Науково-практичний коментар Закону України "Про нотаріат" - Коротюк О. В. - ГЛАВА 3. ПРИВАТНА НОТАРІАЛЬНА ДІЯЛЬНІСТЬ

Стаття 24. Реєстрація приватної нотаріальної діяльності. Реєстраційне посвідчення

Реєстрація приватної нотаріальної діяльності провадиться Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі на підставі заяви особи, яка має свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю, та акта про сертифікацію про відповідність робочого місця (контори) приватного нотаріуса встановленим цим Законом умовам. У заяві зазначається назва нотаріального округу, в якому особа буде займатися нотаріальною діяльністю.

Робоче місце (контора) приватного нотаріуса повинно розташовуватися в межах визначеного для нього нотаріального округу. Вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса встановлюються Міністерством юстиції України.

До заяви про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності додаються:

свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю та його засвідчена копія;

документ, що підтверджує право власності або право оренди на приміщення для розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса, чи договір про співпрацю з іншим приватним нотаріусом, який надає заявнику відповідне приміщення, та його засвідчена копія;

довідка про відсутність судимості;

довідка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців про те, що особа не займається підприємницькою діяльністю;

дві фотокартки розміром 3*4 см;

паспорт громадянина України та трудова книжка, які подаються особисто.

Копії зазначених документів та трудова книжка із внесеним до неї приватним нотаріусом записом про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності зберігаються в реєстраційній справі нотаріуса.

Реєстраційне посвідчення видається Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі у семиденний строк після подання заяви. Відмова у реєстрації приватної нотаріальної діяльності допускається лише у разі, коли подані документи не відповідають встановленим вимогам. Про видачу реєстраційного посвідчення Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі повідомляють державну податкову інспекцію за місцезнаходженням робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

У реєстраційному посвідченні зазначаються нотаріальний округ та адреса робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

Приватний нотаріус зобов'язаний розпочати нотаріальну діяльність протягом 30 робочих днів після видачі реєстраційного посвідчення.

У разі коли нотаріус не розпочав роботу в установлений строк без поважних на те причин, реєстраційне посвідчення за наказом Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі анулюється.

Приватний нотаріус вправі мати контору, укладати цивільно-правові та трудові договори, відкривати поточні та вкладні (депозитні) рахунки в банках.

Час прийому громадян приватним нотаріусом повинен становити не менше п'яти годин на день і п'яти робочих днів на тиждень за виключенням обставин, за яких нотаріус з незалежних від нього причин не може здійснювати такий прийом.

Початок здійснення професійної діяльності приватного нотаріуса пов'язується законодавцем із моментом реєстрації приватної нотаріальної діяльності і отриманням реєстраційного посвідчення, а для державного нотаріуса - з моментом його призначення на посаду (див. коментар до ст. 17 Закону України "Про нотаріат"). Саме з моменту реєстрації нотаріальної діяльності або призначення на посаду державного нотаріуса особа отримує правовий статус нотаріуса. Реєстрація приватної нотаріальної діяльності та призначення на посаду державного нотаріуса здійснюється відповідним управлінням юстиції. Приватна нотаріальна діяльність, що базується на принципах фінансової та організаційної самостійності, за змістом не відрізняється від нотаріальної діяльності, що здійснюється державним нотаріусом. Більше того, аналіз чинного законодавства дає можливість зробити висновок, що питання початку, організації і здійснення приватної нотаріальної діяльності врегульовані законодавчими нормами більш детально, ніж питання діяльності державних нотаріусів.

