Бухоблік та Аудит / Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В.
Отже, із впровадженням комп'ютерних систем управлінці та бухгалтери отримують численні переваги. Але проблема створення КІСП на підприємстві є однією з найскладніших для системи управління. В четвертому розділі ми розглянемо порядок створення найважливішої підсистеми КІСП — комп'ютерної системи бухгалтерського обліку ЦССБО), а також деякі аспекти впровадження комп'ютерних методик в аудиті.
Як створити ефективну комп'ютерну облікову систему з найменшими витратами? Як підібрати й навчити персонал роботи з цією системою і які до нього висуваються вимоги? Як вибрати оптимальну облікову систему для підприємства? Яка послідовність створення КСБО? Якою має бути структура комп'ютерної бухгалтерії? Як впливають Інтернет-технології на створення КСБО?
Які контрольні заходи мають здійснюватись у комп'ютерній бухгалтерії? Що таке комп'ютерний аудит? Які програмні продукти використовують аудитори?
Цим питанням присвячено четвертий розділ.
4.1. ЗАГАЛЬНІ ПРИНЦИПИ ТА ПІДХОДИ ПРИ СТВОРЕННІ КСБО
Передумови та принципи створення КСБО
Застосування комп'ютерних технологій у бухгалтерському обліку значно підвищує продуктивність праці бухгалтерів. Але при організації бухгалтерського обліку на конкретному підприємстві постає питання про доцільність створення КСБО. Це питання дуже важливе, оскільки вибір способу обробки облікової інформації є визначальним в організації бухгалтерського обліку, яка, за словами російського бухгалтера початку XX ст. І.П. Бабенка, "...має відповідати особливостям конкретного підприємства, його цілям та інтересам, а також сприяти планомірному та раціональному веденню господарства" [3, с. 1054]. Загалом, на підприємствах можна організувати облік і без застосування комп'ютерів, але лише за умови належної організації управління підприємством у цілому. У зв'язку з цим проф. М.А. Левенсон зазначав, що "...бухгалтерія великого підприємства може бути організована порівняно задовільно навіть у тому випадку, якщо вона ведеться з використанням застарілих технічних прийомів, але обов'язково наявна раціональна організація управління підприємством в цілому" [25, с. 12]. На подібній позиції стоїть і сучасний американський автор Д. Тапскотт [42]. Він пише, що "...у конкретних економічних умовах може виявитися більш ефективним надати перевагу інвестиціям в удосконалення ручних операцій із документами, а не у витончені комп'ютерні системи" [42, с. 6].
На тих підприємствах, де організація управління та обліку перебуває у незадовільному стані, створення й використання комп'ютерної системи бухгалтерського обліку здатні не лише прискорити процес обробки інформації, а й істотно впорядкувати та покращити його. Така можливість зумовлена тим, що комп'ютерний спосіб обробки облікової інформації вимагає формального та чіткого опису облікових процедур у вигляді алгоритмів, що впорядковує виконання обов'язків обліковими працівниками.
Організація бухгалтерського обліку потребує певних передумов. У більшості випадків виділяють дві основні передумови:
а) ретельне вивчення технології виробництва;
б) висока кваліфікація головного бухгалтера.
Сучасні автори-практики називають кілька передумов, специфічних для організації саме комп'ютерного бухгалтерського обліку. С.П. Проскурін вважає, що фірма готова до комп'ютеризації тоді, "...коли діяльність окремих елементів у її "живій" системі починає стабілізуватися: напрямок визначений, склад менеджерів оптимальний і функціонально повний, показники діяльності фірми стабільно зростають" [33]. А В.М. Давидов використовує термін "підготовлений замовник". Це замовник, який знає, що таке обчислювальна техніка і не тільки встановив її на підприємстві, а й використовує у виробництві та управлінні [14, с. 78].
Досвід комп'ютеризації бухгалтерського обліку підприємств дозволяє виділити ще дві передумови, характерні для організації комп'ютеризованого обліку:
а) наявність грошових коштів для інвестицій у створення та експлуатацію інформаційної системи (80 % невдач у комп'ютеризації обліку зумовлені відсутністю коштів);
б) зацікавленість директора і головного бухгалтера підприємства у впровадженні інформаційних систем (на шляху комп'ютеризації обліку, як показали дослідження, через незацікавленість керівництва зазнали невдач близько 20 % підприємств).
Інформаційна система створюється для конкретного об'єкта, в даному разі — для підприємства та його бухгалтерії. Ефективна інформаційна система враховує різницю між рівнями управління, сферами дій, а також зовнішніми обставинами і надає кожному рівню управління тільки ту інформацію, яка необхідна йому для ефективної реалізації функцій управління.
Створення КСБО має базуватися на таких основних принципах (табл. 4.1).
