Організація праці менеджера - Скібіцька Л.І. - 3.6. Організація командної роботи

Команда - це спеціально підібрана група людей для об'єднання їхніх зусиль, спрямованих на розв'язання проблемної ситуації чи спільне виконання важливого завдання. Характерні ознаки команди:

o наявність спільної мети;

o інтенсивне співробітництво;

o визначені статусно-рольові відносини;

o лідерство (формальне чи неформальне);

o згуртованість колективу;

o відпрацьовані комунікативні зв'язки;

o групові норми поведінки, усталені традиції;

o схожість основних життєвих цінностей, установок;

o специфічні методи вироблення колективних рішень;

o сприятлива соціально-психологічна атмосфера.

Традиційна концепція керівництва спирається на індивідуальні форми організації роботи. Відповідно до цієї концепції участь членів колективу у прийнятті рішень майже відсутня. Крім того, не створені організаційні умови для командної роботи.

Друга концепція - врахування переваг соціальної взаємодії, яка передбачає поєднання індивідуальних і колективних форм організації праці. Однак ця концепція не враховує відпрацьовані методи командної роботи. Концепцією обмежені організаційні умови для командної роботи.

Третя концепція - комунікаційного керівництва, яка орієнтується на повноцінний розвиток колективних форм організації роботи. Створюються необхідні умови для колективного прийняття рішень і спільного виконання важливих завдань. Керівник володіє навичками створення та організації ефективної роботи команди.

Етапи створення команди та організації її роботи:

Перший етап. Зародження команди. Здійснюється відокремлення нової сфери діяльності, отримання важливого складного завдання, виникнення проблемної ситуації (надзвичайна подія, безвихідність, несподівана поява додаткових можливостей). Приймається офіційне рішення (при створенні формальної команди) або спонтанне об' єднання людей (у разі формування неформального колективу).

Другий етап. Формування команди, визначається кількісний та якісний її склад. Здійснюється добір учасників команди, які повинні відповідати встановленим вимогам. Вирішується комплекс питань, пов'язаних з організацією або самоорганізацією командної роботи.

Третій етап. Адаптація колективу команди. Знайомство (у разі добору нових людей), зближення, спостереження, демонстрація можливостей членів команди. Подолання індивідуалізму. Визначення необхідності залучення додаткових членів. Доукомплектування команди за вибором її учасників.

Четвертий етап передбачає стабілізацію колективу команди. Приходить усвідомлення спільної мети та визначення статусно-рольових стосунків між членами команди. Здійснюється вибір методу командної роботи і виробляються загальні норми поведінки.

П'ятий етап передбачає функціонування команди. На даному етапі відпрацьовуються комунікативні зв'язки та проходить згуртування колективу. Створюється сприятлива соціально-психологічна атмосфера. Досягається синергічний ефект від командної роботи.

Розглянемо методи організації командної роботи.

Перший метод - метод експертних оцінок. Учасники команди незалежно й анонімно формулюють свою думку щодо вирішення проблеми, узагальнення та прийняття рішення здійснює керівник.

Рішення приймається за усередненою оцінкою експертів - учасників команди. Зведені дані усіх оцінок подаються на розгляд кожному учаснику команди для з' ясування причин відхилення з повторенням цієї процедури до досягнення консенсусу.

Другий метод - метод "мозкового штурму". Здійснюється критична оцінка заздалегідь запропонованого варіанту рішення. Отримуються негайні відповіді на запитання, що ставляться тим, хто веде дискусію. Здійснюються генерація ідей щодо розв' язання проблемної ситуації, їх публічне обговорення до взаємоузгодження позицій.

Перед застосуванням одного із методів необхідно чітко визначити мети і завдання проблеми, які структурні одиниці будуть задіяні у роботі команди, та ролі учасників (табл. 3.5).

Таблиця 3.5

РОЛІ УЧАСНИКІВ КОМАДИ

Робота в команді має як свої переваги, так і недоліки.

Основні переваги роботи в команді:

o підвищення якості управлінських рішень;

o скорочення часу на пошук оптимальних варіантів рішень;

o реалізація багатоаспектного підходу до розв'язання складних ситуацій;

o спрощення втілення прийнятих рішень;

o зосередження розумового процесу на досягненні мети;

o орієнтація на зміст і результати роботи;

o виявлення найбільш талановитих виконавців, спроможних генерувати ідеї;

o гнучкість розподілу завдань;

o активізація ділової співпраці;

o створення творчої атмосфери;

o зростання кваліфікаційного рівня членів команди;

o забезпечення доцільної інтеграції знань і досвіду;

o урахування та узгодження різних інтересів і спрощення обміну інформацією;

o подолання пасивної поведінки окремих членів колективу;

o розв'язання конфліктних ситуацій;

o згуртування членів колективу та підвищення їх мотивації;

o скорочення плинності кадрів та запобігання опору змінам.

Недоліки роботи в команді:

o витрати часу на створення та організацію роботи команди;

o поширення доступу до конфіденційної інформації;

o обмеження спілкування учасників команди з іншими членами колективу;

o затримка прийняття рішення за досягненням консенсусу;

o перевантаження членів команди;

o зниження мотивації індивідуального успіху;

o підвищення відповідальності;

o домінування позицій визнаних авторитетів;

o суперництво між членами команди.

