Теорія економічного аналізу - Купалова Г.І. - 5.3. Класифікація інформації

Залежно від поставлених мети і завдань впливу на об'єкт управління, інформація поділяється на різні види і класифікується за такими ознаками, як:

– функціональне призначення;

– змінність;

– причетність до об'єкта управління;

– предмет дослідження;

– періодичність надходження;

– ступінь обробки;

– об'єкт вивчення;

– стадія використання;

– спосіб зображення;

– форма подання;

– носії інформації;

– важливість;

– насиченість;

– корисність;

– причетність до процесу обробки;

– обсяг відомостей, необхідних для управління економікою;

– режим доступу (табл. 5.1).

Таблиця 5.1. Класифікація інформації для економічного аналізу

За функціональним призначенням інформація може бути:

– планова (матеріали різноманітних планів, кошторисів, планових завдань, прогнозів, програм);

– нормативно-правова (норми виробітку, нормативи матеріальних і фінансових витрат, затрат робочого часу, а також відомості про право, його систему, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушення тощо);

– облікова (дані обліку господарських операцій);

– звітна (дані фінансової і статистичної звітності);

– адміністративна (дані про явища і процеси економічної, соціальної, культурної та інших сфер життя, які збираються, використовуються, поширюються і зберігаються державними органами влади та органів місцевого і регіонального самоврядування);

– масова – це публічно поширювана друкована та аудіовізуальна інформація;

– інформація про діяльність державних органів влади та органів місцевого і регіонального самоврядування – офіційна документована інформація, яка створюється у процесі

поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування (законодавчі акти, підзаконні нормативні акти тощо);

– інформація про особу – сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про особу (освіта, сімейний стан, релігійність, адреса, дата і місце народження тощо);

– інформація довідково-енциклопедичного характеру – систематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне, державне життя, навколишнє природне середовище (матеріали енциклопедій, довідників, словників, оголошень, путівників та ін.);

– соціологічна – це документовані або публічно оголошені відомості про ставлення окремих громадян і соціальних груп до суспільних подій та явищ, процесів, фактів (результати соціологічних опитувань, спостережень).

За змінністю економічні відомості в банку даних підприємства зазвичай поділяються на два найважливіших класи: постійні (умовно-постійні) і змінні. Постійними (умовно-постійними) величинами, або константами, вважаються величини, які не змінюються протягом якогось періоду часу (місяця, кварталу, року тощо). Отже, ці величини у процесі дослідження та аналізу зберігають те саме значення. До них належать: різні норми, нормативи, ставки оподаткування, ціни, розцінки за виконані роботи, потужності підприємства з окремими видами робіт, характеристики матеріалів, продукції та обладнання тощо.

Постійні дані використовуються багаторазово і обновляються періодично. Вони слугують основою для проведення розрахунків, аналізу, планування і прогнозування, а також для контролю різних перемінних показників. Так, відпуск і контроль за використанням матеріалів за цехами підприємства здійснюються згідно з установленою нормою витрат матеріалів у розрахунку на один виріб. На основі цих самих норм створюються складські запаси, робиться калькуляція собівартості продукції, складаються плани заготівлі і придбання сировини, матеріалів та їх витрат на коротко- та довгостроковий період.

Змінні дані – це величини, які у процесі їх вивчення набувають різних значень. Вони не мають однієї й тієї ж чисельної визначеності, але кожне з них характеризує певний бік процесу чи явища: випуск продукції за цехами чи підприємством у цілому на конкретну дату, надходження сировини і матеріалів від постачальників на склад підприємства, відправка готової продукції споживачам, обсяги незавершеного виробництва за датами спостереження тощо.

Змінні дані використовуються для оперативного планування та управління. Після обробки і розрахунків вони здебільшого вилучаються з ділової документації і пам'яті ЕОМ, оскільки малоймовірно повторення ситуації, за якої вони можуть бути корисними.

