Основи менеджменту - Федоренко В.Г. - 2.1. Сутність і види функцій менеджменту

2.1. Сутність і види функцій менеджменту

Процес управління здійснюється шляхом реалізації певних функцій.

Функція - це вид певної діяльності, змінна величина (залежна від другої величини), яка характеризує роль соціального утворення.1

Як було відзначено в попередньому розділі, менеджмент можна розглядати як процес, а сам процес, у свою чергу, - як серію безперервних, взаємопов'язаних дій. Ці взаємопов'язані дії, які важливі для досягнення успіху будь-якої організації, і називаються функціями менеджменту. Вони відображають сутність і зміст управлінської діяльності на всіх рівнях управління.

В сучасній науковій літературі виокремлюють дві основні групи функцій менеджменту: загальні та конкретні функції.2 Загальні функції менеджменту - це функції, які визначають лише вид управлінської діяльності незалежно від особливостей організації (характеру діяльності, виду, розміру, форми власності тощо). Конкретні (специфічні, особливі) функції - це функції, які визначають направленість праці людини на конкретний об'єкт. Вони повністю залежать від організації, її призначення та характеру діяльності. В цьому розділі розглянемо загальні функції менеджменту з погляду змісту управління.

Слід зазначити, що серед сучасних науковців немає єдиної точки зору щодо функцій менеджменту. Визначення функцій залежить від теорій, наукових напрямків у з'ясуванні сутності менеджменту. В наукових джерелах здебільшого виділяють п'ять основних (загальних) функцій менеджменту: планову (планування), організаційну, мотиваційну, координаційну і контрольну. Вони є складовими організації будь-якого процесу управління незалежно від її особливостей. Водночас слід зазначити, що функції менеджменту не можна ділити на більш і на менш важливі. Упущення або недооцінка однієї із них може призвести до виникнення кризової ситуації і значних втрат.

Взаємозв'язок між функціями менеджменту може бути представлений у вигляді структурно-логічної схеми, в центрі якої знаходиться функція координації, що забезпечує узгодження і взаємодію всіх інших функцій (рис. 2.1.)

Рис. 2.1. Взаємозв'язок функцій менеджменту

Початок організації - це визначення мети, визначення того, що потрібно робити, аби досягти її. Мета визначає всі складові процесу управління, які підпорядковані їй, працюють на неї. Управлінські функції, такі як комунікація і ухвалення рішення, є загальними для планування організації і підбору кадрів, керівництва, мотивації і контролю, тому їх ще називають зв'язуючими процесами. Контроль необхідний у процесі реалізації всіх функцій менеджменту.

2.2. Планування як пріоритетна функція менеджменту

Планування є базовою функцією менеджменту. На цій базі формуються інші ланки менеджменту, складаються управлінські відносини. На це потрібно звернути увагу, бо роль планової функції менеджменту нині недооцінюється. Поширена недалекоглядна думка, що планування - пережиток адміністративно-командної системи господарювання. Насправді планування на фірмах існувало задовго до появи соціалістичної системи господарювання.

Планування - це процес визначення мети, постановки завдань, розроблення структури організації, технології виробництва, визначення необхідних трудових і матеріальних ресурсів, а також розробка рішень і заходів щодо досягнення мети організації. Тобто, планування - це прогнозування реальних можливостей, які необхідно реалізувати для досягнення визначеної мети. Воно може здійснюватися на різний період. Планування показників (завдань) до року називається короткостроковим, від року до п'яти-середньостроковим, більше п'яти років-довгостроковим. Слід зазначити, що цей розподіл все ж таки умовний і залежить від багатьох чинників: складності, тривалості, трудомісткості, наукоємності та інших чинників виробництва і можливостей самої організації. Короткострокове планування - це оперативне або поточне планування. Довгострокове - це планування на перспективу, його ще називають стратегічним плануванням. Воно полягає у виборі стратегії розвитку організації. Короткострокове і довгострокове планування тісно взаємозв'язані. Саме довгострокові (стратегічні) плани визначають направленість короткострокових (поточних) планів, при цьому перші розглядаються як мета, інші - як завдання для досягнення цієї мети. Короткострокові плани - це сходинки до досягнення довгострокових планів, і кількість цих сходинок залежить від складності мети, теперішніх і майбутніх можливостей.

