Організація бізнесу - Скібіцький О.М. - 14.3.4. Управлінські інформаційні системи

Терміном "управлінські інформаційні системи" іноді визначали всі типи інформаційних систем, але тут ми використовуємо його, щоб показати специфічний тип інформаційної системи. Управлінська інформаційна система (УІС) є інтегрованою звітною системою, спеціально призначеною для допомоги менеджерам у плануванні, здійсненні і контролі діяльності організації. Вона готує звіти на основі даних, отриманих з багатьох систем здійснення операцій і з зовнішнього оточення організації. УІС звичайно призначається для концентрації відібраних даних із систем здійснення угод і операцій і зовнішніх джерел, щоб зробити ці дані більш придатними для інформаційних менеджерів.

У1С адресуються до проблем, що відомі й зрозумілі заздалегідь (такі проблеми структуровані, вони піддаються формалізації). Тому заздалегідь може бути визначена відповідна необхідна інформація, спроектовані звіти і написані програми. Ці системи функціонують на періодичній основі, наприклад, надання щомісячних звітів про доходи і витрати. Багато менеджерів мають персональні комп'ютери, за допомогою яких вони можуть одержати деякі визначені звіти в будь-який час протягом дня.

УІС мають тенденцію до того, щоб обмежуватися "тільки читанням" даних, якими не можна маніпулювати. Наприклад, менеджер не може використовувати УІС. щоб одержати запроектовані цифри доходів і втрат, або щоб знайти різні рішення, засновані на різних обсягах продажів. Це обмеження не скасовує цінність УІС. Оскільки менеджери відчувають потребу в періодичній інформації, УІС є важливим інструментом для забезпечення регулярних звітів, що підвищують ефективність управлінського планування і контролю.

14.3.5. Системи підтримки рішень

Багато проблем, з якими зіштовхуються менеджери, не очікуються, тому УІС не підходять для їх вирішення. У силу цього, багато систем, що один раз були названі управлінськими інформаційними системами, перетворилися в системи підтримки рішень.

У даний час з'явився концептуальний клас інформаційних аналітичних систем основних функцій бізнесу, характерною рисою яких є наявність підкласу систем підтримки прийняття рішень.

Системи підтримки прийняття рішень (СППР) - це комп'ютерні системи, що допомагають прийняттю рішень, зв'язаних з неструктурованими проблемами, шляхом взаємодії з даними й аналітичними моделями.

СППР - це особливі інтерактивні інформаційні системи менеджменту, що використовують устаткування, програмне забезпечення, дані, базу моделей і працю менеджера з метою підтримки всіх стадій прийняття навпіл структурованих і неструктурованих рішень безпосередніми користувачами - менеджерами в процесі аналітичного моделювання на наданого набору технологій.

СППР сфокусовані саме на рішеннях: вони роблять опір на гнучкість, адаптивність і швидкість відповіді; контролюються користувачем і можуть бути застосовані до різних стилів прийняття рішень. 782

СППР допомагають особі, що приймає рішення, а не замінюють їх. Вони призначені для допомоги у вирішенні проблем, в яких немає визначених рішень і які висувають високі вимоги до осіб, що приймають такі рішення. СППР розширюють можливості менеджера в маніпулюванні даними при пошуку рішень. Система підтримки рішень довела корисність у забезпеченні підтримки для аналізу даних, використовуваних у прийнятті контрольних і розподільчих рішень.

СППР надає можливість для особи, що приймає такі рішення, виявити різні підходи до вирішення проблеми. Ці можливості створюються в силу того, що менеджер, приймаючи рішення, має необхідну експертизу і система виступає як гнучкий інструмент опрацювання альтернатив. Відтоді, коли були винайдені комп'ютери, деякі дослідники шукали шляхи, які б привели до заміни людини комп'ютером, тобто до використання не автоматизованих систем управління, а автоматичних. В результаті розвитку цього напрямку утворилися системи, що базуються на знаннях.

СППР є головною категорією інформаційних систем управління підприємствами і основною тенденцією розвитку комп'ютеризації в цій сфері.

При використанні інформаційних систем управління особлива роль належить людям. Сучасні комп'ютерні технології забезпечують підтримку прийняття їхніх рішень шляхом розрахунку основних показників при підготовці фінансового звіту і його аналізі, фінансового контролю і планування, визначення оптимального обсягу виробництва і збуту, розрахунку ефективності інвестицій, визначенні потреби в капіталі і фінансуванні.

