Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Програмні системи електронного документообігу

Поняття електронного документообігу

Нормальна робота бухгалтерії та підприємства в цілому можлива тільки за умови, що необхідна інформація, будь-який документ можуть бути швидко знайдені. Жоден документ, що вимагає певних дій, не повинен залишитися без виконання, жодне доручення керівника не повинно бути забуте. Цього можна досягти тільки при обліку всіх документів шляхом їх реєстрації і організації контролю за їх виконанням.

За оцінкою спеціалістів [1, с. 133], у світі щоденно з'являється більше мільярда нових документів. В основному, це текстова інформація, і лише 10 % — документи, непридатні для подальшої автоматизованої обробки. Це свідчить про необхідність запровадження на підприємствах (в організаціях, банках тощо) електронного документообігу.

Документ являє собою "знімок" даних, що фіксує їхній стан у певний момент часу. Управління документами — це процес відстеження такої інформації, що забезпечує, наприклад, наявність тільки однієї оригінальної копії документа і збереження архівних копій усіх його старих версій у порядку їхнього виникнення.

З іншого боку, інформація про документообіг може, наприклад, дати можливість визначити чисельність бухгалтерів. Так, знаючи допустимий максимальний і мінімальний документообіг підрозділу (V mах і V mіп) і середній документообіг на одного бухгалтера (V cp ), можна визначити необхідну чисельність бухгалтерів (г):

Під документообігом розуміють рух документів від моменту складання їх на конкретному підприємстві або одержання від інших підприємств до здачі в архів після опрацювання та систематизації.

Під рухом документів у комп'ютерній бухгалтерії ми будемо розуміти не фізичне переміщення електронних документів, тому що вони зберігаються в базі даних, а передачу прав на їх використання із повідомленням користувачів і контролем за виконанням.

За умов комп'ютеризації управління і з переходом до зберігання інформації на електронних носіях документообіг (документальне забезпечення управління) розуміють як створення інформаційної бази документів на різноманітних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій [12].

Одна з основних переваг передачі документа безпосередньо з комп'ютера на комп'ютер — це можливість отримати документ у тому вигляді, в якому його підготовлено, з включеними н нього таблицями, графіками, зображеннями тощо. Відомості з такого документа можна легко включити в інші документи, а сам він може передаватися по мережі всередині підприємства.

Для того щоб успішно управляти документами, потрібно визначити, які типи документів якого управління потребують. К. Шарп поділяє всі документи підприємства на дні категорії: документи для автоматизації статутної діяльності і критично важливі документи [22).

Перші являють собою електронну пошту, зауваження, листи, звіти і загальнодоступні бази даних.

Другі призначені для розв'язання внутрішніх (управління виробничим процесом і ресурсами) або зовнішніх (маркетинг і обслуговування покупців) інформаційних завдань.

При автоматизації статутної діяльності можна використовувати однакове управління документами для всіх працівників. Однак критично важливими даними, як правило, управляють відповідно до завдань конкретної робочої групи. Наприклад, дані, що цікавлять бухгалтерію, суттєво відрізняються від технічної інформації, з якою працює інженерний відділ.

Програмні системи електронного документообігу

Комп'ютерні програми документообігу автоматизують три основні види документообігу: офісний, спільний, адміністративний (рис. 3.10).

Офісний документообіг обслуговує рутинні офісні завдання і застосовується тільки в рамках конкретного проекту, наприклад, підготовки пакетів інструкцій. Керівник приймає рішення, що і як необхідно зробити (наприклад.

Рис. 3.10. Види документообігу, реалізовані в комп'ютерних програмах документообігу

яку треба підготувати інструкцію), а також — хто повинен це робити. Електронне повідомлення, що містить інструкцію та інформацію про її статус у процесі документообігу, передається від працівника до працівника відповідно до порядку, визначеного керівником.

Спільний документообіг використовується тоді, коли нетипові процеси охоплюють декілька підрозділів або підприємств. Розробка нової продукції, що проходить стадії висування концепції, проектування, виробництва і маркетингу, є прикладом спільного документообігу. Цей вид документообігу може використовуватися, наприклад, для автоматизації процесу одержання сертифікату на продукцію у відповідному державному органі.

Адміністративний документообіг обслуговує процеси, у яких раніше використовувалися тільки паперові форми документів. Як і виробничий документообіг, він призначений для обробки звітів про витрати і реєстраційних форм з меншими адміністративними витратами. Замість заповнення паперової форми, наприклад, для одержання добових при відрядженні, співробітник заповнює електронну форму на комп'ютері й електронною поштою надсилає її в бухгалтерію.

Ці три типи документообігу розширюють його традиційне призначення за рахунок охоплення ширшого кола учасників і ширшої інфраструктури. Якщо функціонування виробничих систем документообігу обмежене локальними мережами, то новий документообіг із застосуванням Internet-технологій може виходити за межі локальних мереж.

