Організація праці менеджера - Скібіцька Л.І. - 6. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОЧОГО МІСЦЯ МЕНЕДЖЕРА

6.1. Поняття робочого місця менеджера та його організація.

6.2. Класифікація робочих місць.

6.3. Вимоги до планування та обладнання робочих місць.

6.4. Організаційне оснащення робочих місць.

6.5. Створення автоматизованих робочих місць (АРМ) менеджерів.

6.6. Забезпечення комфортних та безпечних умов праці.

6.7. Раціоналізація режиму праці.

Базові поняття: системи планування приміщень (кабінетна, зальна, стільникова), правила розподілу приміщень, організація робочого місця, класифікація робочого місця, паспорт робочого місця, вимоги до організації робочого місця, технічні засоби управління, норми штучного освітлення приміщень, АРМ менеджера.

6.1. Поняття робочого місця менеджера та його організація

Відповідною точкою будь-якої виробничої діяльності є робоче місце людини, яке має суворо визначені функції.

Поняття "робочого місця" має подвійний зміст. З одного боку, це первинна ланка виробничої структури підприємства, з іншого, суто технічного боку, - зона, оснащена необхідними технічними засобами, в якій здійснюється трудова діяльність виконавця або групи виконавців, які спільно виконують одну функцію, роботу, операцію, елементарну процедуру, при можливо менших фізичних зусиллях та мінімальному нервовому навантаженні.

Під робочим місцем працівника апарату управління мається на увазі зона його трудової діяльності, оснащення необхідними засобами праці.

Поняття "організація робочих місць" включає:

o влаштування і планування службових приміщень і розміщення в них робочих місць;

o планування робочих місць;

o оснащення робочих місць необхідними меблями і сучасними технічними засобами опрацювання інформації.

Основні складові робочого місця:

■ цілі, уявлення про результати праці;

■ заданий предмет праці;

■ система засобів праці;

■ система професійних службових обов'язків;

■ система прав працівника;

■ виробниче середовище (предметні і соціальні умови праці).

Загальною вимогою раціональної організації робочих місць є створення працівникам максимальної зручності для здійснення їх діяльності, вивільнення від нераціональних переміщень та рухів, зниження на цій основі витрат праці на виконувану роботу. Отже, економія часу і сил працівника - головні критерії раціональності організації робочих місць.

Робоче місце як будь-яка категорія має кількісну та якісну характеристики. Якщо на основі масштабів концентрації предметів праці та зміни режиму функціонування робочих місць формуються кількісні параметри даної категорії, то вимоги до професійно-кваліфікаційних, демографічних та психофізичних даних робітника, а також організаційно-технічного рівня розвитку утворюють якісні характеристики робочого місця. Збалансування зайнятості полягає у постійному підтриманні рівноваги між цими двома системами вимог.

Робоче місце - первинна ланка виробництва, що знаходиться в безпосередньому віденні одного робітника чи бригади і включає в себе комплект матеріальних елементів, що забезпечують процес праці.

Робоче місце складається з таких елементів:

■ виробничої площі;

■ основного устаткування;

■ пристроїв для зберігання матеріалів, заготовок, готової продукції, відходів і браку;

■ пристрою для збереження інструментів, оснащення і пристроїв;

■ підйомно-транспортних пристроїв;

■ пристроїв для безпеки і зручності роботи.

Організація робочого місця - це система заходів, спрямованих на створення на робочому місці необхідних умов для продуктивної праці, підвищення його змістовності й охорону здоров' я робітника, оснащення засобами і предметами праці та їх розміщення в певному порядку для безперебійного та якісного здійснення трудового процесу з урахуванням спеціалізації виконуваних робіт, кількості виконавців, професій, виду та типу виробництва, рівня механізації та автоматизації, кількості необхідного обладнання та устаткування.

Комплекс заходів охоплює:

o вибір раціональної сигналізації робочого місця і його оснащення устаткуванням та інвентарем;

o створення комфортних умов праці;

o раціональне планування;

o безперебійне обслуговування робочого місця по всіх його функціях. Конкретний зміст робіт з раціональної організації робочих місць залежить від багатьох факторів, а саме:

■ виду праці - розумовий чи фізичний, важкий чи легкий, різноманітний чи монотонний;

■ умові праці - комфортні чи несприятливі;

■ типу виробництва тощо.

Обслуговування робочого місця - це система заходів, спрямованих на забезпечення роботи всім необхідним для безперебійного ходу виробничого процесу.

Якість обслуговування робочих місць залежить від стану оперативно-виробничого планування і рівня організації допоміжних служб підприємства.

У комплексі заходів, що сприяють удосконаленню організації праці менеджера, збереженню здоров'я і підвищення працездатності управлінського персоналу, велике значення мають планування і розміщення службових приміщень, а також організація робочих місць.

