Теорія нотаріального процесу - Фурса С.Я. - 12.2.4. Видача дублікатів нотаріальних документів, що зберігаються у справах нотаріуса

При вчиненні даної нотаріальної дії нотаріус має керуватися ст. 79 Закону та гл. 8 розділу II Порядку, а також Правилами ведення нотаріального діловодства.

У статті 79 Закону та п.п. 1.2 гл. 8 розділу II Порядку має місце положення про те, що нотаріус засвідчує вірність перекладу документа з однієї мови на іншу, якщо він знає відповідні мови, тобто мову, на якій викладено документ та мову, на яку цей документ має бути перекладений. В цьому випадку слід розуміти, що нотаріальною дією є вірність перекладу. Тому вважаємо, що у законі не коректно застосований термін "засвідчує вірність перекладу", оскільки він несе особисту відповідальність за правильність зробленого ним перекладу. Отже, має застосовуватися термін "посвідчує вірність перекладу".

Крім того, при здійсненні перекладу слід враховувати положення ст. 100 Закону, де йдеться про те, що документи, складені за кордоном за участю іноземних властей або які від них виходять, приймаються нотаріусами за умови їх легалізації органами закордонних справ України. Без цього такі документи приймаються нотаріусами у випадках, якщо це передбачено законодавством України, міжнародними договорами, у яких бере участь Україна. Тому, здійснюючи переклад, слід перекладати штам легалізації (апостіль), печатку.

Як зазначалося вище, що для набуття права здійснення перекладу з іноземних мов для юридично значимих дій нотаріальний процес доцільно ввести спеціальний статус інспектованого перекладача, як це має місце у Квебеку.

Якщо нотаріус не знає відповідної мови, переклад робиться перекладачем, тоді він засвідчує справжність підпису перекладача, а не вірність перекладу. Це положення свідчить про особисту участь перекладача у нотаріальному процесі. Проте може мати місце виняток із загального правила. Існує думка, що якщо у нотаріальній конторі є зразок підпису перекладача і його особа відома нотаріусу, то за наступного засвідчення його підпису нотаріус встановлює тільки особу, яка подала документ для перекладу36. На нашу думку, для засвідчення підпису за наявності такого зразка в нотаріуса має бути також підтвердження перекладачем факту, що даний переклад здійснювався саме ним.

Дане провадження належить до одноетапних нотаріальних проваджень.

Відкривається воно за усної заяви заявника про необхідність засвідчення вірності перекладу.

На стадії підготовки, нотаріус має встановити особу заявника, перекладача, його повноваження (документ, який підтверджує його кваліфікацію) та перевірити їх право- та дієздатність, правильність оплати за вчинення цієї нотаріальної дії.

На стадії безпосереднього вчинення нотаріальної дії нотаріус має викласти переклад на спеціальному нотаріальному бланку. Якщо при вчиненні нотаріальної дії (посвідчення угоди тощо) одночасно вчиняється і переклад на іншу мову, то переклад вміщується на одній сторінці з оригіналом з правого боку від вертикальної риски. Переклад має бути зроблений з усього тексту документа, що перекладається, і закінчуватися підписом перекладача, осіб та посвідчувальний написом нотаріуса. Переклад, розміщений на окремому від оригіналу чи копії аркуші, прикріплюється до нього, прошнуровується і скріплюється підписом нотаріуса та його печаткою.

Нотаріальна дія реєструється у реєстрі і документ (переклад) під підпис у реєстрі видається заявнику.

12.2.4. Видача дублікатів нотаріальних документів, що зберігаються у справах нотаріуса

Видача дублікатів документів у п. 8 ст. 34 Закону передбачена як самостійна нотаріальна дія, проте ця нотаріальна дія одночасно віднесена до "Загальних правил вчинення нотаріальних дій" (ст. 53 Закону). У Порядку процедура вчинення даної нотаріальної дії регламентована у гл. 22 розділу П. На цій підставі можна говорити, що вона має не лише загальні, а конкретні умови її вчинення, отже, повинна мати самостійне місце в нотаріальному законодавстві.

У разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, за письмовою заявою осіб (ч. 5 ст. 8 Закону), державним нотаріальним архівом видається дублікат втраченого чи зіпсованого документа.

До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, дублікат втраченого чи зіпсованого документа видається відповідно нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету за місцем його зберігання. Як зазначалося вище, доцільним є повідомлення особи про термін зберігання документа як у нотаріуса, так і нотаріальному архіві.

Державний нотаріальний архів чи державна нотаріальна контора видають також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб, зазначених у ст. 40 Закону "Про нотаріат".

Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані у заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.

До заяви про видачу дубліката заповіту або іншого документа спадкоємцям осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, та виконавцю заповіту нотаріус долучає засвідчену ним фотокопію свідоцтва про смерть та засвідчені фотокопії інших документів, які підтверджують їхні родинні зв'язки (фотокопія свідоцтва виконавця заповіту).

Дублікат секретного заповіту не видається.

При видачі дублікату втраченої довіреності нотаріус перевіряє її дійсність за даними Єдиного реєстру довіреностей. Дублікати довіреностей підлягають обов'язковій реєстрації у даному Реєстрі.

Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив силу.

На дублікаті має робитися відмітка "Дублікат" та про те, що він має силу оригіналу, вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається у справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

Прикріплення і підклеювання аркушів паперу для напису на дублікаті документа не допускається.