Економічний аналіз - Мних Є.В. - 5.2. Інформаційна база оперативного економічного аналізу

Повнота, своєчасність і якість розв'язання задач оперативного економічного аналізу залежать від стану інформаційних ресурсів, які можуть бути використані у процесі проведення аналітичних досліджень. Саме оперативне відображення стану економічної системи дає можливість своєчасно виявляти негативні процеси та вживати контрзаходи. Інформаційне забезпечення оперативного аналізу слід розглядати як комплекс упорядкованої необхідної та достатньої інформації, яка формується шляхом збирання, передання та обробки даних про стан виробничо-фінансової діяльності. Обробка даних відбувається під заданий ключ оперативного управління, який є специфічним на рівні кожного суб'єкта. Тому склад і структура інформаційних потоків оперативного аналізу визначаються з огляду на його загальну модель у кожному центрі відповідальності. А при зміні запиту користувачів вносяться поправки до змістової складової інформаційного потоку, якість якого залежить від усіх його стадій, а визначальною є стадія формування первинних документів на папері або в електронному вигляді.

Елементами інформаційної бази оперативного аналізу є:

• оперативні плани, плани-графіки, наради-завдання, календарі та ін.;

• оперативні норми і нормативи та стандарти;

• первинні та зведені документи бухгалтерського обліку та нагромаджувальні відомості;

• внутрішня звітність.

У найбільш повному обсязі схема інформаційних потоків при оперативному управлінні зображена на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Схема інформаційних потоків для забезпечення оперативного економічного аналізу

Проектування інформаційних потоків для оперативного економічного аналізу здійснюється за основними принципами:

• мінімізації інформаційних ресурсів на основі критеріїв суттєвості та повноти відображення явищ і процесів;

• економічності формування інформаційних ресурсів на основі скорочення витрат на збирання, передання та обробку даних;

• уніфікації та стандартизації інформаційних ресурсів на основі використання типових форм і реквізитів за різними документами та іншими засобами інформації;

• автоматизації інформаційного забезпечення на основі використання прогресивних інформаційних технологій і систем.

Нормативні і планові регламенти діяльності об'єкта оперативного управління визначають виходячи з потреб і можливостей постійного контролю і оцінки діяльності суб'єкта господарювання для забезпечення ефективного регулювання господарських процесів. Планові регламенти є розподіленими показниками за цілями досягнення кінцевих виробничо-фінансових результатів. Наприклад, для досягнення запланованого обсягу прибутку операційної діяльності визначають плановий обсяг та асортимент реалізації продукції тощо.

Найбільший масив інформації для оперативного економічного аналізу отримують за даними оперативного обліку і контролю. Сучасні організаційні системи дають змогу отримувати облікову інформацію не лише про хід виробничих та управлінських операцій, а й про очікувані виробничо-фінансові результати. Хоча ці дані не набувають відображення в наявних бухгалтерських регістрах, вони є об'єктом зацікавленості керівників різного рівня стосовно очікуваної економічної вигоди. Слід пам'ятати, що значний обсяг оперативної облікової інформації є регламентованим, відповідно до облікової політики та стану організації облікового процесу. Це пов'язано з оперативною звітністю, контролем податкових розрахунків, акціонерною діяльністю тощо. За цими регламентами визначаються реквізити облікових документів, характер їх аналітичності та узагальнення. За методикою оперативного економічного аналізу можуть визначатися необхідні нові облікові форми та додаткові реквізити діючих форм, які забезпечили якість оперативного контролю і аналізу. З огляду на те, що бухгалтерський облік організовують відповідно до міжнародних та національних стандартів фінансової звітності, дані оперативного обліку теж є достатньо стандартизованими, але недостатньо аналітичними. Тому на тих об'єктах, де функціонують підрозділи внутрішнього аудиту та добре налагоджений оперативний економічний аналіз, розробляються уніфіковані форми документів оперативного обліку, адаптовані до потреб оперативного аналізу. Якщо процес оперативного обліку передбачає щоденне підбиття підсумків роботи, то можна давати оцінку проміжних результатів діяльності без спеціальної обробки первинних даних. Крім того, після вартісної оцінки поточних операцій створюються умови для синтетичного бухгалтерського обліку. У такому контексті оперативний облік інтегрується у загальну систему бухгалтерського обліку, що значно розширює межі оперативного економічного аналізу.

Важливим джерелом інформації оперативного аналізу є внутрішня звітність суб'єктів господарювання. Це особливо стосується різних об'єднань та філій підприємств. Внутрішня звітність дає можливість надавати аналітичні висновки за узагальнюючими результатами роботи окремих підрозділів підприємства та результатами деяких видів операційної, інвестиційної та фінансової діяльності.

Для розв'язання окремих економічних завдань діяльності як інформаційні ресурси оперативного економічного аналізу можуть використовуватися дані спеціальних обстежень (інвентаризації, хронометражу і фотографії робочого часу, соціальних опитувань та ін.). За умови якісного проведення таких спостережень та забезпечення достовірності та повноти їх відображення у відповідних документах створюються можливості для більш якісних аналітичних узагальнень, що можуть бути достатньо репрезентативними.

Суттєву роль у розв'язанні задач оперативного управління відіграє постійний моніторинг зовнішнього економічного середовища. Така інформація може отримуватися за офіційними джерелами (товарної та фондової біржі, Національного банку України, економічних бюлетенів тощо) та за інформацією ЗМІ чи інтернет-сайтів. Вона є особливо корисною для маневрування поточними фінансовими інвестиціями та при оцінках грошових потоків тощо.

В умовах використання сучасних інформаційних технологій і систем, інформаційне забезпечення оперативного економічного аналізу будується за концепціями побудови баз даних цільового управління і менеджменту (формування структури програми діяльності, розрахунково-платіжна політика, управління грошовими потоками тощо).