Бухгалтерський облік у бюджетних установах - Михайлов М.Г. - 4. Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками

Для обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками по виконаних роботах по капітальному будівництву призначений рахунок 631 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками".

На цьому рахунку відображається розрахунки з постачальниками за будівельні матеріали, конструкції та деталі, обладнання для оснащення, розрахунки з підрядниками за виконання будівельно-монтажні роботи. Рахунок пасивний.

По дебету відображається суми оплачених рахунків з кредиту 31, 32, а по кредиту - нарахування заборгованості на вартість отриманих будівельних матеріалів, вартості прийнятих будівельно-монтажних робіт.

По закінченню будівництва вартість виконаних будівельно-монтажних робіт відображається по дебету 801, 802, 811, з кредиту 631.

Таблиця 29

Кореспонденції рахунків по розрахунках з постачальниками

Аналітичний облік ведеться по кожному постачальнику та підряднику на карточках ф. 292-а (книга ф. 292).

5. Облік розрахунків з підзвітними особами

До основних документів, що регулюють порядок направлення працівників у відрядження та відшкодування понесених ними витрат належать:

o Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон. Затверджена наказом Мінфіну № 59 від 1998 р. в редакції наказу Мінфін № 146 від 10.06.1999;

o "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" (зі змінами). Затверджена Постановою КМУ від 23.04.1999 № 663;

o Порядок складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження і під звіт. Затверджений наказом ДПА України № 440 від 19.09.2003 року.

Підзвітна особа - це працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків.

Підзвітна сума - кошти, видані працівникові установи на витрати, пов'язані зі службовим відрядженням та/або на адміністративно-господарські потреби.

Підзвітні суми видаються у вигляді авансу на такі цілі:

- господарські витрати;

- службові відрядження і наукові експедиції;

- на виплату зарплати та стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна вимога не може бути повернена в касу довіреною особою по закінченні 3-х робочих днів.

Видатки, пов'язані з відрядженням працівників бюджетних установ, передбачається у кошторисі за КЕКВ 1140 "Видатки на відрядження". До цієї категорії належать видатки на оплату проїзду, добових та видатків на проживання під час службових відряджень, оплату підйомних, відряджень на курси і у навчальні заклади, на сесії, семінари, наради і конференції, тобто, всі видатки на відрядження, що оплачуються за рахунок бюджетних коштів у випадках передбачених законодавством.

За цим кодом обліковуються видатки на придбання службових проїзних квитків та оплату проїзду за маршрутними листами.

Сюди ж відносяться надбавки до заробітної плати, що виплачуються у передбачених рішеннями уряду випадках окремим категоріям працівників замість компенсації видатків на відрядження (добових, квартирних).

До цього ж коду відносять видатки на відрядження працівників бюджетних установ на сесії, наради, з'їзди наукового характеру, а також різного роду поїздки з науковою метою, відрядження викладачів, проїзд на виробничу практику студентів, учнів.

За цим же кодом оплачують відрядження учнів, студентів, тренерів, інших учасників на учбово-тренувальні збори, змагання, олімпіади тощо; оплату проїзду та добових при звільненні службовців строкової служби.

Витрати на відрядження бюджетної установи мають плановий характер, тобто здійснюються в межах і за рахунок коштів передбачених кошторисом по загальному та спеціальному фонду. Включаються до видатків лише при наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю установи.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника установи на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення не за місцем основної роботи.

Не вважається відрядженням службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз'їзний характер. Перелік таких посад і робіт передбачається в колективному договорі.

За час перебування у відрядженні за працівником зберігається середня заробітна плата з розрахунку за два попередні місяці (відповідно до Порядку № 100).

За період тимчасової непрацездатності відрядженого на загальних підставах оплачується лікарняний листок. Дні хвороби не включаються до строку відрядження.

Направлення працівника у відрядження по Україні або за кордон оформляється наказом (розпорядженням) керівника установи, в якому зазначається мета поїздки, пункт призначення, тривалість відрядження. Для закордонного відрядження в наказі передбачаються умови перебування працівника за кордоном. Якщо поїздка за запрошенням, то надається копія останнього з перекладом та складається кошторис витрат.

