Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Складання звітності в комп'ютерних облікових програмах

На складання звітності, як обов'язкової, так і управлінської, в умовах ведення паперового обліку витрачається досить багато часу. Саме тому підприємці часто не можуть вчасно отримати звіти, які є основними носіями інформації для прийняття управлінських рішень, на їх отримання витрачається значна кількість часу та зусиль облікових працівників. Автоматизований облік відкрив перед обліковцями та керівниками доволі широкі можливості щодо оперативності та якості складання звітності.

Усю звітність, яка надається користувачам при використанні комп'ютерних програм бухгалтерського обліку, умовно можна поділити на три класи (рис. 3.8):

а) системні внутрішні звіти;

б) зовнішні (регламентовані) звіти;

в) нестандартні звіти.

Часто бухгалтери використовують звіти, які допомагають їм перевірити правильність ведення обліку, відшукати ймовірні

Рис. 3.8. Звітність у комп'ютерних програмах бухгалтерського обліку

помилки — це так звані системні внутрішні звіти. Варто зауважити, що при веденні паперового обліку вони складаються за допомогою пошуку в підшивках документів у будь-якій їх комбінації. Системні звіти заздалегідь спроектовані розробниками в частині як зовнішнього вигляду, так і опису алгоритмів формування їхньої змістової частини. Номенклатура таких звітів у стандартних конфігураціях програм може коливатися від одиниць до десятків. Це "Відомість операцій по рахунку", "Оборотна відомість по рахунку", "Оборотно-сальдовий баланс", "Аналітична довідка по рахунку", "Головна книга" тощо. їх формування відбудеться за будь-якого варіанта розробленого бухгалтером робочого плану рахунків, внутрішніх стандартів кодування й облікової політики. Ця особливість породжується самим механізмом формування таких звітів, який має жорсткі правила введення значень, обмежених кількістю параметрів, за якими програма здійснює підбір даних у відповідній базі, в якій заздалегідь відомо, що ці параметри існують. Наприклад, будова журналу реєстрації господарських операцій в електронному вигляді не може в одній програмі бути різною у різних підприємств. Це, наприклад, такі поля бази даних, як "Дата здійснення операції", "Номер документа", "Текстовий опис змісту операції", "Сума" тощо. Інформація, що вводиться користувачем у відповідні колонки створеної таким чином бази даних, використовується для того, щоб потім заздалегідь визначеним і математично описаним у програмі способом знайти відповідь на питання, яке ставить бухгалтер.

Труднощі у бухгалтерів виникають, як правило, не від обмеженості кількості звітів, а від їх численності. Так, наприклад, фірма "Інтелект-Сервіс" пропонувала в програмі "БЗСТ-З" 16 видів синтетичних і аналітичних вбудованих системних звітів. Однак для забезпечення перевірки правильності ведення обліку й оцінки майнового стану підприємства достатньо двох системних внутрішніх звітів: "Книга обліку господарських операцій" та "Оборотно-сальдовий баланс".

Зовнішні (або регламентовані) звіти — це звіти, які є обов'язковими для подання юридичними особами державним органам, інвесторам, кредиторам тощо. Під ними розуміють можливість автоматичного отримання в програмах звітів для податкової інспекції, позабюджетних фондів, різноманітних довідок, фінансових звітів.

Існують також види звітів, які не входять до основних форм бухгалтерської звітності й регламентовані лише для деяких видів підприємств. Це так звані специфічні звіти. До цієї групи можна віднести консолідовану звітність (для холдингових компаній, які мають у своєму складі дочірні підприємства) та звітність за міжнародними стандартами бухгалтерського обліку GAAP або IAS (для спільних підприємств і підприємств із іноземними інвестиціями). Комп'ютерні програми бухгалтерського обліку дають можливість ефективно створювати такі види звітності шляхом допрограму вання.