Короткострокові плани є реальними і точними (наскільки це можливо) розрахунками з урахуванням реальних можливостей.

Довгострокові плани - це менш точні, і навіть, можливо, нереальні щодо до моменту планування, але з урахуванням перспективи розвитку якихось нових можливостей (наприклад, в науці, техніці і т. д.) вони стають цілком реальними і досяжними.

Довгостроковий план формулює головну лінію, що визначає діяльність організації, її вибір і розробку основоположних ідей, мети, завдань з максимальним використанням наявних можливостей і перспектив. Він є основною стратегією і перспективою організації, націлює її на майбутнє, на стабільний розвиток і благополуччя.

Планування може здійснюватися у двох напрямах:

1) від наявності реальних можливостей до кінцевого результату;

2) від кінцевого результату до розрахунку необхідних можливостей. Перше відповідає тому,що ми можемо досягти при наявних можливостях, тобто це рух від можливостей до результату. Друге - це рух від результату до можливостей, тобто визначення, які можливості необхідні, щоб досягти відомого (запланованого) результату.

Планування має своїм початковим пунктом загальну мету організації, що позначається як її місія.

Місія - це загальна мета або завдання організації. Розглянемо процес планування від кінцевого результату до розрахунку необхідних можливостей. Кінцевий результат (мета, місія) визначає і встановлює стратегію організації. Стратегія позначає далеку перспективу, тактика - це перспектива теперішнього моменту. Стратегія і тактика визначають відповідно стратегічне і поточне (оперативне) планування та представлені ними. Все це відображене на рисунку 2.2.

Рис. 2.2. Процес планування від мети організації до поточного планування

Вибір стратегії - це вибір напряму руху до мети, вибір тактики - це вибір дій на даний момент. Стратегія характеризується встановленням орієнтирів, тактика-установкою реальних дій в короткостроковому періоді. Стратегія реалізується через стратегічні плани, тактика - через поточні або оперативні плани. Після визначення мети (місії) організації розпочинають вибір стратегії. Процес вибору стратегії показаний на рисунку 2.3.

Стратегічне планування виступає як сукупність рішень і дій, які забезпечують розробку конкретних стратегій, практична реалізація яких забезпечує можливість досягнення поставленої мети. Стратегічні плани визначають напрями життєдіяльності організації.

Перед складанням стратегічного плану необхідно знати обстановку на цей момент часу, тобто можливості внутрішнього середовища і можливий вплив зовнішнього середовища на складання плану. Внутрішнє середовище вивчається, аналізується і оцінюються його можливості для реалізації поставленої мети. При цьому необхідно враховувати його сильні і слабкі сторони. До них належать: природні і людські ресурси, рівень розвитку технології, рівень економічних, соціальних і політичних відносин в суспільстві. Необхідно максимально використовувати сильні чинники (сторони) внутрішнього середовища і знаходити можливості для посилення його слабких сторін, навіть за рахунок зовнішніх джерел. Важливе значення для стратегічного планування має також прогноз розвитку чинників внутрішнього середовища в майбутньому, що може зробити суттєвий вплив на місію організації.

Другим важливим чинником у визначенні стратегії організації є вивчення, аналіз і оцінка можливого впливу чинників зовнішнього середовища на момент початку планування і прогноз або передбачення змін у зовнішньому середовищі, які можуть посилити цей вплив. До чинників зовнішнього середовища, котрі можуть впливати на місію організації, належать: міжнародні, економічні, соціальні, ринкові, політичні й інші відносини, а також рівень розвитку технології та міжнародна конкуренція і торгівля. Вивчення і прогноз можливого впливу цих чинників на місію організації дають їй можливість орієнтуватися і враховувати конкретні ситуації при виборі стратегії, оскільки на зовнішні чинники організація може впливати лише тією мірою, якою це дозволяє їй робити зовнішнє середовище.

