Менеджмент зовнішньоекономічної діяльності - Кириченко O.A. - Укладення контракту

Право укладення і реалізації експортних контрактів згідно з Положенням ВАТ надається Дирекції із зовнішньоекономічної діяльності та маркетингу (Дирекція з маркетингу). Етапи оформлення експортних контрактів та схема їх укладення і реалізації наведені нарис. 7.3та7.4.

Рис. 7.3. Етапи оформлення експортних контрактів

Маркетингова робота є базисом для надходження заявок та завантаження підприємства експортними замовленнями. Вона включає низку основних складових, а саме:

- маркетингові дослідження ринків збуту;

- різноманітні види рекламної продукції;

Рис. 7.4. Схема укладення та реалізації експортних контрактів

- участь у виставках і показах продукції;

- пошук нових ринків збуту;

- взаємодію з наявними клієнтами (замовниками) та ін.

Розгляд заявок

Відправним пунктом початку роботи з укладення контракту є заявка на необхідну продукцію від замовника. Усі заявки у вигляді факсимільного повідомлення або листа надсилаються замовником до керівництва ВАТ та з його візою надходять до Дирекції з маркетингу для розгляду. Заявка реєструється секретарем Дирекції з маркетингу з присвоєнням їй вхідного номеру. Потім заявка адресується директором з маркетингу до підрозділу із закріпленою тематикою, де призначається відповідальний виконавець за заявку (ВВЗ).

Особисту відповідальність за організацію робіт із проведення аналізу заявки, яка надійшла, несе Директор з маркетингу та керівники усіх підрозділів, що беруть участь у розгляді. Аналізують заявку за допомогою оціночного листа (ОЛ), який проходить через усі підрозділи та з їх висновками повертається до Дирекції з маркетингу.

При надходженні заявки на наявну продукцію або на продукцію, що постійно серійно виробляється і ціна на яку визначена заздалегідь за допомогою оціночного листа, відповідальний виконавець перевіряє наявність продукції на складі готової продукції ВАТ або визначає необхідність її виготовлення за попередньо відкритим замовленням і розпочинає підготовку до укладення контракту.

При надходженні заявки на дослідну або модифіковану продукцію, на яку замовником задаються вихідні вимоги, відповідальний виконавець оформляє ОЛ і разом з іншими матеріалами та вимогами замовника направляє до підрозділів ВАТ за такою схемою:

ДМ - конструкторські підрозділи (КП)-технологічні підрозділи (ТП), до складу яких входять підрозділи технологів, металургів та ін. -- підрозділ матеріально-технічного забезпечення (ПМТЗ) - підрозділ матеріального нормування (ПМН) - підрозділ праці та заробітної плати (ППЗ) - планово-економічний підрозділ (ПЕП).

Кожний підрозділ надає в ОЛ письмовий висновок щодо можливості та вартості виконання цього замовлення.

Якщо при надходженні ОЛ до Дирекції з маркетингу виявлено, що один із технологічних підрозділів надав висновки про технічну неможливість виготовлення продукції, то цей підрозділ надсилає письмову пропозицію до директора з маркетингу про доцільність укладення контракту. У разі необхідності директор з маркетингу вносить пропозиції щодо організації технічної наради у головного інженера ВАТ за участю зацікавлених служб. За результатами наради оформлюється протокол, де виноситься рішення про заключне прийняття або неприйняття замовлення. Відповідальний виконавець повідомляє письмово про прийняте рішення замовнику.

Укладення контракту

Після отримання ОЛ з позитивними висновками всіх підрозділів і вартістю продукції ВВЗ готує проект контракту згідно із законодавством України та типовими формами контрактів. Проект контракту погоджується з керівниками визначених служб ВАТ (юридичної, фінансової, економічної, збуту, митного оформлення та ін.), які вносять у разі необхідності зауваження і візують його за допомогою листа погодження. Після цього проект контракту надходить до директора з маркетингу і керівництва ВАТ. Наступним етапом є відправлення контракту закордонному Замовникові та погодження всіх пунктів з ним, яке може відбуватися у вигляді нарад та зустрічей із Замовником, листування, обміну електронними та факсимільними повідомленнями.

Процедура погодження закінчується підписанням контракту з обох сторін.