Науково-практичний коментар Закону України "Про нотаріат" - Коротюк О. В. - Стаття 23. Державні нотаріальні архіви

Державні нотаріальні контори утримуються за рахунок державного бюджету.

Враховуючи, що державна нотаріальна контора є державною установою (див. коментар до ст. 17 Закону України "Про нотаріат"), держава забезпечує її утримання. Державним бюджетом України на кожний поточний рік передбачається фінансування установ юстиції, до яких входять серед інших і державні нотаріальні контори. Державне забезпечення нотаріальних контор проявляється у фінансуванні їх діяльності, у тому числі сплати комунальних послуг, послуг користування Інтернетом, послуг телефонного зв'язку, послуг користування Єдиними та Державними реєстрами інформаційної системи Міністерства юстиції України, придбання бланків нотаріальних документів тощо. На відміну від державних, приватні нотаріуси здійснюють всі зазначені платежі самостійно.

Стаття 21. Відповідальність державного нотаріуса

Шкода, заподіяна особі внаслідок незаконних або недбалих дій державного нотаріуса, відшкодовується в порядку, передбаченому законодавством України.

У статті 21 Закону України "Про нотаріат" йдеться про випадки заподіяння шкоди правам та законним інтересам фізичних, юридичних осіб, територіальних громад або держави з вини державного нотаріуса. Зазначена норма є відсилочною, містить посилання на чинне законодавство, яке регулює порядок відшкодування шкоди нотаріусом. Важливо, що в розумінні цього положення шкода, завдана особі державним нотаріусом, відшкодовується у двох випадках: внаслідок незаконних і недбалих дій (див. коментар до ст. 27 Закону України "Про нотаріат").

Стаття 22. Печатка державного нотаріуса

Державний нотаріус має печатку із зображенням Державного герба України, найменуванням державної нотаріальної контори і відповідним номером.

Одним з важливих елементів правового зв'язку нотаріуса з державою є відображення Державного Герба України на печатці державних і приватних нотаріусів. Державний Герб закріплює гарантії нотаріальної діяльності, символізує державне забезпечення правового результату нотаріальної дії, її законність і правомірність. Приватні нотаріуси мають іменні печатки (див. коментар до ст. 26 Закону України "Про нотаріат"), а на печатках державних нотаріусів зазначається найменування відповідної нотаріальної контори і номер нотаріуса цієї контори. Кожен державний нотаріус має свою печатку і не може використовувати у нотаріальній діяльності печатки інших нотаріусів.

Державна нотаріальна контора як юридична особа також має свою окрему печатку (див. коментар до ст. 17 Закону України "Про нотаріат").

Стаття 23. Державні нотаріальні архіви

В обласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі засновуються державні нотаріальні архіви, які є складовою частиною Національного архівного фонду і здійснюють тимчасове (до 75 років) зберігання нотаріальних документів.

Питання організації діяльності та компетенція державного нотаріального архіву визначаються положенням про нього, що затверджується Міністерством юстиції України за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Державний нотаріальний архів очолює завідуючий, який призначається на посаду і звільняється з неї Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

Мережа і штати державних нотаріальних архівів затверджуються в порядку, передбаченому для державних нотаріальних контор.

Державний нотаріальний архів є юридичною особою і має печатку із зображенням Державного герба України та своїм найменуванням.

Державний нотаріальний архів є установою юстиції, створеною зі спеціальною метою, - для зберігання нотаріальних документів. Державні нотаріальні архіви створюються у містах Києві, Сімферополі та Севастополі, а також у містах обласного значення.

