Менеджмент зовнішньоекономічної діяльності - Кириченко O.A. - 7.1. Форми організації зовнішньоекономічної служби на рівні підприємства

Дослідження ринку в зовнішньоекономічній діяльності підприємства. Можливі варіанти організації зовнішньоекономічної діяльності підприємства, основні функції відповідних служб підприємства. Розробка стратегічної маркетингової програми підприємства. Методика визначення ефективності зовнішньоекономічної діяльності підприємства.

7.1. Форми організації зовнішньоекономічної служби на рівні підприємства

Вихід на зовнішній ринок самостійних суб'єктів господарської діяльності повинен сприяти пристосуванню економіки до системи світогосподарських відносин, формуванню економіки відкритого типу. Прагнення отримати прибуток більший, ніж усередині країни, спонукає підприємства виходити на міжнародний ринок. Згідно з чинним законодавством, підприємство має право самостійно визначати форми, методи та обсяги праці на зовнішньому ринку.

Для ефективного керівництва ЗЕД на рівні підприємства необхідна адекватна умовам його роботи структура управління. Розрізняють:

- організаційно-виробничу структуру;

- структуру управління;

- організаційну структуру підприємства.

На будь-якому підприємстві є система, яка управляє, і система, якою управляють. До першої належать органи, служби, апарат управління. До другої-виробничі підрозділи (цехи, участки, відділи).

Організаційно-виробнича структура відображає побудову системи, якою управляють, структура управління - системи, яка управляє, а організаційна структура підприємства - побудову і взаємозв'язок обох систем.

Організаційна структура управління ЗЕД визначається тією метою і завданням, які вона покликана вирішувати. Ті мета - максимізація прибутку на довгостроковий період за рахунок ефективної участі в міжнародному підприємництві. Організаційна структура управління ЗЕД, як і внутрішньо-фірмового управління, має постійно розвиватися і вдосконалюватися, пристосовуватися до змін у зовнішньому середовищі та сфері управління. Гі форми і методи не можуть залишатися незмінними.

Найбільший досвід організації і управління зовнішньоекономічною діяльністю набуто в спеціалізованих зовнішньоторговельних організаціях (ЗТО).

Провідною структурною одиницею ЗТО є фірма, яка спеціалізується на торгівлі певними товарами або з групою країн. Очолює фірму директор і залежно від обсягу роботи - декілька його заступників.

Основні напрями зовнішньоекономічної діяльності фірми такі:

- вихід на зовнішній ринок;

- організація експортно-імпортних операцій з поставок товарів, послуг і капіталу;

- валютно-фінансові та кредитні операції;

- створення спільних підприємств і участь у їхній діяльності;

- міжнародний маркетинг.

До функціональних відділів і служб, що сприяють роботі спеціалізованих фірм і ЗТО, належать такі:

1. Відділи і служби, що здійснюють планування, а саме: планово-економічний, валютно-фінансовий, транспортний відділи та бухгалтерія ЗТО. Вони забезпечують планування і контроль зовнішньоторговельної діяльності, аналіз господарської діяльності ЗТО, планування та контроль за банківськими, валютними, кредитними і розрахунковими операціями, планування і забезпечення експортно-імпортних перевезень вантажів, облік і звітність, аналіз результатів фінансової діяльності з об'єднання і рекомендації щодо її поліпшення.

2. Маркетингові відділи: відділ кон'юнктури і цін, відділ реклами і виставок, інженерно-технічний відділ, відділ спільних підприємств, відділ технічного обслуговування і запчастин. Ці служби займаються дослідженням попиту і пропозиції, динаміки цін, структури ринків, координують роботи фірм із загальними іноземними агентами, здійснюють методичне керівництво та контроль правильності розрахунків і застосування цін фірмами при підготовці й ухваленні контрактів, а також виконують іншу роботу з дослідження кон'юнктури ринків. Окрім того, вони забезпечують рекламну діяльність ЗТО, вивчають і доводять до товаровиробників діючі на світовому ринку технічні вимоги до товарів, координують діяльність спільних підприємств, організовують гарантійне і післягарантійне технічне обслуговування товарів, що експортуються об'єднанням за кордон.

