Науково-практичний коментар Закону України "Про нотаріат" - Коротюк О. В. - Стаття 17. Організація роботи державних нотаріальних контор

Стаття 17. Організація роботи державних нотаріальних контор

Державні нотаріальні контори створюються і ліквідуються Міністерством юстиції України.

Штати державних нотаріальних контор затверджуються Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі в межах встановленої для державних нотаріальних контор штатної чисельності і фонду заробітної плати.

Державна нотаріальна контора є юридичною особою, яка створюється та реєструється у встановленому законом порядку. Очолює державну нотаріальну контору завідуючий, який призначається із числа осіб, які мають свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю.

Призначення на посаду державного нотаріуса і завідуючого державною нотаріальною конторою та звільнення з посади провадиться Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

Державна нотаріальна контора являє собою юридичну особу, створену на підставі наказу Міністерства юстиції України та зареєстровану у встановленому законодавством порядку. Визнано, що поняття "нотаріальна контора" застосовується у випадку, якщо у відповідному приміщенні здійснюють нотаріальну діяльність два і більше нотаріуси1. З огляду на це неправильним здається заснування нотаріальної контори зі штатом, який передбачає лише одного нотаріуса, випадки чого мають місце. Наприклад, згідно з наказом Міністерства юстиції України від 05.11.2007 року № 1047/5 "Про відкриття державної нотаріальної контори" створено державну нотаріальну контору зі штатною чисельністю дві одиниці, а саме: завідувач державної нотаріальної контори та консультант. З них консультант не має повноважень на здійснення нотаріальної діяльності. Формулювання "державна" означає правовий зв'язок з державою, що виявляється у порядку заснування контори, фінансуванні її діяльності, оплати праці працівників тощо. Державні нотаріальні контори засновуються безпосередньо державою через уповноважений орган - Міністерство юстиції України, яке в подальшому здійснює керівництво створеними конторами (ст. 18 Закону України "Про нотаріат"). Державні нотаріальні контори створюються і ліквідуються залежно від потреб населення у нотаріальних послугах. Зазвичай у наказі Міністерства юстиції України про створення державної нотаріальної контори вказується її штатна чисельність з найменуванням відповідних посад працівників контори.

Посади та посадові оклади працівників державної нотаріальної контори чітко регламентовані законом. У додатку до постанови Кабінету Міністрів України "Про умови оплати праці працівників державних нотаріальних контор та державних нотаріальних архівів" від 11.09.2007 року № 1123 наведено перелік посад працівників державної нотаріальної контори та державного нотаріального архіву із зазначенням їх посадових окладів.

Такими посадами є:

- завідувач державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву;

- заступник завідувача державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву;

- державний нотаріус;

- консультант;

- друкарка І категорії;

- секретар-друкарка.

Варто зазначити, що у державній нотаріальній конторі також може працювати стажист (див. коментар до ст. 13 Закону України "Про нотаріат").

Перелік повноважень працівників державної нотаріальної контори міститься в положенні про державну нотаріальну контору. Для прикладу можна розглянути норми Положення про державну нотаріальну контору Одеської області, затвердженого наказом Одеського обласного управління юстиції від 09.03.2006 року № 44-о/д, зареєстрованим в Одеському обласному управлінні юстиції 14.03.2006 року за № 18/632. Вказане положення втратило чинність, але все ж є типовим відносно регламентації діяльності державної нотаріальної контори, тому за його нормами можна дослідити повноваження працівників державної нотаріальної контори.

Відповідно до п. 3.2 зазначеного Положення завідуючий державною нотаріальною конторою:

- керує діяльністю нотаріальної контори, несе відповідальність за її роботу;

- затверджує плани роботи державної нотаріальної контори і здійснює контроль за їх виконанням;

- розподіляє обов'язки між працівниками державної нотаріальної контори, організовує їх роботу, забезпечує взаємозамінювання в період тимчасової відсутності (відпустка, хвороба) працівника, здійснює контроль за дотриманням працівниками державної нотаріальної контори Правил внутрішнього трудового розпорядку;

- здійснює підбір кадрів на посади технічних та інших працівників ДНК, видає накази про їх призначення на посади, заохочення, притягнення до дисциплінарної відповідальності, звільнення з посади (крім посад, на які особи призначаються наказом начальника обласного управління юстиції);

- здійснює організацію виконання та контроль за своєчасним і якісним виконанням завдань і доручень обласного управління юстиції;

- забезпечує належну організацію прийому громадян;

- розпоряджається коштами в межах кошторису, затвердженого обласним управлінням юстиції, забезпечує дотримання фінансово-штатної дисципліни, зберігання матеріальних цінностей;

- вчиняє нотаріальні дії, передбачені Законом України "Про нотаріат".

У пункті 3.3 цього Положення визначено повноваження заступника завідуючого державної нотаріальної контори:

- виконує обов'язки завідуючого державної нотаріальної контори в період його тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, відрядження);

- вчиняє нотаріальні дії, передбачені Законом України "Про нотаріат";

- виконує роботу відповідно до розподілу обов'язків між працівниками державної нотаріальної контори, виконує завдання та доручення завідуючого державної нотаріальної контори.

