Організація праці менеджера - Скібіцька Л.І. - Ділова кореспонденція

Ніхто й ніщо не зможе заощадити час свого керівника краще, ніж гарний секретар. Але для того щоб час працював на Вас, Ваша робота має стати також роботою Вашого надійного помічника, якого Ви називаєте секретарем. Секретар повинен знати весь обсяг вашої діяльності й професійні цілі. Адже тільки спираючись на допомогу секретаря, Ви можете уникнути зайвих, а то й неприємних моментів, що переслідують кожного керівника на шляху до успіху.

Насамперед, не варто недооцінювати їхніх можливостей, здібностей та знань.

Сучасний секретар повинен так само вміло й ефективно управляти людьми, як і поводитися з паперами й телефонним апаратом. Проблема в тому, що його професійних якостей Ви не визначите на співбесіді, за винятком хіба що навичок "пускати пил в очі", а також культури мови, словникового запасу, відносної грамотності й каліграфічності почерку. Якщо ж секретар дістався Вам "у спадок" від попереднього начальника, то Вам доведеться починати з tabula rasa - чистого аркуша. Як не помилитися, орієнтуючи свого секретаря й окреслюючи коло його обов'язків? А вони не обмежуються назвою посади й системи підпорядкування, а тим більше аморфним "допомагати начальникові".

Ділова кореспонденція

До повсякденних завдань секретаря входить ознайомлення і робота з листами:

o сортування вхідної ділової кореспонденції за ступенем її важливості;

o підготовка й збір необхідної інформації для відповіді на важливі листи;

o встановлення строків виконання отриманих поштою замовлень;

o складання відповідей на прості листи, подання їх на підпис і реєстрацію

Для більш продуктивного сортування листів краще завести окремі папки, наприклад "Терміново", "На підпис", "Переглянути", "Замовлення", "Викинути". Останню папку не завжди доцільно заміняти сміттєвим кошиком, хоча вирішувати, зрозуміло, Вам. А ось про папку "Скарги" краще все-таки дати чіткі вказівки секретареві: заводити її, чи відразу відправляти на розгляд зазначеній в листі особі. Папка "Анонімки" звичайно не заводиться.

Систематизацію листів за допомогою папок можна поширити й на іншу ділову документацію. У такий спосіб всі матеріали легко знайти й відсіяти зерна від плевел. Відновлення папок також входить в обов'язки секретаря.

До переписки з різними організаціями й установами секретареві треба ставитися серйозно і не тільки заготовити перший варіант відповіді, а й поінформувати про нього начальника.

Частину кореспонденції (у першу чергу юридичні документи, листи з банків, вищестоящих організацій, з позначкою "особисто" й листи ваших кращих партнерів) секретареві відкривати не дозволяйте. У жодному разі не делегуйте йому право підписувати відповіді на них.

Про пресу. Якщо секретарка абсолютно впевнена, що її начальника ніколи не цікавили японські кросворди, а на собачу вовну в нього алергія, тільки тоді збірник кросвордів і "Довідник кінолога" можна керівництву і не показувати. А ось у бізнес-видання ковбасу краще не загортати. Нагадайте, що комплект свіжої преси має лягти на стіл начальника, перш ніж її прочитає весь офіс.

Телефон

Важливим повсякденним обов'язком секретаря є телефонні переговори. Їх треба вести чітко, компетентно й чемно. Телефонограми записувати докладно, вчасно і за необхідності чітко переадресовувати в інші відділи, відповідальні за вирішення тих чи інших проблем.

Уміння надати потрібну інформацію тим, хто телефонує, відрізняти її від зайвої, а також самостійно приймати рішення щодо надання в повному обсязі залежить від особистих якостей секретаря. А згрупувати телефонні дзвінки, скласти список тих, кому керівник повинен зателефонувати, зазначивши час дзвінка і його ціль, а також чітко записати прізвище, ім' я та по батькові того хто телефонував, за необхідності адресу й назву фірми, що зробила запит або надіслала пропозицію про співробітництво - це обов' язковий для всіх мінімум.

Секретар повинен також підготувати необхідні документи для продуктивного ведення майбутньої телефонної розмови. Не зайвим буде нагадати їй (йому), що тривала розмова, наприклад, зі своєю сусідкою - не найкраще використання робочого часу. хоча якщо це - спосіб блокування шефа від всіх і вся, то чому б і ні?

Відвідувачі та методи "боротьби" з ними.

Організація зустрічей і нарад - один із найважливіших елементів роботи секретаря. Як правило, він призначає їх, піклуючись про те, щоб вільний час керівника не переривався. Втім, нагадати про те, що вільний час боса не завжди збігається з вільним часом секретаря, буде аж ніяк не зайвим.