Реєстрації приватної нотаріальної діяльності передує проходження особою сертифікації робочого місця (контори). Майбутнє робоче місце повинно бути попередньо облаштовано особою, яка бажає займатися нотаріальною діяльністю, відповідним чином. Так, обов'язковими вимогами для робочого місця приватного нотаріуса є забезпечення дотримання в приміщенні нотаріальної таємниці, створення умов для належного зберігання архіву нотаріуса, його печатки та бланків нотаріальних документів тощо (див. коментар до ст. 25 Закону України "Про нотаріат"). Сертифікація робочого місця (контори) приватного нотаріуса визначається як перевірка приміщення на предмет відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса умовам, передбаченим ст. 25 Закону України "Про нотаріат", та визнання його придатним для використання як робоче місце приватного нотаріуса з метою учинення нотаріальних дій. Акт про сертифікацію містить відомості про приміщення, у якому приватний нотаріус (особа, яка має намір зареєструвати приватну нотаріальну діяльність) організовує (планує організувати) роботу з обслуговування учасників правовідносин (відвідувачів), та висновок уповноваженої особи Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, яка проводила сертифікацію робочого місця (контори), про можливість його використання для розташування в ньому робочого місця (контори) та здійснення приватної нотаріальної діяльності1. Таким чином, акт про сертифікацію робочого місця, що подається до управління юстиції разом із заявою про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності, підтверджує наявність у особи належно облаштованого для здійснення професійної діяльності приміщення. У випадку невідповідності приміщення всім вимогам складається акт про відмову в сертифікації, що повинен містити обґрунтований висновок про невідповідність робочого місця (контори) приватного нотаріуса умовам, встановленим ст. 25 Закону України "Про нотаріат".

Важливо, що сертифікація робочого місця здійснюється у двох випадках:

а) при реєстрації приватної нотаріальної діяльності;

б) у разі зміни адреси розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

Крім того, у разі укладення договору про співпрацю з іншим приватним нотаріусом, поновлення приватної нотаріальної діяльності після зупинення строком більше ніж на 60 днів, підписання приватним нотаріусом з особою трудового або цивільно-правового договору уповноважена особа управління юстиції здійснює перевірку відповідності робочого місця нотаріуса умовам, визначеним Законом. За результатами перевірки складається довідка, яка є невід'ємною частиною акта про сертифікацію робочого місця нотаріуса, з яким укладено договір про співпрацю, трудовий договір, цивільно-правовий договір або діяльність якого зупинялась на підставі ст. 29і Закону України "Про нотаріат".

Порядок проведення сертифікації врегульовано Положенням про вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса та здійснення контролю за організацією нотаріальної діяльності, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 23.03.2011 року № 888/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28.03.2011 року за № 406/19144. У пунктах 10-11 цього Положення визначено, що до початку нотаріальної діяльності особи, яка має намір зареєструвати приватну нотаріальну діяльність, а також у разі зміни адреси розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі протягом 15 днів з моменту отримання заяви на перевірку робочого місця (контори) проводиться перевірка відповідності приміщення встановленим Законом умовам.

За результатами перевірки складається акт про сертифікацію робочого місця (контори) приватного нотаріуса або акт про відмову у сертифікації робочого місця (контори) приватного нотаріуса. Про зміну адреси робочого місця (контори) приватний нотаріус зобов'язаний протягом трьох робочих днів повідомити відповідне управління юстиції. Підставою для повідомлення про зміну адреси є акт про сертифікацію робочого місця (контори) приватного нотаріуса або рішення суду, яке набрало законної сили, яким визнано незаконним акт про відмову у сертифікації робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

В акті про сертифікацію робочого місця (контори) зазначаються:

- дата і місце складання акта;

- прізвище відповідального(их) працівника(ів) Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, який(які) проводив(ли) перевірку;

- прізвище, ім'я, по батькові приватного нотаріуса, нотаріальний округ, у якому він зареєстрований (за наявності реєстрації);

- місцезнаходження приміщення (поштовий індекс та адреса);

- поверх та тип приміщення;

- наявність окремого входу з вулиці у приміщення;

- наявність інформаційної вивіски та графіка прийому громадян при вході до приміщення;

- номер(и) телефону(ів), що знаходяться у приміщенні;

- реквізити документа, який підтверджує право власності або право користування приміщенням;