Наказ про відрядження є підставою для видачі працівнику посвідчення на відрядження встановленої форми. Посвідчення реєструється в спеціальному журналі особою, на яку наказом керівника покладено такі обов'язки.

Працівникам, що направляються у відрядження установи зобов'язані забезпечити їх коштами (у разі відрядження за кордон - у національній валюті країни куди відряджається працівник, або у вільно-конвертованій валюті) як аванс на поточні потреби у розмірах згідно з встановленими нормами. Аванс може видаватись готівкою або перераховуватись у безготівковій формі на картрахунок.

Термін відрядження встановлює керівник, але не більше 30 днів по Україні та 60 - за кордон.

За кожний день перебування у відрядженні виплачуються добові. Кількість днів перебування у відрядженні визначається за позначками у посвідченні на відрядження.

Позначки про дату вибуття та прибуття при відрядженнях в межах України що їх проставляє посадова особа підприємства, установи чи організації, призначена наказом керівника та скріплюються підписом та печаткою.

При відрядженні за кордон з повним прикордонним контролем день прибуття та день вибуття визначається за позначками в закордонному паспорті (або документі, що його замінює), проставленими в контрольно-пропускних пунктах.

Відрядженому компенсуються наступні витрати:

1. За кожний день перебування виплачуються добові згідно з граничними нормами встановленими Постановою КМУ № 663 від 23.04.99 року, незалежно від статусу населеного пункту. При цьому кількість днів відрядження для виплати добових визначається з урахуванням дня вибуття і дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

Якщо працівник відряджається на один день або у таку місцевість, звідки він може повертатись додому, добові відшкодовуються як за повну добу.

Витрати на харчування, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях або до проїзних документів, оплачуються за рахунок добових.

2. Витрати на проїзд:

- витрати на проїзд до місця відрядження та назад (включаючи перевезення багажу), а також за місцем відрядження;

- плата за користування постільними речами в поїзді;

- на повітряному транспорті за квитками 1-го і бізнес-класу. Витрати на проїзд державних службовців, а також інших осіб,

які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджету, у м'якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1-4 групою тарифних ставок на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорії на суднах річкового флоту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу, фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення та на перевезення до 30 кг багажу понад кількість багажу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник, відшкодовується в кожному випадку з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів.

3. Витрати на наймання житлового приміщення у місці відрядження за наявності підтвердних документів (в оригіналі) але у розмірі не більше 120 грн на добу. У межах цих норм відшкодовуються додаткові послуги що надаються в готелях, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більше 10% норм добових витрат для країни, куди відряджається працівник, визначених у Додатку до Постанови № 663 за всі дні проживання.

Компенсуються витрати на бронювання місць у готелях у розмірах не більш як 50% вартості місця за добу.

Для державних службовців та працівників підприємств, установ і організацій, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджету встановлені граничні норми добових в доларах США Постановою КМУ № 663 від 23.04.01999 року. Цією ж постановою затверджено і граничні суми видатків на найм житла. Так, для України гранична сума видатків на найм житла становить 120 грн.

Забезпечення працівника коштами при відрядженні за межі України здійснюється згідно з установленими нормами відшкодування витрат на відрядження чи в еквіваленті цих сум в іноземній валюті (у валюті країни відрядження або у вільно конвертованій валюті) за офіційним курсом гривні до іноземних валют, встановлених НБУ на день подання в банк розрахунку витрат на відрядження.

Готівкові кошти під звіт видаються працівникові лише за дозволом керівника при умові звітування за попередньо отриманими сумами.

Підзвітна особа в установлені терміни (3 дні по приїзду з відрядження) повинна надати в бухгалтерію "Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт", до якого додаються виправдні документи: транспортні квитки, квитанції готелів тощо. В бухгалтерії перевіряють правильність вказаних витрачених сум, законність витрат, достовірність прикладених документів. Перевірений бухгалтером Звіт затверджується керівником в триденний термін. Залишок невикористаних коштів повертається в касу в тій валюті в якій був виданий аванс.