Залежно від причетності до об'єкта управління інформація поділяється на внутрішню і зовнішню, вхідну і вихідну. Внутрішня інформація – це інформація, яка утворюється на самому підприємстві. До неї входять відомості про підприємство, зокрема фактичні дані про фінансовий стан, бізнес-плани і стратегії підприємства. Внутрішня інформація відображається у статистичному, бухгалтерському обліку і звітності, планових, нормативних документах, розроблених на підприємстві.

Зовнішня інформація – це інформація, яка надходить з-за меж підприємства. Наприклад, вона може містити дані за видами економічної діяльності, регіону, країни тощо, а також представляти дані, які характеризують зміну зовнішнього середовища функціонування підприємства. До такої інформації належать ставка оподаткування прибутку підприємства, норма амортизації тощо. Її можна взяти в опублікованих інформаційних виданнях, зокрема у статистичних збірниках, інформаційних бюлетенях, журналах, газетах, на конференціях, ділових зустрічах, з нормативно-правових документів тощо.

Вхідна інформація – інформація, яка надходить на об'єкт управління (курси валют, індекс інфляції та ін.), і, навпаки, вихідна інформація – надходить від об'єкта управління (вивільнення працівників, використання бюджетних коштів, звітні дані).

За предметом дослідження інформація поділяється на основну і допоміжну.

Основна інформація – інформація, без якої неможливо зробити економічний аналіз тих чи інших аспектів господарської діяльності. Так, для вивчення рівня використання кадрів на підприємстві необхідні дані про обсяги виробленої продукції, затрати часу, прибуток, витрати на оплату праці і соціальні потреби, норми виробітку, професійно-кваліфікаційний рівень працівників тощо.

Допоміжна інформація – інформація, яка потрібна для детальнішої, повнішої характеристики предмета, що вивчається. Наприклад, аналізуючи продуктивність праці, доцільно також вивчити її організацію, санітарно-гігієнічні умови, стан техніки безпеки на підприємстві тощо.

Така ознака, як періодичність надходження зумовлює розподіл інформації на регулярну та епізодичну (нерегулярну). Регулярна – це інформація, яка надходить постійно, через визначені проміжки часу. Прикладом такої інформації є дані виробничо-фінансових планів, бухгалтерського обліку, звітності.

Епізодична, або нерегулярна інформація – така, що має непостійний, можливо, й одноразовий характер або збирається і подається від випадку до випадку. До такого виду інформації належать результати окремих соціологічних, вибіркових обстежень, дані фотографії і хронометражу робочого часу тощо.

За ступенем обробки інформацію поділяють на первинну, проміжну і результативну. Первинна інформація – це інформація, отримана в результаті безпосередніх спостережень, досліджень (монографічних, соціологічних, експериментальних), вивчення передового досвіду роботи, і не піддавалася суттєвій обробці. Наприклад, кількість працівників, вартість виробленої продукції та основних засобів.

Проміжна інформація – інформація, яка зазнала відповідної обробки (зведення, групування, усереднення тощо). Вона вже є продуктом статистико-аналітичної переробки первинної інформації. Наприклад, продуктивність праці, "озброєність" праці основними засобами, віддача та ємність, рентабельність основних засобів тощо. Вторинна інформація здебільшого міститься у звітних, планових документах, аналітичних записках та ін.

Результативна інформація – інформація, отримана на завершальній стадії обробки, аналізу, дослідження, наприклад інформація про виявлені в результаті проведеного економічного аналізу резерви підвищення рівня рентабельності підприємства.

Раціоналізація інформаційних служб сприяє скороченню потоків первинної та підвищенню частки попередньо і ретельно оброблюваної виробничої інформації. Нині у загальному обсязі інформації і документації найбільша частка припадає на первинну.

За об'єктом вивчення виділяють загальну інформацію та часткову. Загальна інформація характеризує темпи і пропорції розвитку економіки в цілому, а часткова – тільки за окремими її складовими, наприклад за видами економічної діяльності: сільське господарство, мисливство та лісове господарство, промисловість; будівництво; оптова й роздрібна торгівля; фінансова діяльність; державне управління; освіта; охорона здоров'я та соціальна допомога тощо. Часткова інформація на рівні підприємства може поділятися за видами виробничої діяльності.