Рис 2.3. Процес вибору стратегії організації

Більш детально чинники зовнішнього і внутрішнього середовища та їх вплив на організацію будуть розглянуті в наступних розділах.

Як було відзначено раніше, мета має бути реальною. Реальність мети має підтверджуватися можливостями і? реалізації і необхідністю потреби в ній. Формулювання завдань (що робити?) полягає у виборі шляху до досягнення поставленої мети. Як робити - це вибір з безлічі варіантів одного конкретного і найбільш оптимального варіанту процесу досягнення мети, це вибір стратегії, яка максимально підвищить довгострокову ефективність організації. Стратегічна лінія матеріалізується в рамках розробки і реалізації поточних планів (тактики). Тактика встановлюється залежно від зовнішніх можливостей організації і впливу чинників зовнішнього середовища на даний момент часу, що показано на рисунку 2.4.

Рис 2.4. Процес вибору тактики організації

Тактику можна визначити і як короткострокову стратегію. Ось деякі з характеристик тактичних планів:

1. Тактику розробляють з розвитком стратегії.

2. Стратегія майже завжди розробляється на вищих рівнях керівництва, тоді як тактика часто виробляється на рівні керівників середньої ланки.

3. Тактика розрахована на більш короткий відрізок часу, ніж стратегія.

4. Результати стратегії не можуть бути повністю знайдені протягом декількох років, проте тактичні результати, як правило, проявля­ються дуже швидко і легко співвідносяться з конкретними діями.

Для вироблення тактики необхідно:

1) проводити постійний контроль, аналіз і оцінку можливостей внутрішнього середовища і чинників зовнішнього середовища:

2) здійснювати координування чинників внутрішнього середовища залежно від зміни чинників зовнішнього середовища для досягнення запланованих результатів.

Тактика виробляється для конкретних умов і стану внутрішнього і зовнішнього середовища, для конкретної ситуації, тому тактику можна розглядати як ситуаційний підхід до вирішення задач на шляху до мети.

У стратегічному плануванні важливу роль відіграють і такі компоненти, як політика, процедура і правила.

Політика -це загальне керівництво щодо дій і ухвалення рішень, тобто це визначення курсу, розробка стратегії, програм і планів для цілей.

Процедура - це опис можливих дій, які необхідно вчинити в конкретній ситуації. Правило - це точне визначення того, що повинне бути зробленим у конкретній ситуації, тобто більш точне, більш конкретне, більш обов'язкове визначення дій.

Стратегія - детальний, всесторонній, комплексний план зі здійснення місії організації, який розбивається на визначені календарні періоди (наприклад, на роки). Ці періоди визначають тактику організації і називаються поточними.

Після вибору стратегії і розробки плану необхідно пов'язати структуру організації (її будову) зі стратегією, оскільки саме стратегія визначає структуру організації. Стратегія завжди повинна відображати мету (місію) організації.

Отже, планування як функція менеджменту, як процес складається з таких взаємозалежних етапів:

1. Встановлення цілей і завдань.

2. Розробка і вибір стратегії, програми і плану.

3. Розробка і вибір тактики.

Сучасний менеджмент характеризується зміною самого змісту планування діяльності суб'єктів господарювання. В умовах ринкових відносин планування набуло нового сенсу, стало ще більш відповідальним у процесі управління. Процес планування в сучасному менеджменті передбачає всебічне дослідження чинників успішної діяльності підприємств, фірм, компаній, орієнтацію управління на досягнення реальних успішних результатів, розробку ефективних технологій, прийняття рішень на базі персональних ЕОМ,обчислюваних мереж і засобів комунікацій. Планування об'єднує всі напрями діяльності суб'єктів господарювання: виробничу, маркетингову, фінансову, інвестиційну, інноваційну та ін., охоплює усі процеси, пов'язані з цією діяльністю; визначає зміст та послідовність дій для досягнення тактичних і стратегічних цілей; дає можливість здійснювати контроль за всіма видами господарської діяльності.

Таким чином, процес планування в менеджменті випливає з його стратегії, яка втілює у життя місію та головну мету підприємства, компанії, організації тощо.