Основи інформаційно-аналітичної діяльності - Захарова І.В. - МОДУЛЬ 2. ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНА ДІЯЛЬНІСТЬ: ПРАКТИЧНІ АСПЕКТИ РЕАЛІЗАЦІЇ У СФЕРІ УПРАВЛІННЯ

2.1. Зміст інформаційно-аналітичної діяльності: загальні поняття та визначення

Існує багато визначень поняття "інформаційно-аналітичної діяльності". Поширеними є такі, що спрямовані на сферу управління. Фахівці розглядають інформаційно-аналітичну діяльність як процес у сфері управління, що являє собою процес пошуку, збору, переробки та подання інформації у формі, придатній для її використання; як інформаційно-аналітичну роботу у двох аспектах - інформаційну роботу та аналітичну роботу; як системне отримання, аналіз та накопичення інформації з елементами прогнозування з питань, що стосуються діяльності установи (Кулицький С.П. [41], Кузнєцов І.М. [40], Степанов Є.А. та Корнєєв І.К [38], Конотопов П.Ю., Курносов Ю.В. [36] та інші).

Так, І.М. Кузнєцов у своєму підручнику "Информация: поиск, анализ, защита: Учебник по информационно-аналитической работе" [17, С. 17-18] розглядає інформаційно-аналітичну діяльність у двох аспектах, тобто розгалужує на інформаційну та аналітичну роботу (див. рис. 6).

До засобів інформаційної роботи автор відносить "сукупність документальних, технічних та інших пристроїв, призначених для накопичування, оброблення, систематизації, зберігання і видачі інформації" [40, С.17].

Засобами аналітичної роботи І.М. Кузнєцов вважає закони і методи розумової діяльності, а також інші технічні засоби, на основі і за допомогою яких здійснюється обробка фактичних даних з більш високою якістю [40].

Рис. 6. Складові ІАД

Таким чином, технологія аналітичної роботи передбачає одержання нового знання (вивідної інформації), яке забезпечує складний процес дослідження.

Враховуючи різні підходи до визначення інформаційно-аналітичної діяльності по відношенню до будь-якої управлінської сфери, сформовано наступне узагальнене визначення: інформаційно-аналітична діяльність - це сукупність інформаційних процесів (збір, пошук, переробка інформації), необхідних для якісного та ефективного процесу управління.

Збір, обробка, використання та передача інформації є невід'ємним елементом успішної діяльності як підприємницької, так і будь-якої іншої. Будь-яке підприємство функціонує в системі ринкових відносин, причому характер цих відносин виходить за межі контактів з покупцями, постачальниками, торговими посередниками тощо. На діяльність підприємства впливають також науково-технічні, політичні, економічні та інші фактори. Тобто, результати діяльності підприємства визначаються тим, наскільки підприємство інформаційно забезпечено щодо впливу цих факторів.

На думку фахівців, прогрес людства у сфері інформаційної діяльності проявився у скороченні часу на передачу, обробку повідомлень і підготовку інформації для прийняття управлінських рішень; прогрес людства нерозривно пов'язаний з інтенсифікацією інформаційних процесів. Оскільки інформаційна діяльність, яка проявлялася у зниженні вартості обробки та передачі повідомлень, створювала умови для кращої організації матеріального виробництва та життєдіяльності суспільства в цілому [41].

Поняття "інформаційно-аналітична робота" розглядається як складова інформаційно-аналітичної діяльності. Під час проведення ІАД виділяють два рівні (або напрями) інформаційно-аналітичної роботи (ІАР):

1) інформаційний рівень, що полягає в пошуку, збиранні, зберігання, поширенні інформації;

2) аналітичний рівень, що полягає в узагальненні, класифікації інформації, її аналізі і перетворенні, розробці висновків, пропозицій, рекомендацій і прогнозів.

З позицій прийняття рішень розрізняють оперативний, тактичний, стратегічний рівні ІАР. Основними формами ІАР є: 1) моніторинг, що включає інформаційні зведення та огляди; 2) аналіз ефективності прийняття рішень; 3) дослідження актуальних проблем (інформаційні розробки, оперативні дослідження, аналітичні дослідження).

Основні принципи та методологічні аспекти інформаційно-аналітичної роботи: 1) формування мети досліджень; 2) створення понятійного апарату; 3) забезпечення достатньої інформованості; 4) розкриття значення фактів; 5) встановлення причин та наслідків; 6) врахування історичного розвитку та національного характеру; 7) визначення тенденцій розвитку; 8) забезпечення високого рівня достовірності; 9) формування висновків та рекомендацій; 10) наявність зворотного зв'язку.

Основні принципи аналітичної роботи:

1) цілеспрямованість - орієнтація аналітичної діяльності на досягнення конкретних цілей для вирішення певних завдань, як результатів практичної діяльності;

2) актуальність - аналітична діяльність повинна відповідати потребам практики, мати високій ступінь важливості на даний момент, в даній ситуації, для вирішення конкретної проблеми;

3) активність - проведення ІАД і видача її результатів незалежно від конкретних запитів користувачів з елементами прогнозування;

4) достовірність - врахування достовірності вихідних даних аналізу, точності кількісних даних, що використовуються, ступеня об'єктивності та обґрунтованості висновків, оцінок, пропозицій;

5) повнота - використання всієї наявної інформації, що має відношення до вирішення поставлених завдань;

