Контрольно-ревізійна діяльність - Живко 3.Б. - 1. Порядок узагальнення і методика оформлення акта ревізії

1. Порядок узагальнення і методика оформлення акта ревізії

Документування контрольних заходів та їх результатів за змістом і формою полягає у складанні робочих, офіційних, додаткових і супровідних документів (рис. 8.1).

Рис. 8.1. Документування контрольних заходів

Робочі документи - це неофіційні (чернеткові) записи, в яких зафіксовано отриману в процесі контрольного заходу інформацію з метою подальшого її опрацювання. Ці записи здійснюють лише з метою забезпечення складання офіційної документації, тому після завершення контрольного заходу робочу документацію знищує особа, яка її склала, за винятком передбачених законодавством випадків, що регламентують її зберігання.

Офіційні документи - це основна частина матеріалів контролю, обов'язкові для складання. До них належать акти, довідки й протоколи.

Форми складання акта чи довідки залежать від ревізора, однак критерії формування структури офіційної документації вимагають дотримання уніфікованого підходу, суть якого полягає в умовному поділі документа на такі частини:

вступну, у якій зазначено:

o підставу здійснення контрольного заходу;

o тему контрольного заходу;

o назву суб'єкта господарювання, який підлягав контролю, місце його розташування та загальні відомості про нього;

o дату початку і закінчення контрольного заходу;

o час, який підлягав дослідженню під час контрольного заходу; перелік службових осіб, що його здійснювали;

констатуючу, в якій зазначено зміст, характер, результати контрольного заходу.

Констатуюча частина може бути поділена на тематичні розділи за окремими напрямами чи процесами контрольного заходу;

заключну, в якій відображено висновки контрольного заходу, підсумкові розрахунки та зведення.

Додаткові документи - це складена за результатами контрольних заходів та оформлена як додатки (переважно у вигляді зведених реєстрів, розрахунків, пояснень тощо) інформація, яка підтверджує підсумки дослідження за окремими напрямами або процесами контрольного заходу, які зафіксовано в акті, довідці чи протоколі.

Супровідні документи - це листи та інформація, складені за результатами контрольних заходів (листування з органами державної влади, зокрема з правоохоронними, органами місцевого самоврядування, суб'єктами господарювання і громадянами з питань, які стосуються результатів контрольного заходу, інші офіційні документи, оформлені після його закінчення; внутрішні документи суб'єктів державного фінансового контролю про розгляд або оцінювання результатів контрольних заходів).

Документування контрольних заходів та їх результатів у протоколах регламентується Порядком складання, передачі за належністю Протоколу про бюджетне правопорушення, затвердженого наказом Мінфіну від 26.02.2002 р. № 129. Зокрема, цим документом визначено, що протокол про бюджетне правопорушення - це документ, яким засвідчується факт недотримання учасниками бюджетного процесу установленого Бюджетним кодексом України та іншими нормативно-правовими актами порядку складання, розгляду затвердження, внесення змін, виконання бюджету чи звіту про його виконання.

Протокол оформляють працівники органів державного фінансового контролю на підставі довідок, складених за результатами проведених відповідно до законодавства перевірок, чим засвідчується факт бюджетного правопорушення, та матеріалів звітності, за аналізом яких виявлено бюджетні правопорушення.

У протоколі зазначають:

o дату і місце його складання;

o посаду, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка склала протокол;

o відомості про учасника бюджетного процесу, яким вчинено бюджетне правопорушення (повна назва, місцезнаходження, інші реквізити - номер рахунка в банку чи в органі державного казначейства тощо; його підпорядкованість; прізвище, ім'я, по батькові керівника; реквізити відповідного бюджету);

o час вчинення і суть бюджетного правопорушення із зазначенням положень законодавчих або інших нормативно-правових актів, які було порушено;

o пояснення керівника (або особи, яка виконує його обов'язки) органу, установи, організації, підприємства, де вчинено бюджетне правопорушення;

o додаток до Протоколу (довідка перевірки, інші матеріали з питань, що перевірялися).

Акт ревізії (довідка перевірки) складають не менш як у двох примірниках, один з яких передають керівництву об'єкта контролю, а другий зберігається в контролюючому органі.

Якщо під час ревізії (перевірки) виявлено правопорушення, про які потрібно докладно інформувати правоохоронні органи чи ініціаторів її проведення, складають три-чотири примірники акта (довідки).

Протокол про бюджетне правопорушення відразу складають у чотирьох примірниках.

Документування контрольних заходів та їх результатів, проведене під час аудиту ефективності виконання бюджетної програми (використання бюджетних коштів), відображають в аудиторському звіті, який за формою і змістом істотно відрізняється від акта ревізії (довідки перевірки).

Опис обставин порушення вважається завершеним, якщо в ньому є відповіді на такі запитання:

1) яку конкретно фінансово-правову норму порушено або не виконано (зазначають повну назву документа, його дату і номер, статтю чи пункт, які порушено);

2) хто і коли порушив фінансово-правову норму (зазначають прізвище та ініціали посадової чи матеріально відповідальної особи об'єкта контролю, яка своїм рішенням, вказівкою спричинила порушення законодавства чи своєю бездіяльністю не виконала його; посадову особу, яка підписала документи з порушеннями);

3) яким чином виявлено порушення (стисло зазначають прийоми документального та/або фактичного контролю, якими виявлено порушення - зустрічною перевіркою документів, нормативною перевіркою, техніко-економічними розрахунками, обстеженням, інвентаризацією, контрольним обміром виконаних робіт, опитуванням, контрольним запуском сировини і матеріалів у виробництво тощо);

4) які обставини сприяли вчиненню порушень (зазначають дотримання періодичності проведення відомчих ревізій, перевірок або інвентаризацій, стан ведення бухгалтерського обліку, реагування керівництва об'єкта контролю на подання контролюючих і правоохоронних органів щодо порушень, виявлених попередніми ревізіями та перевірками, тощо);

5) як відображено в бухгалтерському обліку та/або фінансовій звітності господарську операцію, проведену з порушенням (зазначають бухгалтерські проводки, записи в складському обліку та виконавців згідно з функціональними обов'язками, дати обліку операцій);

6) які наслідки допущеного порушення в кількісному та/або сумарному виразі;

7) що пояснила з приводу порушення посадова чи матеріально відповідальна особа; висновки з цих пояснень (заперечень);

8) хто, скільки і як відшкодував збитків під час ревізії (перевірки);

9) яких заходів вжито під час ревізії (перевірки) для усунення наслідків і причин порушення.

Нижче наведено орієнтовний перелік основних порушень:

1) неоприбуткування грошових коштів чи матеріальних цінностей;

2) нецільове використання бюджетних коштів;

3) наднормативне списання матеріальних цінностей (сировини чи матеріалів);

4) неправильне нарахування заробітної плати чи інших спеціальних виплат;

5) заниження оподатковуваного доходу і приховування належних бюджетам або державним цільовим фондам обов'язкових платежів.