3. Група відділів, що забезпечують ухвалення і виконання управлінських рішень: відділ розвитку та вдосконалення організаційної структури об'єднання, відділ АСУ, відділ кадрів, відділ закордонних відряджень, канцелярія, адміністративно-господарський, юридичний та протокольний відділи.

Іноді юридичний і протокольний відділи, а також бухгалтерія і відділ кадрів підпорядковуються безпосередньо генеральному директору ЗТО, виконуючи ті самі функції.

Створення такої розгалуженої структури управління ЗБД характерне для підприємств (організацій) незалежно від їх організаційно-правової форми, якщо їхня діяльність цілком і повністю зосереджена на зовнішніх ринках. Проте кількість таких підприємств, природно, менша, ніж кількість підприємств, що займаються виробництвом. На промислових підприємствах, що беруть активну участь у зовнішньоекономічній діяльності, зовнішньоторговельний апарат функціонує в основному в двох формах: як частина внутрішньовиробничої структури у вигляді зовнішньоекономічного відділу (відділу зовнішньоекономічних зв'язків) і як відносно самостійний підрозділ у вигляді зовнішньоторговельної фірми.

Відділ зовнішньоекономічних зв'язків (ВЗЕЗ) не є самостійним структурним підрозділом підприємства. Він становить частину апарату управління. Його головне завдання полягає в управлінні ЗБД як елементом єдиної цілісної системи внутрішньофірмового управління. Цей відділ не займається безпосередньо транспортуванням вантажів, митними процедурами і т. ін. Він створюється, як правило, для планування, організації і координації ЗБД (хоча на практиці трапляються й інші варіанти).

Головними завданнями ВЗЕЗ підприємства можуть бути такі:

1. Участь у розробці стратегії ЗБД підприємства.

2. Сприяння розвитку ЗБЗ з метою прискорення його соціально-економічного розвитку.

3. Управління експортним потенціалом підприємства, постійне його зміцнення й розвиток.

4. Забезпечення виконання зобов'язань, що випливають з договорів та угод із зарубіжними партнерами.

5. Вивчення кон'юнктури іноземних ринків, збирання і накопичення відповідної інформації.

в. Організація експортно-імпортних операцій, забезпечення їх ефективності.

7. Здійснення рекламної діяльності.

8. Організація протокольних заходів та ін.

Відповідно до завдань визначаються функції ВЗЕЗ і формується організаційна структура управління. ВЗЕЗ зазвичай очолює начальник відділу. Відділ складається із ланок (груп, секторів, бюро і спеціалістів).

У нашому прикладі організаційна структура управління ВЗЕЗ підприємства схематично представлена на рис. 7.1.

Рис. 7.1. Приблизна схема відділу зовнішньоекономічних зв'язків

Кожен із секторів (груп) має конкретні завдання і виконує відповідні функції.

Наприклад, комерційний сектор має забезпечувати виконання зобов'язань за міжнародними контрактами й угодами, участь у підготовці та проведенні комерційних переговорів; організацію поставок згідно з контрактом і контроль за їх виконанням; перегляд рекламацій з експорту та імпорту тощо.

Екологічний сектор покликаний забезпечувати прогнозування і планування ЗЕД підприємства; аналіз ефективності експортно-імпортних операцій; контроль за виконанням плану; валютний контроль і т. ін.

Сектор маркетингу як провідна служба підприємства вивчає кон'юнктуру світових ринків, бере участь у визначенні цін на експортну продукцію, в розробці та здійсненні рекламних заходів, аналізі конкурентів, можливостей руху товару і т. ін.

