Логічна схема проекту формується у вигляді таблиці, яка дозволяє визначити чітку концепцію проекту, критерії та методи оцінки його компонентів, виявити зовнішні фактори, що впливають на його виконання. Таблицю будують з ціллю покращення власного розуміння проекту. Вона допомагає скласти остаточний проектний документ (заявку) і успішно реалізувати проект (табл. 5.2, рис. 5.5).
Логічна схема проекту повинна забезпечувати взаємозалежність та послідовність формулювання і визначення основних характеристик проекту між собою: мета проекту встановлює відповідні завдання, які разом з метою передбачають використання тих чи інших методів та обумовлюють етапи (кроки) виконання. Приклад логічної схеми проекту наведено в додатку Д
Таблиця 5.2. ЛОГІЧНА СХЕМА ПРОЕКТУ, [11, С. 45]
Компоненти проекту | Об'єктивні підстави | Зовнішні умови, фактори |
Опис проблеми Чому виникла необхідність виконання проекту? Чому вирішення даної проблеми є пріоритетним завданням? Мета 1.У чому полягає мета діяльності проекту? Як вона пов'язана з вирішенням поставленої проблеми? 2.Хто виграє у результаті реалізації мети? Як дії за проектом змінюють існуючу ситуацію? | Які джерела інформації, окрім джерел самого заявника, свідчать про існування і важливість рішення 1.Які методи використовуються для оцінки реальності мети? 2.Як перевіряючі організації/особи можуть переконатися, що виконання проекту буде дійсно сприяти досягненню мети? 3. Чи передбачає проект збір даних, які б вимірювали ступінь наближення до мети? Проблеми? | 1. Які події, умови, що знаходяться за контролем проекту, необхідні для того, щоб: - виконання завдань проекту сприяло досягненню поставленої мети; - досягнення запланованих результатів приводило до виконання завдань; - застосування зазначених у проекті методів гарантувало б отримання очікуваних результатів; - виділення необхідних ресурсів призводило до проведення заходів, використанню зазначених методів. 2. Які можливі перешкоди у кожному із цих "переходів"? |
Завдання/ Очікуванні результати 1.Якого конкретно ефекту потрібно досягти по закінченню виконання проекту? 2.Як виконання поставлених завдань наближує ситуацію до досягнення зазначених цілей? З.Які результати (вказати їхню характеристику і кількісний вимір) необхідно отримати для виконання поставлених завдань? | 1.Які факти, дані, або показники підтверджують, що проект виконав поставлені завдання? 2. Які є кількісні методи виміру результатів, що дозволяють перевіряючому оцінити степінь виконання робіт за проектом? 3. Чи передбачається за проектом збір даних, які дозволяють контролювати і коректувати хід виконання робіт? | |
Методи (заходи за проектом) Які методи (заходи) необхідно вжити виконавцям проекту для отримання зазначених результатів? | Чому використовуються саме такі методи? | |
Ресурси 1. Які ресурси (персонал, фахівці, послуги, товари тощо) необхідно залучити для здійснення заходів у проекті? Які джерела ресурсів (виконавець, підтримуючі організації, партнери, фонди, влада тощо) будуть для цього використовуватися? | 1. На якій основі плануються розмір зарплати, вартість обладнання, рівень витрат на транспорт та інші послуги? 2.Які показники дозволяють оцінити ефективність використання коштів? |
Рис. 5.5. Логіка планування, [16, с. 18]
Результатом планування фандрайзингової діяльності має стати робочий (календарний) план проекту, який буде чітко відображати часові рамки проекту. Робочий план представляється у вигляді таблиці подій (заходів) проекту із зазначенням послідовності, календарних строків їх виконання та відповідальних осіб (за вимогою) (табл. 5.3). Кожен захід окремо і весь комплекс заходів, що проводяться, повинні відповідати виконанню поставленої мети, сприяти вирішенню визначених проектом завдань.
Якісно складений робочий план допомагає рівномірно розподілити навантаження та обов'язки по проекту, реально оцінювати, відповідно до встановлених часових меж, виконання окремих заходів та контролювати вчасність реалізації проекту. Відповідно до заходів та календарних меж їх реалізації у таблиці плану зазначаються і суми коштів, необхідних для втілення заходів. Це полегшує донору можливість стежити за виконанням намічених завдань проекту, їх доцільності та відповідності бюджету.
