Організація бізнесу - Скібіцький О.М. - 14.3. Використання інформаційних комп'ютерних технологій! в основних функціях менеджменту

14.3.1. Інформаційна технологія

Інформаційна технологія - система методів і способів збору, передачі, нагромадження, обробки, збереження, подання й використання інформації на основі застосування технічних засобів.

Управлінська діяльність у будь-якій організації заснована на переробці даних і опрацюванні вихідної інформації, що припускає наявність технології перетворення вихідних даних у результативну інформацію.

Інформаційні технології відповідно до походження інформаційних процесів класифікуються на технології:

o збору інформації;

o передачі інформації;

o нагромадження інформації;

o обробки інформації;

- збереження інформації;

o подання інформації;

o використання інформації.

Конкретна інформаційна технологія для своєї реалізації припускає наявність:

o комплексу відповідних технічних засобів, що реалізують сам інформаційний процес;

o системи засобів управління технічним комплексом (програмні засоби);

o організаційно-методичного забезпечення, що погоджує реалізацію всіх дій технічних засобів і персоналу в єдиний технологічний процес.

Поява в другій половині 60-х рр. XX ст. великих продуктивних ЕОМ (в обчислювальних центрах) було початком формування "електронної", або "комп'ютерної" технології.

Інформаційна технологія управління повинна містити як мінімум три найважливіших компоненти обробки інформації: облік, аналіз і прийняття рішень.

Сформовані в 60-х рр. концепції застосування автоматизованих систем управління (АСУ) не завжди і не повною мірою відповідають задачі удосконалювання керування й оптимальної реалізації компонентів інформаційної технології, у ряді випадків далекі від реального механізму оперативного керування.

В існуючих АСУ поняття "системи" не включає вирішальної ланки управління - користувача. Ігнорування цієї принципової обставини призвело до того, що розширення мережі АСУ і підвищення потужності їхніх обчислювальних засобів забезпечили завдяки великим масивам первинних даних поліпшення в основному облікових функцій управління (довідкових, статистичних, відстежуючих). Облікові функції дозволяють визначити тільки минулий стан об'єкта керування і не дозволяють оцінити перспективи його розвитку.

З появою персональних комп'ютерів та їх мереж (включаючи ІНТЕРНЕТ) на "гребені мікропроцесорної революції" відбувається принципова модернізація ідеї АСУ: підвищення однорідності технології обробки інформації і децентралізації управління. Це відображується в системах підтримки прийняття рішення (СППР) і експертних системах (ЕС), які характеризують новий етап комп'ютеризації технології організаційного управління, власне кажучи - етап персоналізації АСУ. Системність - основна ознака СППР і визнання того, що сама ЕОМ не може замінити людину.

Можливості ЕОМ розширюються за рахунок структуризації користувачем розв'язуваних задач і поповнення бази знань, а можливості користувача - за рахунок автоматизації тих задач, що раніше було недоцільно переносити на ЕОМ з економічних або технічних міркувань. Стає можливим аналізувати наслідки різних рішень і одержувати відповіді на питання типу "що буде, якщо ...?", не витрачаючи часу на трудомісткий процес програмування.

Найважливіший аспект упровадження СППР і ЕС - раціоналізація повсякденної діяльності працівників керування. Структура інформаційних технологій:

o Комплекс технічних засобів, що базуються на комп'ютерах та їх мережах;

o система програмних засобів, що забезпечують функціонування комплексу технічних засобів;

o система організаційно-методичного забезпечення, що погоджує використання технічних засобів і діяльність управлінського персоналу.

У складі комплексу технічних засобів забезпечення інформаційних технологій виділяють засоби комп'ютерної техніки і засоби організаційної техніки.

Сучасні засоби комп'ютерної техніки можуть бути класифіковані в такий спосіб:

o персональні комп'ютери;

o корпоративні комп'ютери

o суперкомп'ютери.

Персональні комп'ютери являють собою обчислювальні системи, всі ресурси яких цілком спрямовані на забезпечення діяльності одного автоматизованого робочого місця (АРМ) управлінського працівника.