Сучасні аналітичні технології забезпечують вільну підтримку прийняття рішень менеджерами без яких-небудь витрат часу на програмування за рахунок оперативного застосування складних методів для безпосереднього аналізу фахівцем складних проблемних ситуацій і прогнозування розвитку.

Більшість проблемних ситуацій в осіб, які приймають рішення, не є структурованими і програмованими. Тому аналітичні інформаційні системи, поряд зі звичайними звітами, повинні додатково надати менеджерам такі можливості й технології, що дозволяли б їм легко активізувати складний інструмент, швидко налаштувати його відповідно до особливостей своєї ситуації і так само швидко одержати розрахунково-графічний матеріал або рекомендацію. Результат оперативно і неформально аналізується менеджером на основі наявної в нього актуальної інформації. При дослідженні поточного стану організаційної системи, в якій бере участь людина, значна кількість інформації про неї може бути отримана від людей, що мають досвід роботи з об'єктом дослідження, знають його особливості та уявляють цілі її функціонування. Ця інформація носить суб'єктивний характер, і її представлення в природній мові містить велику кількість невизначеностей ("істотно", "значно", "багато" тощо), що не мають аналогів у мові традиційної математики. Тому для підвищення ефективності аналітичних технологій у підтримці прийняття рішень доцільне використання математичних засобів відображення нечіткості вихідної інформації для більш адекватного опису досліджуваного об'єкта.

Інформаційні системи бізнесу реально підтримують відносно стійку і трудомістку частину програмувальних ділових функцій бізнесу (облік, фінанси, управління персоналом, розрахунок заробітної плати, складський облік, управління продажами тощо).

Процес ухвалення рішення на основі СППР має три стадії: інформаційну, проектну, а також стадію вибору.

На інформаційній стадії досліджується середовище, визначаються події й умови, що вимагають прийняття рішень.

На проектній стадії розробляються й оцінюються можливі напрями діяльності (альтернативи).

На стадії вибору обґрунтовують і відбирають визначену альтернативу, організовують спостереження (моніторинг) за її реалізацією. На інформаційній стадії менеджери одержують від інформаційної системи дані про роботу організації, що можуть спонукати до прийняття рішень. Наприклад, звіти по аналізу продажів, що надходять до менеджера за графіком або за разовою вимогою, інформують про рівень продажів, загальні тенденції і виняткові ситуації для фірми. Результат вивчення ринку і перегляд зовнішніх баз даних можуть дати дані щодо зміни конкурентоспроможності фірми або споживчих переваг. На цій стадії менеджер повинен уміти робити незаплановані, ситуаційні, разові запити, що відшукують необхідні дані. Сучасні офісні системи оснащені могутніми засобами формування запитів, засобами стиску, фільтрації й обробки інформації, отриманої шляхом запиту. На проектній стадії менеджер повинен з'ясувати, чи є ситуація, що вимагає ухвалення рішення, програмованою або не-програмованою.

Програмовані (структуровані, шаблонні) рішення можуть бути деталізовані й розписані заздалегідь, приводячи до визначеного (детермінованого) алгоритмічного вирішення. Якщо ж структуроване рішення носить ймовірний характер, воно повинне бути визначене через імовірності можливих результатів (виходів).

Непрограмовані (неструктуровані, евристичні) рішення виникають, коли неможливо дати попередню специфікацію більшої частини процедур ухвалення рішення. Менеджер повинен робити разові запити до бази даних організації (компанії) та вести діалог з комп'ютерною інформаційною системою, поступово наближаючись до формулювання рішення.

На стадії вибору інформаційні системи повинні полегшувати менеджеру вибір правильного напряму діяльності й забезпечити зворотний зв'язок для контролю за виконанням рішення.

Специфікація СППР виявляється при порівнянні цілей різних інформаційних систем. Традиційні інформаційно-звітні системи узагальнюють і регулярно надають поточну регламентовану інформацію про основні функції ділової діяльності (маркетинг, виробництво, фінанси). СППР обслуговують усі стадії рішення (інформаційну, проектну і стадію вибору).

Основними компонентами СППР є:

o устаткування;

o програмне забезпечення;

o дані;

o моделі;

o праця менеджера.

До складу устаткування СППР входять робочі станції з телекомунікаційними можливостями для забезпечення доступу до інших ресурсів.

Програмне забезпечення СППР називають СППР-генераторами. Електронні таблиці відносять до обмежених СППР-генераторів, спеціалізовані генератори - до розвинутих. Вони включають програмні модулі керування базами даних, моделями і діалогами.