З урахуванням стадії використання інформація поділяється на кінцеву і проміжну. Кінцевою є така інформація, яка виходить за межі інформаційної системи, а проміжною – інформація, що обертається всередині неї, тобто там, де виникає.

Залежно від способу зображення інформація може бути подана у такому вигляді:

– текстова – текстовий матеріал (цифровий, буквений – розрахунковий, описовий);

– цифрова – інформація, відображена в числах за допомогою арабських або римських цифр (наприклад, розрахунок продуктивності праці);

– алфавітна – інформація, подана в порядку букв, прийнятих в азбуці, тобто за алфавітом, наприклад перелік прізвищ працівників за алфавітом;

– алфавітно-цифрова – інформація, що поєднує водночас алфавітну і цифрову, наприклад той самий перелік прізвищ працівників за алфавітом та порядковим номером або прізвища із зазначенням персонального ідентифікаційного коду;

– графічна – виражена у формі графіків (діаграми, графіки, схеми, картограми, креслення та ін.);

– таблична – дані містяться в таблицях, які можуть бути простими, груповими і комбінованими;

– за допомогою мультимедиа – з використанням сучасних інформаційних комп'ютерних технологій.

За формою подання інформація поділяється на письмову та усну. Письмова – це інформація, подана у письмовій формі (дані звітності, планів, нормативів). Усна інформація – донесена в усній формі, тобто озвучена (виступи, вказівки, доручення).

За ознакою носіїв інформації інформація поділяється на немашинну (позамашинну) і машинну. Немашинна (по зама-шинна) інформація – це інформація, яка подається в усній і документальній формах (сигнали, телефонні повідомлення, документи), представлених у такому вигляді, який не потребує застосування засобів обчислювальної техніки. Здебільшого усний характер має управлінська, роз'яснювальна інформація на низових ланках управління, що міститься в розпорядженнях, вказівках, консультаціях, виступах, доповідях, повідомленнях та ін.

Документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві.

У XIX ст. завдяки винаходу нових способів і засобів документування (фото-, кіно-, аудиодокументування та ін.) широкого розповсюдження набули нові різноманітні носії документованої інформації. Насамперед слід вказати на появу машинних носіїв і відповідно машинної інформації.

Машинна інформація – це інформація, яка зберігається на машинних носіях інформації (перфокарта, перфострічка, магнітні стрічки, диски, карти та ін.). Виникнення її супроводжувалося розвитком сучасних наукових інформаційних технологій, які широко використовуються не тільки для зведення та обробки даних, а й для ведення бухгалтерського обліку, здійснення аудиту та економічного аналізу.

Виходячи з якісних характеристик носіїв інформації та способу документування, їх групують так:

– паперові (на папері);

– фотографічні (у вигляді фотоматеріалів, представлених гнучкими плівками, пластинками, папером, тканиною);

– носії механічного звукозапису;

– магнітні (магнітні стрічки, диски, карти та ін.);

– оптичні лазерні диски та інші перспективні носії інформації.

В інформаційному забезпеченні аналітичної роботи на підприємстві основну роль відіграють паперові, магнітні носії інформації, оптичні лазерні диски та інші перспективні носії інформації. Розглянемо їх дещо детальніше.

Папір з часу його винайдення (Китай, II ст. до P. X.) і донині залишається найважливішим і найпоширенішим матеріальним носієм інформації. Він виступає матеріальною основою для створення, використання і зберігання різних видів документів.

Технології виготовлення паперу постійно вдосконалюються, підвищується його якість. У кінці XX ст. з'явилися повідомлення про винайдення "електронного паперу", який є пластиковим листом, що має покриття у вигляді гнучких транзисторів і підключається до комп'ютера. На одному такому листі "електронного паперу" можна друкувати безліч документів, зберігаючи при цьому всі інші, які були створені раніше.

