Теорія нотаріального процесу - Фурса С.Я. - 12.2.2. Засвідчення справжності підпису (зокрема електронного) на документах

При вчиненні даної нотаріальної дії нотаріус має керуватися ст. 78 Закону та п. 6 гл. 6 розділу II Порядку і Правилами ведення нотаріального діловодства.

До документів, на яких має засвідчуватися справжність підпису, пред'являється такі вимоги:

1) зміст документів не суперечить закону3'1;

2) документи не містять відомості, що порочать честь і гідність людини;

3) документи не мають характер правочинів.

Щодо документа, на якому нотаріус може засвідчити справжність підпису особи, яка його подала, то їх перелік не може бути вичерпним. В основному, це заяви, які випливають із цивільних, трудових, сімейних, спадкових відносин.

Наприклад, нотаріус може засвідчити справжність підпису другого із подружжя на згоді про відчуження майна, яке е спільною сумісною власністю, тобто було придбане під час шлюбу; підпис співвласника на заяві про відмову від права привілеєвої покупки; підпис на заяві спадкоємця про відмову від спадщини тощо.

Але основною умовою засвідчення таких підписів є те, щоб документ, на якому засвідчується підпис, не мав змісту угоди, наприклад підпис на документі, що підтверджує факт купівлі майна, факт позики тощо.

Крім того, існують певні правила, яких має дотримуватися нотаріус при вчиненні даного нотаріального провадження:

- нотаріус не підтверджує та не перевіряє викладених у документі фактів (не посвідчує факти, викладені у документі), він лише підтверджує, що підпис на документі, який йому подається зроблений саме тією особою, від якої він виходить, тобто тієї, яка звернулася до нього за вчиненням нотаріальної дії;

- нотаріус не може засвідчувати справжність підпису фізичної особи на документі, у якому стверджуються обставини, право посвідчення яких належить відповідному державному органу (час народження, смерті, наявність хвороби, інвалідності, права власності на майно тощо). Справжність підпису може бути засвідчена на цьому документі, якщо він призначений для подання до компетентних органів іншої держави. Цей виняток обумовлений тим, що нотаріус на будь-яких заявах для дії за кордоном може засвідчувати підпис, зокрема й тих, що підтверджують родинні, подружні стосунки, факти реєстрації шлюбу, народження тощо. На вимогу акредитованих в Україні дипломатичних представництв, консульських установ іноземних держав нотаріусами у межах їхньої компетенції можуть оформлятися:

- дозволи батьків на укладення шлюбу сина (доньки) з іноземцем;

- дозволи на постійне місце проживання за кордоном;

- дозволи батьків на тимчасовий виїзд неповнолітніх дітей за кордон;

- дозволи (у вигляді заяви) батьків на усиновлення їхніх дітей і зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо.

Тобто під "оформленням" розуміється така нотаріальна дія, як засвідчення справжності підпису на перерахованих документах.

Згідно п. 8 глави 7 розд. II Порядку за наявності технічних можливостей роботи з електронними документами нотаріус засвідчує справжність електронного цифрового підпису на документах за правилами, передбаченими законом.

Дана нотаріальна дія належить до одноетапних нотаріальних проваджень і проходить у своєму розвитку три стадії.

1. Стадія відкриття даного провадження, за загальним правилом, пов'язується з усною заявою заявника про засвідчення його підпису на документі. Якщо особа має фізичні вади, в її інтересах це може зробити інша особа, яка підписуватиме даний документ у присутності заявника. У вчиненні такої нотаріальної дії може брати участь сурдоперекладач.

2. Стадія підготовки до вчинення нотаріального провадження полягає в сукупності таких процесуальних дій нотаріуса, які зводяться до:

- перевірки належності даного питання до його компетенції;

- встановлення особи заявника, перевірка її право- та дієздатності, перевірка особи та її діє- і правоздатності, яка підписуватиме документ за особу-заявника, який має фізичні вади. У разі участі сурдоперекладача - встановлення його особи, перевірка його право- та дієздатності. При засвідченні зразків підписів посадових осіб, установ, організацій, підприємств, що подаються до Національного банку України, інших банків з метою відкриття рахунків нотаріус перевіряє правоздатність юридичної особи (статут, устав), справжність підписів посадових осіб (за паспортом) та їхні повноваження на право підпису (наказ про призначення на посаду, протокол про обрання, доручення на ім'я керівника тощо). На підтвердження повноважень на право підпису нотаріусу подається наказ про призначення на посаду, протокол загальних зборів засновників юридичної особи про обрання посадової особи, доручення на ім'я керівника, видане вищестоящим органом тощо;

- перевірки відповідності документа вимогам закону;

- перевірки щодо встановлення законом заборон про можливість засвідчення підпису на конкретних документах;

- перевірки правильності справляння державного мита чи плати приватному нотаріусу.

3. Стадія безпосереднього вчинення нотаріального провадження зводиться до таких процесуальних дій:

- оформлення документа на спеціальному нотаріальному бланку;

- здійснення особою підпису на документі у присутності нотаріуса або підтвердження, що підпис на ньому здійснений особисто нею;

- вчинення посвідчувального напису на документі (форми посвідчувальних написів, передбачені Правилами ведення нотаріального діловодства для різних правових ситуацій);

- ставиться печатка нотаріуса і робиться ним особистий підпис на документі;

- внесення відомостей до реєстру вчинюваних нотаріальних дій;

- передача оригіналу документ особі, копія залишається у справах нотаріуса;

- підпис особи у реєстрі вчинюваних нотаріальних дій за отримання документа.