Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Вимоги до програм бухгалтерського обліку

Вимоги до бухгалтерських програмних продуктів формують три різні категорії користувачів: бухгалтери — безпосередні користувачі комп'ютерної системи бухгалтерського обліку; спеціалісти з інформаційних систем — програмісти і техніки; керівництво підприємства — управлінці. На жаль, переважна кількість публікацій у періодичній пресі відображають погляди спеціалістів з інформаційних систем, котрі не здатні на високому професійному рівні охарактеризувати всю складність бухгалтерських функцій, які має виконувати програма. Часто немає системного підходу і чіткого розуміння проблеми. Крім того, багато авторів поєднують вимоги до бухгалтерських функцій програм з такими характеристиками як швидка дія, кількість робочих місць, якість документації тощо. Виходячи з того, що перелік вимог до бухгалтерських програм — це складний комплекс функціональних, технічних, комерційних та ергономічних питань, пропонуємо перелік вимог для порівняння комп'ютерних програм бухгалтерського обліку (табл. 4.2).

До основних функціональних вимог належать: здатність вводити та накопичувати всі операції, що відображають господарську

Таблиця 4.2. Характеристика вимог до програмного забезпечення бухгалтерського обліку

Закінчення табл. 4.2

діяльність підприємства; можливість розраховувати підсумки за рахунками бухгалтерського обліку (обороти, залишки) на будь-який момент часу при будь-якій кількості введених господарських операцій; обробка кореспонденцій господарських операцій із зазначенням конкретних аналітичних об'єктів та формуванням звітів у розрізі аналітики; кількісний облік товарно-матеріальних цінностей; облік у розрізі кількох валют; можливість швидко і без втрат інформації налагодити план рахунків, звітні форми, шаблони проводок, звітність довільної форми як відповідно до специфіки конкретного підприємства (незалежно від форми власності та виду діяльності), так і згідно з можливими змінами в законодавстві.

Технічні вимоги полягають, по-перше, в якості програмування (алгоритмів обробки даних) програми (більшість користувачів цього оцінити не може) і, по-друге, у передбаченні ряду сервісних параметрів, що необхідні для ефективної роботи програми в межах програмно-апаратного комплексу. До основних технічних вимог належать: невибагливість до апаратного забезпечення — програма має ефективно працювати на комп'ютерах із середніми характеристиками; можливість редагування документів і звітів, що дозволяє користувачу створити форму звіту, яка потім буде виводитись на екран монітора чи принтер; обмін даними з іншими програмами та пристроями (наприклад, касовими апаратами); робота в локальних комп'ютерних мережах; забезпечення захисту інформації із застосуванням системи паролів; засоби створення архівів даних та автоматичне відновлення інформації у випадку збою.

До комерційних належать вимоги, пов'язані з умовами придбання та експлуатації програм, що пропонуються постачальником. До основних комерційних вимог належать: прийнятна ціна програми (слід розрізняти вартість власне програмного продукту і вартість його впровадження та супроводу); супровід програмного забезпечення, що передбачає навчання роботи з програмою та налагодження програми на рішення розгорнутого бухгалтерського завдання з використанням реальних даних користувача; оперативні консультації з проблем, які виникають у процесі роботи; оновлення старих версій програмних продуктів, швидка заміна їх новими; висока якість паперової та електронної документації.

До ергономічних вимог належать зручність інтерфейсу користувача та розвинена система програмної допомоги.

Різні групи користувачів формують свої вимоги до програм. І чим більшій кількості цих вимог відповідає програма, тим вищий її рівень. Цікаво, однак, що вимоги бізнесу до автоматизованих облікових систем лише незначною мірою відрізняються на різних підприємствах різних галузей [50, с. уіі]. Розмір підприємства є єдиною ознакою, що суттєво впливає на вимоги до автоматизованих систем.

