Менеджмент підприємства - Хомяков В.І. - 2.5. Системний підхід

Менеджери, особливо вищого рівня, повинні бачити перспективу для організації в цілому і для зв'язків організації з зовнішнім середовищем. Менеджери мають знати не просто свою власну роботу, але і те, як їх власна робота і робота інших членів організації впливає на цілі, які організація прагне досягти. Вони повинні приймати до уваги вплив зовнішнього середовища на організацію, і навпаки. Використання теорії систем до управління полегшило керівникам завдання побачити організацію в єдності складових її частин, які тісно переплітаються із зовнішнім світом. Вона також допомагає інтегрувати внески всіх інших шкіл управління.

Система - це деяка цілісність, що складається із взаємозалежних частин, кожна з яких вносить свій внесок в характеристики цілого. Системи бувають закритими і відкритими. Закрита система має жорсткі фіксовані межі, її дії відносно не залежні від оточуючого середовища (наприклад, годинник).

Відкрита система характеризується взаємодією із зовнішнім середовищем. Всі організації - відкриті системи. Виживання будь-якої організації залежить від зовнішнього світу. На рисунку 2.5. представлене спрощене уявлення про організацію, як відкриту систему.

Рисунок 2.5. Організація, як відкрита система

Внутрішнє середовище організації, як системи, складається з п'яти елементів: структури, задач, технології, людей та цілей. Зовнішнє середовище, якщо і його розглядати як систему, складається із підсистем прямого (постачальник, споживачі, конкуренти, незалежні профсоюзи, закони та державні органи) та непрямого (міжнародні події, науково-технічний прогрес, політичні та соціально-культурні фактори) впливу.

Модель взаємодії внутрішнього та зовнішнього середовища організації представлена на рис. 2.6. Зовнішнє середовище само по собі є дуже складною системою, яка характеризується чотирма основними показниками:

1) взаємодією факторів, або рівнем сили, з якою один фактор діє на інші фактори;

2) складність, під якою розуміють кількість факторів, на які організація повинна реагувати, а також рівень варіативності кожного фактора;

3) рухомістю - швидкістю, з якою відбуваються зміни в оточенні організації;

4) невизначеністю, що є функцією кількості інформації, якою володіє організація (або фізична особа) з приводу конкретного фактора, а також функцією впевненості в цій інформації.

Рисунок 2.6. Модель впливу непередбачених обставин на організацію: 1 — зовнішня межа організації; 2 - зовнішнє середовище

Системний підхід до управління операціями (виробництвом)

Операційна функція об'єднує в собі ті дії, в результаті яких виробляються товари та послуги, що поставляються організацією в зовнішнє середовище. Функцію операцій мають всі організації, інакше вони просто не можуть існувати. Терміни "операції" і "виробництво" ідентичні. Однак під виробництвом в основному розуміють випуск товарів і переробку сировини. Термін "операції" ширше, він включає не тільки виробництво товарів, але й надання послуг (I).

Повна система виробничої діяльності організації носить назву операційної системи. Вона складається із трьох підсистем: переробної, забезпечення, планування і контролю (див. рисунок 2.7).

Переробна підсистема виконує продуктивну роботу, безпосередньо пов'язану з перетворенням вхідних величин.у вихідні результати. Підсистема забезпечення не пов'язана прямо з виробництвом продукції та послуг, але виконує необхідні функції забезпечення переробної підсистеми. Підсистема планування і контролю одержує від переробної підсистеми інформацію про стан системи і незавершене виробництво. Інформація надходить із внутрішнього середовища організації - про цілі, політику, основні напрямки діяльності та інші внутрішні параметри. Інформація про попит на продукцію, вартість ресурсів, тенденції розвитку технологій, урядові нормативні акти й інші фактори надходять із зовнішнього середовища. Підсистема планування та контролю повинна обробити весь цей, звичайно, великий об'єм достатньо складної інформації і видати рішення, як саме повинна працювати переробна підсистема. Конкретні питання, що підлягають вирішенню, як правило, включають планування виробничих потужностей, диспетчеризацію, управління матеріально-виробничими запасами, контроль якості.

