виявити недоліки і позитивні результати, тенденції розвитку, професійний рівень працівників та ін.
На глибокий і якісний аналіз стану справ під час комплексної інспекції потрібно багато часу, тому рекомендується проводити таку інспекцію не частіше, ніж один раз на рік.
За підсумками інспекції складають акт, перший примірник якого подають керівникові служби безпеки, а другий - начальникові інспектованого підрозділу. Цей акт має бути формалізованим, що дасть змогу простежити динаміку змін в інспектованому підрозділі за кілька періодів.
Організація взаємодії і координації між підрозділами. Взаємодія між підрозділами може бути постійною і тимчасовою. Для забезпечення постійної взаємодії потрібні активні дії з боку штабу, наприклад, при проведенні тривалих за часом і великих за масштабом залучених сил і засобів комплексних операцій (боротьба з крадіжками, забезпечення порядку під час ярмарок, спеціалізованих виставок тощо).
Тимчасовою є взаємодія, пов'язана з вирішенням повсякденних конкретних завдань. Прикладом може бути контроль за несенням служби охоронцями на своїх постах і маршрутах; своєчасне введення в дію сил і засобів при виникненні надзвичайних ситуацій, доведення до працівників підрозділів необхідної інформації тощо. У процесі організації взаємодії між підрозділами виникає небезпека втручання штабу в їх компетенцію. Уникнути цього допомагає чітке розмежування функцій.
Таку взаємодію можна кваліфікувати як вертикальну (учасники різних ступенів ієрархії), інформаційну (обмін інформацією), консультаційну (методичну), організаційну (встановлення регламентів, нормативів та ін.) і формальну. На відміну від організації взаємодії, координувати може тільки штаб, наділений відповідними повноваженнями стосовно решти підрозділів служби безпеки. Координація полягає в узгодженні і впорядкуванні дій цих підрозділів.
За характером координаційна діяльність штабу може бути превентивною (спрямованою на збереження існуючої схеми роботи) і стимулювальною (спрямованою на поліпшення діяльності системи, навіть за відсутності конкретних проблем).
Забезпечення інформацією працівників підрозділів і керівників підприємства-засновника. Кожен структурний підрозділ служби безпеки отримує від штабу інформацію про: виникнення, структуру і динаміку правопорушень на підприємстві; правопорушників серед персоналу; про потенційні і реальні загрози з боку зовнішнього середовища; про дієвість форм і методів роботи служби безпеки; про нові правові акти у сфері правопорядку і т.ін.
Інформація має бути структурована і адресована або всім працівникам служби безпеки, або персоналу окремого її підрозділу. При цьому слід дотримуватися таких принципів інформаційної роботи, як її аналітичність, стислість, дохідливість, своєчасність тощо. Працівники, що займаються інформаційною роботою, мають належні засоби організаційної і обчислювальної техніки.
Крім інформації, призначеної для персоналу підрозділів, штаб готує інформаційні матеріали для керівництва підприємства. До них належать щоденні звіти про стан правопорушень на обслуговуваному об'єкті, аналітичні огляди з окремих проблем (узгоджуються з керівником підприємства), звіти про роботу служби безпеки (періодичність також узгоджується з керівництвом), доповідні, довідки з посилення профілактики правопорушень та ін.
Інформаційні матеріали доцільно подавати одночасно з проектами наказів, розпоряджень, програм щодо усунення наявних недоліків. Інформаційні матеріали, які подають до підрозділів служби безпеки, підписує начальник штабу, а подані керівництву підприємства - начальник служби безпеки.
Організація зв'язків з громадськістю. Реалізація цієї функції означає:
o регулярне інформування громадськості, населення і колективу об'єкта, що охороняється, про діяльність служби безпеки;
o вивчення думки працівників підприємства щодо ефективності роботи працівників охорони і контррозвідки;
o організація для представників засобів масової інформації прес-конференцій і брифінгів;
o систематичний аналіз опублікованих в засобах масової інформації матеріалів про діяльність служби безпеки;
o організація ділових контактів з прес-службами правоохоронних органів і місцевих адміністрацій.
Правове забезпечення діяльності служби безпеки. Робота штабу з організації правового забезпечення діяльності служби безпеки охоплює:
o здійснення контролю за відповідністю правових актів, що розробляються службою безпеки, чинним законам і підзаконним актам;
o захист правовими засобами прав і законних інтересів служби безпеки;
o систематизований облік правових актів та інформування працівників служби безпеки з правових питань виконання ними службових обов'язків;
o проведення занять із працівниками з правових питань. Нормативно-правові документи, що регулюють діяльність служби безпеки, розробляють у декілька етапів. На першому етапі працівники штабу розробляють положення про підрозділи служби безпеки (табл. 3.6).
Таблиця 3.6. Розподіл цілей, завдань і функцій між підрозділами служби безпеки
Назва підрозділу | Мета | Завдання | Функції |
Розвідка | |||
Контррозвідка | |||
Охорона | |||
Штаб |
На другому етапі уточнюють цілі, завдання і функції всіх підрозділів для того, щоб вони не перетиналися між собою, а їх реалізація давала змогу службі безпеки ефективно функціонувати. На третьому етапі розробляють проекти положень про підрозділи і затверджують їх у начальника служби безпеки. Розроблення положень про сектори, групи підрозділів та посадові інструкції входить в обов'язки керівників цих підрозділів.
Фахівці з безпеки бізнесу мають бути обізнані з:
o інформаційно-аналітичною роботою;
o методами розвідки та контррозвідки;
o оперативною роботою;
o соціальною психологією і психологією особи;
o основами банківської справи та бухгалтерського обліку;
o основами менеджменту й маркетингу;
o цивільним і кримінальним правом.
Один із варіантів структури служби безпеки наведено на рис. 3.2.
Проаналізувавши можливу структуру служби безпеки на різних за розмірами підприємствах, розглянемо повноваження й функції служби безпеки.
3.3.5.1. Завдання служби безпеки щодо гарантування режиму і охорони
3.3.5.2. Діяльність служби безпеки з організації контрольно-пропускного режиму на підприємстві
3.3.5.3. Діяльність служби безпеки із гарантування внутрішньооб'єктного режиму та робота з представниками сторонніх організацій
3.3.5.4. Охоронна діяльність служби безпеки підприємства
3.3.5.5. Організація взаємодії з правоохоронними органами щодо гарантування безпеки бізнесу
3.3.5.6. Гарантування безпеки масових заходів
3.3.5.7. Охорона комерційних вантажів
3.3.5.8. Гарантування безпеки керівників
3.3.5.9. Гарантування безпеки об'єкта бізнесу