PR для менеджерів і маркетолога - Примак Т.О. - Факт-лист і факт-довідка

Факт-лист і факт-довідка призначені для того, щоб надати довідкову інформацію про підприємство, його продукцію та послуги. Такі документи мають 1-2 сторінки і використовуються для подання відомостей, що містять велику кількість фінансової, технічної інформації, графіків і таблиць. Принципової різниці між факт-листом і факт-довідкою немає. Однак вважається, що у факт-листі надається більше описової інформації у формі тексту. Факт-довідка взагалі може бути без описової частини. Проте ці розмежування є умовними. Залежно від аудиторії, для якої подаються ці документи, вони матимуть більше або менше професійних відомостей. Наприклад:

Факт-лист ТОВ "Фермер" розширює свою діяльність

Основний вид діяльності: вирощування овочевих культур.

Місцезнаходження: Білоцерківський р-н Київської області.

Перспективний напрям діяльності: вирощування плодово-ягідної продукції на отриманих у власність додаткових 30 га окультованих земель.

Термін початку робіт: березень 2012 р.

Початкові витрати на закупівлю саджанців: 250 тис. грн.

Джерела фінансування: власний капітал - 120 тис. грн;

фандрейзинг - 20 тис. грн (зібрані за допомогою РR-кампанії, яка проводилася ТОВ "Фермер" в Україні в порядку спонсорської допомоги);

строковий кредит - 110 тис. грн (АКБ "Славутич", термін кредитування - 5 років).

Регіони реалізації продукції: Київська, Харківська, Дніпропетровська, Запорізька, Донецька, Луганська області.

Споживча аудиторія і план реалізації продукції (у відсотках): місцеве населення - 40; плодопереробні, консервні заводи - 50; експорт до Польщі та Словаччині - 10.

Прогнозовані прибутки (на кінець року): 2012 р. - 20 тис. грн; 2013 р. - 125 тис. грн; 2014 р. - 142 тис. грн.

Особливі характеристики: вирощування полуниць, смородини класу "преміум", зимових сортів яблук і груш, персиків і абрикосів.

Переваги: використання сучасних технологій вирощування плодово-ягідних культур, збирання і пакування врожаю дає можливість подовжити термін зберігання продукції; сорти культур дібрані таким чином, що можна максимально згладити сезонність і найефективніше використовувати корисні площі.

Факт-довідка

ХАРАКТЕРИСТИКИ КОНФІГУРАЦІЙ RENAULT MEGANE

Лист

Основною особливістю листів є те, що вони пишуться у форматі персонального звернення. Отже, в листах обов'язково слід називати ім'я, по-батькові того, кому він адресований, а наприкінці подавати оригінальний підпис відправника з вказівкою його посади, прізвища, ім' я та по батькові.

Лист - це писаний короткий текст розміром в одну-дві сторінки, призначений для повідомлення про що-небудь, спілкування з кимось на відстані, а також відповідна поштова кореспонденція.

Листи бувають діловими та особистими (формальними та неформальними). Який лист вибрати для передання інформації - залежить від поставлених цілей і встановлених стосунків між відправником та одержувачем інформації. Але кожен лист починається з особистого звернення до адресата. В ділових листах у лівому куті зазначається дата написання, посада, прізвище, ініціали отримувача, а також організація, де він працює. Наприклад:

2011-09-30

Тернопільський інститут соціально-інформаційних технологій

зав. кафедри_

д-ру. екон. наук, професору Покотиполу Т. І.

Шановний Тарасе Івановичу!

Київський національний економічний університет запрошує Вас виступити з доповіддю на Х Міжнародній конференції "Маркетинг в Україні", яка відбудеться 21 жовтня 2012 р. у конференц-залі університету. Організатори конференції: Українська асоціація маркетингу, Київський національний економічний університет, кафедра маркетингу.

Мета конференції: обговорення тенденцій розвитку маркетингу в Україні, визначення основних напрямів на ринку маркетингових досліджень, знайомство з новими технологіями в маркетингу, обговорення можливих шляхів розвитку практичних аспектів у маркетинг-утворенні, обмін досвідом із закордонними колегами.

Основні секції:

Маркетингові дослідження. Кваліфікація маркетологів.

Кращі практики застосування маркетингових технологій в Україні.

Маркетинг для фінансової сфери.

Логістика.

З повагою,

Опанас Мартиненко,

канд. экон. наук., доцент,

секретар організаційного комітету

Адреса_

Телефони_

Однак на практиці серед ділових листів, на жаль, трапляються справжні "шедеври". Тому нижче наведемо кілька правил, які, здавалося б, є загальновідомими, проте про них часто забувають.

