Поняття та завдання обліку розрахунків з підзвітними особами
Більшість розрахунків бюджетних установ здійснюється в безготівковій формі, але частину розрахунків здійснюють готівкою через підзвітних осіб.
Суми під звіт видаються з каси установи або зараховуються на картковий рахунок на оплату видатків, які неможливо або недоцільно проводити шляхом безготівкових розрахунків, і тільки працівникам, що працюють у цій установі.
Підзвітна особа - працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків. Підзвітні особи несуть повну відповідальність за збереження й використання підзвітних осіб.
Підзвітна сума - кошти, видані працівникові установи на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями та/або на адміністративно-господарські витрати. Підзвітні суми мають цільове призначення і повинні витрачатися виключно з метою, на яку вони видані згідно з кодами бюджетної класифікації видатків.
Підзвітні суми в бюджетній установі виділяються на наступні цілі:
o на господарські видатки;
o на службові відрядження;
o на наукові експедиції.
Порядок витрачання коштів на господарські потреби
Порядок витрачання коштів на господарські потреби регулюється та обмежується кошторисними призначеннями, а також Положенням про ведення касових операцій у національній валюті, затвердженим Постановою НБУ від 15.12.2004 року № 637.
Видача сум під звіт працівникам, за якими є непогашена заборгованість за попередні суми, не дозволяється.
Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії бюджетної установи звіт про витрачені суми (або з якихось причин повністю або частково не витрачені) не пізніше за:
o десяти робочих днів з дня видавання готівки під звіт - на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту;
o двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт - на всі інші господарські потреби.
Облік розрахунків з підзвітними особами за службовими відрядженнями
Основна маса авансових сум у бюджетних установах видається під звіт на службові відрядження.
Службове відрядження - це поїздка працівника, який перебуває у трудових відносинах з бюджетною установою(штатний працівник), за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його основної роботи.
Порядок оплати службових відряджень установлено наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59 "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та закордон"
Витрати бюджетної установи на відрядження мають плановий характер і включаються до видатків за загальним і спеціальним фондами лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження із основною діяльністю установи.
Установа, яка відправляє працівника у службове відрядження, видає наказ про його відрядження, де зазначено мету поїздки, пункт призначення, тривалість відрядження. За відрядження за кордон вказують умови перебування за кордоном (у разі поїздки на запрошення додається його копія з перекладом), кошторис витрат. Потім працівникові оформлюють посвідчення про відрядження.
Установа відшкодовує відрядженому працівнику витрати за наявності підтвердних документів та добові, норми яких встановлені відповідно до Постанови КМУ від 02.02.2011 р. № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів".
Терміни відрядження встановлює керівник в наступних межах (табл. 13.1).
Таблиця 13.1. ТЕРМІНИ ВІДРЯДЖЕННЯ
з/п | Показники | Термін |
1 | Працівників, які направляються у відрядження | не може перевищувати 30 календарних днів в межах України, а закордонного-60 календарних днів |
2 | працівників, які направляються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт | не повинен перевищувати строк будівництва об'єктів |
3 | працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів | не повинен перевищувати один рік |
4 | відрядження військовослужбовців, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів | не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування витрат стороною, що приймає, - 18 місяців |
5 | працівників авіаційних компаній, які направляються за кордон для здійснення авіаційних перевезень пасажирів та вантажів у миротворчих місіях Організації Об'єднаних Націй згідно з контрактами між авіаційними компаніями України та Організацією Об'єднаних Націй | не повинен перевищувати шість місяців |
6 | працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів | не повинен перевищувати період проведення таких заходів |
7 | наукових і науково-педагогічних працівників, які направляються на стажування до провідних вищих навчальних закладів та наукових установ в Україні та за кордоном | не повинен перевищувати 6 місяців |
8 | аспірантів і докторантів | не повинен перевищувати 2 місяця |
Витрати за час відрядження відшкодовуються за наявності підтвердних документів працівникам бюджетних установ, які відображено в табл. 13.2.
