Державний аудит - Дікань Л.В. - Планування індивідуальних аудитів

Слід розрізняти два окремі поняття: "планування діяльності Рахункової палати" та "планування контрольного заходу". Обидва безпосередньо стосуються аудиту ефективності діяльності.

Планування діяльності Рахункової палати - це вибір та обґрунтування тем і об'єктів перевірок.

При цьому саме в межах такого планування і визначаються об'єкти проведення аудиту ефективності діяльності та теми таких аудиторських перевірок. Розрізняють як перспективне, так і поточне планування діяльності Рахункової палати України.

Перспективне планування передбачає вибір тем і об'єктів перевірок. Очевидно, що перевірити всі аспекти діяльності органів державної влади неможливо через велику їх кількість і розмаїття сфер і напрямів витрачання державних коштів, тому на етапі перспективного планування:

- визначаються пріоритетні завдання на середньострокову перспективу, на вирішенні яких будуть зосереджуватися під час проведення перевірок;

- на їх основі розробляється перспективний план з проведення аудиту (на період до 3-5 років, із розподілом за роками), що визначатиме, які міністерства та відомства, інші одержувачі бюджетних коштів та основні функціональні сфери їх діяльності будуть в цей період об'єктами і предметами перевірок.

Для визначення завдань з аудиту посадові особи Рахункової палати, які очолюють певні напрями її діяльності, організовують попередню роботу зі збору, аналізу й оцінювання інформації про наявні результати та проблеми:

- використання державних коштів, виділених органам державної влади та іншим одержувачам для виконання функцій і завдань, встановлених законодавчими та нормативними актами;

використання цільових програм;

- організації управління державним майном і його використання;

- в інших сферах діяльності держави, що фінансуються з Державного бюджету України.

Джерела інформації для проведення попередньої роботи:

- результати попередніх перевірок і матеріали перевірок інших контрольних органів;

- результати оперативного контролю за ходом виконання Державного бюджету України;

- результати перевірки виконання Державного бюджету України за звітний фінансовий рік;

- матеріали звітів учасників бюджетного процесу;

- матеріали засідань і комітетів Верховної Ради;

- документи та матеріали уряду, колегій органів виконавчої влади;

- матеріали засобів масової інформації;

- звернення керівників організацій, а також громадян. Зібрана інформація повинна бути достатньою для того, щоб аудитор міг добре ознайомитись із діяльністю організації у відповідних сферах і на цій основі сформулювати пропозиції за конкретними темами й об'єктами можливих перевірок.

На основі складеного перспективного плану здійснюється поточне планування, яке передбачає розробку різноманітних планів, перелік яких наведено на рис. 11.2.

Визначення кількості об'єктів перевірки на наступний рік відбувається з застосуванням критеріїв відбору видів діяльності чи бюджетних організацій, що перевірятимуться. Критерії дають змогу чітко визначитись зі сферами діяльності об'єктів, що підлягатимуть перевірці та головними питаннями, які свідчать про предмет перевірки.

Також при виборі об'єкта перевірки застосовується принцип "ротації": всі напрями державних витрат та бюджетні установи вибираються для перевірки в однакові проміжки часу.

Наступним кроком поточного планування є складання поточного плану. Крім планових перевірок у поточному періоді Рахункова палата може здійснювати і позапланові, які проводяться за дорученням певних органів.

Рис. 11.2. Схема поточного планування Рахунковою палатою України аудиту ефективності діяльності

Планування контрольного заходу - це безпосередня підготовка до певного контрольного заходу, в тому числі до проведення аудиту ефективності діяльності (планування аудиту ефективності діяльності).

У межах планування аудиту ефективності діяльності розрізняють окремі фази (рис. 11.3).1

Фаза 1. Підготовча фаза планування (вибір аудиторського завдання)

Як наведено на рис. 11.3, процес планування аудиту ефективності діяльності починається з вибору аудиторського завдання, який залежить від цілей і завдань перевірки, а також

Рис. 11.3. Фази етапу планування аудиту ефективності діяльності

значущості об'єкта перевірки та його наявності в поточному чи перспективному плані.

Фаза 2. Попереднє планування аудиту ефективності діяльності

Наступною фазою планування аудиту ефективності діяльності є проведення попереднього планування. На цьому етапі здійснюється попереднє вивчення об'єктів перевірки, а саме: збір необхідної інформації для визначення цілей і питань перевірки, вибір конкретних об'єктів перевірки та розробка відповідних критеріїв оцінювання ефективності діяльності.

Задля цього керівник перевірки має скласти проект плану попереднього вивчення об'єкта, який містить: предмет вивчення; конкретні питання для вивчення діяльності; джерела отримання інформації; терміни вивчення; склад групи перевіряючих; термін підготовки звіту про попереднє вивчення об'єкта й проекту програми проведення аудиту.

Проект плану на етапі попереднього вивчення об'єкта перевірки підписує член Рахункової палати, відповідальний за проведення цієї перевірки.

Група аудиторів здійснює відповідно до плану попереднього вивчення об'єкта збір інформації, виконуючи такі процедури:

- аналіз нормативно-правових документів;

- аналіз звітів про виконану роботу, планів роботи та пріоритетних напрямів діяльності об'єкта перевірки;

- вивчення організаційної структури, систем і механізмів контролю;

- аналіз та оцінювання основних ризиків, яких зазнає в роботі об'єкт перевірки;

- консультації з незалежними організаціями з метою виявлення досягнень і передових методів роботи у сфері, що перевіряється, і можливостей їх застосування для вдосконалення діяльності об'єкта перевірки;

- вивчення матеріалів інших перевірок;

- співбесіда з керівником об'єкта перевірки.

