Основи менеджменту - Федоренко В.Г. - 2.3. Організаційна функція менеджменту

Організаційна функція - це організація процесу управління, вжиття усвідомлених необхідних заходів і дій. Завданням цієї функції є створення структури організації, а також забезпечення всім необхідним для її ефективної діяльності, досягнення запланованих цілей.

Після визначення мети і вибору стратегії розпочинають проектування або планування структури організації. Процес проектування має здійснюватися зверху вниз, тобто розподіл організації на широкі сфери, після цього розподіл цих сфер на більш вузькі сфери і подальший розподіл останніх на складові вузькоспеціалізовані елементи.

Послідовність дій у плануванні структури організації така:

1. Здійснити розподіл організації по горизонталі на широкі блоки, що відповідають найважливішим напрямам діяльності з реалізації стратегії.

2. Встановити співвідношення повноважень різних посад. При цьому керівництво встановлює мету команд, якщо необхідно, проводить подальший розподіл на більш дрібні організаційні підрозділи, щоб ефективніше використовувати спеціалізацію і уникнути перевантаження керівництва.

3. Визначити посадові обов'язки як сукупність певних завдань та функцій і доручити їх виконання конкретним особам. В організаціях, діяльність яких значною мірою пов'язана з технологією керівництва, розробляти навіть конкретні завдання і закріплювати їх за безпосередніми виконавцями, які й несуть відповідальність за їх задовільне виконання.

Організаційна функція менеджменту - це процес проектування і створення двох структур: управлінської і виробничої. Ці структури тісно взаємопов'язані. Структура управління повинна забезпечувати процес управління, координувати контроль в організації. Виробнича структура має забезпечити процес виробництва (технологія, обладнання, люди відповідної кваліфікації) в об'ємі планових завдань при дотриманні запланованої якості робіт. Більш детально структура організації буде розглянута при вивченні внутрішнього середовища організації, але необхідно пам'ятати, що структура організації має відповідати її меті і стратегічним планам, забезпечувати ефективну взаємодію організації з навколишнім середовищем.

2.4. Мотиваційна функція менеджменту

Функція мотивації - це процес спонукання працівників, трудового колективу до активності і підвищення продуктивності праці заради досягнення визначеної мети через стимулювання особистих і колективних інтересів. Тобто суть мотивації в тому, щоб за допомогою стимулів спонукати персонал організації до дій для досягнення поставленої мети, домагатися перетворення завдань організації у власні цілі працівників. Процес спонукання (активізації) містить: формування цілей організації, спрямованих на додаткове задоволення потреб (матеріальних чи духовних) її працівників; визначення сукупності потреб, які потрібно задовольнити, а також активних дій, необхідних для задоволення потреб працівників. Досвід засвідчив, що робітники будь-якої організації працюють ефективно тільки в тому випадку, коли вони знають, за що працюють і які їхні потреби будуть задоволені. Задоволення потреб працівників є нагородою або платою за працю. Додаткове задоволення потреб людини, здатних спонукати її до високоефективної діяльності, є мотивацією.

Мотивацію можна також визначити як дію на психологію людини, внаслідок якої у неї виникає бажання продуктивно працювати. Такими чинниками дії є:

- заробітна плата;

- матеріальна винагорода;

- матеріальні стимули;

- моральні стимули;

- інші.

Сучасні теорії мотивації (А. Маслоу, Д. Мак Клелланда, Ф. Герцбега) роблять основний наголос на потреби людини, їх перелік і структуру. Слід відзначити, що ці потреби такі різноманітні, як і характери людей, причому вони значною мірою залежать від самої людини, її віку, свідомості, знань, психологічних та інших особистих якостей. В ідеалі потреби людини безмежні, тільки можливості обмежені. Всі потреби можна розділити на матеріальні і духовні. Для кожної людини потреба визначається з урахуванням різних чинників. Ці чинники можна об'єднати в групи, що наочно показано на рисунку 2.5.

Становище людини в суспільстві визначається рівнем її доходів і облаштованості, соціальним становищем (пенсіонер, студент, робітник, безробітний тощо), посадою в ієрархії управління організацією або суспільством, тобто рівнем влади в суспільстві та ін. Потреби людини залежать і від її можливостей (матеріальних, духовних, фізіологічних), і від можливостей самого суспільства, в якому вона живе і працює. При цьому рівень розвитку суспільства визначає і рівень задоволення потреб його членів (за винятком випадків задоволення потреб за рахунок їх імпорту). В суспільстві не тільки потреби різноманітні, але і можливості для їх задоволення різні, що визначається рівнем доходів населення і рівнем розвитку національної економіки.

