Історичне краєзнавство - Уривалкін О.М. - 2. АРХІВНИЙ ФОНД ТА ПРАЦЯ В АРХІВІ

Архівний фонд - це комплекс матеріалів, сукупність документів державного, політичного, наукового, народно-господарського або культурного призначення, що утворився внаслідок діяльності різних установ, організацій і окремих осіб. Після терміну зберігання документів у поточних архівних установах та організаціях ці документи передаються до фондів архівів на зберігання. Існує положення про те, скільки років потрібно зберігати документи в поточних архівах. Матеріали Верховної Ради, Кабінету Міністрів, Адміністрації Президента перебувають у поточних архівах 15 років; в установах обласного рівня - 10 років; у містах та райцентрах - 5 років; кіно-, фото -, аудіо-, відео-, документи - не більше 5 років; в ЗАГСах документи зберігаються 75 років.

Матеріали державного архівного фонду України зосереджені в архівних установах, мережа яких побудована відповідно до структури адміністративно-територіального поділу (Центральні - обласні - міські - районні філіали). Є ще закриті для дослідників відомчі архіви (архів міністерства закордонних справ України, архів служби безпеки, внутрішніх справ та ін.). Серед державних архівів є Центральний державний історичний архів у Києві (найбільше фондів з історії), Центральний державний історичний архів у Львові, Центральний державний архів вищих органів влади та управління України, Центральний державний архів громадських об'єднань тощо. Слід пам'ятати, що довгий час Україна входила до складу Росії та Радянського Союзу, а тому в центральних архівах нинішньої Росії зберігається багато матеріалів з історії нашої держави: в Центральному державному архіві давніх актів в Москві, Центральному державному історичному архіві Росії в Санкт-Петербурзі, Центральному державному військовому архіві. Фонди з історії України знаходяться також в архіві Міністерства Закордонних Справ, рукописному відділі Національної бібліотеки Росії у Москві та Національній бібліотеці Росії ім.М.Сал- тикова-Щедріна у Санкт-Петербурзі та інших організаціях. Але для історика-краєзнавця мають цінність в першу чергу міськрайонні архіви, потім обласні, а в останню чергу - центральні архіви.

Фонди обласних і міськрайонних архівів України поділяються на дореволюційні фонди і післяреволюційні фонди. Останні поповнюються за рахунок документації діючих установ. Дореволюційні фонди - це фонди губернаторів, губернських правлінь, статистичних комітетів, різного роду казенних і контрольних палат, кримінальних і цивільних

судів, місцевих жандармських управлінь, земств, міських дум та ін. У фондах радянського періоду знаходяться документи обласних, міських, сільських органів управління, судові документи. Після 1991 р. партійні архіви поповнили фонди обласних державних архівів.

З метою сприяння використанню документів у науковій роботі архіви проводять публікацію матеріалів, які зберігаються в них, у вигляді тематичних серійних видань та окремих зібрань. Ці видання готуються спільно центральними та місцевими архівами за участю наукових закладів. В публікаціях використовуються фонди центральних та обласних архівохранилищ. Видання документальних матеріалів здійснюється архівами на основі єдиних принципів і прийомів. Вони передбачають такі типи видань:

- наукові;

- науково-популярні;

- навчальні.

Науково-популярні видання призначені для розповсюдження історичних знань та використання документів в агітаційно-пропагандистських цілях. Видання навчального типу - це переважно хрестоматії з історії краю, в яких документальні матеріали призначені для більш глибокого вивчення та засвоєння навчального матеріалу краєзнавчого характеру.

Перша відома на Русі бібліотека, точніше - книгосховище, про яке згадує літопис 1037 р., була заснована в Києві при Софійському соборі князем Ярославом Мудрим. На думку дослідників, бібліотека налічувала 950 томів. В усі часи були люди, які крали не лише майно, але й книги. Проти них застосовували різні способи боротьби. Колись у бібліотеках Західної Європи найцінніші книги приковували ланцюгами. Та одним з найцікавіших був засіб, який практикувався в Україні. На полях книги чи на початку писалося міцне закляття або лайка до того, хто захотів би вкрасти книжку. Ось зразки таких записів: "Хто хотів би цю книжку віддалити з цього місця, той буде мати зі мною справу перед Божим Судом", "Хай ця книжка перебуває в цій церкві вічно, а хто її візьме, хай буде проклятий, хай буде засуджений на невгасимий вогонь і хай точить його невсипучий черв'як". На одному руко- писі XVIII ст. (написаному між 1760-1800) стояв навіть такий двовірш: "Хто би мав сю книгу вкрасти, тому сім літ свині пасти".