Магнітні носії інформації у вигляді сталевого дроту, сталевої катаної стрічки, а потім – магнітного диску почали використовуватися в XIX–XX ст. Проте вони були недосконалі. Так, у 1908 р. для здійснення 14-годинного магнітного запису доповідей на Міжнародному конгресі в Копенгагені було витрачено 2500 км, або майже 100 кг дроту.

Широке застосування магнітного запису почалося з 1920 р. після винайдення порошкової магнітної стрічки. Великим досягненням стало використання на початку 1960-х років магнітних дисків, насамперед у запам'ятовуючих пристроях ЕОМ, а також виготовлення в кінці 1970-х років мікрокасет розміром 50 х 33 х 8 мм, а в середині 1980-х років – пікокасет, які були втричі меншими, ніж мікрокасети.

Найбільш розповсюдженими нині є алюмінієві магнітні диски і гнучкі пластмасові магнітні диски. Алюмінієві магнітні диски – це жорсткі (вінчестерні) диски, які вбудовані в ЕОМ і призначені для постійного зберігання інформації, що використовується при роботі з комп'ютером (пакети прикладних програм, системне забезпечення тощо).

Гнучкі пластмасові магнітні диски (флоппі-диски, від англ. floppy – той, що вільно висить) виготовляються з гнучкого пластику і розміщуються по одному у спеціальних пластикових касетах, які називаються дискетами.

Пластикові карти – це пристрої для магнітного способу зберігання інформації й управління даними. Вони широко використовуються в банківських системах.

Технології і магнітні носії інформації постійно удосконалюються у напрямі збільшення щільності запису інформації на магнітних дисках при зменшенні їх розмірів і скороченні часу доступу до цієї інформації.

Оптичні (лазерні) диски – це пластикові чи алюмінієві диски, призначені для запису і відтворення інформації за допомогою лазерного променя. Вони почали використовуватися з 1982 p., коли фірми "Sony" і "Philips" вперше зробили оптичний запис звукових програм для побутових цілей на компакт-дисках, які стали позначатися абревіатурою CD (Compact Disc). У другій половині 1990 р. з'явилися нові, перспективні носії інформації – цифрові універсальні відеодиски DVD (Digital Versatile Disk) з великою ємністю (до 17 Гбайт). Оптичні (лазерні) диски вважаються нині найбільш надійними матеріальними носіями документованої інформації, записаної цифровим способом.

Незважаючи на це, сучасні носії інформації – від паперових до електронної пам'яті – можуть бути безнадійно втрачені внаслідок їх технічного і морального старіння, а також у випадку надзвичайних ситуацій – природних і техногенних (особливо ядерних) катастроф, збройних конфліктів тощо. На думку вчених, сучасні технології цифрового кодування дають змогу зберігати інформацію "практично вічно", але за умови їх періодичного перезапису (наприклад, компакт-дисків – через 20–25 років). Проте комп'ютерна техніка розвивається надзвичайно швидко, що часто призводить до невідповідності апаратури старого і нового покоління. Наприклад, коли американські архівісти вирішили ознайомитися з даними перепису населення 1960 p., які зберігалися на магнітних носіях, то виявилося, що цю інформацію можна було відтворити лише за допомогою двох комп'ютерів у всьому світі. Один із них знаходився у США, а другий – в Японії. Для збереження інформації в Бібліотеці конгресу США, зокрема, створено спеціальний підрозділ, де в робочому стані підтримуються всі пристрої для зчитування інформації із застарілих електронних носіїв.

Враховуючи вищеназвані та інші фактори, в розвинених країнах світу активно ведуться дослідження щодо створення ще компактніших носіїв інформації з використанням нанотехнологій, які працюють з атомами і молекулами. Щільність упаковки елементів, зібраних із атомів, в тисячі разів більша, ніж у сучасній мікроелектроніці. Завдяки цьому один компакт-диск, виготовлений за нанотехнологією, може замінити тисячі лазерних дисків.

