Інформаційні технології та моделювання бізнес-процесів - Томашевський О.М. - 7.2. Електронний документообіг

Інформація, що циркулює в системі управління, об'єднується в групи за змістом та фіксується на конкретному матеріальному носії. Таке об'єднання носить назву документування, а сам носій інформації відповідно визначається як документ.

Документообіг - процес проходження документів усередині системи управління, від джерела їх формування до використання

Система документообігу повинна надавати можливість підготовки документів, а також вхідного і вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів та перетворення форматів. Документ є головним засобом подання даних для юридичного оформлених відомостей про об'єкт управління. Документи становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління.

Документи можуть поділятись на:

o документи загального призначення (управління) - накази, інструкції, циркулярні листи, розпорядження;

o специфічні для діяльності об'єкта, які можуть бути вхідними, вихідними та внутрішніми.

Уніфікована система первинної документації (УСД) представляє собою комплекс взаємопов'язаних форм документів і процесів документування даних і документообігу, які відповідають єдиним правилам та вимогам і є засобом реалізації інформаційних процесів для документованого обміну даними при управлінні народним господарством.

На даний час на Україні уніфікована система документації включає 16 уніфікованих підсистем з 4500 уніфікованих форм документів (планової, звітно-статистичної, первинно-облікової, організаційно-розпорядчої, розрахунково-грошової та ін.).

В наш час відбувається докорінна зміна самої технології документування і документообігу завдяки застосуванню нових комп'ютерних технологій, що базуються на використанні спільної інформаційної бази, створенні АРМ, використанні мережевих технологій обміну даними.

Первинні документи заносять в пам'ять комп'ютера вручну (за допомогою клавіатури) або автоматично з деякого носія даних (жорсткий або гнучкий диск, флеш-пам'ять, комп'ютерна мережа) й одночасно можуть розміщувати в інформаційному фонді бази даних. Документ зберігається в базі даних в електронній формі й за необхідності може бути роздрукований.

Занесення первинних даних в електронний документ має здійснюватися з максимальним використанням даних, що зберігаються в інформаційному фонді. Бази даних автоматично підключаються в момент заповнення конкретної графи документа. Автоматизація документування практично знімає проблему можливої невідповідності даних первинних документів і введеної в ПК інформації. Кодування реквізитів-ознак здійснюється автоматизовано з використанням даних класифікаторів.

Сучасні інформаційні системи оперують даними двох видів - структурованими (з баз даних) і неструктурованими (електронні документи). Відсоткове співвідношення між цими видами інформації характеризує рівень автоматизації документообігу на підприємстві.

У Законі України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22.05.03 р. дано визначення поняттям електронного документу та регламентовано основні засади електронного документообігу.

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язком реквізити

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений у візуальну форму (на екран чи на паперовий носій). Юридична сила електронного документу не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Відповідно, електронний документообіг - це сукупність процесів створення, обробки, надсилання, передачі, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

o інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

o має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

o повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Термін зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від терміну, встановленого законодавством для відповідних документів в паперовому представленні.

На багатьох підприємствах функції організації всіх внутрішніх і зовнішніх інформаційних потоків формально зараховують до посадових обов'язків керівників чи їх заступників, які очевидно не завжди досконало володіють засобами інформаційних технологій. В цьому випадку потрібні спеціалісти-аналітики, системні адміністратори, оскільки організація інформаційної діяльності в сфері управління має інтегрований характер і широкі міжпредметні зв'язки з кібернетикою, інформатикою, економікою, соціологією, психологією та іншими науками.