Завдання науково-технічного сектору: вивчати діючі на світовому ринку технічні вимоги до товару; аналізувати технічний рівень і якість продукції, її конкурентоспроможність, брати участь у розробці пропозицій щодо оновлення виробництва, випуску нової продукції; забезпечувати технічне обслуговування експортної продукції та ін.

Протокольний сектор готує й організовує протокольні заходи, виконує доручення керівництва фірми щодо зустрічей, прийняття і проводів представників зарубіжних фірм, які прибули на підприємство з візитом.

На практиці організаційна структура управління ЗЕД підприємства може бути побудована трохи інакше. Наприклад, Дирекція із зовнішньоекономічної діяльності та маркетингу ВАТ "Сумське машинобудівне науково-технічне об'єднання ім. М.В. Фрунзе" м. Суми має такий вигляд (рис. 7.2).

Рис. 7.2. Схема організаційної структури Дирекції із ЗЕД та маркетингу ВАТ "Сумське машинобудівне науково-технічне об'єднання ім. М.В. Фрунзе"

Організаційні принципи побудови управління ЗТФ залежать від її завдань і функцій.

Основні завдання ЗТФ, як правило, такі:

1. Планування, організація і регулювання зовнішньоторгових Угод.

2. Збільшення обсягу експорту і вдосконалення його структури.

3. Підвищення ефективності імпортних закупівель відповідно до стратегії підприємства.

4. Підвищення конкурентоспроможності продукції за кордоном, сприяння покращенню її якості.

5. Вивчення кон'юнктури товарних світових ринків і виявлення критеріїв та вимог, які ставляться до конкурентоспроможності товарів.

6. Вивчення діяльності конкурентів, їхніх сильних та слабких сторін.

7. Організація післяпродажного обслуговування за кордоном.

8. Вироблення рекламних заходів з метою розширення експорту.

9. Забезпечення правового захисту зовнішньоекономічних інтересів підприємства.

10. Участь разом з іншими підрозділами в організації транспортування і збереження продукції.

11. Участь у купівлі-продажу патентів і ліцензій, "ноу-хау".

12. Участь у здійсненні протокольних заходів і т. ін. Вирішення цих та інших завдань, що стоять перед ЗТФ, визначає її функції й організаційну структуру управління.

Директор ЗТФ, як правило, підпорядкований директору підприємства чи його заступнику із зовнішньоекономічних зв'язків.

Основними функціональними підрозділами ЗТФ є маркетингова й оперативно-комерційна служба. Також створюються служби, що забезпечують обслуговування ЗЕД фірми: планово-економічних розрахунків, валютно-фінансових операцій, обліку і звітності, юридичних та інженерно-технічних питань.

Кожна з цих служб виконує відповідні функції. До компетенції маркетингової служби входять:

- участь фірми в розробці стратегії і планів ЗЕД підприємства;

- вивчення ринків збуту і можливостей виходу на них;

- підготовка конкурентних матеріалів і конкурентного листа, необхідного для формування базисних умов контракту;

- прогнозування кон'юнктури товарних ринків і динаміки цін;

- забезпечення реклами і руху товару;

- аналіз ефективності експортно-імпортних операцій і окремих угод;

- збирання, накопичення й обробка необхідної інформації;

- методичне забезпечення роботи з вивчення зовнішніх ринків і вимог до якості продукції;

- забезпечення участі фірми у виставках, ярмарках, аукціонах, торгах та ін.

Функціями оперативно-комерційної служби є

- проведення переговорів з іноземними фірмами;

- підготовка комерційних розрахунків з базисних і валютно-фінансових умов контракту;

- організація поставок (перевезення, страхування зовнішньоторгових шляхів) відповідно до контракту і контроль за їх виконанням;

- забезпечення технічного і гарантійного обслуговування експортної та імпортної продукції;

- перегляд рекламацій з експорту та імпорту;

- ведення комерційного листування з іноземними фірмами та ін.