База даних СППР створюється для підтримки унікального рішення і може містити інформацію з інших баз даних, дані з особистих баз даних менеджера, а також підсумкову інформацію.

Людські ресурси СППР-це користувачі-менеджери, що можуть створювати свої невеликі СП ПР.

Важливою складовою частиною СППР є використання бази моделей для ухвалення рішення. Поряд зі сферами науки і техніки, у сфері менеджменту і бізнесу також широко застосовуються спеціальні моделі як простий спосіб аналізу і формалізації ділових проблем. Звичайно ці моделі мають табличний (матричний), математичний або графічний вигляд. Використання бази моделей істотно відрізняє СППР від звітних інформаційних систем. База моделей для СППР - це спеціально організований набір математичних моделей (загальноцільових і специфічних).

. Частина моделей представляє і підтримує рутинні обчислення, наприклад, однофакторні і двофакторні моделі, (що станеться, якщо...?) моделі. Більш складні математичні моделі представляють зв'язок між багатьма змінними. До складних математичних моделей відносять множинну регресію, загальну задачу лінійного програмування. Моделі можуть зберігається у вигляді спеціальних програм, командних файлів, модулів і електронних таблиць.

За підтримкою рішень найчастіше часто використовують наступні основні технології аналітичного моделювання:

o аналіз "What if?";

o аналіз чутливості;

o оптимізаційний аналіз;

o аналіз цільової функції;

o аналіз і прогнозування на основі трендів.

Склад інформаційних систем підтримки прийняття рішень неухильно зростає. В даний час до найбільш відомих систем менеджменту можна віднести системи як Project Expert, Audi/ Expert, Forecast Expert, Marketing Expert, 1C Бухгалтерія, БЕСТ-маркетинг, інформаційна система "Галактика" тощо.

У цих системах для вирішення задач аналізу виробничо-господарської діяльності підприємств, оцінки ефективності інвестиційних проектів, аналізу й оцінки стану конкурентного середовища на товарних ринках використовуються вбудовані аналітичні методи прогнозування або є можливість підключення зовнішніх методів прогнозування, розроблених користувачем. Використання методів прогнозування припускає введення в систему даних, отриманих на основі статистичних спостережень або обробки експертних висловлень та їхню наступну обробку. Існуючі в даний час інформаційні системи прийняття рішень, як правил о, надають можливість розробки модулів прогнозування, підготовки аналітичних таблиць, експортування й імпортування даних. Використання розглянутих властивостей інформаційних систем дозволяє підвищити ефективність систем управління підприємством, і в першу чергу при плануванні.

Одним з основних питань у задачах прийняття рішень є оцінка деяких технічних об'єктів, проектів або особистостей за певним набором параметрів. При цьому можуть бути використані різні модифікації методу експертних оцінок. При використанні методів експертних оцінок має місце як нечіткість критеріїв, так і деяка невизначеність формування ступеня їхньої важливості (вагових коефіцієнтів).

Зазначений метод дозволяє підвищити ефективність експертних оцінок при вирішенні завдань з прийняття рішень, прогнозування або діагностики різних об'єктів. За математичний апарат, що дозволяє вирішити цю задачу, може служити теорія прийняття рішень у розпливчастих умовах і метод експертних оцінок.

Сутність методу полягає в тому, що перед експертами ставиться задача формування вимог або оцінки параметрів об'єктів в умовах, коли безлічі можливих альтернатив вибору значень показників сформульовані неточно. Під розпливчастістю розуміється такий вид неточності, що може бути описаний у термінах розпливчастих безлічей. Розпливчастість характеристик є основним джерелом неточності при формуванні або оцінці значень показників об'єктів.

Основними елементами теорії прийняття рішень у розпливчастих умовах є наступні поняття:

o. розпливчаста мета,

* розпливчасте обмеження,

* розпливчасте рішення.

Розпливчаста мета ототожнюється з фіксованою розпливчастою безліччю у відповідному просторі.

Розпливчаста мета і розпливчасте обмеження на значення базової перемінної характеризуються функцією сумісності, що кожному значенню базової перемінної ставить у відповідність число з інтервалу (0,1), що відбиває сумісність цього значення з розпливчастою метою і розпливчастим обмеженням.

Використання інформаційних аналітичних систем дає можливість підвищити ефективність управління підприємством (і в першу чергу планування) на основі оперативного збору інформації, обробки статистичної й експертної інформації та наступного прийняття рішень за допомогою вбудованих у системи процедур їх прийняття.