PR для менеджерів і маркетолога - Примак Т.О. - Брифінг

Прес-конференція - захід, на який запрошуються представники мас-медіа з метою повідомлення про яку-небудь подію, що відбувається на підприємстві, в організації, та її обговорення. На прес-конференції журналісти мають змогу задати будь-яке запитання в межах окресленої теми. В зв' язку з цим за тиждень (і навіть місяць) до прес-конференції вибирається інформаційний привід, який потім зазначається в темі її проведення. Заздалегідь прогнозуються можливі запитання, на які потрібно буде дати відповіді, та добирається вичерпна інформація. Виняток становлять тільки спонтанні прес-конференції, що відбуваються внаслідок завдання певної шкоди організації ззовні (наприклад, перекручування фактів, неправильне цитування) або виникнення внутрішньої кризи.

Не пізніше як за тиждень до прес-конференції у ЗМІ оголошується про її проведення, розсилаються запрошення у формі прес-релізів із зазначенням дати, часу та місця проведення. До речі, місцем проведення прес-конференції може бути конференц-зал на підприємстві, майданчик під мерією, клуб, ресторан, стадіон тощо.

Прес-конференція має тривати не більше 1,5 години, оскільки подальша робота стає непродуктивною. Тому починають цей захід короткою доповіддю на 5-10 хвилин із тим, щоб ознайомити аудиторію з інформаційним приводом, а потім переходять до надання відповідей на запитання журналістів. Від організації можуть бути зроблені й кілька доповідей, однак у будь-якому разі перша доповідь - вступна, решта (3-4) - у формі коментарів, уточнень, роз'яснень тривалістю до 5 хвилин. По закінченні прес-конференції іноді практикують невеликий ланч - щоб продовжити обговорення у менш формальних умовах.

Брифінг

Брифінгом називається зустріч офіційних осіб із представниками ЗМІ, на якій стисло викладається офіційна позиція з певного питання або узгоджена сторонами, що брали участь у міжнародних переговорах, засіданнях, конференціях, інформація про їх перебіг. Найчастіше брифінг - це захід, на який запрошуються представники мас-медіа для повідомлення їх про яку-небудь екстра-неординарну подію, що відбулася на підприємстві, або заяви керівництва певної організації щодо чогось, висловлювання позиції керівництва/окремої особи відносно яких-небудь подій.

На відміну від прес-конференції брифінг не передбачає обговорення виступу того, хто робить заяву. Отже, запитання журналістами та кореспондентами не задаються. Іноді брифінг передує якій-небудь події, що має відбутися, і тоді це короткий інструктаж для журналістів, на якому їх інформують про програму проведення певного заходу. Так, брифінг може передувати проведенню якого-небудь міжнародного симпозіуму - журналістам розкажуть про його цілі, завдання, розпорядок. По закінченні симпозіуму може відбутися прес-конференція, на якій журналістів ознайомлять з його підсумками.

Тривалість брифінгу обмежується 15-30 хвилинами. За цей час від імені організації (або від себе особисто - якщо доповідач є відомою особою, наприклад політиком, першим керівником великого підприємства, авторитетним представником громадськості) робиться доповідь/виступ із заявою та коментарем відносно того, що сталося. Якщо прес-конференція планується заздалегідь, то брифінг найчастіше проводиться тоді, коли виникає потреба у висловлюванні позиції (наприклад, коли в ЗМІ подається неправдива інформація про підприємство та його продукцію, здійснюються агресивні напади конкурентів, у певних верств населення загострюється яка-небудь проблема, виникла надзвичайна ситуація тощо). Тоді суспільство очікує реакції різних організацій, чим можуть скористатися РR-служби для показу "корисних" для нього дій певних підприємств і в разі нападів з третьої сторони відбити атаку або спростувати неправдиву інформацію.

Підготовка до брифінгу триває 1-3 дні. За цей час до ЗМІ надсилається інформація щодо його проведення у формі швидкісних "червоних" прес-релізів із зазначенням теми та основних аспектів, які мають бути висвітлені. Паралельно персонально запрошуються представники мас-медіа телефоном, через електронну пошту та під час особистих зустрічей. Водночас готується доповідь виступаючого. До речі, виступаючих може бути кілька. Якщо виникає необхідність у висловлюванні різних думок або підкресленні одностайності щодо певної позиції, на брифінгу можуть бути присутні кілька представників відповідної організації. В такому разі головною є перша доповідь, що розкриває тему, інформаційний привід, задає тон сприйняття інформації, решта ж виступів доповнюють її, тим самим підкреслюючи одностайність.