Корпоративні комп'ютери (міні-ЕОМ) являють собою обчислювальні системи, що забезпечують спільну діяльність багатьох управлінських працівників у рамках однієї організації, одного проекту, однієї сфери інформаційної діяльності при використанні тих самих інформаційно-обчислювальних ресурсів. Це обчислювальні системи для багатьох користувачів, що мають центральний блок з великою обчислювальною потужністю і значними інформаційними ресурсами, до якого приєднується велика АРМ з мінімальною оснащеністю (відеотермінал, клавіатура, пристрій позиціонування типу "миша" і, можливо, пристрій друку - принтер, АЦПУ, плоттер тощо).

У принципі як робочі місця, що приєднані до центрального блоку корпоративного комп'ютера, можуть бути використані й персональні комп'ютери робочі станції.

Сфера використання корпоративних комп'ютерів - реалізація інформаційних технологій забезпечення управлінської діяльності у великих фінансових і виробничих організаціях, організація різних інформаційних систем, що обслуговують велику кількість користувачів у рамках однієї функції (біржові і банківські системи, бронювання і продаж квитків для надання транспортних послуг населенню тощо).

Суперкомп'ютери - являють собою обчислювальні системи з граничними характеристиками обчислювальної потужності й інформаційних ресурсів. Використовуються у військовій і космічній сферах, у фундаментальних наукових дослідженнях, глобальному прогнозуванні погоди. Наведена класифікація досить умовна, оскільки інтенсивний розвиток технологій виробництва електронних компонентів і значний прогрес у вдосконалюванні архітектури комп'ютерів призводять до розмивання меж між зазначеними класами засобів обчислювальної техніки.

Програмні засоби сучасних інформаційних технологій у цілому підрозділяються на системні і прикладні.

Системні програмні засоби призначені для забезпечення діяльності комп'ютерних систем як таких. В їхньому складі виділяють:

o тестові і діагностичні програми;

o антивірусні програми;

o операційні системи;

o командно-файлові процесори (оболонки).

Тестові і діагностичні програми призначені для перевірки працездатності окремих вузлів комп'ютера і компонентів програмно-файлових систем і, можливо, усунення виявлених поломок.

Антивірусні програми призначені для виявлення і, можливо, усунення вірусних програм, що порушують нормальну роботу обчислювальної системи.

Операційні системи є основними системними програмними комплексами, що виконують наступні основні функції:,

o тестування працездатності обчислювальної системи і її настроювання при первісному включенні;

o забезпечення синхронної й ефективної взаємодії всіх апаратних і програмних компонентів обчислювальної системи в процесі її функціонування;

o забезпечення ефективної взаємодії користувача з обчислювальною системою.

Прикладні програмні засоби забезпечення управлінської діяльності класифікуються в такий спосіб:

o системи підготовки текстових документів;

- системи обробки фінансово-економічної інформації;

o системи управління базами даних; 9 особисті інформаційні системи;

o системи підготовки презентацій; 9 системи управління проектами;

o експертні системи і системи підтримки прийняття рішень;

- системи інтелектуального проектування й удосконалювання систем управління;

o інші системи.

Системи обробки фінансово-економічної інформації призначені для обробки числових даних, що характеризують різні виробничо-економічні і фінансові явища й об'єкти, і складання відповідних управлінських документів і інформаційно-аналітичних матеріалів. Вони містять у собі:

o універсальні табличні процесори;

o спеціалізовані бухгалтерські програми; Концепція електронного офісу

Проблеми підвищення рівня ефективності діяльності персоналу офісу можна вирішити за допомогою концепції так званого електронного (автоматизованого) офісу. Комплексне використання сучасних технічних засобів для автоматизації процедур і функцій управління (обробка текстів, їхнє редагування, збереження і пошук, передача інформації з каналів електрозв'язку усередині офісу і за його межі, інформаційне обслуговування персоналу офісу, деякі аспекти процесу підготовки й ухвалення рішення тощо), засобів програмної підтримки, підходів до проектування приміщень офісу, охорони праці персоналу тощо.

Незважаючи на порівняно невеликий термін, концепція електронного офісу вже пройшла у своєму розвитку два етапи, і в даний час успішно реалізується третій.