У міру розвитку ЗТФ виконання технічних і підготовчих операцій, які здійснюють комерційні й допоміжні підрозділи, може бути централізоване шляхом створення спеціалізованих служб, наприклад, копіювально-розмножувального бюро, бюро переказів, відділу автоматизованої обробки даних, групи комерційних розрахунків та ін.

Чи варто створювати ЗТФ у складі підприємства - суб'єкта ЗБД?

Для того щоб відповісти на це запитання, треба зіставити витрати підприємства за відсутності власної такої фірми і витрати підприємства на її утримання. При цьому треба мати на увазі, що ефект діяльності ЗТФ буде видно тільки після 1-2 років її роботи.

На підприємствах за останні 10 років набуто значного досвіду здійснення зовнішньоекономічної діяльності. Як приклад проаналізуємо організацію зовнішньоекономічної діяльності підприємства Сумського регіону.

Приклад

ВАТ "Сумське машинобудівне науково-виробниче об'єднання ім. М.В. Фрунзе" є одним із найбільших підприємств Сумської області й випускає такі основні види продукції: газоперекачувальні агрегати, компресорні станції, нафтопромислове обладнання, хімічне обладнання, арматуру, насоси відцентрові, насоси вакуумні, компресори та ін.

Діюча у ВАТ "Сумське НВО ім. М.Ф. Фрунзе" система якості цілком відповідає міжнародному стандарту ISO 9001, що підтверджено сертифікатом схвалення, виданим міжнародним сертифікаційним органом Bureau Veritas Quality International. Підприємство має сертифікат, що дає право використання офіційної монограми Американського нафтового інституту (АРІ) при виробництві обважувальних бурильних і ведучих труб відповідно до вимог стандартів API Specification 7. Продукція, що експортується до країн СНД, має сертифікати якості в системі ГОСТ-Р Російської Федерації.

Продукція підприємства експортується приблизно в 25 країн світу. Найбільш стабільними є зовнішньоекономічні відносини з Іраном, Росією, Туркменістаном, США.

Зовнішньоекономічна діяльність підприємства є одним із найважливіших напрямів розвитку, адже воно експортує за кордон близько 85 % власної продукції. Крім того, для виробництва дев'яти основних груп продукції підприємство використовує понад 3 тис. видів сировини і напівфабрикатів, більшість яких імпортує. Основу продукції імпорту становлять енергоносії, сировина та складне обладнання, що не виготовляється в Україні.

Тому на підприємстві створена дирекція із зовнішньоекономічної діяльності та маркетингу.

Основними завданнями та функціями Дирекції із зовнішньоекономічної діяльності та маркетингу (далі - Дирекції) є:

- організація зовнішньоекономічної діяльності ВАТ за номенклатурою, встановленою і погодженою із правлінням ВАТ;

- вивчення ринку, участь у розробці товарної, науково-технічної, цінової, збутової, рекламної та іншої стратегій ВАТ. Виробництво та поширення рекламних і демонстраційних матеріалів, розрахованих безпосередньо на споживачів продукції ВАТ, а також організація і проведення виставок, експозицій, аукціонів та інших заходів, пов'язаних з підвищенням реалізації і просуванням продукції ВАТ на ринку збуту;

- розробка і видача цехам і структурним підрозділам ВАТ виробничих планів, а також здійснення контролю за ходом виготовлення включеного в план устаткування;

- організація експорту та імпорту продукції за номенклатурою, встановленою директором з маркетингу і погодженою з правлінням ВАТ, а також зовнішньоекономічних та інших операцій, побудованих на формах зустрічної торгівлі між ВАТ та іноземними суб'єктами господарської діяльності;

- визначення методів досягнення поставлених цілей, розробка тактики зовнішньоекономічної діяльності ВАТ;

- вибір засобів для досягнення поставлених цілей на окремих етапах, напрямах зовнішньоекономічної діяльності ВАТ;

- розширення номенклатури, підвищення конкурентоспроможності продукції ВАТ, визначення оптимальних умов експорту продукції, робіт і послуг ВАТ, вивчення і використання кон'юнктури ринку для одержання максимального прибутку в іноземній валюті;