Згідно з п. 3.4 Положення державний нотаріус має такі повноваження:

- вчиняє нотаріальні дії, передбачені Законом України "Про нотаріат".

- виконує роботу відповідно до розподілу обов'язків між працівниками державної нотаріальної контори.

Відповідно до п. 3.5 Положення консультант державної нотаріальної контори:

- надає роз'яснення і консультації громадянам з питань вчинення окремих нотаріальних дій (за дорученням завідуючого державної нотаріальної контори);

- виготовляє проекти нотаріальних документів, здійснює записи нотаріальних дій у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій;

- спільно з державним нотаріусом виконує роботу, пов'язану з Єдиними реєстрами, що діють у системі нотаріату;

- виконує роботу по систематизації та упорядкуванню документів в архіві державної нотаріальної контори;

- виконує іншу роботу за дорученням завідуючого державної нотаріальної контори.

Згідно з ч. З ст. 17 Закону України "Про нотаріат" очолює державну нотаріальну контору завідуючий, який призначається із числа осіб, які мають свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю. Останнє надає йому право вчиняти нотаріальні дії. Як бачимо, Закон України "Про нотаріат" встановлює, що завідуючий очолює державну нотаріальну контору. У нормах Положення про державну нотаріальну контору Одеської області йдеться про здійснення ним керівництва діяльністю нотаріальної контори. Разом з тим у ст. 18 Закону України "Про нотаріат" вказується, що керівництво державними нотаріальними конторами здійснює Міністерство юстиції України через Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі. З цього виникають важливі питання визначення сутності повноважень завідуючого нотаріальною конторою, окреслення їх меж. Поняття "очолювати" в тлумачному словнику визначається як стати на чолі кого -, чого-небудь, взяти на себе керівництво ким -, чим-небудь. Під терміном "керувати" розуміється направляти чию-небудь діяльність, бути на чолі чого-небудь; займати посаду завідуючого, управляючого чим-небудь; завідувати, управляти2. З огляду на це "очолювати щось" означає "здійснювати ним керівництво", а функція керівництва є прерогативою особи, яка очолює відповідну установу. Таким чином, має місце певна неузгодженість правових норм законодавства про нотаріат у цьому питанні.

На нашу думку, ця ситуація повинна розглядатися таким чином. Завідуючий державною нотаріальною конторою як особа, яка її очолює, має повноваження щодо керівництва поточною діяльністю контори. Це зумовлюється його посадою завідуючого, яка передбачає виконання роботи, пов'язаної із затвердженням плану роботи нотаріальної контори, розподілом коштів тощо. Водночас завідуючий покликаний врегульовувати, скоріше, організаційні питання діяльності контори, контролювати виконання її працівниками трупових обов'язків. Тобто керівництво діяльністю контори в даному випадку означає забезпечення належного виконання нею поставлених завдань, які, у свою чергу, не можуть визначатися завідуючим. Поряд із цим Міністерство юстиції України, будучи органом державної влади, який створив контору і є її єдиним учасником (засновником), визначає найважливіші аспекти діяльності контори, призначає на посаду її працівників, накладає на них дисциплінарні стягнення, здійснює перевірку діяльності контори тощо. Таким чином, міністерство спрямовує діяльність нотаріальної контори, встановлює її завдання, а завідуючий конторою покликаний забезпечити належне її функціонування і виконання визначених завдань. Тобто і Міністерство юстиції України, і завідуючий здійснюють керівництво державною нотаріальною конторою, але в різних правових аспектах. Закономірною є єдність діяльності органу державної влади та призначеної ним на посаду особи з метою забезпечення належного функціонування державної установи.

Призначення на посаду і звільнення з посади всіх працівників державної нотаріальної контори відбувається за наказом відповідного управління юстиції. Державний нотаріус отримує статус нотаріуса з моменту призначення на посаду (видачі відповідним управлінням юстиції наказу про призначення на посаду), тоді як виникнення правового статусу приватного нотаріуса пов'язується з моментом реєстрації нотаріальної діяльності (див. коментар до ст. 24 Закону України "Про нотаріат").

Державний нотаріус є працівником державної нотаріальної контори. При цьому зміст його правового статусу як нотаріуса абсолютно збігається зі змістом статусу приватного нотаріуса (див. коментар до ст. З Закону України "Про нотаріат"). Разом з тим державний нотаріус, крім загального статусу нотаріуса, має додатковий статус працівника юридичної особи - державної нотаріальної контори, керівництво якою здійснюється державою. Ця особливість впливає на питання оплати пращ нотаріуса, застосування до нього дисциплінарних стягнень, цивільно-правової відповідальності (див. коментар до ст. 27 Закону України "Про нотаріат") тощо. Крім того, ця обставина визначає певні особливості здійснення державним нотаріусом професійної діяльності - на відміну від приватного нотаріуса, який після реєстрації нотаріальної діяльності здійснює її самостійно (зокрема, визначає графік прийому громадян, вихідні дні, плату за вчинення нотаріальних дій тощо), державний нотаріус виконує професійні обов'язки відповідно до встановленого у державній нотаріальній конторі порядку.

