Організація бізнесу - Скібіцький О.М. - 14.3.2. Раціоналізація, інтегрування й подальша автоматизація інформаційних потоків

Успішна реалізація наданих прав, обґрунтованість прийнятих керівниками різних рішень щільно пов'язані з тим, наскільки повно керівники забезпечені необхідною і своєчасною інформацією, тому що недостатність інформації може призвести до прийняття неправильних рішень. Однак і надлишок інформації або її зайва деталізація перевантажують керівників, зменшують кількість і розмаїтість проблем, які вони можуть ефективно вирішувати в організації. Тому в кожному окремому випадку варто виявляти об'єктивно необхідний обсяг і характер інформації. Облік інформаційних факторів дозволяє якісно і кількісно обгрунтувати обраний варіант розподілу повноважень й відповідальності, встановити необхідні взаємозалежності між удосконалюванням організаційної структури й раціоналізацією документообігу, виявити можливості й шляхи створення інтегрованих систем обробки даних.

Комплексна механізація й автоматизація процесу керування збільшує продуктивність праці в цій сфері в два й більше разів. Широкому впровадженню техніки заважають психологічні бар'єри, фінансові і ресурсні обмеження.

Вищий ступінь механізації, автоматизації є створення автоматизованої системи управління підприємством.

14.3.3. Система здійснення угод і операцій

Хоча маються різні типи систем інформаційного менеджменту, розглянемо саме комп'ютерні системи інформаційного менеджменту. Ці системи складається з людей, комп'ютерів та їхнього програмного та технічного забезпечення; даних; процедур для управління системами введення і виведення. Разом ці компоненти створюють систему інформаційного менеджменту (СІМ) - систему, що дає можливість використовувати інформацію для підтримки операцій, контролю і планування в організації. Розглянемо чотири типи систем інформаційного менеджменту: систему здійснення угод і операцій, управлінські інформаційні системи, системи підтримки рішення і системи, що базуються на знаннях.

Щоденні операції генерують багато даних, і системи здійснення угод і операцій роблять необхідною базову обробку цих даних в організаціях. Хоча такі системи не дуже допомагають в прийнятті операційних, планових або контрольних рішень, вони перетворюють постійно зростаючу масу необхідних операцій і угод у керовану задачу. Крім того, вони в значній мірі забезпечують необхідними даними системи, що безпосередньо підтримують операційні, планові і контрольні рішення.

Раніше канцелярський персонал регулярно реєстрував ці угоди й операції в бухгалтерських документах. Оскільки ця робота була рутинною, стомлюючою і супроводжувалася помилками, але залишалася необхідною, то вона стала одним з перших напрямків комерційного застосування комп'ютерів. Типові системи здійснення угод і операцій ведуть загальний бухгалтерський облік: рахунків до оплати, рахунків до одержання, платіжних відомостей, інвентаризаційних відомостей тощо.

Системи здійснення угод і операцій побудовані на стандартній моделі. Коли операція або угода відбувається, вона повинна бути зафіксована і підготовлена до обробки. Фіксація операції і її підготовка до обробки складають першу частину моделі.

Друга частина моделі складається у затвердженні угоди або операції. Один тип затвердження полягає в перевірці помилок в окремих угодах, таких, як пропуск даних і перевищення дозволеної ціни. За допомогою затвердження також перевіряються визначені аспекти груп угод або операцій. Операції часто відбуваються в групах, і загальна сума операцій у групі повинна бути рівною груповому результату. Такі групи можуть містити тільки один тип операцій. Процес затвердження дозволяє переконатися, що по всіх угодах або операціях у таких групах своєчасно проведені платежі.

Третя частина моделі полягає у реєстрації і записі угоди або операції. Тут угода або операція використовується, аби упорядкувати відповідні записи й облікові документи.

І нарешті, системи здійснення угод і операцій включають звітність. Деякі звіти можуть краще "підходити" для управлінської інформації операційного контролю або прийняття рішень на рівні підрозділів/одиниць. Звітність підтверджує зареєстрований результат або виявляє іншу угоду або операцію, що повинна мати місце.

Системи здійснення угод і операцій функціонують у двох режимах: груповому і реального часу. Групова система зберігає угоди або операції до визначеного часу і потім робить обробку всіх акумульованих у групі операцій. Система реального часу обробляє кожну операцію, по мірі її проведення. Хоча системи реального часу часто мають справу з дуже швидкоплинними процесами, будь-яка система може сприйняти операції, обробити їх і повернути результати ініціатору досить швидко, щоб впливати на поточну діяльність і відповідати своєму призначенню та назві.

Системи здійснення угод і операцій часто поєднують два підходи. Навіть коли вони фіксують і готують операції для обробки в режимі реального часу, запис і звітність часто здійснюється у груповому режимі. Зафіксовані операції збираються до визначеного часу і потім відразу записуються системою. Наприклад, автомати фіксують, частково затверджують і акумулюють операції в комп'ютерах місцевого підрозділу, протягом дня. Наприкінці робочого дня операції пересилаються в центральний комп'ютер для подальшого затвердження, запису і підготовки звітності груповим способом.

Системи здійснення угод і операцій прямо підтримують використання специфічної і стимулюючої інформації. Ці системи також готують засоби для важливих стратегічних ініціатив. В міру розвитку нової технології будуть опрацьовані нові шляхи, для того щоб зробити системи здійснення угод і операцій важливими стратегічними інструментами. Вірно, що ці системи є самим старим прикладом використання комп'ютерів, але вони усе ще не втратили актуальності з погляду прибутковості їхнього нового застосування.