У збірниках документи розташовуються в хронологічному порядку або систематизуються в тематичні розділи. До кожного документа даються необхідні коментарі та довідкові відомості.

Вибираючи тему краєзнавчого дослідження, перш ніж розпочати архівні дослідження (вишукування), необхідно з'ясувати, які з документів, що стосуються цієї теми, вже опубліковані в тих чи інших збірниках.

Будь-якому історико-краєзнавчому дослідженню передує ретельне вивчення загальної й особливо місцевої літератури з вибраної теми. Необхідно з'ясувати, які документи вже використовувалися попередниками і які нові документи можна залучити для її розробки. Більш детальні дані містять довідники центральних та більшість обласних архівів. Всі вони побудовані за єдиним планом. Спочатку дається короткий нарис історії певного архіву, потім розміщені анотації до найважливіших фондів, згруповані згідно з їхньою відомчою належністю або функцією закладів-фондоутворювачів. Інші другорядні фонди перераховуються в переліку - списку з короткою узагальненою анотацією. В кожній анотації вказується номер фонду, кількість одиниць зберігання, коротка довідка з історії закладу. Потім подається коротка характеристика матеріалів фонду або за окремими питаннями, або за формальними ознаками (журнали, накази тощо). В кінці анотації наводяться основні видання з історії закладу-фондоутворювача та публікації його матеріалів.

Є певні правила користування архівами, неухильно виконувати їх зобов'язаний кожен дослідник. Дозвіл на заняття в архіві дається його директором на основі листа закладу чи організації, в якому вказується тема та мета роботи в архіві. Згідно з вимогами особі, яка працює в читальному залі, видається одночасно до 10 одиниць екземплярів на термін не більше місяця. У вимозі потрібно точно вказувати номер фонду, номер опису, номер одиниці зберігання та назву справи (Фонд 4. Опис 21. Справа 33. Аркуш 5; ф. оп. спр. арк.). При наявності подвійних номерів необхідно з'ясувати в архівіста, який із них є дійсним. Дослідник несе повну відповідальність за надані в його розпорядження матеріали.

При використанні матеріалів у пресі автори зобов'язані робити необхідні посилання на документи та представити один екземпляр своєї опублікованої праці (статті, брошури тощо) в архів.

Виписки із документів роблять в зошитах або на окремих лист- ках-картках. Записи в зошитах дають уяву про зміст справи в цілому, розкривають взаємозв'язок між документами. Але вони мають значний недолік, виключаючи можливість вільно компонувати їх відповідно до плану задуманого дослідження. Краще і зручніше роби

ти записи на окремих листках-картках, на яких робляться виписки з одного конкретного питання. В кожній виписці обов'язково точно вказується її джерело: архів, номер та найменування фонду, номер опису, номер справи, заголовок, числа (дати) початку і кінця справи, її листи, заголовок документа. Виписки із основних документів робляться у вигляді цитат, пропуски в записах позначаються трьома крапками. Помилково записані в тексті документа слова, розкриті скорочення беруться в квадратні дужки. Зміст менш важливих документів передається в короткому викладі, по можливості ближче до тексту, з включенням в лапки окремих фраз, взятих дослівно. В процесі роботи ще не можуть бути визначені всі деталі задуманого дослідження, ось чому архівні виписки робляться з деяким "запасом" надалі. Всі записи ретельно звіряються з оригіналом, щоб попередити помилки та неточності.

Архіви можуть виготовляти фотокопії та мікрофільми (24x36 мм), зняті з документів, які зберігаються в них.

Звернення до документальних матеріалів архівів сприяє конкретизації та поглибленню історичних знань, дає можливість придбати початкові навички самостійного дослідження, розширює загальний кругозір.

Вважається, що важливим показником обсягу архівних фондів країни є метраж архівних полиць. Так, наприклад, в одному з найстародавніших архівів світу - Центральному архіві Іспанії, в якому зберігаються документи ще з 834 р., загальна довжина полиць досягає 9,5 тис. метрів. В Національному архіві США в Вашингтоні - 470 км полиць. В Національному архіві Франції - 350 км. Державний публічний архів у Лондоні - 379 км. Значно менший архів Венеції - 68 км, Бельгії - 55 км, Угорщини - 33 км, Відня - 25 км. А ось державний, районні та місцеві архіви колишньої Чехословаччини мають 563 км полиць.

"Не у худій і невідомій землі володарювали, але в Руській, що відома і чутна є у всіх кінцях землі..."

Митрополит Київський Іларіон ("Слово про закон і благодать", XI ст.)