Етика ділового спілкування - Гриценко Т.Б. - 4.7.5. Сприйняття партнера е процесі переговорів

Основні прийоми, які дозволяють досягти взаємопорозуміння:

• Поставити себе на місце партнера. Уміння бачити ситуацію такою, якою вона уявляється іншій стороні, — найважливіше мистецтво, яким необхідно володіти.

• Порівняти ваші точки зору. Зрозуміти точку іншої людини — це не означає погодитися з нею, але краще її зрозуміти.

• Не робити висновків про наміри інших на основі особистих побоювань. Люди схильні сприймати власні страхи за наміри іншої сторони. Підозрілість часто виникає через упередженість.

• Не перекладати відповідальність за свої проблеми на інших. Звинувачувати інших — найлегший спосіб. Але ваш наступ означає захист і наступ іншої сторони й однозначний відхід від суті проблеми.

• Обговорювати сприйняття один одного. Таке обговорення відмінностей сприйняття один одного без обвинувачень внесе розуміння позицій і процесу прийняття рішення кожної із сторін.

• Створити у партнера відчуття причетності до прийняття рішення. Про це необхідно потурбуватися якомога раніше: звернутися до партнерів за порадою, віддати належне за висунення ідей тощо.

• Узгоджувати рішення з принципами та іміджем учасників спілкування. Рішення повинно бути узгоджене з нормами і законом, а зміст заключного документа — примирювати учасників і виглядати як справедливий вихід із ситуації, що склалася.

• Керувати емоціями. У діловому спілкуванні, особливо в ситуації застою, емоції можуть бути більш важливішими, ніж дискусія. Виникає схильність до боротьби, а не до співробітництва. Емоції можуть швидко завести у безвихідь ділову розмову, тому:

—усвідомте свої та чужі почуття;

—ставтеся до партнерів як до виразників чиїхось думок;

—поділіться своїми відчуттями;

—дозвольте партнеру звільнитися від своїх почуттів;

—не реагуйте на емоційні прояви;

—використовуйте символічні жести відкритості.

Стримувати емоції — це не означає говорити беземоційно. Тому намагайтеся:

• говорити людям приємні речі, підтримувати і підбадьорювати їх, щиро захоплюватися їх досягненнями. Це набагато корисніше, ніж принижувати їх гідність;

• починати і закінчувати ділову бесіду компліментом на адресу співрозмовника;

• ніколи не обзивати і не ображати, краще висловити свої почуття: "Не чекав від Вас такого" тощо;

• спілкуючись з людьми, краще називати їх по імені, це приємно, як і комплімент.

Відмовити настирливому відвідувачеві, не ображаючи його і не почуваючи себе винним, можна спокійно і впевнено повторюючи одне й те ж речення: "Я вас розумію..., але не можу", або "Яв цьому не зацікавлений...", або "Це питання не в моїй компетенції" тощо.

4.7.6. Як провести переговори

Угоди, договори супроводжують наше життя з давніх часів.

Навіть у тубільців у процесі обміну черепашок на рибу присутні всі головні компоненти сучасних багатомільйонних угод: попит, пропозиція, ціна, еквівалентність обміну. І так, як і сьогодні, успіх угоди залежав від уміння поторгуватися, або, як нині ми говоримо, — мистецтва ведення ділових переговорів.

Хоча зараз значення переговорів різко зросло, тому що додалися умови платежів, транспортування, страхування, графіка поставок, гарантій... Покупець прагне ні в чому не поступатися продавцю. Зростає ступінь взаємозалежності.

У більшості випадків переговори — це з'ясування та погодження всіх основних і додаткових умов купівлі і продажу товарів чи вирішення інших проблем з метою досягнення кінцевої згоди, що задовольняє інтереси тієї чи іншої сторони.

Теоретики та практики переговорів загалом єдині у визначенні головних фаз самого переговорного процесу та їх призначення.

Техніка ведення переговорів передбачає три основні фази. Дуже важливо правильно розрахувати час для кожної фази, щоб переговори не були обтяжливими, не втомлювали учасників, щоб в усьому відчувалася висока організація. Отже, перша фаза — уточнення позицій сторін (10% часу), друга фаза — пошук альтернатив розв'язання завдань (60 %), третя фаза — досягнення домовленості або укладання угод (ЗО %).

СХЕМА ВЕДЕННЯ ПЕРЕГОВОРІВ

1. Обгрунтування тактики ведення переговорів.

2. Визначення суперечливих проблем.

3. Формування завдань.

4. Аналіз ситуації.

5. Висновки, що допомагають досягти згоди.

6. Реалізація угоди.

7. Контроль виконання.

Три стадії в переговорах як формі колективного обговорення виділяють Т. Чмут і Г. Чайка:

— аналіз ситуації, тобто проблем учасників, їхніх емоцій, відносин, інтересів, можливих варіантів прийняття рішення;

— планування;

— дискусія .

Перша фаза — уточнення позицій учасників переговорів.

Насамперед необхідно створити атмосферу взаємної довіри та співробітництва, зняти психологічні бар'єри. Це можуть бути емоційні бар'єри: страх, тривога, низька самооцінка тощо та смислові бар'єри: розходження цілей, характеру вимог та прохань. Один із способів зняття бар'єру — вибір нейтральної теми для вступної бесіди або ще до переговорів під час обіду, за чашкою чаю тощо.

