Основи логістики - Дудар Т.Г. - 3. Логістичний цикл замовлення

Управління закупівельною діяльністю в найбільшій мірі оперує таким поняттям як "замовлення". Специфіка даного поняття полягає в тому, що воно об'єднує загалом різні інтереси продавця і покупця і сприяє їх реалізації. І, що характерно, основна робота із забезпечення

замовлення здійснюється продавцем (постачальником), в той час, як покупець (споживач) лише генерує замовлення і отримуючи замовлений товар здійснює частковий контроль за дотриманням вимог замовлення.

Процес придбання матеріалів включає ряд логічно взаємозв'язаних видів робіт. Виділяються наступні стадії процесу придбання матеріалів

1) складання заявок;

2) аналіз заявок;

3) вибір постачальників;

4) розміщення замовлень;

5) контроль за виконанням замовлень;

6) завершення процесу придбання.

Складання заявок. Заявки на придбання матеріалів готуються відповідними співробітниками функціональних підрозділів підприємства. Вони містять інформацію про те, які види і яка кількість матеріалів потрібно підприємству, коли вони мають бути отримані і хто склав заявку. Заявки складаються так, щоб очікувані до вступу кількості матеріалів випереджали фактичні потреби в них.

Час між розміщенням заявок і отриманням матеріалів називається часом випередження. Працівники, відповідальні за складання заявок, повинні встановлювати терміни постачання матеріалів з мінімальним випередженням, враховуючи можливості постачальника і потреби споживача матеріалів.

Аналіз заявок. Заявки на споживання матеріалів піддаються аналізу в службі матеріально-технічного постачання за участю фахівців з

інших підрозділів. Мета аналізу - забезпечення мінімальних витрат по кожному виду матеріалів, конкретні споживні властивості яких передбачається використовувати у виробництві продукції.

Служба постачання не має права замінювати матеріали, вказані в заявках. Працівники відділу повинні аналізувати заявки, що поступають, і пропонувати такі варіанти придбання матеріалів, які можуть привести до зниження вартості замовлень.

Вибір постачальників. При виборі постачальників основними критеріями стають: надійність постачальника, здатність поставляти необхідні ресурси належної якості і в потрібні терміни, постачання матеріальних ресурсів за можливо мінімальними цінами, віддаленість постачальника від споживача, наявність у постачальника вільних потужностей і так далі.

Основними джерелами відомостей про постачальників і матеріали є особисті контакти з "продавцями", оголошення в рекламних виданнях, описи товарів, які даються в каталогах і проспектах, відвідування підприємств і вивчення практики постачання продукції, інформація, що отримується від банків, торговельних асоціацій, державних установ і так далі

Із списку постачальників, що мають міцну репутацію, вибираються ті, хто пропонує найбільш вигідні умови з точки зору ціни і термінів постачання. Великі замовлення доцільно розподіляти між двома і великою кількістю постачальників з тим, щоб перевірити конкурентоспроможність основного постачальника і захистити себе від можливих несподіванок.

Розміщення замовлень. Придбання матеріалів здійснюється різними методами залежно від виду матеріалів і комплектуючих виробів.

Основними методами закупівель є:

оптові закупівлі (одна велика партія за один раз);

регулярні закупівлі матеріалів (покупець замовляє необхідну кількість матеріалів, які поставляються йому дрібними партіями впродовж певного періоду);

щоденні (щомісячні) закупівлі (використовується при закупівлях дешевих і швидко використовуваних матеріалів);

отримання матеріалу в міру необхідності;

одиничні закупівлі (матеріал замовляється у тому випадку, якщо його потрібно і вивозиться із складів постачальників у випадках, коли неможливо отримувати матеріал в міру необхідності).

Документально замовлення оформляється за допомогою укладення контракту між постачальником і споживачем матеріалу.

Контроль за виконанням замовлень. Розміри замовлень і тривалість періоду, впродовж якого ці замовлення виконуються, контролюються відділом матеріально-технічного постачання. При цьому можливе коригування графіків постачання матеріалів і відповідні уточнення графіків випуску продукції.

Завершення процесу придбання. Отримання замовлених матеріалів в точній відповідності з умовами контракту - необхідна ознака завершення угоди. Важливе значення має приймання продукції, в процесі якого необхідно упевнитися, що поставлений матеріал відповідає шести правилам логістики.

Купівля-продаж відповідним чином документально оформляється. Документальне оформлення постачань припускає отримання від постачальника повідомлення про відвантаження і супровідного листа, в яких вказується кількість товарів і час постачання. Вступ матеріалів на склад оформляється відповідними накладними і фіксується в книзі реєстрації товарів.

Загальна процедура управління замовленнями включає в себе декілька етапів, які утворюють так званий логістичний цикл замовлення, який, в свою чергу, складається із:

o формування замовлення - визначення потреби споживача (покупця) і її оформлення;

o зовнішньої передачі замовлення - передача параметрів замовлення потенційному постачальнику (продавцю);

o прийому і попередньої обробки інформації про замовлення - отримання замовлень з різних джерел та з допомогою різних комунікаційних каналів;

o визначення вимог замовлення (конфігурація) - всі замовлення містять як товарні так і сервісні параметри, які необхідно усвідомити і на основі цього сформувати вимоги, яким повинно відповідати виконане замовлення;

o внутрішнього переміщення замовлення - переміщення інформації про вимоги замовлення з пункту прийому замовлення до пункту його виконання;

o визначення джерел формування замовлення - ґрунтуючись на узагальнених даних про замовлення, потрібно визначити конкретні джерела задоволення продуктових і сервісних вимог замовлення за рахунок власних і/або залучених в процесі виконання замовлення ресурсів;

o планування процесу виконання замовлення -- після визначення джерел формування замовлень планується діяльність відповідального за його виконання органу;

o моніторингу і контролю за виконанням замовлення - одним із засобів ефективного виконання замовлення є контроль та загальний моніторинг за його виконанням (рис. 5.3).

Рис. 5.3. Складові загального логістичного циклу замовлення

Логістичний цикл замовлення найбільш повно демонструє інтегрований підхід в логістиці, відповідно до якого інтереси постачальника і споживача повинні узгоджуватися таким чином, щоб спільний економічний ефект був максимальний, навіть за умови отримання одним із партнерів тимчасово менших прибутків.