Національний архівний фонд, до якого входять також документи, що зберігаються у державних нотаріальних архівах, визначається як сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя Українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації1. Документи, що створюються внаслідок вчинення нотаріальних дій і підлягають зберіганню в нотаріальному архіві, мають важливу суспільну цінність не тільки в контексті їх змісту, значимості відомостей, що становлять нотаріальну таємницю, але також у розумінні відображення в них історико-культурного аспекту життєдіяльності українського суспільства. Згідно зі ст. 1 Закону України "Про національний архівний фонд та архівні установи" архівний документ - це документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника також як об'єкт рухомого майна. Таким чином, невід'ємними характеристиками архівного документа виступають припинення виконання ним функцій, для яких він створювався, а також збереження ним важливості (цінності). Наприклад, посвідчений договір купівлі-продажу нерухомого майна був створений для закріплення волевиявлення продавця і покупця відносно купівлі-продажу певного об'єкта. Після посвідчення цей документ став правовстановлювальним для покупця на придбане ним нерухоме майно. Після наступного продажу даного майна у нового власника виникає новий правовстановлювальний документ, а цей договір залишається у справах нотаріуса, який посвідчив договір купівлі-продажу. Разом з тим перший документ, втративши свої функції правовстановлювального документа, все ж підлягає зберіганню нотаріусом, який його посвідчив, а після цього - архівною установою, оскільки відображає не лише волевиявлення продавця і покупця щодо купівлі-продажу майна, але й частину об'єктивної дійсності певного історичного періоду, що повинно розглядатися у більш широкому аспекті - як цінність не конкретної особи чи декількох осіб, а всього суспільства.

Важливо, що для належного зберігання документів, що становлять цінність, створено спеціальні архівні установи, які покликані забезпечити всі необхідні умови для збереження схоронності документів, уникнення їх пошкоджень чи знищення тощо. Спеціальна направленість діяльності архівних установ певним чином обмежує повноваження їх працівників - державних нотаріусів, які мають право тільки видавати дублікати і засвідчувати вірність копій і виписок з документів, які зберігаються в справах цих архівів (див. коментар до ст. 35 Закону України "Про нотаріат").

Діяльність державного нотаріального архіву врегульована Положенням про державний нотаріальний архів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 18.05.2009 року № 870/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21.05.2009 року за № 443/16459.

Згідно з п. 9 зазначеного Положення основними завданнями архіву є:

- комплектування документами, склад яких передбачено цим Положенням;

- забезпечення збереження та використання відомостей, що містяться в документах, які перебувають на зберіганні;

- створення і вдосконалення довідкового апарату до документів;

- здійснення контролю за зберіганням документів та обліково-довідкового апарату до документів, які зберігаються у фондоутворювачів;

- підготовка та своєчасна передача документів, внесених до Національного архівного фонду на зберігання, до відповідного державного архіву з додержанням вимог, передбачених нормативно-правовими актами Держкомархіву України.

Згідно з п. 10 вказаного Положення архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:

- приймає від фондоутворювачів на зберігання документи нотаріального діловодства, сформовані відповідно до вимог, встановлених Законом України "Про нотаріат", Правилами ведення нотаріального діловодства;

- приймає на зберігання заповіти, що надійшли від посадових осіб, зазначених у ст. 40 Закону України "Про нотаріат";

- узгоджує описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, які подаються на розгляд експертної комісії відповідного управління юстиції;

- організовує та здійснює зберігання документів, створює систему облікових документів архіву;

- перевіряє наявність і стан справ постійного зберігання, що зберігаються в архіві;

- проводить заходи щодо забезпечення режиму секретності;

- створює та вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, що зберігаються в архіві;

- створює та організовує зберігання страхового фонду;

- виявляє унікальні документи;

- проводить експертизу цінності документів, що знаходяться в архіві, та надає методичну допомогу експертній комісії, створеній при відповідному управлінні юстиції, фондоутворювачам у проведенні експертизи цінності документів;

- надає методичну допомогу з упорядкування нотаріальних документів та передачі їх на зберігання в архів;

- складає списки фондоутворювачів, які передають документи до архіву, приймає ці документи на зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання у фондоутворювачів;

- складає графіки приймання від фондоутворювачів документів на зберігання;

- інформує управління юстиції про стан роботи з документами та вносить пропозиції щодо її поліпшення;

- здійснює підготовку документів Національного архівного фонду та у встановленому порядку своєчасно передає документи, що знаходяться в архіві, і довідковий апарат до них на постійне зберігання до відповідного архіву з додержанням вимог нормативно-правових актів Держкомархіву України;

- на договірних засадах виконує роботи, пов'язані з упорядкуванням документів, та з інших питань, пов'язаних з архівною справою і діловодством;

- веде прийом громадян з питань, що входять до компетенції архіву;

- веде встановлену статистичну і бухгалтерську звітність;