Рис. 2.5. Чинники, що впливають на потреби людини

На потреби людини також впливають її особисті якості і характеристики. Саме людина, з урахуванням своїх поглядів, інтересів, виховання, психологічних якостей визначає свої потреби, прагне до їх задоволення. Рівень знань, свідомості, визначає потреби людини. За рахунок знань людина може задовольнити свої потреби у кар'єрі, в матеріальних цінностях, в духовних інтересах. На рисунку 2.5 рівні чинників, що впливають на потреби людини, визначені умовно. Рівні можуть змінюватися залежно від соціальної структури суспільства, співвідношення соціальних груп у ньому, ступеня його розвитку і облаштованості та інших чинників. Одна людина досягає задоволення потреб за рахунок свого становища в суспільстві, інша - за рахунок своїх можливостей, третя - за рахунок своїх особистих якостей і характеристик, четверта - за рахунок своїх знань. Теорія Абрахама Маслоу не спростовує, а доповнює сказане. Він визнавав, що потреби бувають найрізноманітніші і що їх можна об'єднати у п'ять основних груп:

1. Фізіологічні потреби є необхідними для виживання. Це потреби в їжі, воді, притулку, відпочинку і сексуальні потреби.

2. Потреби в безпеці і упевненості в майбутньому включають потреби переконаності в тому, що фізіологічні потреби будуть задоволені в майбутньому. Проявом потреб упевненості в майбутньому є купівля поліса страхування або пошук надійної роботи з хорошою перспективою на пенсію.

3. Соціальні потреби - це поняття, що містить відчуття незалежності від чого або кого-небудь, відчуття, що тебе приймають інші, відчуття соціальної взаємодії, прихильності і підтримки.

4. Потреби у повазі охоплюють потреби у самоповазі чинних досягнень, компетентності, пошані з боку оточуючих, визнанні.

5. Потреби самовираження - потреба в реалізації своїх можливостей і зростанні як особистості.1

Ієрархія потреб за Маслоу показана на рисунку 2.6, де кожний вищий рівень вимагає задоволення нижчих рівнів. У кожний конкретний момент людина прагнутиме задовольнити найважливіші саме в цей момент потреби. Якщо людина безробітна, можливо, її першою потребою буде знайти роботу; якщо вона голодна, її першою потребою буде пошук їжі; якщо вона сита, можливо, першою потребою стане потреба у відпочинку.

Рис. 2.6. Ієрархія потреб за Маслоу

Перерахуємо деякі варіанти, за допомогою яких керівники можуть задовольняти потреби вищих рівнів (другорядні) у своїх підлеглих у ході трудового процесу.

Соціальні потреби:

Давайте співробітникам таку роботу, яка дозволила б їм спілкуватися, створювати на робочих місцях дух єдиної команди. Проводьте з підлеглими періодичні наради.

Не прагніть зруйнувати виниклі неформальні групи, якщо вони не наносять організації реального збитку.

Створюйте умови для соціальної активності членів організації поза її рамками.

Потреби в повазі:

Пропонуйте підлеглим більш змістовну роботу. Забезпечте їм позитивний зворотній зв'язок з досягнутими резуль­татами.

Високо цінуйте підлеглих і заохочуйте їх результатами. Заохочуйте підлеглих до формування мети і вироблення рішень. Делегуйте підлеглим додаткові права і повноваження. Просувайте підлеглих службовими сходами. Забезпечуйте перепід­готовку, яка підвищує рівень компетентності.

Потреби в самовираженні:

Забезпечуйте підлеглим можливості для навчання і розвитку, які дозволили б повністю використовувати їхній потенціал.

Давайте підлеглим складну і важливу роботу, що вимагає від них повної віддачі.

Заохочуйте і розвивайте у підлеглих творчі здібності.

Теорія мотивації за Маслоу не є чимось незмінним і постійним. Враховуючи те що людина - це різнопланова і деколи непередбачувана істота, то і потреби її не завжди і не скрізь співпадають з черговістю, врахованою в теорії американського ученого. Незважаючи на це (правил без винятків не буває), теорія мотивації Маслоу - це найвищий рівень логічного мислення. Ніхто не стане заперечувати, що фізіологічні потреби

- це щонайперші потреби для людини, що безпека і захищеність - це необхідність існування людини, її впевненість у майбутньому. Вторинні потреби частіше змінюють рівні, ніж первинні потреби. До сучасних теорій мотивації, що роблять основний упор на потребах вищих рівнів, належить теорія Девіда МакКлелланда. Він визначив три основні потреби людини

- влада, успіх, причетність.

