Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Комп'ютерно-комунікаційна форма обліку

Дослідження особливостей комп'ютерно-комунікаційної форми обліку дозволяє сформулювати основні її принципи.

1. Основою комп'ютерно-комунікаційної форми обліку є електронний обліковий регістр, до якого входять: а) база даних на технічних носіях інформації, призначена для накопичення та зберігання облікової інформації; б) змінні величини, які тимчасово створюються у пам'яті комп'ютера для систематизації та узагальнення облікових даних; в) відеограми і машинограми, призначені для візуального відображення результатної інформації.

2. Бездокументний збір первинних даних за допомогою периферійних пристроїв та їх передача за допомогою засобів комунікації дистанційними каналами до комп'ютерів є основним способом здійснення документування господарських операцій,

3. Інформацію, яка відображає відхилення за тими або іншими господарськими операціями (наприклад, відхилення від встановлених нормативів, планових завдань тощо) можна отримати автоматично за запитом.

4. На підставі вхідних первинних даних, одноразово зафіксованих на електронних носіях інформації, здійснюється інтегрована обробка облікових даних з необхідним рівнем деталізації та оперативності. При цьому використовується єдина інформаційна база даних, що накопичує всю необхідну для системи обліку інформацію.

б. Одноразове введення даних — обліковий запис перетворюється на облікову фразу, призначену для перенесення даних на комп'ютерні носії та їх обробки у комп'ютеризованій системі обліку.

6. Один журнал хронологічного запису — багато регістрів систематичного запису. За обліковими фразами формується єдиний електронний обліковий регістр — Журнал господарських операцій, хоча більшість програм для комп'ютеризації бухгалтерського обліку дозволяють перегляд інформації у вигляді журналів-ордерів, відомостей тощо.

7. Один синтетичний рахунок — багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від мети, поставленої керівництвом перед обліком, і ніяк не обмежується.

8. Звітна інформація виводиться у визначений строк, а робочу (довідки, звіти для управлінців) у будь-який момент можна одержати за запитом — дані для цих документів одержують шляхом вибірки із Журналу операцій за певними алгоритмами.

Технологічний процес та організаційну структуру обліку при комп'ютерно-комунікаційній формі бухгалтерського обліку показано на рис. 3.23.

Графічна схема комп'ютерно-комунікаційної форми обліку, поряд з веденням єдиного облікового регістру, відбиває ще одну її характерну відмінність. У комп'ютерно-комунікаційній формі важливого значення набуває програмне забезпечення (набір алгоритмів) для комп'ютеризації бухгалтерського обліку. Програмне забезпечення має принципове значення. Порядок введення, спосіб і послідовність обробки облікових даних за допомогою комп'ютерів, формування зведених облікових показників повністю залежать від програми, що використовується. Таким чином, технологічний процес комп'ютеризованого обліку визначається загальними принципами програмування, і у зв'язку з цим елементи форми обліку знаходять своє конкретне втілення в спеціалізованих комп'ютерних програмах.

Система обліку — поняття ширше і змістовніше, ніж форма обліку, оскільки охоплює не лише техніку ведення обліку, а й методологію відображення операцій обчислення показників, способів оцінки, організацію праці обліковців тощо. Незважаючи на те, що форма обліку є важливою складовою системи обліку, вона визначає лише порядок облікової реєстрації, а не порядок побудови облікової системи. Із застосуванням комплексної КІСП поняття форми обліку переходить у поняття комп'ютерної системи бухгалтерського обліку (КСБО), яка має такі основні характерні ознаки:

а) комп'ютер з допоміжного засобу стає визначальним фактором організації праці бухгалтера;

б) комп'ютеризація охоплює всі без винятку етапи обробки облікової інформації: збір первинної інформації, накопичення й обробку даних, формування звітності;

в) забезпечення оперативності як у напрямі передачі облікової інформації, так і стосовно обробки облікових даних;

г) можливість моделювання на основі облікових даних у процесі аналізу господарських операцій.

Рис. 3.23. Комп'ютерно-комунікаційна форма обліку