Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Комп'ютерні форми бухгалтерського обліку

Автоматизовані форми обліку можуть бути різними і залежать, головним чином, від змін в обліковому процесі внаслідок застосування відповідної техніки. Сьогодні немає загальноприйнятого або регламентова-

ного Міністерством фінансів України визначення форми обліку із застосуванням комп'ютерів та порядку їх застосування.

При паперовому способі обробки облікової інформації відбувається вибір однієї з форм обліку, що найбільше відповідає потребам підприємства (журнально-ордерної, меморіально-ордерної тощо), і подальша механізація ведення окремих облікових регістрів. При комп'ютеризації відбувається встановлення порядку накопичення, обробки, узагальнення, контролю інформації та формування звітних показників відповідно до алгоритмів обробки первинної інформації. Комп'ютерні форми обліку реалізуються за допомогою програмних алгоритмів, які формують як вигляд регістрів, так і послідовність облікових записів. Отже, особливістю комп'ютерних форм бухгалтерського обліку є те, що вони не існують без конкретної комп'ютерної програми.

Форми обліку, що передбачають застосування комп'ютерів, дозволяють ефективно задовольнити вимоги розподілу облікової праці, аналітичності та оперативності.

Перша вимога — можливість здійснення широкого розподілу праці — виконується завдяки тому, що сучасні програмно-апаратні комп'ютерні системи, як правило, побудовані на принципах розподіленої обробки даних. Завдяки програмно реалізованому механізму,-що дозволяє працювати з однією базою даних кільком користувачам, виникла можливість одночасно працювати з одним обліковим регістром не одному, а кільком бухгалтерам.

Застосування комп'ютерів дозволяє ефективно вирішити проблему аналітичного обліку. Якщо при застосуванні паперових форм обліку збільшення рівнів деталізації аналітичного обліку та переліку об'єктів аналітики потребує збільшення кількості облікових працівників, то при застосуванні обчислювальної техніки є можливість вести аналітичний облік із будь-яким рівнем деталізації та широкою номенклатурою аналітичних об'єктів.

Проблема оперативності даних вирішується в процесі застосування комп'ютерів автоматично. Якщо при паперових формах обліку операції накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між регістрами потребують великих затрат живої праці та завжди пов'язані з помилками, то при застосуванні комп'ютерів ці операції виконуються без участі людини. Таким чином, за умови, що при застосуванні комп'ютерів не копіюється жодна з паперових форм, а ведеться єдиний хронологічний регістр — Журнал операцій, забезпечується технічний ажур, а при належній організації первинного документування і документообігу — господарський.

В історії комп'ютерних форм обліку, залежно від технічних засобів, що використовуються, можна виділити такі три етапи.

1. Використання перфораційних машин. Уперше порядок організації бухгалтерського обліку при комплексній його механізації було розроблено в умовах застосування перфораційних обчислювальних машин у кінці 50-х років XX ст.; ця форма бухгалтерського обліку дістала назву таблично-перфокарткової (В.І. Ісаков, 1955 р.). її було розроблено для підприємств, що використовували перфораційні машини. Вона передбачала перенесення даних із кожного документа на машинний носій — перфокартку (див. рис. 3.20). По кожній ділянці обліку — обліку виробничих запасів, оплати праці, готової продукції тощо — складалися масиви перфокарток.

Рис. 3.20. Таблично-перфокарткова форма обліку:

В основу комплексної механізації бухгалтерського обліку за таблично-перфокартковою формою було покладено принцип безперервності обробки облікової інформації на обчислювальних пристроях при повній механізації всіх облікових робіт. При цьому відбувся перерозподіл робіт, і значна частина операцій облікового процесу виконувалася персоналом обчислювального центру. Суттєва особливість цієї форми полягала в тому, що в ній поєднувалося використання двох видів нанесеної на перфокартку інформації — змінної (разової) і постійної (нормативно-довідкової). Документи про господарські операції, оформлені в пачки, перевірені і прийняті для обробки, реєструвалися в спеціальному журналі прийому документів і реєстрації контрольних чисел, призначеному для контролю за зберіганням цих документів і для перевірки повноти записів у табуляграмах. Зареєстровані документи передавалися на перфоратор для набивання перфо-карток. Підготовлені перфокартки направлялися на обчислювальні машини, де відбувалося їх групування. Усі дані, записані за певний період, пропускалися через відповідний зчитувальний пристрій для друку інформації і підрахунку контрольних підсумків, при цьому друкувався Журнал операцій, який служив також контрольною машинограмою.

2. Використання комп'ютерів третього покоління (великих та середніх) і багатотермінальних обчислювальних систем. Впровадження в СРСР у практику облікового процесу електронно-обчислювальних машин типу "Урал", "Дніпро", "Мінськ", ЄС привело до створення таблично-автоматизованої форми обліку (рис. 3.21).

