Організація праці менеджера - Скібіцька Л.І. - 8.3.1. Приймання документів

8.3.1. Приймання документів

Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума.

У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто" чи адресованих громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Зразок акта наведено у додатку 1.

Якщо виявлено пошкодження конверта, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів слід лише тоді, якщо за ними можна встановити адресу відправнику, час відправки і отримання, якщо на конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.

8.3.2. Розгляд документів

Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Метою попереднього розгляду документів є поділ їх на такі, що потребують обов' язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їхніх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день отримання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів управління, телеграми і телефонограми слід розглядати негайно.

У ході попереднього розгляду документів варто керуватися Положеннями про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів.

Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.

З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

8.3.3. Реєстрація документів

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів - це запис необхідних відомостей про документи з позначкою на них індексу та дати реєстрації. Мета реєстрації - забезпечення обліку, контролю за виконанням та оперативності пошуку документів.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ має бути зареєстрований лише один раз.

Вхідні документи реєструються в день отримання, вихідні та внутрішні - в день підписання. Реєстрація проводиться централізовано - в канцелярії підприємства. На лицьовому боці першого аркуша в правому нижньому куті проставляється реєстраційний штамп, який фіксує дату надходження документа.

Документи, що не підлягають реєстрації, передається за призначенням. Реєстраційний індекс вхідного документа складається з порядкового номера, індексу структурного підрозділу та індексу справи за номенклатурою, в яку буде підшито документ або його копія.

Вхідні відповідні документи, які не потребують відповіді на них, одержують індекс ініціативних вихідних документів. Відповідно вхідні, на які треба давати відповідь, реєструються як ініціативні за новим реєстром.

Всі документи залежно від призначення, поділяються на вихідні (якщо направляються до іншої організації), вхідні (якщо надходять з інших організацій) та внутрішні (якщо готуються, оформляються та використовуються чи виконуються в межах підприємства.

У свою чергу, вихідні та внутрішні документи, залежно від змісту поділяються на ініціативні та відповідні. Ініціативним називається документ, що містить запитання до іншої організації, на яке буде отримана відповідь. Відповідним називається документ, що містить відповідь на Отримане запитання.

Направлення листів відбувається: на вимогу вищих галузевих та функціональних органів; на прохання сторонніх організацій, підприємств та установ; при здійсненні оперативного зв'язку; на прохання громадян.

Передача вхідних документів керівнику має здійснюватися після реєстрації в машино-орієнтованій реєстраційно-контрольній картці (РКК). Перелік реквізитів РКК наведено у табл. 8.1.

Таблиця 8.1

ПЕРЕЛІК ОБОВ'ЯЗКОВИХ РЕКВІЗИТІВ ДЛЯ ЗАПОВНЕННЯ МАШИНО-ОРІЄНТОВАНОЇ РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНОЇ КАРТКИ

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: відомості про виконавця, його розписка про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає фірма.

Керівник підприємства, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі й конкретні вказівки щодо виконання і встановити реальні терміни.

Прийняття управлінського рішення по конкретному документу - одна з основних функцій керівника, вирішальна ланка в технології управління.

Документи, які відправляються з підприємства, називаються вихідними. Опрацювання вихідних документів включає такі операції:

o складання проекту документа;

o узгодження проекту документа;

o перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

o підписання документа керівником (затвердження за необхідності);

o реєстрація документа;

o відправка документа адресату;

o підшивка другого екземпляра (копії) документа до справи.

Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність його оформлення перевіряється секретарем-референтом підприємства.

Вихідні документи оформляються в двох екземплярах, за винятком факсів і телефонограм, які мають бути в одному екземплярі.

Вся кореспонденція, яка підлягають відправці, здається секретарю-референту в день підписання, а та, що надійшла в другій половині дня - не пізніше першої половини наступного дня. Документи передаються повністю оформленими, підписаними та зареєстрованими.

Секретар-референт, який оформляє підписані документи на відправку за призначенням, повинен:

o перевірити правильність адреси одержувача;

o перевірити наявність підпису на першому екземплярі документа;

o поставити на документі номер листування;

o поставити на документі посилання на вхідний пропуск;

o вказати на копії документа дату підписання та номер листування;

o перевірити наявність додатка, вказано виконавцем у листі;

o внести в копії документа всі поправки, доповнення, зроблені під час підписування оригіналу;

o поставити на першій сторінці супроводжуючого листа штамп (належить поверненню), якщо документ, який надсилається, має бути повернутим.

Неправильно або неохайно оформлені документи, а також оформлені, на низькому культурному рівні, повертаються керівнику підприємства.

Вихідні телеграми та телефонограми мають порядкову нумерацію та реєструються для обліку у всіх формах (журналах, реєстрах) в тому порядку, що й і інша кореспонденція. Реєстраційні номери документів присвоюються у наростаючому порядку:

■ ініціативні вхідних документи та ініціативні вихідні в межах кожної з цих груп;

■ розпорядчі (накази, накази по особовому складу) та протоколи нарад - в межах справи, до якої вони відносяться;

■ внутрішні документи - в межах справ, до яких вони відносяться.