Підготовка інформації необхідної для проведення зустрічей і нарад, визначення їх тривалості, оренда приміщення; розсилання запрошень із зазначеним порядку денного; реєстрація всіх майбутніх важливих подій у календарі зі щоденною перевіркою запланованого - все це так само важливо, як і правильне спілкування з відвідувачами. Вже на етапі запису на прийом слід з' ясовувати причину візиту, що дозволить не тільки відсіяти тих, хто прийшов "не за адресою", але й надасть шефові можливість належним чином підготуватися до прийому.

Піклуючись про відвідувачів, особливо якщо їм доводиться довго чекати, секретар має запропонує їм чаю чи кави або що-небудь почитати. Зверніть його увагу на те, що не варто "маринувати" в приймальні податкового інспектора, який прийшов "не вчасно".

Якщо відвідувач довго затримується в кабінеті керівника, секретар зобов' язаний вжити заходів щоб ввічливо його випровадити. Не варто з порога ставити запитання: "Ви ще тут?" Малоефективним може виявитися й дзвінок з нагадуванням про завтрашній порядок денний. У даній ситуації секретар повинен виявити свої творчі здібності фантазію, запропонувавши, наприклад, відвідувачеві ще чашку кави, яка очікує на нього в приймальні.

Якщо у керівника запланована поїздка, то секретар зобов' язаний заздалегідь потурбуватися про розклад руху літаків і поїздів, погодити з босом зручний для нього час від' їзду й вид транспорту, замовити квитки, номер у готелі, оформити фінансові документи, підготувати всі необхідні для відрядження ділові папери. Попередьте секретаря, що не варто інформувати всіх співробітників фірми про кожну із зупинок керівника в дорозі, особливо якщо він просто поїхав на відпочинок.

Для оптимального використання часу секретар повинен правильно організувати Вашу роботу. Визначивши цілі й порядок виконання запланованого залежно від важливості, він повинен скласти два списки: довгострокових (розрахованих на період більше шести місяців, зі щомісячною перевіркою ходу виконання) й короткострокових (зі щоденною перевіркою) справ.

С початку проаналізуйте, чи допомагає це організувати Ваш робочий час. Необхідно, щоб уміння виділяти головне поєднувалося зі здатністю оперативно допомогти в пошуку потрібної відповіді.

Важливим є уміння секретаря підготувати основу для вашого дослідження, зібрати матеріали або навіть написати чорновий варіант, швидко й точно підготувати необхідні документи для майбутньої телефонної розмови, зустрічі тощо. Чи може він коротко (усно та письмово) викласти важливу для вас інформацію? Чи знає Вашу думку з певних питань? Чи можете ви покластися на його інтерпретацію ваших думок, адресовану партнерам?

Визначити ступінь професійної секретаря можна тільки шляхом проб та помилок.

Однак не забувайте, що - функції секретаря - бути вашим alter ego, а не затьмарити сонце.

Прояв самостійності, ініціативи й спритності в рішенні поточних питань, уміння зробити роботу, не докучаючи Вам є унікальними властивостями секретаря. Ну якщо він ще й акуратний у виконанні завдань, обов'язковий й організований. Чи пам'ятає він знаменні дати ваша родина, родина вашого шефа, дні народження (крім власного), ювілеї, початок і закінчення відпусток, а також час першої зустрічі призначеної на завтра? Чи не плутає цифри з буквами, записуючи по телефону необхідну інформацію, реєструючи документи? Якщо так, то чи не приховається за цим якась спецпідготовка? Обережно, якщо він цікавиться літературою, що може підказати шляхи поліпшення роботи Вашої фірми. Це виглядає дивно. Але не впадайте у розпач, якщо його творчий потенціал розвинений настільки, що він пропонує вам нові шляхи вирішення побутових проблем.

Чи може секретар добути важливу для вас інформацію, у тому числі ту, яку незручно або неможливо добути самому? Якщо так, то Вам доведеться за нього поборотися.

Якщо ж він вміє тактовно допомогти, максимально шанобливо й уважно з відвідувачами, зберігати спокій у напруженій обстановці, не реагуючи на Ваші роздратовані викрики, продовжувати з незмінною акуратністю й незворушністю розпочату раніше справу - варто замислитися. А чи не флегматик він?

Хоча якщо іноді йому все-таки вдається перекинути на когось частину своєї роботи й при цьому продовжувати контролювати її виконання - заспокойтеся: щось людське в ньому таки є.

Але якщо Ви сміло можете залишити його на 3-4 тижні й при цьому не боятися, що під час вашої відсутності справи підуть не так, як треба; якщо впевнені, що якщо буде потреба вона знайде той, хто зможе оперативно вирішити проблему - не надто розслаблюйтеся.