Контрольно-ревізійна діяльність - Живко 3.Б. - Матеріал для самостійного опрацювання

1. Ревізія в умовах застосування комп'ютерних систем бухгалтерського обліку. наукова організація контролю і ревізії. узагальнення, розгляд і реалізація результатів ревізії

1.1. Ревізія в умовах застосування комп'ютерних систем бухгалтерського обліку

Застосування комп'ютерних програм бухгалтерського обліку вимагає удосконалення методики контролю та розроблення програм ревізії фінансово-господарської діяльності підприємств. Для цього сучасна комп'ютерна техніка має великі можливості, за її допомогою насамперед можна виконувати розрахунки та інші логічні операції за тривалі періоди часу і без помилок. Проте не слід забувати, що комп'ютери не можуть мислити чи проникати в суть проблеми, що є важливим для компетентного контролю. Бази даних містять повну інформацію про результати діяльності, але в них немає інформації про облікову політику чи принципи обліку підприємства, немає різних пояснень до звітів тощо. Не завжди є можливість порівняти дані звітного періоду з відповідними даними інших періодів. Останні здебільшого недоступні, їх бази даних архівуються.

При використанні облікових програм підприємство самостійно обирає внутрішню систему кодування інформації, без якої неможливо правильно вирішити питання стандартизації інформації, скорочення обсягів початкових даних, підвищення рівня оперативності оброблення інформації та компактності видачі облікових реєстрів. Тому бухгалтерська служба підприємства залежно від інформаційних потреб та їх обсягу визначає потрібну для підприємства структуру побудови кодів, що ускладнює (через можливу невідповідність систем таких кодувань) роботу ревізора під час здійснення зустрічних перевірок.

При веденні автоматизованого обліку бухгалтерська служба має можливість швидко обробляти потрібну інформацію та одержувати проміжні результати діяльності, необхідні для потреб управління. Таку саму можливість має ревізор, який здійснює відповідну перевірку підприємства.

При цьому ведення автоматизованого обліку здебільшого само собою запобігає неправильному рознесенню первинних даних на облікові реєстри, оскільки коректність бухгалтерських записів контролюється програмою при введенні первинної документації в ПЕОМ. Зникає також можливість припуститися помилок при підведенні підсумків (обігів) та виведенні кінцевих результатів діяльності. Помилки можуть виникати лише у випадках, коли неправильно визначено економічну суть господарських операцій. Тому під час перевірки фінансово-господарської діяльності підприємства ревізор повинен спочатку вивчити його облікову політику і з'ясувати, чи правильно працівники бухгалтерської служби відобразили ту чи іншу господарську операцію.

Комп'ютери зберігають величезні масиви даних і забезпечують доступ до них, виконують математичне оброблення даних, здійснюють відбір даних згідно з встановленими критеріями, своєчасно оновлюють і модифікують дані. Завдяки цьому їх використовують як засіб дослідження при визначенні характеристик і встановленні взаємозалежностей між різними даними. Комп'ютер також використовується для аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства.

Так, використання комплексної програми, наприклад "1 С: Підприємство", дає змогу вести:

- бухгалтерський облік відповідно до законодавства України та національних П(С)БО;

- оперативний облік наявності та руху запасів, стану взаєморозрахунків з контрагентами;

- облік руху працівників підприємства, реєстрацію кадрових змін та розрахунок заробітної плати;

- податковий облік відповідно до податкового законодавства України.

Програма "10: Підприємство" забезпечує одночасну роботу працівників різних підрозділів підприємства: бухгалтерії, складу, відділу кадрів та інших, кожен з яких має доступ лише до своєї бази даних. Зведена інформація та загальна база даних доступні лише головному бухгалтеру. Така побудова програми позбавляє можливості вносити необґрунтовані зміни на місцях та дає змогу здійснювати централізований поточний контроль. Ревізор у свою чергу може перевірити діяльність підприємства за підрозділами, що дає йому нагоду вивчити детальніше систему обліку на підприємстві та глибше перевірити кожну ділянку роботи бухгалтерської служби без одночасної опрацювання великого обсягу інформації. Також подібна конфігурація дає можливість отримувати інформацію для потреб управлінського та фінансового обліку. Завдяки цьому ревізор має можливість обстежувати операції, що відбуваються на низових ланках управління, тобто перевіряти законність складання первинних записів, їх достовірність і точність. Особливу увагу ревізор приділяє зіставленню даних первинних документів з машинними носіями інформації, а також перевірці процесу автоматизованої реєстрації первинної інформації. При цьому ревізор перевіряє повноту вхідної інформації шляхом перегляду змісту інформаційної бази даних.

Наступним кроком перевірки є визначення відповідності нормативно-довідкової інформації. У подальшому ревізор перевіряє послідовність опрацювання даних з метою встановлення повноти надходження інформації з відповідних ділянок, чи дані вхідної інформації відповідають даним вихідної інформації, що дає змогу здійснювати ув'язку інформації.

При перевірці вихідної інформації аналізується достовірність розрахунків, зіставляються підсумки та визначається їх відповідність бухгалтерським проведенням. Задля цього ревізор повинен проаналізувати законність складання кожної бухгалтерської проводки, більшість з яких формуються у Довіднику бухгалтерських проводок.

Далі здійснюється контроль за використанням вихідної інформації, її юридичної повноцінності та відповідності програмних даних даним вихідних документів і регістрів обліку, що відповідає потребам управлінського та фінансового обліку. Особливо важливо перевірити, чи всі дані враховані при їх зведенні на рахунках бухгалтерського обліку.

Значне місце при здійсненні контролю займає робота ревізора із залишками на рахунках, насамперед наявними запасами. Ревізор тут контролює порядок ведення аналітичного обліку та оцінювання запасів при їх надходженні, вибутті й на дату балансу відповідно до П(С)БО.

Заключним етапом роботи ревізора є перевірка звітних даних із даними, які відображені у звітних документах, з мстою ув'язки показників форм фінансової, податкової і статистичної звітності та проведення аналізу фінансово-господарської діяльності. При цьому вказуються причини неув'язок, якщо вони є, та резерви і фінансові прогнози майбутньої діяльності підприємства, що дуже важливо для фінансового обліку, оскільки його інформація використовується насамперед зовнішніми споживачами.

Таку саму можливість і в такій самій послідовності має ревізор при використанні інших бухгалтерських або спеціально розроблених ревізійних програм.

Отже, на якість прийняття відповідних рішень у контрольному процесі та підвищення інформаційного забезпечення впливають:

- збільшення кількості факторів, які масово враховуються ревізором під час дослідження об'єкта залежно від виду (видів) його діяльності;

- поглиблення аналізу господарських процесів, що визначаються ревізором;

- підвищення обґрунтованості висновків завдяки застосуванню економіко-математичних методів і модульних досліджень;

- чітке і обгрунтоване формування висновків ревізора, складовою яких є насамперед фінансове прогнозування майбутньої діяльності підприємства.

Це може забезпечуватися впровадженням нових комп'ютерних технологій обробки інформації та здійсненням контролю безпосередньо з використанням потужних ПЕОМ.