6) альтернативність - наявність у кожного працівника аналітичного підрозділу можливості вільно висказати свою незалежну думку щодо результатів проведеного дослідження та довести її до вищого керівництва;

7) обґрунтованість - отримання аргументованих результатів аналітичної роботи на підставі сучасних досягнень науки, ефективних інформаційно-аналітичних технологій тощо;

8) системність - комплексний аналіз проблем з урахуванням їх місця, ролі та взаємозв'язків в загальній структурі забезпечення діяльності установи;

9) своєчасність - отримання та видача результатів ІАД в потрібні терміни, у зручній формі та вигляді, що придатна для користування;

10) ініціативність - визначення та опис проблем, формування завдань і способів їх рішення ( в т.ч., що виходять за межі традиційних уявлень);

11) об'єктивність - відсутність тенденційності, неупереджене відношення аналітика до дослідження та його результатів;

12) неперервність - організація постійно діючого інформаційно-аналітичного моніторингу обставин, своєчасне відображення основних змін в ситуації, що досліджується;

13) гнучкість - можливість швидкої адаптації до змін суспільно політичних обставин без модифікації структури методів і засобів реалізації аналітичної роботи.

Методологія аналітичних досліджень - це сукупність принципів, методів, способів та підходів до організації та проведення досліджень: принципи - вироблені наукою та практикою, сформульовані у концентрованому вигляді найбільш важливі ідеї, установки; метод - сукупність прийомів та способів пізнання; прийом - окрема дія для досягнення мети дослідження; спосіб - система дій, що застосовуються при виконання певного дослідження; процедура - встановлений порядок виконання прийомів та способів дослідження; методика - послідовність конкретних процедур, реалізація яких забезпечує досягнення мети досліджень; технологія (техніка) аналітичного дослідження - сукупність прийомів та способів, які входять до складу процедур

Засоби ІАР - сукупність інтелектуальних та технічних засобів, що забезпечують виконання поставної мети.

Інтелектуальні засоби ІАР включають: відомості - характеристики властивостей об'єкту, що спостерігається або досліджується, представлені у доступній формі для людини; дані - факти або відомості, представлені у формалізованому вигляді, що забезпечує можливість їх зберігання, обробки та передачі; повідомлення - форма подачі інформації - сукупність логічно пов'язаних відомостей, що представляють для споживача єдине ціле.

Технічні засоби ІАР включають: інформаційні картки, каталоги, щоденники, інформаційні та інформаційно-аналітичні системи, системи інформаційного обслуговування, системи штучного інтелекту, експертні системи, АРМ аналітиків тощо.

Інформаційно-логічна система - система, що здатна вирішувати не лише пошук інформації, яка є у наявності, а й отримання інформації шляхом використання правил логічного висновку та умовиводів. Системи штучного інтелекту - автоматизовані системи, що моделюють інтелектуальну діяльність людини: лінгвістичні, процесори, навчаючи системи, експертні системи, Сі ДІР.

Фахівці називають основними професійними рисами керівника "аналітичність мислення, здатність до прогнозування ситуацій і результатів діяльності" [47, С. 94]; "здатність відбирати, систематизувати, аналізувати та узагальнювати інформацію" [9, С. 331]; "здатність розкласти проблему на складові частини, визначити і чітко сформулювати головні в даний період діяльності системи, визначити значущість кожного із змінних факторів, умов, проміжних результатів і таким чином здійснити комбінацію складових елементів з метою прийняття рішення з даної проблеми; здатність до дослідження протиріч у спостережуваних фактах, співставлення різних явищ і до виявлення характеру зв'язку між цими явищами" [88, С. 12].

Серед п'яти ключових компетенцій менеджера виділяють: інформаційну компетенцію (здатність побудови ефективної системи інформаційних ресурсів, необхідної для формування інформаційно-правової основи прийняття управлінських рішень; здатність визначення затребування певного інформаційного ресурсу в межах оперативного та стратегічного управління організацією) та аналітичну компетенцію (здатність обумовленої оцінки ефективності запропонованої для використання системи інформаційних ресурсів; здатність об'єктивної оцінки позитивних та негативних аспектів кожного компоненту системи інформаційних ресурсів; здатність здійснення оперативної аналітичної оцінки інформаційних потоків, отриманих від кожного компоненту інформаційної системи; уміння оперативно й ефективно здійснювати аналітичне співставлення інформаційних потоків, що виходять від кожного компонента системи інформаційних ресурсів; здатність формулювання на основі отриманої інформації комплексних аналітичних висновків; здатність інтерпретувати, систематизувати, критично оцінювати і використовувати отриману інформацію в контексті вирішуваного управлінського завдання або проблеми) [82, С. 2].

Для менеджера-аналітика важливими є процеси одержання, накопичування, обробки і передавання інформації, оскільки:

o інформаційно-аналітична діяльність дозволяє зібрати дані в цілісну картину про те, що відбувається, й спрогнозувати на перспективу дії різних факторів, структур, груп інтересів [60, С. 7];

o аналітична діяльність забезпечує інформацією всі етапи управлінського циклу, підготовку, прийняття управлінських рішень і контроль за їх реалізацією [69, С. 27];

o інформаційно-аналітична робота забезпечує стадії визначення проблем системи управління та їх аналіз; підготовку та прийняття управлінського рішення; контроль за його виконанням та оцінку його ефективності [64, С. 7].

Таким чином, інформаційно-аналітична робота виявляється важливою складовою праці управлінського персоналу, є передумовою прийняття ефективних управлінських рішень.