1. Для першого контакту з незнайомим адресатом надсилається суто офіційний лист з обов'язковим зазначенням імені та по батькові отримувача на початку листа, прізвища, ім'я, по батькові та посади відправника наприкінці його. Не можна забувати про слова ввічливості!

2. Не потрібно забувати про терміни надсилання листів. Так, на отриманий лист відповідь надається не пізніше ніж через тиждень; листи з подякою за гостинність надсилаються через тиждень після від' їзду; листи з поздоровленням - у тижневий термін після отримання повідомлення про цю подію; листи із жалобою - протягом 10 днів після повідомлення про печальну подію. Крім цього, листи із жалобою слід писати від руки, щоб отримувач відчував шанобливе ставлення до нього.

3. При викладенні сутності питання не слід використовувати фрази, які можуть бути інтерпретовані по-іншому. Наприклад, фраза: "Якщо Ви згідні, зателефонуйте нам за номером ...." може сприйматися як нетактовна, фамільярна, вказівна. В діловому листі її краще замінити на таку: "У разі Вашої згоди Ви зможете зателефонувати нам за номером ." У такому разі за адресатом залишається право вибору.

4. У ділових листах слід бути тактовним і не використовувати фраз, які можуть образити адресата. Навіть негатив бажано оформити у позитив. Для цього варто уникати особових звинувачень, некоректних жартів, образів, з якими адресат може ототожнювати себе, фамільярних звернень, не вказувати на расове та національне походження, релігійність. Наприклад, фразу: "Поламка виникла в результаті недотримування Вами вказівок, викладених в інструкції з експлуатації" краще замінити на "Згідно з правилами експлуатації, зазначеними в інструкції, поламка . могла виникнути внаслідок ." У першому реченні ми звинувачуємо адресата в тому, що він не дотримувався вказівок, зазначених в інструкції, в другому - робимо те саме, але у м'якішій та безособовій формі. Речення: "Ми гарантуємо, що фарба, якою покритий корпус автомобіля, протягом його експлуатації не втрачатиме свій колір і не лущитиметься" краще замінити на: "Ми гарантуємо, що фарба, якою покритий корпус автомобіля, протягом його експлуатації залишатиметься яскравою та гладенькою". Не має місця в ділових листах і таким словам, як "Лєночка", "Свєточка", "Воло-дька", "Цілую" та "Обіймаю" тощо.

5. У діловому листі потрібно звертатися до конкретної особистості й не можна використовувати фрази на зразок: "Такі люди, як Ви, полюбляють (одягаються, звертаються, використовують та ін.) . тому ми пропонуємо Вам .", "Професіонали Вашого рівня", "Наша продукція орієнтована на тих, хто цінує кожну робочу хвилину, тому ми вирішили запропонувати її Вам". Ці фрази об' єднують людей у певні групи, і адресат вже не відчуватиме своєї індивідуальності. Якщо потрібно підкреслити вигідну пропозицію, то вона має бути вигідною тільки для цієї людини. Наприклад: "З метою поліпшення Вашого тонусу (здоров' я, настрою) ми пропонуємо Вам .", "Для підвищення конкурентоспроможності Вашої продукції ."

6. У діловому листуванні не можна використовувати слова, які дискри-мінуватимуть адресата за статтю. Так, деякі люди нині активно стали розмежовувати професії за статевими ознаками: бізнесмен - бізнесвумен, колега - колегиня, майстер - майстриня, стюард - стюардеса, медбрат - медсестра та ін. Безсумнівно, такі слова мають право на існування в українській мові, однак у ділових листах їх краще уникати, замінюючи словами "людина", "персонал" (бізнесмен - людина, що займається бізнесом; офіціант - обслуговуючий персонал), застосовуючи множину замість однини (службовець - службовці, працівник - працівники).

7. Стиль ділового листа має підкреслювати направленість на адресата. Не "я/ми хочу/хочемо висловити свою вдячність за ...", а "дякуємо Вам за допомогу в .", "запрошуємо Вас виступити з доповіддю на .".

8. Якщо листування здійснюється електронною поштою, потрібно простежити, щоб у тексті листа не з' являлися посилання на соціальні та розважальні сайти.

Залежно від змістовного наповнення ділові листи значно різняться між собою. Види ділових листів наведено в табл. 10.

Таблиця 10

ВИДИ ТА ЦІЛІ ДІЛОВИХ ЛИСТІВ