- кількість нотаріусів, які здійснюють нотаріальну діяльність у цьому приміщенні;

- наявність та кількість осіб, що працюють на умовах цивільно-правових чи трудових договорів з нотаріусом (нотаріусами), із зазначенням їх посад, освіти, стажу роботи у нотаріуса та дати реєстрації цивільно-правового чи трудового договору;

- наявність осіб, діяльність яких не пов'язана із вчиненням нотаріальних дій чи наданням додаткових послуг правового чи технічного характеру;

- наявність осіб, які проходять стажування;

- умови зберігання архіву (архівів) нотаріуса (нотаріусів);

- наявність вогнестійкого сейфа для зберігання печаток, штампів та спеціальних бланків нотаріальних документів;

- кількість кімнат та їх площа;

- наявність приміщення для очікування прийому громадянами і його площа;

- наявність засобів захисту на вікнах;

- обладнання входу у приміщення металевими дверима чи захисним металевим ролетом;

- наявність функціонуючих засобів охоронної, пожежної сигналізації;

- технічне обладнання нотаріальної контори (комп'ютер, принтер, сканер, ксерокс, факс, наявність електронної пошти);

- підключення до мережі Інтернет;

- висновок щодо можливості використання приміщення для розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

У висновку зазначається відповідність (невідповідність) робочого місця (контори) приватного нотаріуса умовам, визначеним ст. 25 Закону України "Про нотаріат" та вимогами цього Положення.

Якщо приватний нотаріус не згоден з висновком акта про відмову у сертифікації робочого місця (контори) приватного нотаріуса, він має право звернутись до суду. Приватний нотаріус може здійснювати нотаріальну діяльність за рішенням суду, що набрало законної сили, яким визнано незаконним акт про відмову у сертифікації робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

Слід зазначити, що акт про сертифікацію робочого місця є важливою гарантією законного здійснення нотаріальної діяльності, зокрема, підтверджує відповідність приміщення всім вимогам закону і можливість надання у ньому нотаріальних послуг. Приватна нотаріальна діяльність може бути зареєстрована виключно у випадку відповідності приміщення визначеним критеріям, що підтверджується актом про сертифікацію або рішенням суду.

Особі надано право самостійно визначати нотаріальний округ, в якому буде здійснюватись нотаріальна діяльність. Таким чином, вибір розташування робочого місця нотаріуса повинен здійснюватися з урахуванням того, що робоче місце приватного нотаріуса завжди знаходиться в межах нотаріального округу, в якому здійснюється нотаріальна діяльність (див. коментар до ст. 13і Закону України "Про нотаріат"). Чинним законодавством України встановлено чіткі вимоги до робочого місця приватного нотаріуса (див. коментар до ст. 25 Закону України "Про нотаріат").

Після проходження сертифікації робочого місця особа, яка має намір займатися приватною нотаріальною діяльністю, подає до відповідного управління юстиції заяву про реєстрацію нотаріальної діяльності, акт про сертифікацію, а також такі документи:

- свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю та його засвідчену копію;

- документ, що підтверджує право власності або право оренди на приміщення для розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса, чи договір про співпрацю з іншим приватним нотаріусом, який надає заявнику відповідне приміщення, та його засвідчену копію;

- довідку про відсутність судимості;

- довідку з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців про те, що особа не займається підприємницькою діяльністю;

- дві фотокартки розміром 3 х 4 см;

паспорт громадянина України та трудову книжку, які подаються особисто.

Копії зазначених документів та трудова книжка із внесеним до неї приватним нотаріусом записом про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності зберігаються в реєстраційній справі нотаріуса (див. коментар до ст. З Закону України "Про нотаріат").