Нестандартні звіти необхідні для задоволення потреб керівників підприємства у систематичному отриманні відповідей на актуальні питання. До цієї групи належать звіти, які є засобом для проведення оперативного аналізу, наприклад, щоденний звіт про оприбуткування грошових коштів і напрямки їх витрачання. Такий звіт не може бути заздалегідь передбачений розробниками, відповідно, його неможливо безпосередньо отримати штатними засобами програми.

На ринку інформаційних технологій провідні позиції традиційно мають ті бухгалтерські програми, які задовольняють вимоги користувачів щодо формування різних видів бухгалтерської звітності та автоматичної перевірки складених звітів. Сьогодні ринок бухгалтерських програм майже повністю задовольняє потреби бухгалтерів із формування звітності. Про це свідчать проведені дослідження найбільш поширених програм бухгалтерського обліку щодо можливості складання всіх видів звітності на підприємстві (табл. 3.2).

Таблиця 3.2. Можливості комп'ютерних програм щодо складанпя бухгалтерської звітності

Закінчення табл. 3.2

* Ск — у користувача є можливість самостійно створювати звітність.

Як бачимо, наявність у програмі специфічних звітів залежить від типу (розміру) підприємств, для яких призначено програму. Хоча деякі програми надають користувачу можливість у разі потреби самому створювати таку звітність. Усі інші види звітності можна сформувати у зазначених програмних продуктах без будь-яких проблем.

Практично в кожній програмі бухгалтерського обліку є вмонтований генератор звітів. Він функціонує таким чином. Кожна форма звіту складається, як правило, з бланка звіту та імен змінних у його графах. Наприклад, у стандартному зовнішньому звіті "Бухгалтерський баланс" на перетину рядка 110 і стовпчика 3 стоїть змінна, позначена як AI 10, у стовпчику 4 — Б110. Цей бланк, а також залишки на рахунках, що пов'язані зі змінними, нескладно сконструювати засобами вмонтованого в програму редактора звітів або засобами зовнішнього редактора. Отже, будь-який звіт може бути задано описом верхньої і бокової шапок, а кожна клітинка однозначно характеризується сумами або кількісними показниками, що знаходяться на перетині умов верхньої і бокової шапок.

Цікавою можливістю є також подання фінансової та податкової звітності зацікавленим користувачам в електронному вигляді — із застосуванням електронної пошти. В Україні вже був випадок, коли податкова адміністрація згідно з наказом ДПАУ № 581 [113] вимагала подання окремих форм звітності на

дискетах. Теоретично, передачу звітів в електронному вигляді в цьому разі можна було б здійснювати і через модем. Тобто підприємці та бухгалтери можуть відправити необхідну інформацію податківцям, не виходячи з офісу. Зрештою, так давно вже працюють у розвинутих країнах. Як зазначається в [266], більшість американських компаній використовують Internet для підтримки зв'язків з інвесторами і насамперед для подання не тільки податкової, а й фінансової звітності в електронній формі. Цьому сприяє і те, що на екрані комп'ютера дані може бути подано в зручнішій для користувачів формі, наприклад, шляхом використання гіпертекстових документів, побудованих із використанням Internet-технологій.

Гіпертекстові звіти дають змогу простим натисканням клавіш деталізувати зведені облікові показники в необхідних розрізах. Приклад структури такого звіту подано на рис. 3.9.

Рис. 3.9. Схематичне зображення гіпертекстового звіту (Баланс)

Недоліком звітів, розташованих на Web-сайтах в Internet, є те, що їх можна легко змінити. Паперову, відповідним чином завірену копію звіту не можна так легко виправити.

У майбутньому оприлюднення звітів в Internet вплине на методи проведення аудиторських перевірок і перерозподіл обов'язків серед працівників аудиторських фірм для виконання цієї функції. Перспективним напрямом застосування Internet технологій в аудиті є також створення мережевої бази даних зразків та моделей фінансової звітності, до яких аудитор мав би можливість звертатися в режимі реального часу (on-line) безпосередньо при перевірці звітності підприємств.