Облік у бюджетних установах - Атамас П.Й. - 6.2. Завдання та організація обліку матеріальних цінностей

Для організації обліку матеріальних цінностей бюджетних установ важливе значення має визначення облікової одиниці цінностей та їх нормування.

Одиницею обліку матеріальних цінностей є, як правило, кожен вид, сорт, марка, типорозмір матеріалів, тобто та класифікаційна одиниця, якій присвоєно окремий номенклатурний номер. Практика організації матеріального обліку віддає перевагу такій побудові номенклатурного номера, яка ув'язана з кодами рахунків обліку матеріалів. Виходячи з цього та враховуючи будову діючого плану рахунків, передбачено таку структуру номенклатурного номера: перші дві цифри означають код балансового (синтетичного) рахунка, третя — код субрахунку (рахунка II порядку), четверта — номер групи, останні три — порядковий номер матеріалу в групі. Таким чином, інвентарний номер матеріалів буде мати 7 знаків. Наданий матеріалам номенклатурний номер повинен обов'язково проставлятися у всіх первинних документах з обліку наявності і руху матеріалів та у відповідних облікових регістрах.

Норми запасів матеріальних цінностей бюджетних установ визначаються у мінімальних розмірах, які забезпечують безперервну роботу установи, і встановлюються у днях або процентах до їх річного споживання. Так, норми запасів можуть встановлюватися для таких груп матеріальних цінностей, як: матеріали для навчальних, наукових та інших спеціальних цілей; продукти харчування; медикаменти; перев'язувальні засоби і аптечні запаси; паливо, пальне і мастильні матеріали; канцелярські і письмові приладдя; корми і фураж. Величина норми запасів матеріалів залежить від норм та обсягів їх споживання, організації матеріально-технічного забезпечення та умов зберігання.

Контроль за правильністю розрахунку норм запасів матеріалів та їх фактичними залишками здійснюють фінансові та контролюючі органи, а також вищі організації. Наявність понаднормативних запасів одних видів матеріалів не може бути виправданням при незаповнених нормативах запасів за іншими їх видами. Перевищення встановлених норм є порушенням бюджетної дисципліни, і вища організація має право зменшити фінансування установи за відповідною статтею кошторису на суму такого перевищення.

Важливого значення в організації обліку і контролю за витрачанням матеріальних цінностей у бюджетних установах набуває питання дотримання норм витрачання окремих видів матеріальних цінностей задля статутної діяльності установи. Такі норми витрат встановлюються у натуральному або грошовому вимірнику на розрахункову одиницю: кількість учнів професійно-технічних училищ, студентів, аспірантів, класів, груп у закладах освіти, кількість ліжок, ліжко-днів, відвідувань у закладах охорони здоров'я тощо.

Для правильної організації обліку матеріальних цінностей і контролю за їх витрачанням важливе значення має раціональна організація складського господарства і ведення складського обліку, правильне оформлення і своєчасне надходження до бухгалтерії (відповідно до графіка документообігу) первинних документів про рух матеріалів, відповідна організація аналітичного й синтетичного обліку матеріалів у бухгалтерії, контроль з боку працівників бухгалтерії за організацією складського господарства і веденням складського обліку, періодичні інвентаризації матеріальних цінностей і т. ін.

Економне і раціональне використання матеріальних цінностей у бюджетних установах базується на правильній організації обліку, основні завдання якого такі:

— правильне і своєчасне документальне оформлення операцій з надходження, руху та вибуття матеріальних цінностей;

— контроль за зберіганням і рухом матеріалів на складах, у коморах та інших місцях зберігання і безпосереднього витрачання;

— контроль за дотриманням встановлених норм запасів, виявлення надлишкових та не використовуваних матеріалів з метою мобілізації внутрішніх фінансових ресурсів;

— контроль за раціональним витрачанням матеріальних цінностей та дотриманням норм їх використання;

— підготовка і подання своєчасної, повної та об'єктивної інформації керівництву установи і звітності вищим організаціям про наявність і використання матеріальних цінностей для прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

У кожній бюджетній установі повинен бути встановлений чіткий порядок, який забезпечив би своєчасний і повний контроль за всіма операціями надходження, зберігання, руху та використання матеріальних цінностей.