При розробці заходів по вдосконаленню організації праці управлінських працівників особливу увагу слід звернути на раціональне розміщення відділів та інших службових приміщень. Ці питання вирішуються, виходячи з функціонального значення відділів, змісту роботи окремих категорій працівників та їх взаємозв'язків у процесі трудової діяльності.

Організація обліку робочих місць, виявлення ступеня відповідності їх рівня сучасним вимогам, здійснюються в рамках атестації робочих місць. Джерелами інформації служать фактичні результати дослідження робочих місць, дані первинної статистичної звітності, перепису обладнання та його паспортів, технологічні карти й інші матеріали.

Атестація робочих місць є складовою програми вдосконалення управління персоналом на кожному підприємстві. Робоче місце вважається атестованим, якщо повністю відсутня оцінка з нульовим значенням, в кожній групі чинників немає більше однієї оцінки із значенням 0,5; середній коефіцієнт в кожній з комплексних груп чинників не є нижчим 0,9. Документом, в якому викладається проект організації трудового процесу для конкретного виконавця, є карта організації праці на робочому місці та паспорт робочого місця (рис. 6.3).

Комплексна оцінка кожного робочого місця на його відповідність науково-технічному та організаційному рівням є основною для прийняття рішення щодо його подальшого використання, при цьому визначаються основні напрями удосконалення робочого місця, інформація інтегрується в процесі атестації робочих місць.

Професії в карті організації праці повинні відповідати наведеними у класифікаторі професій, який є основною складовою державної системи класифікації та кодування техніко-економічної і соціальної інформації. Класифікатор був розроблений відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України "Про концепцію побудови національної статистики України та Державної програми переходу до міжнародної системи обліку та статистики" від 4 травня 1993 р. № 326. При його розробці за основу була прийнята Міжнародна стандартна класифікація професій 1988 р. (ISCO-88: International Standard Classification of OccupationsALO, Geneva), яку Міжнародна конференція статистики праці Міжнародного бюро праці порадила для подання національних даних до системи, що полегшує міжнародний обмін професійною інформацією.

Класифікація ґрунтується на концепціях ISCO-88 про працю та кваліфікації:

1. Праця - це відповідні завдання та обов' язки, які вже виконані, виконуються чи повинні виконуватися однією особою;

2. Кваліфікація - це ступінь і рівень підготовки робітника, його здатність виконувати завдання та обов' язки відповідної роботи.

У дипломі спеціаліста (молодшого спеціаліста) або в інших документах про професійну підготовку кваліфікація визначається назвою професії (інженер-механік, економіст, токар, секретар-стенографістка тощо).

3. Професія - здатність виконувати роботу, що потребує відповідної кваліфікації. Кваліфікація визначається рівнем освіти та спеціалізацією, що відбивається у спеціальності та є вузьким напрямом діяльності всередині професії.

Ефективність роботи підрозділів залежить не тільки від відбору кадрів, рівня їх кваліфікації та спеціалізації робочих місць, а й і від умов праці.

На рівні робочого місця, робочої зони виробництва умови праці розглядаються як сукупність чинників та елементів матеріально-виробничого середовища, що впливають на здоров' я і працездатність людини в процесі праці.

На рівні ж самого підприємства, галузі, матеріального виробництва в цілому слід підходити до умов праці як до категорії соціально-економічної. При цьому слід визначати поняття умов праці, тобто виходити з того, що воно може бути зведене до сукупності об' єктивних і суб' єктивних, соціально-економічних, технічних, організаційних, техногенних та природноекономічних чинників, що діють у взаємозв' язку безпосередньо в процесі праці та виробництва і впливають на соціально-економічну ефективність останнього, а також на здоров' я, професійний та духовний стан працівників.

Останніми роками все чіткіше простежується тенденція до виділення умов праці як особливої галузі науки та практики. Праця (а відповідно - й її умови) здійснюється у межах різних систем: з одного боку, "людина - машина" (технологічний процес), "людина - середовище", "людина - машина (технологічний процес) - середовище", а з іншого - "людина - колектив - суспільство", "людина - суспільство-природа". Перші три системи характерні для виробничого місця, дільниці, цеху, виробництва, а останні дві - для вищого рівня, тобто підприємства, галузі, регіону.

Для вирішення проблем умов праці необхідний комплексний та системний підхід, результати якого слід обов'язково враховувати у практичній роботі підприємства.

Проектування виробничих об'єктів, розробка нових технологій, засобів виробництва, колективного та індивідуального захисту працюючих повинні здійснюватися з урахуванням вимог щодо праці.