Перш ніж розглядати специфіку комп'ютерного бухгалтерського обліку на малих, великих і середніх підприємствах, необхідно уточнити, що слід розуміти під терміном "великі підприємства" з бухгалтерської точки зору. Це підприємства, бухгалтерський облік яких має певні специфічні риси. За методологією бухгалтерського обліку такі підприємства характеризуються великим штатом працівників бухгалтерії і планово-фінансових служб, вузькою спеціалізацією кожного працівника на своїй ділянці, різноманітним потоком первинних і звітних документів та чітко відпрацьованою технологією їхньої обробки. В обслуговуванні основного виробництва бухгалтерії великих і середніх підприємств за специфікою завдань документообігу великою мірою інтегровані з іншими відділами підприємства — як економічними, так і технічними (відділом праці і заробітної плати, відділом нормування тощо). У сфері автоматизації бухгалтерського обліку такі підприємства часто вже забезпечені різноманітною обчислювальною технікою, використання якої для вирішення облікових і планово-фінансових завдань незадовільне. У

межах галузевої і структурної підлеглості такі підприємства де факто зберігають складений галузевий та регіональний стандарти надання кошторисної, планово-фінансової і бухгалтерської звітної інформації. Джерелами фінансування цих підприємств часто є держбюджетні кошти, стороннє цільове фінансування, власні кошти, що обліковують, в основному, окремо за різними планами рахунків. Як правило, великі й середні підприємства мають територіально відокремлені центри обліку витрат, віддалене складське господарство, а інколи й мережу магазинів.

При визначенні великого підприємства для бухгалтерії ключовими, на нашу думку, є два параметри: денний потік документів і кількість бухгалтерів. Щодо кількості бухгалтерів, будемо вважати, що вони працюють одночасно і повний робочий день. Отже:

• мале підприємство обробляє менше 100 рахунків-фактур на день силами 2—5 бухгалтерів;

• велике підприємство обробляє більше 500 рахунків-фактур щодня, а кількість бухгалтерів — більше ЗО.

Між цими полюсами перебувають середні підприємства. Однак можуть виникати обставини, що коригують цю класифікацію. Якщо бізнес технічно складний, то підприємство може перейти до більш високої категорії. Наприклад, якщо підприємство має мережу філій чи працює в умовах жорсткої конкуренції і змушене застосовувати складні схеми роботи або має великий асортимент товарів.

Специфіка бухгалтерського обліку великого підприємства висуває цілий комплекс вимог до комп'ютерної системи бухгалтерського обліку, що випливають з особливостей методології та організації обліку (рис. 4.1).

Бухгалтерська інформаційна система великого підприємства має забезпечувати:

• автоматизоване вирішення всього комплексу завдань бухгалтерського обліку, планування, аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства, а також внутрішнього контролю;

• одержання оперативної інформації, що постійно змінюється, про поточний стан справ на підприємстві. Такий режим важливий, наприклад, для великих промислових підприємств, які намагаються більш ефективно використовувати свої ресурси; для великих торгових домів, які можуть бути збитковими у разі, якщо інформація про рух і наявність товарів та інших засобів не оновлюється протягом короткого часу, а також для інших підприємств, де відбувається постійний рух великих обсягів коштів;

Рис. 4.1. Вимоги до КСБО великого підприємства

• можливість одержання зведених фінансових звітів. Великі підприємства можуть мати філії або склади, які розміщені географічно відокремлено. Крім того, такі підприємства можуть належати групі власників. Тому актуальним є наявність в КСБО робочих місць з можливістю здійснювати обмін даними для оперативного управління із центру.

На відміну від великих підприємств, на малих підприємствах основна увага приділяється веденню не управлінського, а фінансового обліку, який за трудомісткістю і значенням посідає чільне місце. При створенні бухгалтерських інформаційних систем на невеликих підприємствах використання комп'ютерів дозволяє автоматизувати всі процедури з обробки інформації на одному робочому місці бухгалтера.

Є кілька підходів до автоматизації бухгалтерського обліку при створенні таких бухгалтерських інформаційних систем. Це пов'язано з тим, що невеликі підприємства з простою структурою не потребують ведення управлінського обліку як окремої підсистеми.

За першого підходу створюється система, яка автоматизує тільки фінансовий облік. Таку бухгалтерську інформаційну систему відносять до класу міні-бухгалтерій. Як правило, бухгалтерський облік в цій системі веде одна людина — бухгалтер.

За другого підходу, крім фінансового обліку, частково автоматизується управлінський облік. У цьому разі бухгалтерський облік ведуть два працівники (бухгалтер і його помічник) на одному робочому місці шляхом розмежування доступу або на двох робочих місцях.

Специфічні критерії вибору програмного забезпечення КСБО для підприємств різного розміру наведено в табл. 4.3.

Таблиця 4.3. Специфічні критерії вибору програмного забезпечення КСБО для підприємств різних розмірів

Закінчення табл. 4.3