Ділова кар'єра - Дахно І.І. - 10.2.2. Брак часу

10.2.1. Самомотиваційні тренинги

Психологи стверджують, що будь-яка робота з часом набридає. Нічого не вдієш, - так влаштований світ. Можливо набридає не лише робота, а й кохання. Недарма ж після відвідин поліклініки Сара сказала своєму чоловікові: "Абрам, ти знаєш, те що ми вважали оргазмом, насправді є астмою".

Коли люди втрачають інтерес до роботи, то продуктивність праці різко знижується. У такому випадку слід пройти тренінг із самомотивації. Письменник Микола Гоголь писав про те, як унтер-офіцерша сама себе відлупцювала. Самомотивація чимось нагадує самовідлупцювання. Самомотивація передбачає способи доцільнішого, ефективнішого, зручнішого тощо виконання роботи.

З точки зору психологів самомотивація швидше є життєвою позицією, ніж управлінським явищем. Тренінги із самосотива-ції рідко зустрічаються у чистому вигляді. Найчастіше питання самомотивації опрацьовуються у контексті таких психологічних тренінгів як "Управління часом", "Персональна ефективність", "Саморегуляція у бізнесі" тощо.

Вибираючи тренінг слід:

- поспілкуватися з тими, хто пройшов аналогічні тренінги;

- впевнитися, що групи - невеликі (максимум 7-8 чол.);

- вияснити чи був попередній відбір на тренінг і чи хто-небудь з бажаючих відсіявся;

- ознайомитися з резюме тренера;

- звернути увагу на обіцянку конкретних результатів кар'єрного зростання або підвищення зарплати (якщо це є, - то це відвертий обман).

Далі - деякі поради щодо самомотивації.

1. Даючи обіцянку, що щось зробите, застережіть, що робити це вам заважатиме лінь. Коли ж настане час виконати обіцяне, то лінь доведеться прогнати і обіцяне буде виконано.

2. Потрібно себе весь час заганяти у невеличкий цейтнот. Завдань завжди має бути більше, ніж часу на їх виконання. Мозок, якого загнали у глухий кут, сам розпочне розподіляти пріоритети і працівник вчасно впорається з виконанням дійсно необхідного завдання.

3. Слід навчитися відкидати все непотрібне. Всім відомо, що не можна переробити всієї роботи світу, заробити всі гроші та пе-рекохати всіх жінок. Щоправда, стосовно двох останніх позицій рецепт давно сформульовано: "Слід намагатися це зробити".

Не слід забувати і слова письменника Миколи Гоголя, 200-річ-чя з дня народження якого 2009 року святкувала як Україна, так і Росія: "Всякому теперь кажется, что он мог бы наделать много добра на месте и в должности другого, и только не может сделать его в своей должности. Эта причина всех зол. Нужно подумать теперь о том, как на своём собственном месте сделать добро".

10.2.2. Брак часу

Брак часу є, очевидно, звичайною проблемою у роботі багатьох працівників-посадовців. Мабуть, проблема браку часу полягає у невмінні планувати час, а не у великому обсязі роботи, що виконується. Багатьом працівникам не вистачає часу на те, щоб виконати всю роботу впродовж робочого дня. Їм доводиться працювати поза межами робочого дня і у вихідні дні. Проблема підвищення продуктивності праці і ефективного витрачання часу була і є актуальною.

Встановлено, що на виконання 80 відсотків всього обсягу роботи затрачається не більш, ніж 20 відсотків робочого часу. Решту часу з'їдає так звана рутина. Фахівці рекомендують, передусім, чітко визначитися зі стратегічними цілями і пріоритетами і саме їм віддати ось ці продуктивні 20 відсотків.

Всі справи фахівці радять розділити на чотири групи.

1. Важливі і термінові справи. Ними слід опікатися в першу чергу і бажано робити самому. Коли новачок-перукар порізав клієнта, той сказав: "Дайте і мені лезо. Я буду оборонятися".

2. Важливі і нетермінові справи. Їх доцільно помістити у графік виконання довгострокових завдань.

3. Неважливі, але термінові справи. Опікуватися такими справами слід доручити комусь і з співробітників, а за начальником залишити контроль за їх виконанням.

4. Неважливі і нетермінові справи. Справи цієї категорії слід передовірити підлеглим. З метою економії часу керівник мусить визначити питання, які вони вирішують самостійно.

Якщо у працівника багато справ і він не знає за яку справу слід спочатку вхопитися, то він часто хапається за ту, яка потрапила першою йому під руку. Часто виявляється, що це - менш важлива і менш термінова робота. Вона могла б і зачекати. Слід щоранку на роботі виділяти 10-15 хвилин на те, щоб спланувати свій робочий день. Щоденно планувати потрібно лише те, що має бути виконане того дня.

