Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Створення архіву електронних документів

При отриманні й опрацюванні документів їх необхідно зареєструвати і проконтролювати виконання. До початку 1970-х років в установах та на підприємствах реєстрацію здійснювали шляхом запису відомостей про документи в спеціальному журналі. Така система призводила до багаторазової реєстрації документа в структурних підрозділах, а для того, щоб знайти відомості про документи, треба було або переглядати весь журнал, або знати, коли цей документ було отримано чи відправлено.

На зміну журнальній прийшла карткова система реєстрації. При цьому на кожний документ під копіювальний папір заповнювалося від 2 до 5 примірників реєстраційної картки. В інформаційно-довідковій картотеці картки розташовували за певною ознакою.

Комп'ютерні технології дозволяють використовувати електронний варіант картотек — бази даних. База даних — це та ж картотека, лише розміщена в пам'яті комп'ютера, що дає можливість шукати документ або групу документів за будь-якою пошуковою ознакою, введеною під час реєстрації: автором документа, виконавцем, темою, датою одержання або складання документа, його номером тощо. Реєстрація проводиться шляхом заповнення реєстраційної картки на екрані комп'ютера і перенесення реєстраційного номера на сам документ у штамп з позначкою про одержання документа.

У нормативно-методичній літературі основним принципом організації реєстрації документів завжди вважалася однократність, що досягалася тільки шляхом централізованої обробки та реєстрації документів у канцелярії і заповнення кількох карток із застосуванням копіювального паперу. Сьогодні за наявності локальної мережі, яка об'єднує комп'ютери підприємства, реєстрацію можна вести децентралізовано за місцем одержання (відправлення) документів з передачею інформації про документи, що реєструються, у центральну базу даних. Це особливо актуально, коли документи надходять і передаються по факсимільному зв'язку або електронній пошті безпосередньо з підрозділів.

Створення архіву електронних документів

Використані паперові документи переплітають в окремі папки і здають на зберігання або до поточного архіву підприємства, якщо вони потрібні в поточній роботі, або

до центрального архіву підприємства. Після встановлених законодавством строків окремі документи передаються до державного архіву, а решта — знищуються.

Документи, які зберігаються на підприємстві, мають не однакову цінність і, відповідно, різні терміни зберігання. Документи історичного, господарського, практичного значення зберігаються постійно. Більшість документів по особовому складу зберігаються 75 років. Інші документи можуть знищуватися зі зникненням потреби, а деякі — мати терміни зберігання 3—5 і більше років. Усі ці вимоги стосуються також і електронних архівів документів.

Електронний документ, що створюється, необхідно зберегти — записати як файл на твердому диску. Порядок у зберіганні файлів не менш важливий, ніж порядок у зберіганні традиційних паперових документів. Документи можна зберігати на твердому диску комп'ютера, на диску іншого комп'ютера, у спеціально виділеному комп'ютері (на файл-сервері), на змінних носіях.

Особливістю електронного зберігання документів є легкість виготовлення копій, що дозволяє всі документи з постійним термімом зберігання після завершення обробки негайно копіювати в архів з виготовленням страхових копій на змінних носіях. Однак документи постійного терміну зберігання, наприклад, організаційні документи, накази з основної діяльності тощо, довгострокового зберігання (накази по особовому складу), поки що належить зберігати в паперовому вигляді.

Комп'ютерні інформаційні технології дозволяють суттєво прискорити операції з підготовки документів до архівного зберігання — укладати описи документів постійного і довгострокового зберігання, акти на знищення документів. Для автоматизації цих операцій роблять необхідну позначку в електронній реєстраційній картці виконаного документа. Автоматизована система обліку дає можливість складати подокументні описи, складання яких є неможливим, зважаючи на високу трудомісткість, при традиційній паперовій технології.

Дані про документи за минулий рік зберігаються окремо і після того, як усі документи за минулий рік буде виконано, базу даних використовують тільки для довідкової роботи і її може бути переписано на зовнішній носій інформації: залежно від обсягу інформації це може бути дискета, магнітна стрічка, CD-RW або інший носій. У разі виникнення необхідності пошуку документів за попередні роки інформація зчитується з архівного носія. У зв'язку з цим, якщо документи за минулі роки потрібні вкрай рідко, для їх зберігання можна використати стример (запис на магнітну стрічку), що потребує відновлення даних на жорсткому диску для їх використання. Якщо ж необхідність в отриманні довідок за документами за минулі роки виникає досить часто, то для зберігання баз даних (БД) і самих документів краще використовувати пристрої зі змінними дисками, залежно від обсягу даних — типу Zip drive (100 Мб), Jaz drive (1000 Мб), CDR/ CDRW (650 Мб), DVD + R/-R/RW (до 4,7 або 9Гб).

В організаціях з високими вимогами до оперативного пошуку документів (зокрема, в операційній системі Novell NetWare) можна використовувати системи, які підтримують автоматичну міграцію (перенесення) документів, що більше не використовуються, на зовнішні, більш повільні носії інформації (наприклад, магнітооптичні диски) і відновлення інформації на твердому диску комп'ютера в разі частого до неї звертання.