Таблиця 5.3. РОБОЧИЙ ПЛАН ПРОЕКТУ
Перший метод має назву "Життєвий цикл проекту", або "Схема NAOMІЕ" (рис. 5.6, табл. 5.4).
Рис. 5.6. Схема NAOMIE
Таблиця 5.4. ЖИТТЄВИЙ ЦИКЛ ПРОЕКТУ ЗГІДНО СХЕМИ NAOMIE
Схема NAOMIE показує життєвий цикл проекту, що, як бачимо, співпадає з описаними вище етапами його реалізації - від оцінки потреб цільової групи та визначення проблеми; визначення мети проекту, як результату вирішення проблеми; визначення завдань та методів їх виконання до проведення моніторингу та оцінки реалізації проекту.
Донора цікавить, у першу чергу, трикутник NEA (під час аналізу проекту донором цей трикутник перевіряється найретельніше). По ньому можна відслідкувати кількісні та якісні показники переходу від проблеми, що визначають мету, до кінцевого результату реалізації програми, яка підтверджує, чи досягнуто поставлену мету, чи спостерігаються відхилення від очікуваного результату.
Інша методика, яка може застосовуватися окремо або після аналізу схеми NAOMIE, дозволяє здійснити попередню оцінку завдань з позиції критеріїв SMART-оцінки, або з позиції "розумного проекту" (smart - у перекладі з англ. - розумний) і базується на використанні п'яти критеріїв (рис. 5.7).
За даною методикою, всі завдання, які не відповідають вказаним критеріям, доопрацьовуються або відхиляються.
Іншою методикою є оцінка проекту за критеріями QQTL [65], за якою проект оцінюється за критеріями: кількість (quantity), якість (quality), час (time), місце (location).
Досить часто для оцінки застосовують спосіб декларування, який вимагає відповіді на запитання: що, хто, до якого часу, скільки? [65].
Для аналізу планування фандрайзингової кампанії доцільно застосовувати наступні методологічні інструменти: SWOT-аналіз (визначає вплив факторів зовнішнього середовища та співвідношення між виявленими можливостями та загрозами макросередовища із сильними та слабкими сторонами організації); PEST-аналіз (дозволяє врахувати політичні, економічні, соціальні та технологічні фактори макросередовища); метод 8ТБР-аналізу, що розглядає зовнішнє середовище організації з точки зору суспільних, технологічних, економічних та політичних проблем та перспектив, а також "дерево проблем", аналіз культури організації тощо.
Рис. 5.7. Матриця критеріїв SMART- оцінки проектів (критерії формулювання завдань проекту)
До загальних рекомендацій щодо написання заявки по проекту можна віднести [36, с. 9]:
1. Проект необхідно писати чітко та ясно, використовуючи слова, які означають завершеність (підготувати, розподілити, зменшити, збільшити, організувати, виробити); перевіряти власний проект за схемою NAOMIE, критеріями SMART, QQTL, за допомогою способу декларування; уникати жаргонних слів, побутових висловів та вузькоспеціалізованих термінів професійного спрямування; перевіряти орфографію; дотримуватись впевненого та сміливого тону; думки висловлювати коротко, конкретно, цікаво та "від душі" без використання шаблонів.
2. Рекомендований приблизний обсяг окремих розділів заявки: презентація організації - до 1 стор.; формулювання проблеми - до 1 стор.; мета проекту - до 1 абзацу; завдання проекту - від 0,5 до 1 стор.; робочий план проекту - до 1 стор.; методи виконання проекту - до 1 стор.; бюджет - до 2 стор.; додаткові дані - до 10 стор.
1. Вироблення стратегії фандрайзингу
2. Пошук джерел коштів, їх визначення, визначення їх потенціалу
3. Основні складові спонсорського пакету
4. Звернення до донора
Тема 7. Бюджет та результат діяльності фандрайзингу
1. Особливості складання бюджету проекту. Види звітності
Основні розділи бюджету проекту
1. Розділ "Оплата праці": заробітна плата й гонорари
2. Розділ "Основні прямі витрати"