Для першого етапу була характерна орієнтація на автоматизацію рутинних, часто повторюваних операцій, здійснюваних секретарями або технічним персоналом офісу, установи. Характерним прикладом таких операцій є машинописні роботи. Для підвищення продуктивності праці при їхньому виконанні були створені так звані пристрої обробки текстів (організаційні автомати), що дозволяють швидко виправляти і редагувати різні документи, а також створювати і використовувати шаблони при підготовці документів.

На другому етапі розвитку автоматизованих офісів окремі пристрої поєднувалися за допомогою внутрішніх ліній зв'язку в єдину мережу, що дозволяло здійснювати ряд додаткових функцій, таких, як автоматизований зв'язок між різними робітниками , спільна робота над документами, автоматизований контроль виконання документів тощо.

Третій етап розвитку електронних автоматизованих офісів зв'язаний із широким застосуванням персональних комп'ютерів і створенням на їхній основі АРМ. АРМ поєднуються за допомогою комунікаційних засобів у єдину систему (мережу), що має доступ до всіх обчислювальних ресурсів офісу, базам даних, а також до зовнішніх джерел інформації. При цьому значно прискорюється можливість інформаційного обміну між користувачами мережі, автоматизуються деякі традиційні операції, пов'язані з прийомом і відправленням кореспонденції й інших документів по каналах зв'язку.

Типове АРМ складається з ПК, оснащеного при необхідності додатковими пристроями, що розширюють Його функціональні можливості, і периферійного устаткування (принтера, сканера, графобудівника). Крім того, кожне робоче місце оснащується відповідною оргтехнікою стосовно до функцій, виконуваним на даному робочому місці.

Для кожного співробітника (групи співробітників) розробляється й оснащується АРМ, професійно орієнтовані на виконання конкретних функцій управління. Така орієнтація реалізується за допомогою вибору й установки відповідного програмного забезпечення.

Текстові редактори (або сучасні текстові процесори) виявилися першим компонентом електронного офісу, оскільки проблема обробки тексту і його перетворення є однією з основних задач діловодства.

Поява наступного компонента дозволила реалізувати за допомогою комп'ютера функцію інформаційного обміну, яка властива системі телефонного і поштово-телеграфного зв'язку. Таким компонентом стала система електронної пошти для обміну інформацією між користувачами на комп'ютерах з багатьма користувачами, а потім і в мережах.

Трохи пізніше стали використовуватися системи розробки баз даних (своєрідних електронних картотек), а також електронні таблиці (пізніше названі табличними процесорами) для виконання різних (іноді дуже складних) розрахунків. Надалі в офісах стали використовуватися системи ділової графіки, необхідні для наочності виконуваних офісних процедур. Усі перераховані компоненти службової діяльності персоналу офісу відповідають спеціалізованим пакетам, призначеним для комплексної автоматизації згаданих функцій.

Одним з таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Усі програм ні продукти цієї системи не тільки уніфіковані, але й інтегровані між собою, що дозволяє в рамках рішення якої-небудь ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін, незалежно від того, з яким типом документа ви працюєте.

Використання ПК в офісі не виключає, а навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розробленої на основі застосування новітніх досягнень електроніки, такий, як: скануючі пристрої (сканери), факс-модемні та мережні плати, копіювальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайд-принтери тощо.

Практична реалізація концепції електронного офісу поступово призводить до зміни стилю і методів керування, до перегляду і перерозподілу функцій персоналу, підвищення продуктивності праці при виконанні цілого ряду діловодних операцій.

У той же час впровадження електронних офісів має і деякі негативні наслідки. Основним з них є негативний вплив на організм людини електронної техніки, інтенсивно використовуваної на робочих - місцях. Крім того, погіршуються можливості особистих контактів персоналу офісу, що позначається на загальному психологічному кліматі в колективі.

Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в офісній і адміністративній діяльності. Технічні засоби і комп'ютерні технолога, адміністративні й офісні системи виконують у сутності допоміжні роботи, пов'язані з обробкою інформаційних масивів. Процес прийняття рішень залишається прерогативою людини.