Рисунок 2.7. Операційна система

Чисельні обов'язки операційних (виробничих) менеджерів можна об'єднати в три основні групи: розробка і реалізація загальної стратегії і напрямків операційної (виробничої) діяльності; розробка і впровадження операційної системи, що включають розробку виробничого процесу, рішення про розміщення виробничих потужностей, проектування підприємства, проектування продукту, впровадження стандартів та норм на виконання робіт; планування та контроль поточного функціонування системи. При цьому управляючому операціями (виробництвом) випадає мати справу з великими об'ємами інформації. Він повинен мислити аналітично, мати здібності до сприйняття і оцінки нових технологій. Щоб краще зрозуміти завдання і складності, що стоять перед управляючими операціями, необхідно розглянути показники ефективності (результативності) системи. Існують щонайменше сім різних, не обов'язково виключаючих одне одного, критеріїв результативності (цілей) системи (18): дієвість, економічність, якість, прибутковість (доходи-витрати), якість трудового життя, впровадження новацій.

Дієвість - це ступінь досягнення системою поставлених перед нею цілей, ступінь завершення "потрібної" роботи. Для оцінки ступеня дієвості необхідні щонайменше три критерії: 1) чи робимо ми "потрібні" речі згідно з попередньо визначеними вимогами (якість продукції); 2) чи робимо ми всі "потрібні" речі? (кількість); 3) чи робимо ми "потрібні" речі вчасно? (своєчасність). Процес планування тісно пов'язаний з дієвістю. Ми вирішуємо, чого ми досягнемо, коли це буде здійснено і яким стандартам якості все повинно відповідати. Можна розрахувати індекси дієвості, що показують ступінь досягнення цілей в одному періоді в порівнянні з іншим періодом.

Економічність — це ступінь використання системою "потрібних" речей. її можна виразити наступним відношенням:

Щоб знайти величину, що стоїть в чисельнику, використовують кошториси, нормативи, оцінки, прогнози, прикидки, інтуїцію тощо. Величину знаменника визначають за допомогою бухгалтерського обліку, звітності, оцінок. Якщо знаменник менше чисельника, коефіцієнт більше 1, є сенс говорити про економічність, і навпаки. Можна обчислити індекси, що характеризують динаміку економічності, в окремі періоди і співставляти їх між собою.

Якість - це ступінь відповідності системи вимогам, специфікаціям і очікуванням. Основні питання, пов'язані з якістю: це ступінь відповідності системи вимогам, специфікаціям і очікуванням. Основні питання, пов'язані з якістю: чи виготовлено і доставлено продукцію так, як це вимагалось? Чи задоволений покупець товаром або послугою? Чи буде товар або послуга виконувати те, на що вони передбачені?

Прибутковість - це співвідношення між валовими доходами і сумарними (головним чином, фактичними) витратами. Для визначення фінансового стану підприємства (фірми) можуть бути використані такі показники прибутковості, як:

1) рівень прибутку, віднесений до об'єму продаж. Як правило, використовується чистий прибуток (після сплати податків);

2) прибуток, віднесений до сукупних активів;

3) прибуток, віднесений до власного капіталу.

Продуктивність - це співвідношення кількості продукції системи і кількості витрат на випуск відповідної продукції.

Якість трудового життя - це те, яким чином особи, які причетні до системи, реагують на соціально-технічні аспекти цієї системи.

Впровадження новацій можна визначити як прикладну творчість. Це процес, за допомогою якого ми одержуємо нові, більш досконалі товари та послуги.

Слід додатково відзначити, що загальні витрати на використані організацією входи визначаються не тільки їх кількістю, але й іншими факторами. Наприклад, при аналізі матеріальних витрат необхідно враховувати, за якими цінами було придбано матеріали? Яка сума витрат на зберігання матеріалів в складі запасів до моменту їх використання? У що обійшлися замовлення та приймання матеріалів? Який розмір витрат, що виникли в результаті недостатньої кількості матеріалів?

Відповідно до такого вхідного ресурсу, як людська праця, менеджер повинен поставити перед собою питання: яка частина роботи виконувалась в понаднормовий час, і яка вартість таких робіт? Чи використовувався персонал згідно з рівнем кваліфікації чи робітникам були змушені платити за тарифами більш високої кваліфікації, ніж та, що вимагалась для роботи? Якими виявились витрати, пов'язані з помилками персоналу із-за недостатнього рівня їх підготовки або з поганим керівництвом з боку майстрів?