Люди з потребою влади - це енергійні люди, не обов'язково кар'єристи, що рвуться до влади, але ці люди випробовують потребу впливати, керувати, це лідери колективів і організацій. Люди з потребою успіху - це помірно ризиковані люди, які беруть на себе відповідальність за вирішення задачі або проблеми. Люди з потребою причетності зацікавлені в компанії і дружніх стосунках з іншими людьми, в наданні допомоги іншим.

Фредерік Герцберг із співробітниками розробив ще одну теорію мотивації, засновану на потребах - теорію двох чинників Герцберга.

Суть цієї теорії полягає в тому, що у процесі дослідження конторських службовців однієї великої фірми всі отримані відповіді розділили на дві великі категорії - "гігієнічні чинники", та "мотивації".

Гігієнічні чинники пов'язані з навколишнім середовищем, в якому здійснюється робота, а мотивації - з самим характером роботи. Згідно з Герцбергом, за відсутності або недостатньому ступені наявності гігієнічних чинників у людини виникає незадоволення роботою. Однак, якщо вони достатні, то самі по собі не викликають задоволення роботою і не можуть мотивувати людину на що-небудь. На відміну від цього, неадекватність мотивацій не призводить до незадоволеності роботою, їх наявність повною мірою викликає задоволення і мотивує працівників на підвищення ефективності діяльності.1 Гігієнічні чинники і мотивації перераховані в таблиці 2.1.

Таблиця 2.

Теорії мотивації Маслоу, МакКлелланда і Герцберга, що базуються на потребах і пов'язаних з ними чинниках, належать до змістових теорій мотивації, але є ще і процесуальні теорії мотивації, що базуються на поведінці людини, яка є функцією сприйняття і очікувань в конкретній ситуації і припускає вибір визначеного типу поведінки в цій ситуації.

Процесуальних теорій три: теорія очікувань, теорія справедливості і модель Портера-Лоулера.

Потреба сама по собі не єдина умова мотивації людини на досягнення певної мети. Іншою умовою є вибір поведінки або дій, які направлені на досягнення бажаного результату.

Теорія очікувань базується на тому, що кожна особа за результатами своєї праці очікує задоволення визначених потреб: підвищення на службі, збільшення заробітної платні - того, що затрачені зусилля і праця будуть відповідно винагороджені. Щоб затрачені зусилля і отримані результати співпадали з очікуваним винагородженням, керівнику необхідно мати достатню інформацію про сильні і слабкі сторони працівника, його потреби. Володіючи цією інформацією, він має можливість вибрати винагороду, яка відповідає затратам праці і отриманим результатам конкретного працівника. Теорію очікувань можна відобразити формулою (див. рис. 2.7).

Рис. 2.7. Формула теорії очікувань

Теорія справедливості припускає, що люди самостійно оцінюють затрачені ними зусилля на отримання необхідного результату та нагородження за це і порівнюють своє винагородження з винагородженням інших працівників за виконану ними аналогічну роботу. Несправедливе, на їхню думку, винагородження викликає почуття несправедливості, незадоволеності. Якщо особа вважає свою працю недооціненою, то вона зменшує зусилля, ефективність праці знижується. Якщо вона вважає свою працю переоціненою, то ефективність її роботи залишається на цьому ж рівні або навіть може підвищитись.

Лайман Портер і Едвард Лоулер розробили комплексну процесуальну теорію мотивації, що включає елементи теорії очікувань і теорії справедливості. В їхній моделі фігурують п'ять змінних: затрачені зусилля, сприйняття, отримані результати, винагорода, ступінь задоволення. Згідно з моделлю Портера-Лоулера, досягнуті результати залежать від прикладених співробітником зусиль, його здібностей і характерних особливостей, а також від усвідомлення ним своєї ролі. Рівень докладеного зусилля буде визначатися цінністю винагороди і ступенем упевненості в тому, що такий рівень зусиль спричинить за собою певний рівень винагороди. Більш того, в теорії Портера-Лоулера установлюється співвідношення між винагородою і результатами, тобто людина задовольняє свої потреби за допомогою винагород за досягнуті результати.

Сучасна економічна ситуація вимагає нових підходів до формування механізму мотивації працівників суспільного виробництва. Матеріальна винагорода означає, що оплата праці має бути справедливою і враховувати зусилля, прикладені кожним працівником. Знаючи, що її отримання залежить від кількості і якості прикладеної праці, кожен працівник сам формуватиме свій заробіток, що сприятиме зростанню продуктивності праці. А заробітна плата задовольняє різні потреби: фізіологічні, в безпеці, захисті, у самовираженні та інші.