Фаза 3. Розробка програми аудиту

Проект програми розробляється в департаменті або іншому структурному підрозділі Рахункової палати під керівництвом члена Рахункової палати, відповідального за проведення аудиту, на підставі затверджених планів роботи Рахункової палати, її колегії та рішень колегії Рахункової палати про проведення позапланових перевірок.

Програма аудиту підписується членом Рахункової палати, відповідальним за проведення аудиту, та затверджується Головою Рахункової палати, першим заступником або заступником голови, а в разі потреби - Колегією Рахункової палати.

Перед складанням програми аудиту член Рахункової палати, відповідальний за її проведення, організовує попереднє вивчення об'єктів та предмета аудиту за такими питаннями:

1) предмет аудиту;

2) перелік об'єктів, які підлягають перевірці;

3) напрями діяльності кожного об'єкта аудиту;

4) джерела отримання інформації;

5) строки аудиту;

6) склад контрольної групи суб'єкта аудиту;

7) інші питання.

Під час попереднього вивчення об'єктів та предмета аудиту проводиться аналіз:

1) нормативно-правових актів, що стосуються предмета аудиту;

2) даних щодо бюджетних призначень та фактичних витрат з Державного бюджету України, що стосуються об'єктів та предмета аудиту;

3) фінансової та статистичної звітності, що складається об'єктом аудиту;

4) структури об'єкта аудиту;

5) виконання об'єктом аудиту бюджетних програм та інших повноважень у частині, що стосується використання державних коштів;

6) матеріалів попередніх перевірок, проведених Рахунковою палатою з питань, які перевіряються, а також результатів перевірок, що проводилися іншими контрольними органами;

7) матеріалів засобів масової інформації.

За необхідності проводяться консультації з незалежними установами, організаціями та спеціалістами з метою виявлення досягнень у сфері, що перевіряється, і можливості їх застосування для удосконалення діяльності об'єктів аудиту.

Відповідні запити щодо отримання інформації, яка стосується об'єкта та предмета аудиту, на стадії попереднього вивчення підписує член Рахункової палати, відповідальний за проведення аудиту.

Під час попереднього вивчення в межах предмета аудиту досліджуються такі питання:

1) відповідність діяльності об'єкта аудиту вимогам чинного законодавства України. Стан розроблення та прийняття до виконання документів, необхідних для ефективного здійснення цієї діяльності;

2) розподіл функцій, повноважень та відповідальності на кожному рівні управління об'єкта аудиту;

3) система звітності та моніторингу діяльності об'єкта аудиту з метою отримання об'єктивної та достовірної інформації про результати його діяльності;

4) процедури й заходи щодо забезпечення збереження фінансових та матеріальних ресурсів тощо.

За результатами попереднього вивчення членом Рахункової палати, відповідальним за проведення аудиту, складається програма аудиту.

Наприкінці планування аудитори повинні визначитися з методами проведення аудиту. Можуть застосовуватися такі методи:

- аналіз методів організації роботи об'єктів, що перевіряються;

- аналіз результатів роботи об'єктів, що перевіряються;

- аналіз конкретних ситуацій;

- аналіз наявних даних;

- обстеження.

Аналіз методів організації роботи об'єктів" що перевіряються, є зазвичай початковим пунктом проведення аудиту ефективності діяльності. Його сутність полягає в тому, що, перевіряючи, аналізують системи управління, планування, моніторингу та контролю, які діють у сфері, яка перевіряється, або в межах об'єктів перевірки. Цей метод передбачає перевірку документації, наприклад, бюджетів (кошторисів доходів і витрат), фінансової звітності, поточних і перспективних планів, положень із реалізації програм та окремих планів, інтерв'ю з керівниками та фахівцями об'єкта, що перевіряється, тощо.

Аналіз результатів роботи об'єктів, що перевіряються. Основну увагу в процесі проведенні перевірки слід приділяти результатам роботи об'єкта, який перевіряється, незалежно від того, чи є її предметом програма, напрям діяльності, система або інструменти контролю. Під час перевірки будь-якого компонента програми аудитори повинні чітко розуміти його зв'язок із запланованими результатами в межах програми.

Аналіз конкретних ситуацій відрізняється від аналізу результатів роботи тим, що під час перевірки основний акцент робиться на конкретних ситуаціях, які всебічно та детально аналізуються як загалом, так і за окремими аспектами. Проте при цьому виникає проблема вибору конкретних ситуацій для аналізу з погляду можливості й обґрунтованості їх узагальнення, тобто використання результатів перевірки конкретних ситуацій для висновків щодо всієї сфери або діяльності об'єкта перевірки.

Аналіз наявних у розпорядженні адміністрації об'єкта, що перевіряється, та в інших джерелах. Дані джерела можуть включати інформаційні системи управління, які використовуються на об'єкті для реалізації програм, а також інші матеріали та дані, що стосуються предмета перевірки.

Обстеження є одним із важливих інструментів, який використовується для збору фактичних даних і доказів для проведення перевірки. Його поєднують з описаними вище методами. Обстеження застосовується, наприклад, для отримання інформації від фахівців різних міністерств і відомств, що беруть участь у реалізації програми, котра перевіряється; з'ясування думки виконавців цієї програми (тобто тих, у чиїх інтересах вона здійснюється) про результати її виконання тощо.

Після затвердження програми керівник перевірки розподіляє завдання між членами групи, відповідно до яких вони готують і подають на затвердження керівника перевірки робочий план за кожним об'єктом. У цьому плані формулюються конкретні питання перевірки, визначаються методи збору фактичних даних, зазначаються джерела отримання необхідної інформації, терміни проведення перевірки та відповідальні виконавці.