Невнесена в касу заборгованість працівників по підзвітних сумах за наказом керівника стягується із зарплати. В іноземній валюті така заборгованість стягується в сумі, еквівалентній потрійній сумі, перерахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості.

При звітуванні за отриманий аванс пізніше ніж 3 банківські дні відповідно до Наказу ДПА України № 440 від 19.09.2003 року "Порядок складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження і під звіт" стягується штраф в сумі 15% невідзвітованої суми, а якщо підзвітна особа не надала звіт і після 1 числа наступного місяця, то крім того невідзвітована сума оподатковується, як доход цієї особи за ставкою 15%. При неповерненні в установлені строки залишку підзвітної суми в іноземній валюті, з підзвітної особи стягується сума збитку еквівалентна потрійній сумі іноземної валюти в перерахунку у гривні за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості. Стягнута сума штрафу перераховується до бюджету. У разі несвоєчасного повернення підзвітних сум установа має право видати наказ про їх утримання із зарплати працівника керуючись статтею 127 КЗпП. Узагальнення штрафних санкцій за несвоєчасне звітування приведено в Таблиці 30.

Таблиця 30

Штрафні санкції за несвоєчасне звітування за підзвітними сумами

Продовження табл. 30

При придбанні установою за готівку матеріальних цінностей, оплати послуг готівка під звіт надається в термін на один день. На наступний день невитрачені кошти необхідно здати в касу, а на протязі трьох наступних днів - скласти та надати Звіт про використання коштів про придбані матеріальні цінності чи оплату робіт і послуг, до якого додаються накладні, акти виконаних робіт, касові чеки, податкові накладні інші виправдні документи. Звіт здається в бухгалтерію, а матеріальні цінності - до складу для оприбуткування або ж матеріально-відповідальній особі структурного підрозділу. Терміни та порядок звітування за цими операціями аналогічний як і для відряджених працівників.

Приклад. На підставі наказу керівника установи працівник направляється у відрядження до міста Тернопіль на наукову конференцію терміном на 4 дні з 16.06 по 19.06. Перед відрядженням йому виданий аванс в сумі 1400 грн.

Звіт працівник подав своєчасно - 20.06 але залишок невитрачених коштів до кінця місяця в касу не повернув. Борг становить 180 грн. Штраф, що підлягає сплаті цим працівником становить:

1) за неповернення на протязі трьох днів:

180 х 15% = 27 грн.

2) штраф за неповернення станом на 1 число:

180 х 15% х 1,1765 = 31,76 грн. Загальна сума штрафу 58,76 грн.

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунку 362 "Розрахунки з підзвітними особами".

По дебету цього рахунку фіксуються суми, видані під звіт, а по кредиту - списання витрачених підзвітних сум чи внесення їх до каси. Цей рахунок активно-пасивний, а тому залишок визначається по кожній особі, а загальний - розгорнуто: по дебету і кредиту рахунку 362.

В балансі бюджетних установ дебетове сальдо показується у складі оборотних активів, а кредитове - у складі зобов'язань установи.

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться по кожній окремій підзвітній особі в меморіальному ордері № 8 ("Накопичувальна відомість по розрахунках з підзвітними особами" ф. № 386). В цій відомості перевірені звіти записуються позиційним способом по кожній підзвітній особі, що дає можливість визначити залишок заборгованості по кожній особі та в цілому по установі. Видатки відображають за КЕКВ. Окремі меморіальні ордери відкриваються по спеціальному і загальному фонду.

В установах з незначною кількістю підзвітних осіб використовують картки ф. 292 (книга 292).

Операції по відображенню розрахунків з підзвітними особами відображаються такими кореспонденціями рахунків:

Таблиця 31

Кореспонденції рахунків

Продовження табл. 31

Одним з поширених напрямків видатків за КЕКВ 1140 є придбання проїзних квитків. Умови щодо забезпечення працюючих проїзними квитками повинні бути передбачені в колективному договорі. Наказом керівника визначається коло осіб, яким надаватимуться квитки, умови надання маршрутного листа, а також призначається особа, відповідальна за видачу, зберігання та облік проїзних квитків.

Таблиця 32

Кореспонденції рахунків