Правила створення команди:

o при створенні команди необхідно орієнтуватися на її кількісний склад (від 5 до 12 учасників) залежно від конкретного завдання;

o необхідно залучати до командної роботи учасників, що відрізняються за профілем знань, віком, стажем роботи, статтю тощо. Формуйте різнорідні групи;

o перевіряйте, чи всі члени команди правильно зрозуміли суть проблеми чи завдання;

o заздалегідь визначайте метод роботи в команді;

o надавайте учасникам команди всю інформацію та документацію;

o своєчасно повідомляйте про нові аспекти, обставини та умови щодо проблемної ситуації чи завдання;

o визначайте пріоритети та ретельно готуйтесь до обговорення в команді;

o плануйте послідовність обговорення, визначайте пріоритети та відокремлюйте етапи роботи;

o розподіляйте завдання учасників під час обговорення в команді;

o визначайте ліміт часу на кожний етап та стежте за дотриманням встановлених термінів;

o відслідковуйте зміну ролей членів команди та забезпечуйте максимальне використання потенціалу учасників обговорення;

o тренуйте своє вміння слухати партнерів по команді та виявляти найбільш цінні ідеї й пропозиції;

o вмійте подолати надмірну емоційність учасників команди та створюйте атмосферу ефективної кооперації, взаємодопомоги і довіри;

o оволодівайте навичками розв'язання дисфункціональних конфліктів;

o домагайтеся прийняття рішень не за точкою зору більшості, а шляхом досягнення консенсусу;

o стежте, щоб критика висловлених думок не переходила в їх осуд;

o вмійте подолати пасивну поведінку окремих учасників команди, не сприймайте мовчання за згоду;

o дотримуйтеся правил і норм, вироблених командою, але поводьтеся обачно;

o не задовольняйтесь досягнутим, майте терпіння дочекатися вироблення командою дійсно ефективного рішення;

o допускайте прояви суперництва лише у вигляді змагальності щодо подання найкращих пропозицій.

Принципи створення команд:

■ команда формуються з людей з додатковими навичками, які довіряють одне одному і служать загальній меті, загальним цілям продуктивності і загальному підходу, за які вони взаємно відповідальні;

■ команди можуть бути ефективні, якщо використовується в різних ситуаціях;

■ команди можуть служити стандартним блоком (цеглиною) в структурі організації;

■ створення команд може закінчитися збільшенням продуктивності компанії;

■ створення команд може закінчитися збільшенням якості виробництва і послуг;

■ створення команд може закінчитися скороченнями вартості через зменшення часу виробництва;

■ створення команд може закінчитися швидшим постачанням виробів і послуг;

■ створення і використання команд можуть привести до змін в організації;

■ команди можуть служити, щоб стимулювати творчий потенціал організації;

■ використання команд може кінчитися декількома вигодами для фірми;

■ команди мають більше повних ресурсів, ніж індивіду;

■ команди мають в наявності більшу різноманітність ресурсів;

■ команди допомагають новим членам бути комунікабельними, управляють поведінкою і полегшують організаційну продуктивність, нововведення і зміни;

■ команди можуть також принести користь їх членам декількома способами;

■ команди можуть забезпечити корисний механізм вивчення;

■ команди можуть служити засобом для задоволення важливих особистих потреб індивідумів;

■ команди можуть забезпечити засоби для своїх членів, щоб отримати організаційні здобутки, які не могли бути досягнуті окремими індивідами.

Чотири типи команд:

■ робочі команди, які виготовляють речі;

■ проектні команди і команди розвитку, які працюють над довгостроковими проектами;

■ паралельні команди, які є тимчасовими і концентруються на рекомендації вирішення певних проблем;

■ команди управління, які координують і забезпечують напрям до підодиниць під їх юрисдикцією.

Команди характеризуються автономією, яку вони мають.

Сучасні тенденції спрямовані на самокеровані команди, які складаються з працівників, що навчені робити все або більшість роботи поодиниці; вони не мають безпосереднього спостерігача і приймають першолінійні контрольні рішення.

Традиційні робочі групи не мають жодних адміністративних обов'язків.

Гуртки якості - добровільні групи людей з різних команд виробництва, які опрацьовують пропозиції щодо поліпшення якості, але не мають влади (повноважень), щоб прийняти рішення або виконувати плани.

Напівавтономні групи роботи приймають рішення про управління й виконання головної діяльності виробництва, але все-таки отримують сторонню підтримку в перевірці та підтриманні якості.

Самокеровані команди, або автономні робочі групи, управляють рішеннями з приводу певного діапазону завдань і виконанням цих завдань. Вони повністю відповідальні за певний виріб, роботу, функцію або за певну частину процесу виробництва.

Саморозробляючі команди - роблять те, що й самокеровані, а також управляють створенням команди.

Ключовий елемент ефективної взаємодії - зобов' язання перед загальною метою. Мета має бути переведена у певні, вимірювані виконанням цілі. Кращі команди досягають загального розуміння про те, як вони досягнуть своєї мети, включаючи розподіл завдань і ролей, розробку норм і процесів рішення. Згуртовані команди ефективніші при дотриманні норм (стандартів), ніж незгуртовані.

Створення згуртованої команди з високими нормами працездатності вимагає:

■ вербування членів зі схожими цінностями, відносинами і кваліфікаціями, щоб вони змогли співіснувати;

■ підтримання високих стандартів комунікабельності, аби нові члени визнали за честь стати частиною групи;

■ підтримка маленької команди щоб її члени відчували себе важливими;

■ допомогти команді досягти успіху. Успіх згуртовує команду;

■ бути колегіальним лідером, щоб інші члени залучалися до прийняття рішення;

■ визначення проблем ззовні команди, вирішення яких має її згуртувати;

■ ув'язка винагород з успіхом команди, щоб мотивувати її членів для виконання завдань на високому рівні.