Основи менеджменту - Федоренко В.Г. - 2.6. Координаційна функція менеджменту

Функція координації управління - це процес зміни напряму дій без зміни поставленої мети (координація шляху досягнення мети), або із змінами мети залежно від зміни ситуації (координація мети). Координація мети і завдань організації залежить від динаміки розвитку подій і зміни ситуації, що впливає на поставлену мету і завдання. Головне завдання координації процесу управління - досягнення погодженості в діяльності всіх підсистем (елементів) організації шляхом установлення оптимальних комунікацій (зв'язків) між ними. Для виконання цієї функції менеджменту використовуються документальні матеріали (звіти організацій, аналітичні дані), результати обговорення проблем на зборах, нарадах, семінарах, а також технічні засоби зв'язку тощо. За допомогою цих та інших форм встановлюється раціональна взаємодія між всіма підсистемами організації, здійснюється маневрування ресурсами, узгодження всіх стадій процесу управління.

Важливе значення при налагодженні діяльності організації має розподіл функцій управління по горизонталі, тобто за структурними одиницями, і розділення робіт по вертикалі, а саме залежність працівників організації в її управлінській структурі (ієрархічні сходи).

У найбільш загальному плані основними функціями менеджменту є: аналіз зовнішнього економічного середовища, в якому має діяти підприємство; визначення та аналіз міцних та слабких сторін його діяльності; розробка стратегії підприємства, спрямованої на реалізацію довгострокових перспективних рішень і питань оперативної діяльності; взаємодія з іншими суб'єктами ринку, державними органами, фінансово-кредитними установами тощо.

У процесі реалізації цих функцій досліджуються питання державного регулювання економічної діяльності суб'єктів ринку, аналізується стан економіки, кон'юнктури ринку, прогнозуються важливі показники, що пов'язані з діяльністю підприємницьких структур, здійснюється оцінка і вибір конкретних партнерів, розробляється система альтернативних управлінських рішень.

Усі розглянуті функції менеджменту взаємопов'язані, вони об'єднані такими сполучними процесами як комунікації та прийняття рішень.

2.7. Інформація та комунікації у менеджменті: сутність, види та значення

Всі описані функції управління вимагають комунікації.

Комунікація - це процес обміну інформацією між двома і більше суб'єктами, якими можуть виступати окремі особи, групи людей, організації. Обмін інформацією вбудований в основні види управлінської діяльності, тому комунікації ще називають процесом, що складається з етапів і стадій.1 Знання ролі та змісту кожного із етапів комунікації дозволяє більш ефективно управляти процесом в цілому.

Комунікації можуть здійснюватися:2

1. Між організацією і зовнішнім середовищем.

2. Між рівнями управління (по вертикалі).

3. Між підрозділами, відділами, службами (по горизонталі).

4. Між керівником і підлеглим.

5. Між працівниками організації.

Окрім наведених є ще неформальні комунікації - це неперевірені повідомлення і відомості, або чутки.

Основна мета комунікації - це забезпечення розуміння інформації сторонами, що нею обмінюються.

Процес обміну інформацією складається з чотирьох елементів:

1. Відправник - особа, яка генерує ідеї або збирає інформацію і передає її.

2. Повідомлення - власне інформація, закодована за допомогою символів.

3. Канал - засіб передачі інформації.

4. Отримувач - особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її. Кожна інформація проходить шлях від відправника до отримувача.

Завдання відправника залежить від складу повідомлення і полягає у використанні такого каналу передачі, щоб у процесі передачі повідомлення не було спотворене. Отримувач повинен зрозуміти закладену в повідомленні думку. Вказаний процес складається з етапів:

1. Виникнення необхідності в обміні інформацією.

2. Створення повідомлення (кодування), яке висвітлює закладену думку, ідею.

3. Вибір каналу передачі.

4. Передача.

5. Прийняття повідомлення і декодування його отримувачем. Декодування - це інтерпретація символів відправника отримувачем. Комунікації будуть ефективними за наявності зворотного зв'язку, тобто відправник і отримувач міняються місцями, щоб обмінятися даною інформацією. Зворотній зв'язок схематично зображений на рисунку 2.8.

Рис. 2.8. Процес зворотного зв'язку

Повідомлення кодується за допомогою символів. До символів належать слова,жести, інтонація. Саме ними обмінюються люди у процесі комунікації. Повідомлення кодується за допомогою вербальних і невербальних символів. До вербальних символів зараховують слова-основний засіб взаєморозуміння і спілкування людей. До невербальних символів - різні жести, інтонації, вираз обличчя і т. д. При комунікації дуже важливим є використання загальнолюдських принципів, норм і правил спілкування: уміння слухати і говорити, відвертість, повага до співрозмовника, доброзичливість тону спілкування тощо. До комунікації необхідно готуватися. Підготовка може складатися з таких етапів:

1) збір, відбір, аналіз і оцінка інформації з питання або проблеми, які будуть обговорюватися;

2) обдумування питання чи ідеї, які можуть бути поставлені і висловлені співрозмовником;

3) продумати і мати основні і запасні варіанти вирішення питання або проблеми;

4) продумати мову, інтонацію і жести, тобто твердо знати про що і як говорити.

Головною умовою ефективності ділової комунікації є усвідомлення того, що можливість реалізації мети взаємодії зросте, якщо правильно організувати її проведення і створити атмосферу взаєморозуміння, довіри і співпраці.

Роль комунікації у структурі організації показана в таблиці 2.2.

Таблиця 2.2 Роль комунікації у менеджменті