Не можна погодитись з позицією Міністерства юстиції України стосовно того, що державні нотаріуси перебувають у штаті державного органу. У частині 3 ст. 17 Закону України "Про нотаріат" визначено, що державна нотаріальна контора є юридичною особою, яка створюється та реєструється у встановленому законом порядку, тобто у порядку, встановленому для реєстрації всіх юридичних осіб. Відомо, що державні органи управляють політичними, економічними, правовими процесами та подіями, контролюють соціально небезпечні явища, що виникають у суспільстві, а також регулюють поведінку громадян1, тобто здійснюють державну владу, що не може бути застосовано до державної нотаріальної контори. Основним завданням державної нотаріальної контори є забезпечення нотаріальними послугами громадян, підприємств, установ, організацій2. Це завдання існує в межах загальної мети інституту нотаріату щодо забезпечення реалізації, охорони і захисту прав та інтересів фізичних, юридичних осіб, територіальних громад або держави. При цьому державна нотаріальна контора не виконує владних повноважень, які взагалі є нехарактерними для правовідносин, пов'язаних зі здійсненням нотаріальної діяльності (див. коментар до ст. З Закону України "Про нотаріат"). Державний нотаріус, будучи працівником державної нотаріальної контори, входить саме до її штату і не може вважатися працівником будь-якого державного органу.

При цьому звільнення державного нотаріуса з посади (видача відповідного наказу відповідним управлінням юстиції) є моментом припинення його нотаріальної діяльності. Підстави, на яких припиняється приватна нотаріальна діяльність, передбачені ст. 30 Закону України "Про нотаріат" (див. коментар до ст. 30 Закону України "Про нотаріат").

Державна нотаріальна контора як юридична особа має свої особливості. Єдиним її засновником є Міністерство юстиції України. Відповідно до п. 1.1 Положення про державну нотаріальну контору Одеської області державна нотаріальна контора є установою Міністерства юстиції України. Згідно з ч. З ст. 83 Цивільного кодексу України установою є організація, створена однією або кількома особами (засновниками), які не беруть участі в управлінні нею, шляхом об'єднання (виділення) їхнього майна для досягнення мети, визначеної засновниками, за рахунок цього майна. Установу можна визначити як організацію, яка створюється органом державної влади для виконання певних чітко визначених завдань (у даному випадку надання нотаріальних послуг). Державна нотаріальна контора (як і приватний нотаріус) займається лише одним видом діяльності, який віднесено до підкласу "нотаріальна та інша юридична діяльність" (код КВЕД 74.11.2). Кожен державний нотаріус, який працює в державній нотаріальній конторі, має свою печатку з найменуванням державної нотаріальної контори, зображенням Державного Герба України та зазначенням номера нотаріуса'. Таким чином, кожен працівник державної нотаріальної контори (державні нотаріуси та завідувач) використовує у своїй діяльності окрему печатку. Така печатка є печаткою саме нотаріуса, а не державної нотаріальної контори, незважаючи на те, що в ній зазначено найменування контори. При цьому державна нотаріальна контора як юридична особа має також окремо свою печатку, яка використовується у випадках вчинення юридично значущих дій державною нотаріальною конторою.

Важливо, що державна нотаріальна контора є установою в розумінні виконання нею соціально важливих публічних функцій, надання відповідних послуг населенню, але у взаємовідносинах з її працівниками вона повинна розглядатися як юридична особа в загальному розумінні цього поняття. Таким чином, державний нотаріус відповідної нотаріальної контори розуміється як працівник юридичної особи - державної установи, що перебуває в трудових відносинах з останньою. Однаковий правовий статус державних і приватних нотаріусів є обов'язково необхідним для збереження принципів неупередженості і незалежності нотаріальної діяльності. Ці принципи знайшли своє закріплення і в забороні нотаріусу вчиняти нотаріальні дії на ім'я чи від імені нотаріальної контори, в якій він працює. Саме тому в контексті виконання державним нотаріусом обов'язків нотаріуса він є самостійним, зокрема, має право оцінювати подані йому документи, встановлювати волевиявлення осіб, які звернулися до нього, відмовляти у вчиненні нотаріальної дії тощо. Поряд із цим у розумінні нотаріуса як працівника державної установи він підпорядковується встановленим правилам роботи даної установи, зобов'язаний не порушувати трудову дисципліну і т. д. Завідувач нотаріальною конторою чи будь-які інші особи не мають права здійснювати вплив на нотаріуса стосовно вчинення ним нотаріальних дій або відмови в їх вчиненні, вимагати надання відомостей, які становлять предмет нотаріальної таємниці, тощо.