Виробничі будівлі, споруди, устаткування, транспортні засоби, що вводяться в дію після будівництва або реконструкції, технологічні процеси повинні відповідати нормативним актам про охорону праці.

Жодне підприємство, цех, дільниця, виробництво не можуть бути прийняті та введені в експлуатацію, якщо на них не створено безпечних умов праці.

Введення в експлуатацію нових і реконструйованих об' єктів виробничого та соціально-культурного призначення без дозволу органів державного нагляду за охороною праці заборонено.

В Україні розроблені державні міжгалузеві нормативні акти про охорону праці - правила, стандарти, норми, положення, інструкції та інші документи, яким надано чинність правових норм, обов' язкових для виконання.

Опрацювання та прийняття нових, перегляд і скасування чинних міжгалузевих та галузевих нормативних актів про охорону праці здійснюються органами державного нагляду за охороною праці за участю інших державних органів і професійних спілок у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України.

У разі відсутності в нормативних актах про охорону праці вимог щодо забезпечення безпечних умов праці на певних роботах власник або уповноважений ним орган зобов' язані вжити погоджених з органами державного нагляду за охороною праці заходів, що забезпечать безпеку працівників.

Для проведення заходів щодо поліпшення умов праці виділяються у встановленому порядку кошти і необхідні матеріали. Витрачати їх на інші цілі заборонено. Порядок використання цих коштів і матеріалів визначається в колективних договорах.

Трудові колективи контролюють використання коштів, призначених на охорону праці.

Слід зазначити, що на роботах зі шкідливими та небезпечними умовами праці, а також пов' язаних із забрудненням або несприятливими температурними умовами безкоштовно видаються за встановленими нормами спеціальний одяг і взуття та інші засоби індивідуального захисту.

Власник або уповноважений ним орган зобов' язані організувати комплектування й утримання засобів індивідуального захисту відповідно до нормативних актів про охорону праці і не мають права видавати замість спеціальних одягу і взуття матеріали для їх виготовлення або кошти для їх придбання.

Таким чином, держава захищає своїх громадян і піклується про умови їхньої праці. Детальніше про це йдеться в Законі України "Про охорону праці". Слід зазначити, що цей Закон потребує вдосконалення системи управління охороною праці з обов' язковим урахуванням накопиченого позитивного міжнародного досвіду у цій сфері. Його аналіз, оцінка і трансформація до умов України свідчать, що національне законодавство про охорону праці за своїм змістом має орієнтацію на міжнародні системи управління охороною праці. Але ще є можливості його удосконалення через прийняття окремих законів та нормативно-правових документів, спрямованих на перегляд чинників виробничого розвитку в окремих галузях, що створюють небезпечні для здоров' я і життя працюючих умови. Очевидною є потреба вдосконалення правового забезпечення управління та планування охорони праці, підвищення ефективності нагляду і контролю, страхування від виробничих ризиків та ін. Потребує більш пильного вивчення і використання досвід Японії, Данії, Фінляндії, Німеччини, США та інших розвинених країн щодо механізму забезпечення виконання законодавчих вимог з охорони праці.

Оскільки діяльність кожного підприємства підпорядкована реалізації його основної виробничої функції - створенню максимуму товарів чи послуг для задоволення потреб свого персоналу та суспільства в цілому при найменших витратах виробництва, то для її здійснення підприємство розгортає діяльність у різних сферах, виконуючи у кожній спеціальні функції. Вони виникають внаслідок горизонтального поділу управлінської праці та визначають її спрямованість на конкретний об' єкт. Зміст спеціальних функцій управління відбиває специфічні особливості виробництва і залежить від його типу, складності, спеціалізації тощо.

Загальні спеціальні функції, що складаються з операцій, розглядаються як елементи управлінської праці. Виконання цих функцій та операцій в сукупності й визначає зміст роботи управлінського персоналу, а функціональний поділ праці на рівні підприємства можна уявити як дію двох взаємопов' язаних і взаємообумовлених груп функцій управління - загальних і спеціальних. Тільки на підставі поєднання цих функцій можна вирішувати питання організації та нормування праці управлінського персоналу. Основними елементами виробництва як соціально-економічної системи є люди, предмети та знаряддя праці. Отже, щоб виробництво існувало як процес і як система, необхідно налагодити зв' язки між його основними елементами. Ці зв'язки являють собою водночас і об'єкт, і результат управлінської діяльності, а організацію управління слід розглядати як проектування організаційних структур управління і технологію їх реалізації, тобто проектування інформаційно-управлінських зв' язків, що виникають внаслідок функціонального поділу праці у сфері управління. Водночас поділ праці зумовлює відокремлення однорідних робіт за функціями управління та зосередження цих робіт у відповідних структурах управлінського апарату.