У цій формі первинні дані, окрім паперових носіїв, можуть одразу фіксуватися на машинних носіях, що дозволяє автоматизувати збір первинної інформації. На машинних носіях зберігається також поточна, нормативно-довідкова і вхідна інформація. Оскільки нормативно-довідкова інформація підлягає багаторазовому використанню, вона заноситься до спеціальних баз даних. Залежно від використання технічних засобів і носіїв інформації розрізняють два способи введення облікової інформації: безпосередній і з використанням периферійної техніки. Одним із найважливіших принципів цього етапу розвитку комп'ютерних форм обліку є використання режиму запиту з метою отримання звітів за необхідними показниками. З цією метою бухгалтер заповнює стандартний документ, у якому вказується вид запиту. Після цього комп'ютер надає необхідну інформацію.

Рис. 3.21. Таблично-автоматизована форма обліку:

3. Використання персональних комп'ютерів та обчислювальних мереж. Можливості обчислювальної техніки не лише забезпечують універсальний характер її застосування, виходячи із загальних методологічних підходів організації бухгалтерського обліку, а й дозволяють використовувати програми, налагоджені на конкретне підприємство з урахуванням пропозицій замовника. Компоненти комп'ютерної форми обліку, без яких неможливе її створення на конкретному підприємстві, наведено на рис. 3.22.

Технологічний процес обробки даних при комп'ютерній формі обліку можна поділити на три етапи.

Початковим етапом облікового процесу є збір і реєстрація первинних даних для обробки на комп'ютері. При введенні

Рис. 3.22. Складові комп'ютерної форми обліку

інформації в КІСП користувач складає облікові фрази, за якими формується єдиний електронний обліковий регістр — Журнал господарських операцій, хоча більшість програм для комп'ютеризації бухгалтерського обліку дозволяють перегляд інформації і у вигляді журналів-ордерів, відомостей тощо.

На другому етапі проводиться формування на електронних носіях масивів облікових даних: Журналу господарських операцій, структури синтетичних і аналітичних рахунків, довідників аналітичних об'єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль процесу, обробка інформації, записаної в масивах облікових даних.

Заключним етапом процесу є отримання результатів за звітний період за запитом користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок із бухгалтерських рахунків або відображення на екрані дисплея потрібної інформації.

Сучасна комп'ютерна форма бухгалтерського обліку базується на засобах обчислювальної та комунікаційної техніки. Практичне її застосування залежить від набору технічних засобів і вибору організаційних форм їх використання, що передбачають такі варіанти:

а) надання кожному бухгалтеру персонального комп'ютера;

б) використання одного центрального комп'ютера (сервера) і терміналів (або мережевих комп'ютерів) для введення даних;

в) об'єднання персональних комп'ютерів у мережу (цим забезпечується обмін даними між різними ділянками бухгалтерського обліку);

г) об'єднання персональних комп'ютерів у мережу з одним або більше потужними комп'ютерами (серверами). В останньому випадку бухгалтер працює на спеціалізованому автоматизованому робочому місці (АРМ).

Якщо використовують персональні комп'ютери, що не з'єднані мережею, то замість одного журналу ведуть кілька журналів, інформаційні масиви носять локальний характер (формуються за ділянками облікової роботи), а в кінці звітного періоду об'єднуються за певними принципами. Якщо використовується центральний комп'ютер із терміналами (мережевими комп'ютерами), то застосовують журнал, подібний до журналу новоіталійської форми, при цьому інформаційний масив представлений єдиною базою даних. Якщо створено комп'ютерну мережу, то наявність єдиного журналу не обов'язкова. У цьому разі необхідна координація набору локальних інформаційних масивів; винятком може бути виділення одного з робочих комп'ютерів для використання як сервера. І, нарешті, якщо створено мережу АРМ з використанням виділених серверів, то, залежно від конкретних умов, можливе використання як єдиного журналу, так і їх набору, при цьому в кожному з випадків доцільно мати єдину базу даних.

Основні технологічні характеристики різних комп'ютерних форм обліку та їх порівняння наведено в табл. 3.3.

Застосування комп'ютерних мереж являє собою новий етап використання обчислювальної техніки. Вони дозволяють ефективно поєднувати можливості комп'ютерів і ліній зв'язку. База даних складає інформаційне ядро системи, яке часто розташовується на одному комп'ютері — сервері локальної мережі. Природно, що використання єдиної бази даних потребує комунікацій між усіма комп'ютерами і сервером. Зараз ці можливості надає локальна обчислювальна мережа.

Ми будемо розглядати ведення бухгалтерського обліку за допомогою персональних комп'ютерів, об'єднаних у мережу, при цьому один з комп'ютерів виділяється для зберігання єдиного журналу операцій — облікової бази даних, а інші використовуються для введення інформації та одержання звітних показників. Цю форму обліку, використання якої є сьогодні найбільш доцільним та ефективним, визначимо як форму обліку, в якій для накопичення інформації про господарські факти використовується

Таблиця 3.3. Основні технологічні характеристики різних комп'ютерних форм обліку

єдиний хронологічний регістр, ведення якого базується на застосуванні комп'ютерів четвертого покоління та електронних засобів комунікації. Комп'ютерну форму обліку в цьому разі доцільно буде назвати комп'ютерно-комунікаційною формою обліку.