Реєстрація приватної нотаріальної діяльності підтверджується спеціальним документом - реєстраційним посвідченням, що видається відповідним управлінням юстиції, яке здійснило таку реєстрацію. Якщо документи, які подані особою, відповідають вимогам чинного законодавства та подані в повному обсязі згідно з вищенаведеним їх переліком, управління юстиції не має право відмовити у реєстрації приватної нотаріальної діяльності. Разом з видачею реєстраційного посвідчення на свідоцтві про право на зайняття нотаріальною діяльністю управлінням юстиції проставляється відмітка про реєстрацію нотаріальної діяльності по відповідному нотаріальному округу. У реєстраційному посвідченні також зазначається нотаріальний округ і, крім того, адреса робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

Форма реєстраційного посвідчений наведена в додатку № 2 до Положення про порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності та заміщення приватного нотаріуса:

Таким чином, реєстраційне посвідчення є документом, що відображає факт зайняття особою посади приватного нотаріуса і являє собою закріплення однієї з форм реалізації права на зайняття нотаріальною діяльністю (тобто приватну нотаріальну діяльність), наданого особі свідоцтвом про право на зайняття нотаріальною діяльністю. Поряд із цим сам лише факт отримання реєстраційного посвідчення не означає початку здійснення нотаріальної діяльності, що пов'язується з постановленням нотаріуса на облік у податкових органах, органах Пенсійного фонду та отриманням ним печатки. У пункті 1.10 Положення про порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності та заміщення приватного нотаріуса зазначається, що реєстраційне посвідчення є підставою для виготовлення печатки, відкриття поточних інших рахунків у банках, встановлення графіка часу прийому громадян тощо.

Згідно з ч. 5 ст. 24 Закону України "Про нотаріат" про видачу реєстраційного посвідчення відповідне управління юстиції повідомляє державну податкову інспекцію за місцезнаходженням робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

Необхідно зазначити, що постановка на облік приватного нотаріуса в податкових органах має свої особливості. Згідно з листом Державної податкової адміністрації України № 1984/7/17-0717 від 26.01.2011 року приватний нотаріус піддягає взяттю на облік в органах державної податкової служби:

- за місцем проживання (податкової адреси), якщо місце проживання (реєстрації відповідно до паспорта) та місце розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса (відповідно до реєстраційного посвідчення про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності) відповідають одному органу державної податкової служби. При цьому такий орган є основним і єдиним місцем обліку приватного нотаріуса як самозайнятої особи;

- за місцем проживання (основне місце обліку) та місцем розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса (неосновне місце обліку), якщо місце проживання приватного нотаріуса та місце розташування його контори відповідають різним органам державної податкової служби.

Приватний нотаріус зобов'язаний стати на облік в органі ДПС за основним місцем обліку та неосновним місцем обліку. При цьому до органу державної податкової служби за неосновним місцем обліку приватний нотаріус подає інформацію, перелік якої визначений п. 172.4 ст. 172, п. 173.4 ст. 173, п. 174.4 ст. 174 розділу IV Податкового кодексу України. Інші обов'язки податкового агента та платника податку на доходи фізичних осіб приватний нотаріус виконує за основним місцем обліку.

Іншими словами, до органу державної податкової служби за місцем проживання приватного нотаріуса подається інформація щодо сплати податку за найманих працівників, декларація про доходи приватного нотаріуса, а відомості, що стосуються здійснення професійної діяльності, подаються за місцем розташування робочого місця нотаріуса.

Важливо, що при постановці на облік у податкових органах нотаріус повинен отримати спеціальний документ-довідку. Неотримання такої довідки суттєво відображається на порядку оподаткування доходу приватного нотаріуса (див. коментар до ст. 32 Закону України "Про нотаріат").

Приватний нотаріус також стає на облік в органах Пенсійного фонду України за місцем реєстрації свого проживання. Згідно з п. 3.2 Постанови правління Пенсійного фонду України "Про порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування" від 08.10.2010 року № 22-2, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 01.11.2010 року за № 1014/18309, нотаріуси самі за себе формують та подають до органів Пенсійного фонду звіт один раз на рік до 1 квітня року, наступного за базовим звітним періодом. Базовим звітним періодом для них є календарний рік. Звіт подається за формою згідно з додатком 5 до цього Порядку.