Таблиця 4.1. Принципи створення КСБО
| № пор. | Принцип | Зміст принципу |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | Економічна доцільність | Переваги, що очікуються від використання системи, мають перевищувати витрати на проектування, впровадження, навчання, супровід |
| 2 | Гнучкість | Система, що створюється, повинна мати достатній запас гнучкості, щоб забезпечити можливість реагування на зміну зовнішніх факторів. Основні вимоги до гнучкості бухгалтерської системи такі: 1) зміна (налагодження) плану рахунків; 2) ведення аналітичного обліку за довільними рахунками та ознаками; 3) зміна (налагодження) шаблонів типових бухгалтерських операцій; 4) зміна (налагодження) форм типових звітів і доповнення новими звітами, що створюються користувачем |
| 3 | Контроль | Створення паралельних інформаційних потоків, що контролюють один одного та забезпечують достовірність облікових даних |
| 4 | Захист і безпека даних | Система, що проектується, має сприяти захисту активів підприємства від нераціонального їх використання і забезпечувати надійність та безпеку інформації в системі. Якісна комп'ютеризована система бухгалтерського обліку має виконувати такі функції щодо безпеки даних: 1) поділ доступу до функцій і даних системи шляхом авторизації користувачів за паролем; 2) шифрування даних; 3) наявність контролю за входом до системи і ведення журналу робочого часу; 4) контроль за періодичністю створення резервних (архівних) копій інформації |
| 1 | 2 | 3 |
| 5 | Сумісність | Принцип сумісності означає, що систему слід проектувати з урахуванням людського фактора та організаційних особливостей підприємства, вже наявних комп'ютерів і програм. Під організаційними особливостями підприємства найчастіше розуміють способи взаємодії окремих працівників і підрозділів. Необхідно також перевірити сумісність нової комп'ютерної системи бухгалтерського обліку з уже наявним обладнанням і програмним забезпеченням |
| 6 | Універсальність | Програмна система має вирішувати не окреме завдання, а виконувати стандартні процедури й обробляти конкретне завдання як окремий випадок більш загального. Це досягається двома способами: або операції, що рідко виконуються (нестандартні), передбачають в алгоритмі, або такі операції зовсім виключають із загального циклу комп'ютеризованої обробки даних, а в процесі роботи індивідуально коригують. Визначення типу процедур обробки інформації може здійснюватися таким чином. Реєстрація господарських об'єктів здійснюється шляхом процедур, які поєднують масові (а) і немасові (б) операції:Р - аб + аб2 + ... + абі + ... + абп.У результаті виділення масових процедур виникає ситуація:Р = а(б1 + б2 + ... + бі + ... 0-д),де а — господарські операції та розрахунки, що мають масовий характер;б і — операції, що не підлягають стандартизації і реалізуються на практиці ручним введенням |
| 7 | Системний підхід | У процесі проектування бухгалтерських інформаційних систем проводиться аналіз об'єкта управління в цілому і системи управління ним, а також вироблення загальної мети і критеріїв функціонування об'єкта в умовах його автоматизації. Цей принцип передбачає однократне введення інформації в систему і багатократне її використання, наявність єдиної інформаційної бази, комплексне програмне забезпечення |
| 8 | Надійність | Характеризує надійність роботи бухгалтерської інформаційної системи, яка забезпечується різними способами, наприклад, дублюванням структурних елементів системи або їхньою надлишко-вістю |
Закінчення табл. 4.1
| 1 | 2 | 3 |
| 9 | Збиральне проектування | Ґрунтується на ідеї повторного використання компонентів. Збирання прикладної системи з готових компонентів дозволяє значно скоротити час розробки. У зв'язку з цим має значення те, наскільки методики, що застосовуються, й інформаційні системи, що їх підтримують, мають здатність до повторного створення компонентів, які використовуються, а також наскільки легко такі компоненти можна застосувати в інших проектах інформаційних технологій |
| 10 | Моделювання | Можна виділити компоненти загальної моделі побудови програмного засобу, що описують основні особливості інформаційно-логічної структури системи обробки облікових даних, правила її функціонування й адаптації до потреб користувача. Такими компонентами є:1) способи побудови плану рахунків;2) моделі організації документообігу;3) способи побудови системи записів на рахунках;4) моделі аналітичного обліку;5) моделі облікового періоду;6) способи подачі й технологія роботи з вихідною інформацією;7) моделі поділу й інтеграції облікових даних;8) засоби розширення базових функцій |
Передумови та принципи створення КСБО
Вимоги до програм бухгалтерського обліку
Способи впровадження КСБО
Рівні програмування КСБО
Характеристика персоналу КСБО
Комп'ютерні обчислювальні мережі на підприємствах
4.2. ПОСЛІДОВНІСТЬ СТВОРЕННЯ КСБО НА ПІДПРИЄМСТВАХ
Етапи створення КСБО
Класифікація та вибір бухгалтерських програмних продуктів