Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Особливості побудови бухгалтерії при застосуванні обчислювальної техніки

Використання обчислювальної техніки по* родило якісно нові тенденції в побудові структури облікового апарату. Першою характерною відмінністю є використання автоматизованих робочих місць (АРМ) бухгалтера. У літературі під АРМ традиційно розуміють професійно орієнтований про-

грамно-апаратний комплекс, який забезпечує вирішення завдань користувача безпосередньо на його робочому місці [10; 17; 34]. Якщо в побудові структури облікового апарату при безкомп'ю-терному способі обробки облікової інформації її базовим елементом є окремий обліковий працівник, то при застосуванні обчислювальної техніки беруть до уваги не лише обов'язки та кваліфікацію облікового працівника, а й характеристику автоматизованого робочого місця бухгалтера (АРМ), на якому він працює.

Створення АРМ бухгалтера ґрунтується на принципах персоніфікації обчислень та самонавчання облікових працівників, на комп'ютеризації основних облікових функцій, на безпалеровій технології ведення бухгалтерського обліку, на раціональному поєднанні розподіленої, децентралізованої і централізованої систем обробки облікової інформації.

АРМ класифікують за такими основними ознаками (рис. 4.17).

Численні публікації з питань створення АРМ для обробки облікової інформації [8; 17; 29; 34] дають змогу класифікувати їх за рівнем управління:

• АРМ вищих керівників (включаючи головного бухгалтера), а також керівників середнього та нижнього рівнів управління;

• АРМ спеціалістів (АРМ бухгалтера та економіста; нормувальника, диспетчера, інженера, технолога тощо);

• АРМ технічних виконавців (комірника, секретаря, касира, продавця, оператора та ін.).

Специфічним є те, що АРМ бухгалтера потребує створення технології, яка передбачає участь широкого кола працівників підприємства — бухгалтерів, операторів, секретарів, комірників, керівників та інших спеціалістів в обробці облікової інформації — у введенні даних, формуванні первинних документів, візуальному контролі за вхідними даними, складанні форм вихідних документів, що здійснюється на робочому місці за допомогою персонального комп'ютера.

При застосуванні АРМ функції бухгалтерів змінюються так:

Рис. 4.17. Класифікація АРМ

• основним обов'язком бухгалтера, відповідального за ведення обліку на конкретній ділянці, є обробка локальної інформації на відносно невеликій інформаційній базі;

• інформація надходить або у вигляді заповнених первинних документів з регламентованою структурою, або первинний документ заповнюється і оформлюється на комп'ютері безпосередньо бухгалтером;

• обробка документів полягає у відображенні інформації з документів в облікових регістрах шляхом введення їхніх реквізитів та формування проводок;

• обробка облікової інформації суворо регламентується як інструктивними матеріалами, так і технологією роботи з нею в системі.

Іншою характерною рисою у застосуванні обчислювальної техніки є трансформація форм побудови облікового апарату.

Широке використання обчислювальної техніки спочатку зумовило централізовану обробку облікової інформації, оскільки всі обчислювальні пристрої були в одному відділі підприємства. Висока вартість комп'ютерів другого і третього поколінь, складність експлуатації та обслуговування їх спричиняли необхідність створення великих централізованих обчислювальних центрів зі спеціальним штатом операторів та програмістів і, як наслідок, потребували максимального ступеня централізації обліку. На цьому етапі навіть на великих підприємствах, де збереглися цехові бухгалтерії, децентралізація обліку втратила свої звичайні форми, оскільки цехові бухгалтерії отримували готові зведення від обчислювального центру. Функції цехових бухгалтерій зводилися лише до контролю за правильністю оформлення первинних документів та отриманих звітних зведень. Саме це й дало підставу проф. П.О. Додонову [15] стверджувати про однозначну централізацію облікового апарату в умовах застосування обчислювальної техніки. Тільки такий ступінь централізації обліку забезпечував повне завантаження обчислювальних центрів, сприяв уніфікації бухгалтерського обліку, зниженню витрат на його ведення. На цьому етапі розвитку технічних засобів були такі переваги централізованого підходу при створенні КСБО (рис. 4.18).

Рис. 4.18. Переваги централізованого підходу при створенні КСБО

Однак максимальна централізація обліку мала і негативні наслідки: обробка облікової інформації відривалася від місця здійснення господарських операцій, збільшувалася тривалість документообігу, підвищувалися витрати на переміщення носіїв інформації до місця їх обробки тощо.

З розвитком можливостей обчислювальної техніки та її здешевленням, з появою персональних комп'ютерів, зі створенням АРМ бухгалтерів виникла можливість децентралізувати облік, оскільки тепер обробка первинної облікової інформації та формування кінцевої інформації може відбуватися безпосередньо на робочих місцях облікових працівників. Децентралізована система обробки даних має такі переваги (рис. 4.19).

Рис. 4.19. Переваги децентралізованого підходу до створення КСБО

Розглядаючи поняття централізації і децентралізації стосовно як автоматизованого бухгалтерського обліку, так і без комп'ютерних способів обробки облікової інформації, слід мати на увазі, що вони є досить умовними. Відносність категорій централізації і децентралізації як у паперових, так і в комп'ютерних формах обліку наочно показав проф. К.Н. Нарібаєв [29], який довів відносність цих категорій при побудові облікового апарату. Він писав, що "...реально не може існувати повністю централізована система, так само як і повністю децентралізована система стає недієздатною. Можна говорити про ступінь централізації і децентралізації як про оптимальне поєднання цих процесів при певних умовах" [29, с. 97]. Отже, є дві конкуруючі тенденції, які впливають на вибір структурної схеми системи обробки облікових даних на сучасному етапі розвитку технічних засобів обчислювальної техніки та засобів зв'язку. Перша полягає у підвищенні ступеня централізації обробки, друга — в посиленні її децентралізації. Ці тенденції породили абсолютно нові риси в централізації та децентралізації обліку.

Дослідження й узагальнення українського та світового досвіду організації обліку в умовах його комп'ютеризації дали можливість визначити основну тенденцію в централізації і децентралізації виконання облікових функцій. Вона полягає в накопиченні і централізованій обробці облікових даних у єдиному центрі та децентралізованому введенні первинної інформації в базу даних і спільному використанні підсумкових облікових показників. КСБО поєднує переваги централізованої обробки даних з перевагами децентралізації. Використання локальних обчислювальних мереж дозволяє застосовувати в інформаційній системі управління такі методи агрегації та дисагрегації облікової інформації, які ведуть до встановлення оптимального співвідношення централізації і децентралізації.