У цій фазі складається порядок денний і виробляються взаємно прийнятні правила взаємовідносин під час переговорів, а також проводиться первинний облік інформації.

Друга фаза — пошук альтернатив. Основне завдання — зменшити розбіжності, адже це фаза відкриттів, пошуків. Від учасників вимагається артистизм, уміння володіти своєю поведінкою та емоційним станом: тут виявляються комунікативні здібності, знання та навички учасників переговорів. У цій фазі найбільше використовуються методи маніпулювання (прихованого тиску на партнера).

До найбільш явних показників завершення обговорення належать:

♦ досягнення мети або межі;

♦ припинення поступок;

♦ зменшення розбіжностей;

♦ зниження темпу;

♦ постановка практичних запитань.

Третя фаза — досягнення домовленості або укладання угоди.

"Кінець — справі вінець!" — завершальна фаза переговорів логічно випливає з усього перебігу можливих варіантів (альтернатив) розв'язання проблем, а тому на закінчення потрібно ще раз переконатися, що немає недомовок.

Документи підписано і лунає останній акорд, який допоможе побудувати міст до майбутньої спільної діяльності. Якщо навіть загалом щось не вдалося, треба думати про майбутнє... Тому ще впродовж кількох хвилин:

^ підкресліть взаємні вигоди переговорів;

^ уточніть питання, по яких не дійшли згоди;

поцікавтеся, чи задоволені процедурою переговорів партнери і висловте своє задоволення;

щиро подякуйте іншу сторону за участь.

Кожна з трьох фаз може мати різні часові межі — від кількох хвилин до місяців, але, як правило, у відсотковому співвідношенні ці фази займають відповідно 10 %, 60 % та 30 %. Психологічна насиченість кожної фази достатньо велика та різноманітна: від розв'язання конкретних переговорних завдань до національно-культурних традицій та ритуалів.

Після проведення переговорів доцільно їх проаналізувати та обговорення за участю всієї переговорної команди. Варто обговорити такі питання:

• що сприяло успіхові переговорів;

• які труднощі виникали, як вони долалися;

• що не було враховано при підготовці до переговорів та з яких причин;

• які несподіванки виникали в ході проведення переговорів;

• якою була поведінка партнера на переговорах;

• які принципи ведення переговорів можливо й потрібно використовувати на інших переговорах.

Запитання і Завдання для самоконтролю

Завдання 1. Дайте відповіді на запитання:

1. Чим відрізняються переговори від інших форм ділової комунікації?

2. Основні фази переговорного процесу.

3. Охарактеризуйте елементи забезпечення переговорів.

4. Які основні комунікативні завдання виникають у процесі переговорів.

5. За якими параметрами потрібно оцінювати результати переговорів?

Завдання 2. Розкажіть про особливості стратегії переговорів.

Завдання 3. Допишіть речення:

Переговори — це... Комерційні переговори — це процес ... Комерційні переговори за формою подібні... Учені виділяють такі три стратеги переговорів:...

Завдання 4. Розкажіть про особливості підготовки до переговорів.

Завдання 5. Дайте відповіді на запитання.

1. Які існують стратегічні підходи до проведення переговорів?

2. Який підхід до проведення переговорів називається жорстким?

3. Що передбачає м'який підхід у стратегії переговорного процесу?

4. Чому принциповий підхід до проведення переговорів вважають альтернативним до наведених вище?

5. Які два основні напрями роботи включає підготовка до переговорів? Які організаційні питання потрібно вирішити?

Завдання 6. Підготуйте короткий усний виступ на тему "Тактика і принципи переговорів".

Завдання 7. Сформулюйте і запишіть 6-8 основних, на вашу думку, рекомендацій менеджерові щодо ведення переговорів.

Завдання 8. Дайте відповіді на запитання:

1. Які ви знаєте основні прийоми сприйняття партнера в процесі переговорів?

2. Як можна створити в партнера відчуття причетності до прийняття рішення?

3. Як навчитися керувати емоціями?

4. Яка техніка ведення переговорів?

5. Які стадії в переговорах виділяють Т. Чмут і Г. Чайка?

6. Які ви знаєте показники завершення обговорення?

7. Чому після проведення переговорів потрібно їх проаналізувати та обговорити?

Завдання 9. Прочитайте текст. Чому і як потрібно навчитися правильно сприймати партнера?

СПРИЙНЯТТЯ ПАРТНЕРА

Судження іншої людини є для нас незрозумілими, а дехто вважає і нецікавими. Можливо, але не в ділових стосунках. Різні судження партнерів — саме це є причиною конфліктів. Як же досягти взаєморозуміння? Розглянемо деякі прийоми, що дозволяють уникнути непорозумінь:

1) поставте себе на місце партнера;

2) порівняйте ваші погляди на...;

3) не робіть висновки про наміри інших, виходячи з власних міркувань;

4) обговорюйте сприйняття один одного;

5) створюйте в партнера почуття причетності до вироблення рішень;

6) узгоджуйте рішення з принципами та іміджем учасників переговорів (І. Томан).