Інший підхід до невиробничого документообігу пов'язаний із інтеграцією в більшість систем документообігу електронної пошти. Програми документообігу на базі електронної пошти використовують середовище обміну повідомленнями як платформу для всієї системи документообігу, доставляючи користувачам завдання прямо в поштову скриньку. При доставці поштою завдання є невід'ємною частиною повідомлення: користувачі виконують свою роботу і передають завдання далі відповідно до схеми послідовності документообігу.

Таким чином, основою комплексної КІСП є підтримка документообігу, який утворюється із первинних документів різних типів, організації їхніх взаємозв'язків за тими чи іншими ключовими полями або їх сукупностями, і реалізація на цій основі системи запитів до бази даних, яка дає змогу будувати довільний набір похідних документів — звітів, що створюються із сукупності тієї чи іншої підмножини первинних документів.

Для вирішення завдань автоматизації документообігу в усіх організаціях, установах, підприємствах використовуються такі типи програмного забезпечення:

1) операційна система (ОС), тобто базова програма, під управлінням якої працюють комп'ютери;

2) текстові редактори;

3) електронні таблиці;

4) СУБД (системи управління базами даних);

5) комунікаційні програми для роботи з факсами і доступу в Internet;

6) утиліти (допоміжні програми, які оптимізують роботу комп'ютера).

Як правило, використовуються також програми OCR (Optical Character Recognition System) — програми оптичного розпізнання текстів для введення документів у комп'ютер з використанням сканера; електронні словники і перекладачі — при роботі з текстами іноземними мовами.

Наступний ступінь автоматизації процесів діловодства — це системи автоматизованого діловодства, що поєднують у собі реєстрацію і контроль за документами; повнотекстове зберігання

(зберігання самого документа, а не тільки його реєстраційної картки, в пам'яті комп'ютера), індексування і можливість швидкого пошуку документа в подальшому, створення тематичних добірок документів; автоматизацію руху документів між виконавцями за заданими маршрутами; їх архівне зберігання і швидкий пошук. Це програмні комплекси типу Lotus Notes, DOCS OPEN тощо, які висувають високі вимоги як до комп'ютерного обладнання, необхідного для їх функціонування, так і в першу чергу до чіткої організації управлінського процесу, однозначного розподілу обов'язків між працівниками і їхньої високої відповідальності за дотримання всіх правил роботи з документами. Такі програмні комплекси дають змогу здійснювати реєстрацію документів, автоматичне сортування за каталогом, їх маршрутизацію (переміщення від виконавця до виконавця), автоматичне нагадування виконавцю про наближення або закінчення терміну виконання робіт, пошук документів, перенесення документів на змінні носії для архівного зберігання тощо.

Спеціалізовані системи управління документами можна умовно поділити на дві категорії.

Першу категорію складають програмні продукти, початково орієнтовані на вузькопрофільне застосування, і програми, які не мають засобів інтеграції з іншими системами. Такі програми призначені для вирішення конкретних облікових завдань, управління персоналом, ведення складського обліку тощо. Однак більшість подібних програм мають суттєві обмеження щодо їх застосування у корпоративному середовищі. Кожна з них має свою власну базу даних, причому ці сховища інформації ніяк між собою не пов'язані. У підсумку, витрати на підтримку загальної інфраструктури суттєво збільшуються.

Другу категорію становлять спеціалізовані програми, що мають засоби інтеграції з іншими програмними системами. Так, програми PDM {Product Document Management — управління виробничою документацією) призначені для вирішення цілого класу завдань, пов'язаних із проектуванням виробів. З їхньою допомогою новий вид продукції може розроблятися одночасно кількома проектантами. Програми TDM (Technical Document Management — управління технічною документацією) призначені для обслуговування іншого класу завдань, пов'язаних із шдготовкою технічної документації. Прикладом системи категорії PDM/TDM може бути програмний пакет AutoDesk WorkCenter.

Такий процес документування звичайно базується на роботі одного програмного сервера з експертною системою і центральною базою даних. Загалом серверна частина універсальної системи управління документообігом (СУД) складається з таких логічних компонентів: сховища атрибутів документів (карток), сховища документів і сервісу повнотекстової індексації (рис. 3.11). Під сховищем документів розуміють сховище вмісту документів. Сховище атрибутів і сховище документів часто об'єднують загальним поняттям архіву документів [18].

Рис. 3.11. Логічна схема системи управління документообігом

Якщо розглядати корпоративні інформаційні системи і системи управління підприємством класу ERP/MRPII, то вони звичайно мають модулі для підтримки діловодства, але можливості багатьох із них дуже обмежені. Більшість універсальних систем управління документообігу підтримують інтеграцію з відомими системами управління підприємствами, наприклад, з програмними продуктами SAP і PeopleSoft. Проблема в тому, що дуже небагато вітчизняних підприємств встановлюють подібні комп'ютерні інформаційні системи класу ERP — поки що вони занадто дорогі й важко адаптуються до українських умов. Вартість систем виробничого документообігу в розвинутих країнах дуже висока — від кількох сотень до кількох тисяч доларів з розрахунку на одне робоче місце [19]. Причина такої високої вартості в тому, що виробничі системи документообігу мають високий ступінь налагоджуваності — вони не пропонуються у вигляді готового продукту.