Зразки журналів реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів наведені на рис. 8.4, 8.5.

Рис. 8.4. Журнал реєстрації вихідних та внутрішніх документів.

Рис. 8.5. Журнал реєстрації вхідних документів

Реєстраційні номери вхідних і вихідних документів складаються з порядкового номера документа, умовного позначення структурного підрозділу чи посадової особи, номера справи, до якої буде підшитий документ або його копія. Наприклад, номер документа 81/02-04 засвідчує, що 81 - порядковий номер документа в журналі реєстрації, 02-04 - номер справи по номенклатурі. Можуть бути й інші системи реєстрації.

У практичній діяльності організацій використовуються дві реєстраційні форми: журнали та картки, що мають такі графи: індекс (номер) документа; дата документа; автор документа (внутрішня організація) - для вхідних документів; адресат (кореспондент) - для вихідних документів; резолюція, виконавець; строк виконання; відмітка про виконання; номер справи.

Фірми на власний розсуд можуть обирати оптимальний склад реєстраційних граф для оперативного використання наявної у них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація допускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тисяч на рік, з територіально роз' єднаними структурними підрозділами та у випадках, зумовлених специфікою діяльності фірми. Місце реєстрації закріплюється в інструкції діловодства. Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку та контролю виконання.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку виконання і використання (розпорядчі планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) - як ті, що створюються і використовуються на фірмі так і ті, що надходять з інших установ від і приватних осіб.

Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.

Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника та накази відносно особового складу, про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські звіти, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам даються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для опрацювання засобами обчислювальної техніки. У невеликих фірмах з обсягом документообігу 500-600 на рік допускається журнальна форма реєстрації.

При картковій формі реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб. В установах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу, якому вона передається разом з документами). У разі вилучення документа для контролю виготовляються три примірники картки.

Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин - виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямами діяльності фірми, покладеними в основу назв її структурних підрозділів.

У процесі виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

При журнальній формі реєстрації документів рекомендовано вести такі журнали:

а) урядових документів;

б) наказів керівника установи з основної діяльності;

в) наказів щодо особового складу;

г) відряджень;

д) рішень колегії фірми;

е) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано в місцях, обладнаних засобами обчислювальної техніки.

Запис здійснюється з РКК, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності комп'ютерної мережі - центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. При частковій автоматизації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації і пошуку.

Пошук необхідної інформації, як правило, здійснюється централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та опрацювання інформації. Користувач повинен мати можливість у будь-який момент одержати інформацію про всі або кілька реквізитів реєстрації і знаходження документа.

Існує декілька форм реєстрації документів: централізована, децентралізована і змішана. При централізованій системі створюється єдиний довідковий центр роботи з документами. Децентралізована передбачає реєстрацію в місцях створення чи виконання документів. З урахуванням особливостей підприємства може застосовуватися і змішана система, коли решта частина документів реєструється централізовано, - в структурних підрозділах.

На невеликих комерційних підприємствах найчастіше практикується централізована система реєстрації. Однак вона завжди має бути одноактною. Документ не може реєструватися повторно в процесі його обігу всередині підприємства.

Документи при реєстрації поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо:

♦ вхідні документи;

♦ вихідні документи;

♦ внутрішні документи;

♦ комерційні контракти;

♦ документи з грифом "КТ" ("Конфіденційно", "Комерційна таємниця").

Напрями й переваги попереднього розгляду документів наведені на рис. 8.6, 8.7.

Блок-схема роботи з вхідними документами подана на рис. 8.8. Порядковий реєстраційний номер документа присвоюється починаючи з № 1 з 1 січня кожного року по 31 грудня. Перелік документів, які не реєструються діловодною службою, наведено в табл. 8.2.

Таблиця 8.2

ОРІЄНТОВНИЙ ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ, ЯКІ НЕ ПІДЛЯГАЮТЬ РЕЄСТРАЦІЇ ДІЛОВОДНОЮ СЛУЖБОЮ

Листи, що надійшли в копії до відома.

Телеграми і листи про дозвіл відряджень і відпусток.

Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

Навчальні плани, програми. Копії.

Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій.

Відомості та інформація, надіслані до відома.

Прейскуранти цін. Копії.

Норми витрат матеріалів.

Поздоровчі листи і оголошення.

Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

Наукові звіти по темах.

Місячні, квартальні, піврічні звіти.

Форми статистичної звітності.

Примітка. Документи, перелічені в п.п. 4, 6, 11, 12, 13, 14, підлягають спеціальному обліку у відповідних службах (відділі кадрів, бухгалтерії, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації тощо).

Рис. 8.8. Робота з вхідними документами