При цьому нотаріус як роботодавець зобов'язаний формувати та подавати до органів Пенсійного фонду звіт щодо своїх найманих працівників не пізніше 20 числа місяця, що настає за базовим звітним періодом. Базовим звітним періодом є календарний місяць. Звіт подається за формою згідно з додатком 4 до цього Порядку (п. 3.1 вказаного Порядку).

У частині 7 ст. 24 Закону України "Про нотаріат" зазначено, що приватний нотаріус зобов'язаний розпочати нотаріальну діяльність протягом 30 робочих днів після видачі реєстраційного посвідчення. Це обумовлено тим, що після отримання статусу нотаріуса (як державного, так і приватного) здійснення нотаріальної діяльності стає обов'язком, а не правом, особи. Невиконання цього обов'язку без важливих підстав має наслідком неналежне функціонування інституту нотаріату, зокрема, відсутність надання нотаріальних послуг населенню в повному обсязі. Тому якщо нотаріус не розпочав роботу в установлений строк без поважних на те причин, реєстраційне посвідчення анулюється за наказом відповідного управління юстиції (ч. 8 ст. 24 Закону України "Про нотаріат"). При цьому початок нотаріальної діяльності передбачає вчинення нотаріусом першої нотаріальної дії з повідомленням про це відповідне управління юстиції.

Приватному нотаріусу законом надано право здійснювати нотаріальну діяльність самостійно або в одному приміщенні з іншим нотаріусом (створити нотаріальну контору). Згідно з ч. 8 ст. 24 Закону України "Про нотаріат" приватний нотаріус вправі також укладати цивільно-правові та трудові договори, відкривати поточні та вкладні (депозитні) рахунки в банках. У випадку укладення трудового договору нотаріус виступає як роботодавець. Приватний нотаріус має право приймати на роботу помічників, секретаря, стажиста нотаріуса, бухгалтера тощо. Крім того, приватний нотаріус має право бути учасником і цивільно-правових відносив, укладаючи відповідні правочини (наприклад, договір оренди приміщення для здійснення нотаріальної діяльності тощо). Нотаріус також має право відкривати поточні рахунки в банківських установах, які використовуються ним під час здійснення нотаріальної діяльності. Кількість рахунків, які можуть бути відкриті нотаріусом, не лімітується, але про відкриття кожного з них нотаріус повинен повідомити відповідне управління юстиції. Це необхідно для здійснення державою належного контролю за виконанням нотаріусом своїх функцій, зокрема, правильності стягнення ним плати за вчинення нотаріальних дій у випадку їх плати у безготівковій формі. Крім поточних рахунків, нотаріус має право відкривати депозитні рахунки. Останні не використовуються ним у нотаріальній діяльності, а відкриваються зі спеціальною метою - для прийняття в депозит грошових сум або цінних паперів (див. коментар до ст. 85 Закону України "Про нотаріат").

Важливими є питання належного забезпечення всіх регіонів нотаріальними послугами, які в тому числі стосуються здійснення нотаріусом прийому громадян, надання ним необхідних консультацій, і взагалі практичне здійснення нотаріальної діяльності. Законодавчо встановлено вимогу, згідно з якою час прийому громадян приватним нотаріусом повинен становити не менше п'яти годин на день і п'яти робочих днів на тиждень за винятком обставин, за яких нотаріус з незалежних від нього причин не може здійснювати такий прийом.

В останньому випадку слід врахувати, що коли за станом здоров'я нотаріус не може виконувати свої повноваження, свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю анулюється (див. коментар до ст. 12 Закону України "Про нотаріат"). Тобто обставини, що унеможливлюють прийом нотаріусом громадян, повинні існувати тимчасово і не можуть виключати факту здійснення ним нотаріальної діяльності взагалі. Прийом громадян нотаріусом встановлюється окремим наказом приватного нотаріуса, в якому зазначається графік здійснення ним такого прийому. Один примірник наказу подається нотаріусом до відповідного управління юстиції.