- систематичні вивчення й аналіз досягнень закордонної науки і техніки, напрямів науково-технічного прогресу, патентних і ліцензійних матеріалів, досвіду експлуатації поставленої за межі України вітчизняної продукції й аналогічної продукції іноземного виробництва;

- забезпечення надання іноземним суб'єктам господарської діяльності виробничих, транспортно-експедиційних, страхових, консультаційних, маркетингових, експортних, посередницьких, брокерських, агентських, консигнаційних, рекламних послуг ВАТ;

- участь у рекламній діяльності, проведення виставок, аукціонів, торгів, конференцій, симпозіумів, семінарів та інших заходів, пов'язаних з підвищенням реалізації і просування продукції ВАТ на ринку збуту;

- сприяння розвитку взаємовигідного співробітництва і забезпечення спільної підприємницької діяльності між ВАТ та іноземними суб'єктами господарської діяльності.

Взаємодії з іншими підрозділами здійснюються на основі положень про кожен структурний підрозділ, посадових обов'язків та стандартів підприємства.

Кадровий склад Дирекції із зовнішньоекономічної діяльності та маркетингу становить близько 120-130 спеціалістів різних кваліфікацій. До структури Дирекції входять:

- департамент із зовнішньої діяльності;

- сектор енергоносіїв;

- департамент реалізації обладнання;

- департамент дослідження ринку та реклами;

- відділ планування.

Дирекція є самостійним структурним підрозділом і підпорядковується помічнику генерального директора із зовнішньоекономічної діяльності. Роботою Дирекції керує директор із зовнішньоекономічної діяльності та маркетингу, який призначається на посаду і звільняється з неї генеральним директором. До основних обов'язків директора входять такі:

- здійснювати безпосереднє керівництво, адміністративно-господарське, організаційно-розпорядницьке керування Дирекцією з маркетингу і відповідати за виконання Дирекцією з маркетингу покладених на неї завдань і функцій;

- організовувати вивчення ринку, планування асортименту продукції, розробки нової продукції, розподіл готової продукції, стимулювання ринку збуту продукції, точне виконання торгових і рекламних планів і програм, а також вимагати від працівників Дирекції з маркетингу досягнення поставлених у галузі маркетингу і зовнішньоекономічної діяльності цілей і завдань;

- знати і правильно застосовувати нормативно-правові акти і методичні матеріали щодо організації маркетингу і зовнішньоекономічної діяльності;

- сприяти розвитку взаємовигідного співробітництва і забезпеченню спільної підприємницької діяльності між ВАТ й іноземними суб'єктами господарської діяльності;

- здійснювати діяльність від імені ВАТ у межах повноважень, наданих правлінням ВАТ;

- брати участь у вивченні й аналізі досягнень закордонної науки і техніки, напрямів науково-технічного прогресу, патентних і ліцензійних матеріалів, досвіду експлуатації поставленої за межі України вітчизняної продукції й аналогічної продукції іноземного виробництва;

- брати участь у демонстрації продукції ВАТ у дії;

- брати участь у міжнародних і міжгалузевих симпозіумах, семінарах, конференціях з питань розвитку машинобудування;

. грі аналізувати стратегії розвитку галузей важкого, нафтового, газового, хімічного та іншого машинобудування;

- здійснювати контроль за виконанням укладених Дирекцією з маркетингу договорів (контрактів);

- здійснювати контроль за залишками незавершеного виробництва і разом з цехами та бухгалтерією здійснювати заходи щодо їх зменшення;

- здійснювати контроль за публікаціями в комерційній і технічній пресі інформації про продукцію, що виготовляється ВАТ, а також діяльності ВАТ.