- бере участь у проведенні перевірок організації нотаріальної діяльності нотаріусів та виконання ними правил ведення нотаріального діловодства;

- здійснює внесення відомостей до Спадкового реєстру про нотаріально посвідчені заповіти та заповіти, прирівнювані до нотаріально посвідчених, які надійшли на зберігання до архіву, веде алфавітні книги обліку заповітів;

- видає дублікати документів, що зберігаються в архіві, за письмовою заявою фізичних та юридичних осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія;

- у випадках, передбачених законодавством, вносить відповідні відомості до Єдиних та Державних реєстрів;

- засвідчує вірність копій (фотокопій) і виписок з документів, які знаходяться на зберіганні в архіві, проставляє службові відмітки про скасування заповітів, довіреностей, зняття заборон відчуження нерухомого майна, розірвання (припинення дії) договорів довічного утримання, ренти, спадкових та інших договорів тощо;

- видає архівні довідки про наявність у документах архіву відомостей, що стосуються предмета запиту, із зазначенням пошукових даних документів на запити юридичних та фізичних осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії;

- видає довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що знаходяться на зберіганні в архіві, фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії;

- видає довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи на обґрунтовану письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв'язку з цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, з додержанням вимог статей 8,81 Закону України "Про нотаріат".

Як бачимо, державний нотаріальний архів має широке коло повноважень не тільки щодо збереження документів, хоча саме це є основною метою його створення, але Й надання допомоги особам, які вчиняють нотаріальні дії, у формуванні архіву, бере участь у перевірці їх діяльності тощо. Важливим у діяльності архівних установ є також систематизація архівних даних, створення довідкових відомостей щодо документів, які зберігаються, тощо.

У пунктах 3-5 Положення про державний нотаріальний архів визначено, що державний нотаріальний архів створюється і ліквідується Міністерством юстиції України. Штат архіву затверджується Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі в межах встановленої для архіву штатної чисельності і фонду заробітної плати. Керівництво архівом, матеріально-технічне, кадрове забезпечення, а також забезпечення архіву необхідним приміщенням, охороною та обладнанням здійснює управління юстиції. Поряд із цим очолює державний архів завідуючий, який призначається на посаду і звільняється з неї відповідним управлінням юстиції. Завідуючим архівом може бути громадянин України, який має вищу юридичну освіту, володіє державною мовою та одержав свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю (п. 16 Положення). Як бачимо, організація державного нотаріального архіву є дещо схожою із створенням державної нотаріальної контори, де керівництво здійснюється Міністерством юстиції України, а також її завідуючим (див. коментар до ст. 17 Закону України "Про нотаріат"). Мережа і штати державних нотаріальних архівів затверджуються в порядку, встановленому для державних нотаріальних контор. Це пояснюється тим, що архів, як і державна нотаріальна контора, є установою юстиції, яка покликана виконувати супровідні (допоміжні) функції для належного функціонування інституту нотаріату.

Завідуючий архівом має такі повноваження:

а) організовує діяльність архіву, несе персональну відповідальність за виконання покладених на архів завдань та функцій;

б) представляє архів у всіх установах і організаціях;

в) видає в межах своєї компетенції накази;

г) складає перелік послуг, що надаються архівом на договірних засадах, та розмір тарифів за їх надання і подає їх на затвердження начальнику відповідного управління юстиції;

г) розподіляє обов'язки між працівниками архіву та затверджує їх посадові інструкції;

д) забезпечує належні умови для роботи і охорону праці працівників архіву;

е) проводить прийом та розглядає звернення фізичних і юридичних осіб, що належать до компетенції архіву;

є) вчиняє нотаріальні дії, передбачені Законом;

ж) організовує підвищення кваліфікації нотаріусів та інших працівників архіву, а також за дорученням управління юстиції бере участь у заходах щодо підвищення кваліфікації інших нотаріусів з питань, які віднесені до компетенції архіву.

Згідно з пунктами 6-8 Положення про державний нотаріальний архів є юридичною особою і має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням. Архів вправі створювати свої філії, які є його відокремленими підрозділами, що розташовані поза місцезнаходженням архіву. Філія здійснює всі або частину функцій архіву. Філії не є юридичними особами і діють на підставі положення, що затверджується управлінням юстиції за погодженням з архівом.