Враховуючи, що реєстраційне посвідчення є документом, який підтверджує правовий статус приватного нотаріуса, чинність посвідчення є належною підставою для здійснення нотаріальної діяльності і навпаки. Так, згідно з ч. 8 ст. 30і Закону України "Про нотаріат" припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса означає припинення дії реєстраційного посвідчення.

Важливо, що згідно з ч. 2 ст. 5 Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму" нотаріуси є суб'єктами первинного фінансового моніторингу.

З огляду на це нотаріус зобов'язаний дотримуватися вимог вказаного Закону і виконувати обов'язки, визначені ст. 6 Закону. До них належать такі:

1) стати на облік у Спеціально уповноваженому органі як суб'єкт первинного фінансового моніторингу та у разі припинення своєї діяльності повідомити про це Спеціально уповноважений орган у визначеному Національним банком України для банків та Кабінетом Міністрів України для інших суб'єктів первинного фінансового моніторингу порядку;

2) здійснювати ідентифікацію та вивчення клієнта у випадках, установлених законом;

3) забезпечувати виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, до початку, у процесі, у день виникнення підозр, після їх проведення або при спробі їх проведення чи після відмови клієнта від їх проведення;

4) забезпечувати у своїй діяльності управління ризиками щодо легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансування тероризму та розробляти критерії ризиків;

5) забезпечувати реєстрацію фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, не пізніше наступного робочого дня з дати їх виявлення;

6) повідомляти Спеціально уповноважений орган про:

а) фінансові операції, що піддягають обов'язковому фінансовому моніторингу, - протягом трьох робочих днів з дня їх реєстрації або спроби їх проведення;

б) фінансові операції, що підлягають внутрішньому фінансовому моніторингу, якщо є достатні підстави підозрювати, що вони пов'язані 3 легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, - у день виникнення підозр, але не пізніше ніж через десять робочих днів з дня реєстрації таких операцій або спроби їх проведення;

в) виявлені фінансові операції, стосовно яких є достатні підстави підозрювати, що вони пов'язані, стосуються або призначені для фінансування тероризму, - у день їх виявлення або спроби їх проведення, а також інформувати про це визначені законом правоохоронні органи;

7) у разі отримання від Спеціально уповноваженого органу повідомлення про некоректне (неправильне) заповнення полів у повідомленні про фінансову операцію, що підлягає фінансовому моніторингу, подати протягом трьох робочих днів до Спеціально уповноваженого органу належним чином оформлене повідомлення про цю фінансову операцію;

8) сприяти в межах чинного законодавства працівникам Спеціально уповноваженого органу в проведенні аналізу фінансових операцій;

9) надавати на запит Спеціально уповноваженого органу додаткову інформацію з приводу фінансових операцій, які стали об'єктом фінансового моніторингу, копії первинних документів, на підставі яких були проведені такі операції та пов'язані з ними фінансові операції, відомості про їх учасників, а також іншу інформацію, зокрема ту, що становить банківську або комерційну таємницю, таємницю страхування, копії документів, необхідні для виконання покладених на Спеціально уповноважений орган завдань, протягом п'яти робочих днів з дати надходження залиту;

10) надавати на запит Спеціально уповноваженого органу інформацію (у тому числі копії документів), необхідну для виконання ним запиту, що надійшов від уповноваженого органу іноземної держави, зокрема ту, що становить банківську або комерційну таємницю, протягом п'яти робочих днів з дати надходження запиту;

11) надавати на запит Спеціально уповноваженого органу інформацію щодо відстеження (моніторингу) фінансових операцій клієнта, операції якого стали об'єктом фінансового моніторингу. Порядок надання такої інформації встановлюється Спеціально уповноваженим органом за погодженням з відповідними суб'єктами державного фінансового моніторингу;

