Банківські операції - Коцовська P.P. - 3.4.5. Опрацювання, формування і пакування готівки

Установи банку видають готівку своїм клієнтам через видаткові каси за видатковими касовими документами. На рис. 3.6 відображено види видаткових касових документів і їх застосування.

Рис. 3.6. Види видаткових касових документів та їх застосування

Форми касових документів, які застосовуються при здійсненні видаткових операцій, і порядок заповнення реквізитів повинні відповідати вимогам нормативно-правових актів НБУ та внутрішніх положень банку. Тобто, наприклад, заяву на видавання готівки клієнт заповнює від руки ручкою чи за допомогою технічних засобів або працівник банку за згодою клієнта із застосуванням технічних засобів чи системи автоматизації банку (САБ).

Щодо грошових чеків, то їх повинні виготовляти лише друкарським способом і заповнювати клієнти власноручно ручкою (оформлені грошові чеки дійсні протягом 10 календарних днів із дня їх виписування, не враховуючи день виписування).

Послідовність здійснення видаткових операцій в установах банків відображено на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Послідовність здійснення видаткової касової операції та оформлення документів працівниками установи банку

У видатковому касовому документі касовий працівник повинен перевірити:

- повноту заповнення реквізитів відповідно до вимог нормативно-правових актів;

- наявність необхідних підписів працівників, які уповноважені підписувати касові документи;

- відповідність зазначених даних паспорта або документа, що його замінює, і належність його фізичній особі, яка здійснює видаткову операцію;

- у разі отримання готівки за довіреністю - правильність оформлення довіреності на отримання готівки та її відповідність даним, зазначеним у документі;

- наявність підпису отримувача;

- відповідність паперового документа - електронному (у разі застосування САБ).

Після перевірки касового документа касовий працівник:

- підготовляє необхідну суму готівки;

- зіставляє підготовлену суму із сумою, зазначеною на касовому документі;

- викликає одержувача грошей (якщо документ був переданий касирові внутрішнім порядком після здійснення бухгалтерського контролю);

- звіряє номер контрольної марки з номером, який зазначений на чеку (тільки для грошових чеків), та в разі збігу наклеює марку на грошовий чек.

Видавання готівки із каси банку може проводитися повними пачками та корінцем банкнот у неушкодженій упаковці за зазначеними на накладках і бандеролях сумами без поаркушного перерахування або окремими банкнотами.

У разі виявлення клієнтом під час перерахування готівки недостач або надлишків банкнот (монет) працівник банку, під контролем якого здійснювалося перерахування, перевіряє всю, одержану цим клієнтом, готівку.

У разі підтвердження розбіжностей складає відповідний акт про розбіжності у двох примірниках, що засвідчується підписами осіб, які були присутні під час перерахування готівки.

Виявлена сума недостачі відшкодовується отримувачу готівки, а її надлишок зараховується до каси.

Після закінчення обслуговування клієнтів працівник банку підраховує суми за документами, за якими проведені касові операції, і звіряє їх із даними бухгалтерського обліку та залишком готівки в касі.

3.4.4. Визначення платіжності банкнот і монет

Під час приймання та опрацювання банкнот і монет працівники банку зобов'язані стежити за їх справжністю і платіжністю, керуючись загальними правилами визначення ознак платіжності банкнот і монет.

Ознаки платіжності банкнот та монет національної валюти, основні елементи дизайну та захисту встановлює НБУ і оголошує їх при введенні банкнот і монет в обіг.

Банкноти та монети, що перебувають в обігу і виготовлені на замовлення НБУ, залежно від зовнішнього вигляду внаслідок зношення можуть бути платіжними (придатними та не придатними до обігу) і неплатіжними (рис. 3.8).

Рис. 3.8. Класифікація банкнот та монет за зовнішнім виглядом і ступенем зношеності

Придатні до обігу банкноти і монети - це такі банкноти і монети, що за ознаками платіжності та дизайном повністю відповідають установленим НБУ зразкам, не мають пошкоджень, забруднень і зберегли естетичний зовнішній вигляд (допускаються незначні відхилення і незначні забруднення). Такі банкноти і монети з обігу не вилучають, їх можна видавати клієнтам, приймати для здійснення операцій із готівкою.

