Контрольно-ревізійна діяльність - Живко 3.Б. - 1. Методика оформлення акта ревізії і додатків

1. Методика оформлення акта ревізії і додатків

Акт - двосторонній документ, у якому об'єктивно відображено результати ревізії фінансово-господарської діяльності підконтрольного об'єкта, наведено перелік фактів, порушень та недоліків, виявлених у його роботі.

За проміжними актами оформляють результати інвентаризації коштів, товарно-матеріальних цінностей, розрахунків із дебіторами й кредиторами, результати контрольного запуску сировини у виробництво. Складають їх і тоді, коли виявлено порушення чи зловживання може бути приховане або коли щодо виявлених фактів треба вжити термінових заходів, аби усунути порушення чи притягти до відповідальності винних у зловживаннях осіб.

Загальний акт має бути складений після закінчення строку проведення ревізії, підписаний керівником ревізійної групи, керівником та головним бухгалтером підприємства, установи, організації, де була проведена ревізія. У загальному акті відображають результати перевірок усіх передбачених програмою ревізії питань, у тому числі й за фактами, що наведені у проміжних актах.

Умовно в акті вирізняють кілька частин:

У. Загальні відомості. Зазначають підставу проведення ревізії, склад ревізійної групи, тему ревізії, повну назву, а не абревіатуру підприємства, його підпорядкованість, якщо вона є, повну назву вищого органу - міністерства чи відомства. Вказуються також, за який період діяльності підприємства, яке перевіряють проведено ревізію, зокрема, за який період проведено суцільним методом ревізію касових, банківських операцій; зазначають прізвища, посади керівників та період, протягом якого вони відповідали за стан бухгалтерського обліку.

2. Виробничо фінансова діяльність (виконання кошторисів). Дають наводиться перелік основних показників виробничої програми протягом одного-двох років та їх виконання, аналізують фінансові результати або виконання кошторисів, розрахунки з бюджетом, дебіторами, кредиторами, підзвітними особами; відображають правильність виплати готівкою з каси та обґрунтованість безготівкових розрахунків, дотримання норм використання сировини, матеріальних цінностей, їх збереження.

3. Бухгалтерський облік і звітність. Аналізують стан бухгалтерського обліку та достовірність наданих звітів. За даними журналів або відомостей порушень, актів, розрахунків тощо ревізор складає акт ревізії фінансово-господарської діяльності підприємства. Згруповані за видами найбільш істотні порушення законності та доцільності господарських операцій і факти зловживань записують в акти ревізії докладно, точно та об'єктивно.

Групування конфліктних ситуацій, що зумовлені порушеннями фінансово-господарської дисципліни, за їх однорідністю дає змогу систематизувати виявлені факти, що свідчать про порушення закону, чи недоліки в діяльності підприємства загалом, а також окремих посадових осіб. Кожне порушення, записане в акті ревізії, обґрунтовують посиланнями на документи та бухгалтерські записи і підтверджують відомостями порушень, актами, розрахунками, завіреними копіями, поясненнями посадових осіб. За кожним випадком порушень, відображеним в акті, дають документально обгрунтовані й чіткі відповіді на такі запитання: ким і що порушено (сутність, зміст порушення чи зловживання); як порушено (способи, шляхи відхилення від установлених правил чи законів); чим зумовлене порушення (причини, умови, мета) та які наслідки їх (розмір завданого збитку). Ревізор не має права підміняти слідчі органи чи кваліфікувати злочин. Тому в акті ревізії не може вживати терміни, які мають характер юридичної кваліфікації (на кшталт: присвоїв, халатність, розтратник). Такі записи, котрі наперед визначають оцінку виявлених фактів, зумовлюють негативні стосунки між ревізором і керівниками організацій (підприємств), де проводиться ревізія.

Ревізор документально обґрунтовує зазначені в актах недостачі, порушення та зловживання, розкриває їх причини і вживає заходів щодо відшкодування матеріального збитку.

Добре опрацьований і всебічно перевірений матеріал у процесі ревізії дає змогу уникнути будь-яких несподіванок і заперечень посадових осіб організації чи підприємства, що ревізується. Всі факти заносять до акту ревізії після детальної перевірки й уточнення з відповідними посадовими особами та працівниками бухгалтерської служби. Це полегшує опрацювання ревізійних матеріалів і складання акта ревізії.

Акт ревізії фінансово-господарської діяльності підприємств складається із вступної та результативної частини. У вступній частині акта зазначають назву, підпорядкованість підприємства, що ревізується, склад ревізійної групи, на основі якого документа було проведено ревізію, за який період, прізвище та ініціали керівників підприємства, головного бухгалтера, час їх роботи, на яких ділянках роботи діяльності підприємства проведено суцільну перевірку, а на яких - вибіркову, обсяг і перелік питань, які підлягали ревізії, та ін.

У результативній частині розкривають зміст порушень і недоліків у роботі підприємства, що ревізується, та його окремих ділянок. Кожний факт порушення підтверджують первинними документами, машинограмами, таблицями, розрахунками тощо.

Зміст акта ревізії визначено Інструкцією про порядок проведення ревізії і перевірок державною контрольно-ревізійною службою в Україні. Зміст виявлених ревізією порушень і недоліків після вступної частини акта може бути відображений у таких розділах акта ревізії:

1. Ревізія операцій, пов'язаних із використанням і збереженням основних фондів.

2. Ревізія операцій з товарно-матеріальними цінностями.

3. Ревізія коштів, касових і розрахункових операцій.

4. Ревізія операцій з виробництва та реалізації продукції.

5. Ревізія витрат на виробництво та калькулювання собівартості продукції.

6. Ревізія використання трудових ресурсів і фонду оплати праці.

7. Ревізія капіталу, резервів і фінансового стану.

8. Ревізія результатів фінансово-господарської діяльності.

9. Перевірка стану бухгалтерського обліку, звітності і внутрішньогосподарського контролю.

Залежно від галузі діяльності підприємства структура акта ревізії може бути іншою.