12) у разі неможливості забезпечити дотримання строків, установлених пунктами 9,10 ч. 2 цієї статті, з об'єктивних причин, з урахуванням обсягу інформації, що запитується (форми її подання - електронної або письмової, копіювання або сканування, одержання даних з архівів тощо), погодити із Спеціально уповноваженим органом протягом робочого дня в день одержання запиту, але не пізніше наступного робочого дня строк подання запитуваної інформації. Порядок погодження встановлюється Спеціально уповноваженим органом за погодженням з відповідними суб'єктами державного фінансового моніторингу;

13) надавати на запит відповідного суб'єкта державного фінансового моніторингу інформацію, необхідну для перевірки фактів порушення вимог законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму;

14) вживати заходів щодо запобігання розголошенню (зокрема особам, стосовно фінансових операцій яких проводиться перевірка) інформації, що подається Спеціально уповноваженому органу, та іншої інформації з питань фінансового моніторингу (у тому числі про факт подання такої інформації або отримання запиту від Спеціально уповноваженого органу);

15) зберігати документи щодо ідентифікації осіб, які провели фінансову операцію, що згідно з цим Законом підлягає фінансовому моніторингу, а також усі документи, що стосуються ділових відносин з клієнтом, не менше п'яти років після завершення ділових відносин, а всі необхідні дані про операції - не менше п'яти років після завершення операції (при цьому строки зберігання документів можуть бути продовжені відповідним суб'єктом державного фінансового моніторингу у порядку, встановленому законодавством);

16) забезпечувати на документальний запит безперешкодний доступ суб'єктів державного фінансового моніторингу та правоохоронних органів до документів або інформації, що міститься в них, відповідно до вимог закону;

17) за дорученням Спеціально уповноваженого органу, наданим з метою виконання запиту уповноваженого органу іноземної держави про зупинення відповідної фінансової операції як такої, що може бути пов'язана з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму, зупиняти проведення або забезпечити моніторинг фінансової операції відповідної особи у порядку, встановленому Спеціально уповноваженим органом за погодженням з відповідними суб'єктами державного фінансового моніторингу;

18) забезпечувати розроблення та постійне оновлення правил, програм проведення фінансового моніторингу з урахуванням вимог законодавства;

19) щорічно проводити внутрішні перевірки своєї діяльності на предмет дотримання законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму;

20) забезпечувати підвищення кваліфікації працівників, відповідальних за проведення фінансового моніторингу, шляхом проходження навчання не рідше одного разу на три роки;

21) вживати на постійній основі заходів з підготовки персоналу до виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу відповідно до цього Закону, шляхом проведення освітньої та практичної роботи;

22) виявляти фінансові операції, що підлягають обов'язковому фінансовому моніторингу відповідно до ст. 15 цього Закону;

23) проводити аналіз фінансових операцій, спрямований на виявлення тих, що підлягають внутрішньому фінансовому моніторингу відповідно до ст. 16 цього Закону;

24) з'ясовувати мету та характер майбутніх ділових відносин з клієнтами;

25) постійно оновлювати відповідно до законодавства та внутрішніх процедур інформацію про зміст діяльності клієнта та його фінансовий стан;

26) проводити аналіз відповідності фінансових операцій, що проводяться клієнтом, наявній інформації про зміст його діяльності та фінансовий стан;

27) вживати належних заходів для обмеження ризику зловживань, пов'язаних з послугами, що надаються з використанням новітніх технологій, зокрема забезпечують проведення операцій без безпосереднього контакту з клієнтом.

Суб'єкт первинного фінансового моніторингу зобов'язаний самостійно здійснювати класифікацію своїх клієнтів з урахуванням критеріїв ризиків, визначених Спеціально уповноваженим органом та органами, що здійснюють регулювання та нагляд за їх діяльністю, під час проведення ними фінансових операцій, що можуть бути пов'язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму, і вживати застережних заходів щодо клієнтів, діяльність яких свідчить про підвищений ризик проведення ними таких операцій.