Начальник департаменту із зовнішньоекономічної діяльності призначається на посаду і звільняється з неї генеральним директором з подання заступника генерального директора і має право:

- здійснювати керівництво персоналом очолюваного ним департаменту;

- розподіляти обсяг роботи між персоналом очолюваного ним департаменту, контролювати виконання поставлених завдань;

- віддавати розпорядження в межах своєї компетенції;

- приймати самостійні рішення при здійсненні зовнішньоекономічної діяльності ВАТ у межах своїх обов'язків і наданих керівництвом повноважень;

- підписувати (візувати) усі документи, оброблювані в департаменті;

- здійснювати вхідний контроль документів, розписувати їх між підлеглим персоналом, контролювати терміни і якість виконання документів;

- одержувати необхідну для виконання покладених обов'язків інформацію;

- з дозволу керівництва представляти ВАТ в інших інстанціях за закріпленою тематикою;

- давати вказівки підлеглому персоналу і вимагати від нього виконання своїх обов'язків, дотримання трудової і виробничої дисципліни.

Основні обов'язки начальника департаменту із зовнішньоекономічної діяльності такі:

- у межах наданих Директором з маркетингу повноважень керувати організацією і проведенням зовнішньоекономічної діяльності ВАТ у суворій відповідності до вимог законодавства України, міжнародно-правових норм та інших нормативних документів у сфері ЗЕД;

- виконувати всі вказівки Директора з маркетингу в частині своїх функціональних обов'язків, підтримання в департаменті трудової і виробничої дисципліни;

- знати порядок і правила оформлення зовнішньоекономічних контрактів (договорів);

- керувати роботою підлеглих з підготовки, вироблення висновків і реалізації експортно-імпортних контрактів;

- знати експортні можливості ВАТ за закріпленою номенклатурою, а також імпортні потреби ВАТ і готувати пропозиції для включення їх до проектів поточних і перспективних планів ВАТ;

- організовувати підготовку зовнішньоекономічних договорів (контрактів);

- здійснювати контроль і брати участь у виконанні зовнішньоекономічних контрактів відповідно до нормативних документів;

- організовувати вивчення ринків і кон'юнктури товарів за закріпленою номенклатурою, динаміки цін на ці товари, умов постачань і розрахунків, вимог ринків країн-імпортерів;

- вивчати іноземні фірми конкурентів і контрагентів за закріпленою номенклатурою;

- у межах компетенції організовувати переговори з іноземними фірмами за закріпленою номенклатурою за вказівкою керівництва;

- організовувати підготовку листів, проектів угод, контрактів та інших документів щодо забезпечення зовнішньоекономічної діяльності ВАТ;

- організовувати проведення розрахунків і обґрунтування цін на експортно-імпортні товари, складання конкурентних аркушів з імпорту, підготовку довідок за цінами;

- знати порядок і правила оформлення документів, необхідних для проведення експортно-імпортних операцій. Контролювати повноту і правильність їх заповнення відповідно до вимог митного і валютного законодавства України;

- забезпечувати контроль виконання зовнішньоекономічних контрактів, закріплених за департаментом;

- проводити аналіз функціонування системи якості в рамках безпосередньо підлеглого персоналу. Організовувати коригувальні та попереджувальні заходи щодо результатів перевірки системи якості;

- виїжджати в установленому порядку у відрядження, у т. ч. за кордон, для вирішення питань, пов'язаних із завданнями департаменту. Планувати відрядження підлеглого персоналу і контролювати виконання ними поставлених завдань;

- організовувати ведення в департаменті діловодства внутрішньої документації, установленої нормативними документами ВАТ і структурного підрозділу;

- організовувати розробку методичної документації з тематики департаменту;

- знати структуру ВАТ, номенклатуру продукції, що випускається, і сферу її застосування;

- забезпечувати схоронність і працездатність закріплених за департаментом технічних засобів і майна;

- визначати потреби в персоналі необхідної кваліфікації і необхідності його навчання, складати відповідні плани і заявки;

- здійснювати розподіл вхідних документів, контролювати терміни їх виконання.