Кожний елемент організаційної структури управління має певне місце та відповідні зв' язки, що забезпечують їх взаємодію. Якщо виникають зв' язки між керуючою та керованою системами, то поряд з інформаційними з' являються і соціально-економічні та інші зв' язки, встановлення та забезпечення яких слід віднести як до функції організації праці, так і до функції управління виробництвом.

Існуюча практика проектування виробничого процесу містить елементи двох наукових шкіл - ефективності та поведінкової (біхевіористичної). Перша ґрунтується на систематизованому, логічному, формалізованому підходах до опису процесу. Друга виникла у 50-х роках і надалі розвивається, відкриваючи нові аспекти людського чинника у виробництві та методи вирішення деяких проблем, що властиві виробничим системам. Серед таких проблем виділяють незадоволеність працівників роботою через утрату інтересу до неї, жорсткий контроль, вузьку спеціалізацію, яка супроводжується монотонністю і рутинністю дрібних операцій, обмеженістю навчання і професійного просування.

Для підвищення інтересу до праці проектувальники стали аналізувати можливості і застосовувати комплексний підхід до її організації. Такий підхід, що поєднує досягнення шкіл ефективності та поведінкової, дістав назву "організація організації праці".

Організація організації праці - це її структуризація, що передбачає формування змісту праці і часового зв 'язку людини з трудовим процесом з метою підвищення дохідності підприємства й одночасно привабливості робочих місць, а також ступеня задоволення працею.

Структуризація праці спирається на висновки психології щодо поведінки і динаміки груп. Поведінка людей значною мірою визначається можливістю задовольнити важливі для кожного потреби. Можливості розширюються з підвищенням активізації мотивації людини відповідним формуванням змісту праці.

До принципів структуризації праці належать: розширення завдань (спеціалізації), збагачення змісту завдань (трудового процесу), зміна роботи, групова робота.

У процесі розширення завдань кілька структурно однотипних та пов'язаних між собою конкретних завдань об' єднуються в одне загальне завдання.

Переваги: підвищення гнучкості використання персоналу і, відповідно, робочої системи; зростання інтересу до праці; об' єднання завдання щодо конкретного продукту полегшує оцінювання результатів праці, сприяє зменшенню фізичного та психологічного навантаження і підвищенню якості продукції внаслідок кращої мотивації. Недоліки: збільшення затрат часу на навчання; підвищення витрат і відповідних вимог до робітників; додаткова потреба в засобах виробництва, оскільки до розширення завдань продуктивність була меншою.

Збагачення змісту праці полягає в об'єднанні завдань та операцій, які виконуються в різній послідовності, в одне нове завдання. Для збагачення змісту праці функції окремих завдань, що пов' язані з плануванням, контролем, технічним обслуговуванням і прийняттям рішення, включають до основного завдання. Переваги: розширення свободи дій; підвищення кваліфікації; скорочення часу на узгодження й отримання інформації; зростання привабливості робочих місць. Недоліки: тривалий час підготовки персоналу; опір управлінських працівників змінам повноважень; тривале очікування поліпшення загальних результатів роботи.

Зміна робіт (ротація) розглядається як збагачення змісту праці шляхом здійснення різних видів діяльності на різних робочих місцях. Ротація буває плановою і неплановою, з власної ініціативи і з ініціативи адміністрації. Вона здійснюється як на окремих робочих місцях, так і в межах групи. Інтервалу в змінах виду занять не існує. Переваги для робітника: зміна навантаження (психологічного і фізіологічного); можливість підвищення кваліфікації; цікавіша робота. Переваги для підприємства: більша стійкість робочої системи щодо впливу зовнішніх і внутрішніх негараздів; висока кваліфікація збільшує гнучкість виробничої системи; інтеграція робочих місць у групи; вища якість продукції. Робота в групах. Під час групової обробки або складання виробів відповідно до умов технології оптимальною структурою може бути група професійних робітників кількістю від 3 до 10 осіб, що виготовляє комплексний продукт. Така робота дає можливість: збільшити свободу прийняття рішень; конкретизує відповідальність за якість, управління матеріальними потоками, розподіл робіт між членами групи, за строки виконання робіт, встановлення режиму роботи. Переваги: у сприятливому соціальному кліматі поліпшується взаємодія всіх членів групи, що впливає на вибір оптимальних варіантів організації роботи; стимулювання соціальних контактів розширює можливості підвищення кваліфікації; скорочення впливу контрольних органів на діяльність групи сприяє задоволенню працею; висока гнучкість виробничої системи створює умови для освоєння нових продуктів; зниження плинності кадрів, зменшення втрат часу і підвищення продуктивності. Недоліки: можливість конфліктів; неможливість інтегрувати в групу працівників з низькою продуктивністю; опір управлінського персоналу формуванню груп на принципах самоврядування.