Менеджмент у сфері послуг - Моргулець О.Б. - 8.3.3. Зв'язки в організації і координація

В організації, що складається з багатьох частин повинна здійснюватись координація їх діяльності. Ця координація є основою структури організації. В кожній організації є вертикальні і горизонтальні зв'язки; лінійні і функціональні; формальні і неформальні.

Вертикальні зв'язки поєднують ієрархічні рівні в організації і її частинах. Ці зв'язки є каналами передачі розпорядчої і звітної інформації, створюючи тим самим стабільність в організації. В межах вертикальних зв'язків вирішуються проблеми влади і впливу. Як правило, ріст організації супроводжується ростом вертикальних зв'язків, і по їх кількості можна робити висновки щодо розміру організації.

Вертикальні зв'язки розділяють на прямі і зворотні. Прямі - ті, що йдуть безпосередньо від керівника до підлеглого у вигляді наказів та розпоряджень. Зворотні зв'язки мають спрямованість знизу на верх і несуть в собі інформацію про виконання наказів керівництва, носять форму звітів, пояснень, пропозицій (рис. 8.7).

Горизонтальні зв'язки - це зв'язки між двома і більше рівними за статусом частинами або членами організації. їх головне призначення - сприяти найбільш ефективній взаємодії частин організації. Вони допомагають зміцнювати вертикальні зв'язки і роблять організацію більш стійкою до змін оточуючого середовища.

Лінійні зв'язки - це взаємостосунки, при яких керівник реалізує свої владні права і здійснює пряме керівництво підлеглими, тобто ці зв'язки здійснюються в організаційній ієрархії зверху до низу і мають вигляд наказу, розпорядження, команди, вказівки тощо.

Функціональні зв'язки мають за мету забезпечення ефективної роботи лінійних підрозділів, що безпосередньо беруть участь у створенні та наданні послуги. В організаційній ієрархії ці зв'язки, як правило, мають спрямованість знизу на верх у формі поради, рекомендації, альтернативного рішення тощо.

Формальні зв'язки - це зв'язки координації, що регулюються встановленими і прийнятими в організації цілями, політикою і процедурами. Ці зв'язки є основою для затверджених в організації посадових інструкцій.

Неформальні зв'язки з'являються тоді, коли формальні не виконують своєї ролі. Це взаємостосунки не між окремими посадами, а між окремими індивідами. Вони є основою формування неформальних груп, появи неформальних лідерів і створення паралельної неформальної організації.

8.3.4. Масштаб підпорядкованості і контролю

Під час групування робіт і людей в організації необхідно прийняти рішення - скільки робіт або людей безпосередньо можна ефективно об'єднати під єдиним керівництвом. Кожен керівник має три типи зв'язків з підлеглими: взаємостосунки між керівником і конкретним підлеглим; взаємостосунки керівника з двома або більше підлеглими; взаємостосунки між підлеглими.

Для того, щоб визначити оптимальний варіант було проведено значну кількість досліджень. Вважається, що для вищої ланки управління кількість підлеглих не повинна перевищувати цифру 7. В низовій ланці 20-30. Для різних видів діяльності ці показники можуть бути різними.

Спроби вирішити проблему визначення норм підпорядкованості призвели до виділення двох типів масштабу підпорядкованості - вузького і широкого (рис. 8.8)

Рис. 8.8. Схема вузького (а) і широкого (б) масштабу підпорядкованості

Вузький масштаб підпорядкованості характеризується мінімальною кількістю підлеглих в одного керівника і більшою кількістю ієрархічних рівнів. Переваги: легше здійснювати контроль, вища якість роботи, швидше йде обмін інформацією. Недоліки: бажання керівника вмішуватись в роботу підлеглих, довші і дорожчі взаємозв'язки.

Широкий масштаб підпорядкованості має протилежні характеристики: максимально можлива кількість підлеглих в одного керівника і мінімальна кількість ієрархій. Переваги: широке делегування повноважень, сильна і кваліфікована команда. Недоліки: перевантаженість керівництва вирішенням рутинних завдань, складності з контролем.

Останнім часом поняття масштабу підпорядкованості почали використовувати не тільки відносно керівника і підлеглих, які йому безпосередньо підпорядковуються, але і відносно до всієї чисельності персоналу.