Працівник, що посідає відповідальну посаду, мусить мати щоденник. Він - незамінний помічник у плануванні робочого часу. У спеціальних графах щоденника можна визначитися з черговістю виконання справ відповідно до пріоритетів.

Виконання найвідповідальніших справ бажано планувати на ті дні тижня, коли у працівника спостерігається найвища працездатність. У більшості випадків такими днями вважаються вівторок і середа. Здавна відомо, що понеділок - день важкий. Продуктивність цього дня - невисока.

Виконання рутинної і складної роботи бажано чередувати. Наприклад, чверть години говорити по телефону, а потім півгодини писати листи. Справи, що потребують великих затрат часу, доцільно розбити на етапи. Після завершення чергового етапу, можна зайнятися якоюсь іншою менш важливою справою. Через кожні півтори години роботи доцільно влаштувати 15-хвилинний перепочинок. Зустрічається й рекомендація про те, що тайм-аути слід влаштовувати через кожні дві години тривалістю 5-10 хвилин.

Тайм-аути допомагають зберегти сили на виконання конкретної роботи і зберегти здоров'я у цілому.

Американські вчені довели, що ICQ підвищує продуктивність праці і економить час. Вчені з університету штату Огайо опитали 912 чоловік, які працюють в офісі за комп'ютером щонайменше 30 годин за тиждень. За допомогою "аськи" багато працівників провіряють чи знаходиться на робочому місці той чи інший співробітник, а також чи завантажений він у той чи інший момент. Часто інтернет-пейджери виручають, коли потрібно отримати швидку відповідь на коротке запитання. Це дозволяє уникати тривалих бесід. ICQ практично всім замінює не лише телефон, але й електронну пошту. Інтернет-пейджери значно скорочують час для звичайних розмов з колегами. Звідси висновок - неправі ті роботодавці, які забороняють своїм співробітникам користуватися на робочому місті ICQ. Смайлик є корисним для продуктивної праці.

Ніколи не слід забувати про облаштування власного робочого місця. Свій стіл доцільно тримати у порядку. Кожний документ, кожна річ мають бути на своєму робочому місті. Для висхідних і вхідних документів - окремі теки. На всіх теках мають бути наклейки, етикетки, вказівники та інші позначення, які дозволяють швидко і впевнено знайти ту теку, яку шукають.

Гори паперів на столі заважають працювати. Лише окремі посадовці можуть почуватися у цих горах як риба у воді. Автор цієї книжки згадує вченого секретаря Інституту економіки АН УРСР Василя Федоровича Кифорака. Той у будь-яку секунду міг з цих гір безпомилково висмикнути потрібний папірець. Здавна помічено, що чистий робочий стіл підвищує працездатність.

У світі є чимало людей, які не цінують ні свого часу, ні часу інших. Це, - як правило, люди, яким часу не бракує і вони думають, що і в інших його більше, ніж достатньо. Відволікати можуть підлеглі. Часто без причини або за дрібними причинами. Нерідко - щоб просто почесати язик. Слід ввічливо пояснити співробітникам, що у вас нині дуже ущільнений графік і ви з радістю поспілкуєтеся з ними в обідню перерву, наприкінці робочого дня або після його закінчення. Частенько не спішать закінчити переговори і продовжують говорити і тоді, коли все вирішено і зрозуміло. Є й любителі телефонних розмов марафонської тривалості. Телефонні дзвінки і листування електронною поштою часто заважають продуктивній праці і забирають багато часу. Цю прірву слід завжди мати на увазі і докладати зусиль щоб тримати її у розумних межах.

На спілкування з клієнтами та партнерами доцільно резервувати не більш ніж 50-60 відсотків робочого часу. Максимальна тривалість переговорів не повинна перевищувати години. Якщо переговори топчуться на місці і не вбачається їх успішне закінчення, то переговори треба припиняти хвилин через 40 після їх початку. Слід навчитися користуватися словом "ні". Це слово може буди головним важелем у економії часу.

Фахівці рекомендують не відкладати на потім справи. Затягування розв'язання того чи іншого питання з'їдає час подвійно. Разом з відтягуванням ухвалення рішення відтягується і початок самої роботи з того чи іншого питання.

Багатьом людям не хочеться опікуватися неулюбленими справами. А є й такі справи. Їх теж треба вирішувати. Слід змусити себе, спираючись на самодисципліну і контроль, вчасно розв'язувати і такі справи. Працівник, який зуміє стати організованішим, позбавиться шкідливих звичок і набуде тих, які допомагають працювати краще і швидше, - навчиться цінувати час і буде отримувати від роботи задоволення.

Фахівці пропонують такий перелік способів економії часу:

- точне визначення цілей;

- зосередженість на головному;

- створення стимулів;

- встановлення термінів;

- рішучість;

- вміння говорити "ні";

- контроль часу використання телефону і інтернету;

- ведення нотаток;

- фільтрація завад;

- повне використання часу;

- зміна занять;

- контроль за вільним часом.