Нині здійснюється пошук нового типу зберігання інформації – всередині живих організмів. Так, американські вчені вже розробили й апробували методику зберігання і зчитування даних за допомогою їх запису в геном бактерій, які дешеві й достатньо стабільні для забезпечення зберігання даних протягом тривалого часу. Цікаво, що вчені Тихоокеанської північно-західної національної дослідницької лабораторії (штат Вашингтон) переклали текст пісні "It's a Small World" в код, заснований на чотирьох "літерах" – основах ДНК. Потім вони створили штучні нитки ДНК, на які записали різні фрагменти тексту пісні. Далі цю ДНК укоренили в бактерії Escherichia coli (один із членів групи кишкових бактерій, індикатор забруднення) та Deinococcus radiodurans ("стійка до опромінення"). Останній вид бактерії відрізняється від інших видів своєю здатністю виживати у несприятливих умовах, бо може переносити високі температури, обезводнення, ультрафіолетове та іонізуюче випромінення в дозах, які на три порядки перевищують смертельні для людини дози. Бактерії виду Deinococcus radiodurans вважаються найбільш витривалими на нашій планеті. Записану інформацію можна вилучити з ДНК віддалених нащадків початкової клітини навіть через сотні поколінь. Хоч за нанотехнологіями майбутнє, вони ще вимагають глибоких досліджень з метою широкого впровадження в життя.

Працівники обліково-аналітичної служби щоденно мають справу з великою кількістю інформації, яка з'являється або на самому підприємстві, або надходить зовні. Вона має бути врахована та оброблена. Проте коли інформації надходить забагато, тоді її важко охопити. Тому акцентується увага тільки на найважливішій для використання її в оперативному управлінні, а решта – залишається не переробленою.

Важливість інформації – ознака, яка дає змогу здійснювати поділ інформації на суттєву і несуттєву. Суттєва інформація – інформація, відсутність якої може вплинути на рішення її користувачів. Відповідно несуттєва інформація не впливає на прийняття рішень.

Суттєвість інформації визначається відповідними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку та керівництвом підприємства. Вона може оцінюватися як кількісними, так і якісними показниками.

За ознакою насиченості інформація поділяється на недостатню, достатню та надлишкову. Недостатня інформація – це невелика за обсягом, неповна інформація, яка не задовольняє потребу в ній. Достатня інформація – інформація, яка задовольняє потребам, необхідним умовам, що висуваються до неї, і подана за потрібними параметрами: обсяг, повнота, глибина, якість тощо, а також у встановлений строк. Надлишкова інформація – інформація, представлена в більшому обсязі, ніж це потрібно, тобто в такій надмірній кількості, яка виходить за межі необхідного.

Залежно від корисності інформація поділяється на корисну і безкорисну. Корисна інформація – це інформація, придатна для дослідження, економічного аналізу, завдяки якій можуть прийматися обґрунтовані управлінські рішення.

Безкорисна інформація – інформація, що не сприяє проведенню економічного аналізу, навіть утруднює його та не відіграє помітної ролі у прийнятті управлінських рішень. Зазначена інформація здебільшого другорядна, надлишкова, непринципова для досягнення поставленої мети аналізу.

За обсягом відомостей, необхідних для управління економікою підприємств та об'єднань інформація поділяється на комплексну і тематичну. Комплексна інформація – це інформація, яка всебічно характеризує господарську діяльність підприємства (відомості про фінансовий стан). Тематична інформація – інформація, яка стосується певного аспекта діяльності суб'єктів господарювання (дані про чисельність працівників).

За причетністю до процесу обробки даних інформація поділяється на ту, що обробляється і ту, що не обробляється.

До інформації, що обробляється, належить інформація, яка піддається систематизації, зведенню і групуванню, аналізу, прогнозуванню тощо, в результаті чого зазнає певних змін.

Інформація, що не обробляється, навпаки, не проходить вказані вище процеси, і береться без зміни.

За режимом доступу інформація поділяється на відкриту та інформацію з обмеженим доступом. Відкрита інформація – це доступна для всіх інформація, а інформація з обмеженим доступом – це інформація, доступ до користування якою обмежений. Детальніше про ці види інформації викладено нижче, у розділах 6 і 7.