Таблиця 13.2. ВИТРАТИ ЗА ЧАС ВІДРЯДЖЕННЯ, ЯКІ ВІДШКОДОВУЮТЬСЯ ПРАЦІВНИКАМ БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВ
з/п | Норми витрат | Розмір витрат | |||
1 | Витрати | ||||
1.1 | добові в межах України | 30, 00 грн. | |||
1.2 | на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів | за рахунок добових витрат | |||
1.3 | у разі коли працівники, відряджені за кордон, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням стороною, яка приймає, або коли працівники, відряджені в межах України для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, що стосуються основної діяльності установи та організації, які відряджають працівників, з умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням організаторами таких заходів, добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для відповідної держави | ||||
при одноразовому харчуванні при дворазовому харчуванні при триразовому харчуванні | у розмірі 80 % у розмірі 55 % у розмірі 35 % | ||||
1.4 | у разі відрядження в межах країни перебування працівників, які перебувають за кордоном тривалий термін і отримують заробітну плату в іноземній валюті та працівників дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довготерміновому відрядженні і отримують виплати в іноземній валюті | у розмірі 80 % норм добових витрат, для даної країни | |||
1.5 | у разі відрядження у межах країни перебування терміном на одну добу | у розмірі 50 % зазначених норм | |||
1.6 | на найм житлового приміщення за добу (з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), ХОЛОДИЛЬНИКОМ, телевізором та інших витрат (крім витрат на побутові послуги, та витрат на оплату податку на додану вартість)) | не більш як 250, 00 | |||
1.7 | на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни) | не більш як 10 % норм добових витрат для держави, до якої відряджається працівник за всі дні проживання | |||
1.8 | на бронювання місць у готелях (мотелях) | у розмірі не більше 50 % вартості місця за добу | |||
1.9 | на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях | у розмірі вартості | |||
1.10 | на проїзд (у т. ч. на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті) | ||||
1.11 | на користування постільними речами в поїздах; | ||||
1.12 | на оформлення закордонних паспортів; | ||||
1.13 | на оформлення дозволів на в'їзд (віз); | ||||
1.14 | на оплату вартості страхового поліса життя або здоров'я відрядженого працівника або його цивільної відповідальності (у разі використання транспортного засобу) за наявності оригіналу такого поліса з відміткою про сплату страхового платежу, якщо згідно із законами держави, до якої відряджається працівник, або держав, територією яких здійснюється транзитний рух до зазначеної держави, необхідно здійснити таке страхування; | у розмірі вартості | |||
1.15 | на обов'язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження | ||||
1.16 | на оплату службових телефонних розмов | ||||
1.17 | комісійні витрати у разі обміну валюти | ||||
З дозволу керівника бюджетної установи відрядженому відшкодовують витрати на проїзд відрядженого працівника у м'якому вагоні, на суднах морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу, фактичні витрати, що перевищують граничні суми витрат на найм житлового приміщення та на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник.
У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням встановлених норм за 1 кілометр пробігу відповідно до затвердженого маршруту.
У разі коли сторона, яка приймає, забезпечує працівника, відрядженого за кордон, додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на найм житлового приміщення) або добових витрат, сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, перевищує затверджену суму добових витрат або дорівнює такій сумі, сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам не проводить.
Для окремих категорій працівників встановлюється надбавка до затверджених сум добових витрат в іноземній валюті у наступних розмірах:
o членам Уряду, державним службовцям 1 рангу та дипломатичного рангу Надзвичайного і Повноважного посла - в розмірі 50 % сум добових витрат;
o державним службовцям 2 і 3 рангу, дипломатичних рангів Надзвичайного і Повноважного посланника першого і другого класу - в розмірі 40 % сум добових витрат;
o державним службовцям 4 і 5 рангу, дипломатичних рангів радника першого і другого класу - в розмірі 30 % сум добових витрат;
o членам делегацій, що виїжджають за кордон на міжнародні переговори, наради та для підписання міжурядових угод, - в розмірі 25 %, а керівникам цих делегацій - в розмірі 30 в сум добових витрат.
Зазначені працівники мають право на одержання тільки однієї надбавки.
До членів делегацій належать лише ті члени делегації (представники), які мають повноваження виступати від імені або за дорученням Президента України та Уряду України на міжнародних переговорах, конференціях, форумах та для підписання міжурядових угод. Інші члени делегації (представники, включаючи наглядачів), які виїжджають за кордон згідно з рішенням Президента України та Уряду України, до членів таких делегацій не належать.
Порядок витрачання коштів на господарські потреби
Облік розрахунків з підзвітними особами за службовими відрядженнями
Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами
14. Облік розрахунків з кредиторами бюджетних установ
Поняття кредиторської заборгованості, її класифікація, визнання та характеристика розрахунків з різними кредиторами
Облік розрахунків за виконані роботи
Облік розрахунків за податками і платежами бюджетних установ
Облік розрахунків за іншими операціями і кредиторами
15. Облік розрахунків за податками і платежами бюджетних установ