Відповідно до ч. 6 ст. 8 Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму" нотаріуси як суб'єкти первинного фінансового моніторингу не повідомляють Спеціально уповноважений орган про свої підозри щодо фінансових операцій у разі, якщо відповідна інформація стала їм відома за обставин, що є предметом таємниці вчинюваних нотаріальних дій, крім випадків посвідчення договорів купівлі-продажу нерухомого майна, за умови, що сума такої операції дорівнює чи перевищує 400 000 гривень або дорівнює чи перевищує суму в іноземній валюті, еквівалентну 400 000 гривень. Визнано, що у випадку відсутності підозр нотаріус не зобов'язаний повідомляти про факт укладення відповідного правочину. При цьому ідентифікацію осіб, які проводять відповідну операцію, доцільно здійснювати і в тому випадку, коли сума правочину є меншою ніж 400 000 гривень. Це пояснюється тим, що в разі наявності підозр нотаріус зобов'язаний повідомити про це незалежно від суми операції.

Для виконання функцій суб'єкта первинного фінансового моніторингу нотаріус зобов'язаний стати на облік у центральному органі виконавчої влади зі спеціальним статусом з питань фінансового моніторингу - Державній службі фінансового моніторингу України. Це здійснюється шляхом надсилання нотаріусом заповненої заявки за формою 1ФМ.

Для зберігання інформації, що стосується проведеної ідентифікації особи та оцінки ступеня ризику проведеної операції нотаріус заводить справу з індексом 02-48 згідно з номенклатурою справ - "Документи (картки, повідомлення, відомості) щодо ідентифікації осіб, які провели фінансову операцію, та документи, що стосуються ділових відносин з клієнтом. Відомості про фінансові операції". У справі зберігаються копії документів, за якими нотаріус здійснив ідентифікацію клієнта, копії вчинених правочинів, а також заповнена нотаріусом анкета. Остання включає повний перелік відомостей про клієнта, проведену ним фінансову операцію, а також наявність або відсутність встановлення нотаріусом фактів, що можуть викликати підозри (наприклад, подання нотаріусу підроблених документів чи неправдивих відомостей, підозра удаваного правочину, підозра щодо причетності до терористичної діяльності або до легалізації (відмивання) грошових коштів, одержаних злочинним шляхом, тощо) і висновки нотаріуса щодо рівня ризику проведеної операції. Нагадаємо, що в разі виникнення підозр нотаріус зобов'язаний повідомити про операцію орган фінансового моніторингу.

Важливо, що згідно з п. 3 Порядку надання державними органами на запит суб'єкта первинного фінансового моніторингу інформації про ідентифікацію клієнта, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 серпня 2010 року № 746, у разі виникнення сумнівів у достовірності чи повноті наданої інформації про ідентифікацію клієнта суб'єкт первинного фінансового моніторингу вживає заходів для перевірки та уточнення такої інформації. При цьому він має право звернутися до державних органів із запитом для отримання необхідної інформації. Відповідно до п. 4 Порядку державними органами, які надають суб'єкту первинного фінансового моніторингу, який до них звернувся, інформацію про ідентифікацію клієнта, є Державна реєстраційна служба, Державна податкова служба та органи внутрішніх справ.

Згідно з п. 10 Порядку суб'єкт первинного фінансового моніторингу веде реєстр запитів до державних органів, який повинен містити вихідні реквізити запиту, прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи або повне найменування юридичної особи, інформація про яких запитується, підстави для надсилання запиту та реквізити листа державного органу з інформацією, одержаною у відповідь на запит суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

Таким чином, нотаріуси як суб'єкти первинного фінансового моніторингу також зобов'язані вести вказаний реєстр. Враховуючи, що запит у відповідні органи надсилається нотаріусом тільки в разі виникнення відповідних сумнівів, то і заповнення реєстру відбувається також тільки в цих випадках. У листі Головного управління юс