Банкноти і монети, які у процесі використання набули ознак зношення і пошкодження, забруднення та дефектів, відносять до непридатних. Останні, у свою чергу, поділяють на зношені, дуже зношені та з дефектами виробника.

До неплатіжних належать ті банкноти і монети, які вилучені НБУ з обігу, і ті, що підпадають під визначення платіжних, включаючи банкноти, від яких залишилося менше ніж 55% початкової площі, фальшиві та перероблені. У разі, якщо частку збереженої частини банкноти або двох частин різних банкнот одного номіналу і дизайну візуально оцінити важко, то використовується спеціальна методика визначення збережної частки банкнот (застосовується сітка, що являє собою розграфлені на аркуші паперу формату А-4 на 200 однакових за розмірами кліток прямокутники, розміри відповідають розмірам зразків банкнот).

Якщо силами банку неможливо встановити справжність банкнот (монет), то їх дослідження може здійснювати територіальне управління НБУ, Центральне сховище та Департамент готівково-грошового обігу.

Сумнівні банкноти (монети) разом із описом укладають у конверти (пакети) або мішечки, де зазначається "Цінності для дослідження" і доставляють до територіальних управлінь службою інкасації власними силами або спеціальним зв'язком (після належного додаткового упакування). Дослідження сумнівних банкнот проводять безкоштовно протягом п'яти робочих днів. Результати дослідження оформляють актом. Про факти виявлених підроблених банкнот (монет) подають інформацію правоохоронним органам. У разі визнання банкноти неплатіжною установи НБУ на банкноті з обох боків проставляють слово "неплатіжна" і повертають до банку разом із відповідно оформленими документами.

Банки, які вилучили сумнівні банкноти (монети) або прийняли їх для дослідження від фізичних та юридичних осіб за заявою, зобов'язані на підставі досліджень:

- поінформувати пред'явників про результати досліджень;

- повністю відшкодувати пред'явникам суму платіжних банкнот національної валюти;

- повернути пред'явникам на їхню вимогу неплатіжні банкноти (монети) протягом шести місяців із дня їх прийняття для дослідження, а після закінчення цього терміну відповідна комісія проводить знищення неплатіжних банкнот (монет) з оформленням відповідного акта.

3.4.5. Опрацювання, формування і пакування готівки

В установах банків застосовується єдиний порядок формування і пакування готівки.

Касові працівники установ банків зобов'язані сортувати всі прийняті ними в касу банкноти (монети). Усі перераховані і прийняті працівниками каси банкноти сортують за номіналами і розмірами. Кожний номінал банкнот розсортовують на придатні до обігу, зношені, значно зношені та з дефектами виробника. Після цього кожні 100 аркушів банкнот одного номіналу й розміру формують у корінці і обандеролюють.

На бандеролі мають бути такі реквізити:

- найменування банку, код банку або номер

- за електронною поштою;

- номінал;

- кількість укладених банкнот;

- сума;

- дата формування;

- підпис та іменний штамп касового працівника, який здійснював сортування і перерахування банкнот, а в разі колективної (бригадної) матеріальної відповідальності - код бригади.

У разі пакування банкнот на автоматизованій системі оброблення на бандеролі корінця банкнот зазначаються:

- ідентифікатор користувача;

- скорочена назва банку;

- код банку;

- номер автоматизованої системи опрацювання банкнот;

- дата і час формування корінця банкнот;

- номер укладальника.

Кожні 10 корінців банкнот формуються в пачку по 1 000 аркушів одного номіналу і розміру, яка має верхню та нижню накладки з картону. На верхній накладці проставляють такі самі реквізити, що й на бандеролі, а на бандеролях і накладках пачки не придатних до обігу банкнот проставляють штамп "зношені", "значно зношені" або "з дефектом виробника".

Придатні до обігу монети одного номіналу пакують у стандартні мішечки без зовнішніх швів та опломбовують. На пломбі зазначають код банку та номер пломбіра. До неповних мішечків із монетами прикріплюють ярлик з картону із зазначенням відповідних реквізитів (найменування банку, код банку, номінал, сума, дата пакування, прізвище та підпис касового працівника або код бригади).

Єдиний порядок формування й упакування грошових знаків створює зручності для їх подальшого зберігання і використання, посилює відповідальність касових працівників, оскільки це дозволяє швидко виявити винних у недостачах грошових цінностей.